La registrazione dei documenti dell'organizzazione è una parte importante di laboriose pratiche burocratiche. L'obiettivo principale di questo processo è quello di dare forza legale ai documenti. Inoltre, grazie a ciò, vengono presi in considerazione, monitorati e rapidamente ricercati in caso di necessità urgente. È possibile ottenere facilmente le informazioni necessarie sui documenti, indipendentemente dalla fase di collaborazione con essi, in un breve periodo di tempo se vengono seguite tutte le regole stabilite per la circolazione dei documenti.
Il concetto
La registrazione dei documenti di un'organizzazione è una fissazione della loro formazione o reddito applicando un indice e indicando determinati dati in forme speciali. L'indice include un numero in ordine, integrato da altri indici di nomenclatura, classificatori e altri componenti. Le parti dell'indice che si susseguono sono separate da una barra.
La registrazione dei documenti dell'organizzazione viene creata per ricevere certificati di natura pianificata, contabile, amministrativa, di rendicontazione, finanziaria e di altro tipo. Sono utilizzati internamente e inviati anche ad altre strutture o provengono da esse. Sia i documenti scritti a mano che quelli stampati con moderni dispositivi tecnici sono soggetti a registrazione.
obiettivi
Nell'organizzazione del lavoro di ufficio, il posto principale appartiene al processo di registrazione. Solo con operazioni consolidate, una dopo l'altra, i compiti della gestione operativa sono facilmente risolvibili. Per questo, gli impiegati devono fornire qualsiasi documento in breve tempo, sia interno che ricevuto da altre società.
Quando si registrano documenti dell'organizzazione in forme speciali, vengono indicati i fatti più importanti, incluso il periodo di creazione, invio o ricezione. Pertanto, il documento diventa legale. Fino a questo punto, è considerato come se non esistesse. Cioè, l'organizzazione non è responsabile per la sua conservazione, nonché per la ricezione.
valore
La registrazione è una delle prime fasi di lavoro dopo l'elaborazione iniziale alla ricezione del documento, o la penultima se viene inviata a un'altra struttura. Dopo questa fase, i documenti in uscita vengono sigillati in buste e inviati per posta o altri canali di comunicazione.
La registrazione è considerata una delle operazioni più lunghe e responsabili nel lavoro di ufficio. Pertanto, se sorge la domanda di razionalizzazione del flusso di lavoro, allora iniziano con questo processo.
I compiti
I principali compiti della registrazione includono:
- Accounting.
- Controllo di esecuzione.
- Lavoro di riferimento.
Nella contabilità, si ottengono informazioni quantitative sul volume di lavoro, sull'analisi di entrambi i documenti nel loro insieme e dei singoli tipi, per struttura e altri elementi. In futuro, si forma un database sotto forma di un motore di ricerca speciale.
Le regole
Solo se necessario, ulteriore uso è l'organizzazione del lavoro con i documenti. La registrazione dei documenti non è necessaria se sono accettati solo a scopo informativo. Ogni azienda deve aver approvato un elenco di documenti che non devono essere registrati. Di norma, è contenuto nell'allegato alle istruzioni per gli impiegati, ma può anche essere composto sotto forma di un documento autonomo. Deve essere aggiornato se la situazione lo richiede.
In genere, i titoli non registrati comprendono:
- Materiali promozionali.
- Complimenti.
- Inviti a seminari e conferenze.
- Libri e altri supporti di stampa.
- Pacchetti "personali" ricevuti per posta.
- Copie di documenti governativi.
- Lettere informative
Durante la registrazione, a ciascun documento viene assegnato un numero corrispondente. I documenti in arrivo hanno il loro sistema di numeri, che è stampato sulla ricevuta.
La procedura viene eseguita una sola volta. Questa è una delle regole principali per l'organizzazione del lavoro con i documenti. La registrazione dei documenti in una grande azienda viene effettuata nel dipartimento degli impiegati. Se si tratta di una piccola azienda, il segretario si sta occupando di questo problema. In un'azienda con divisioni e altri gruppi strutturali, questo processo può essere eseguito in modo decentralizzato. Questo, tuttavia, si applica solo ai documenti interni. La loro registrazione deve essere effettuata il giorno del ricevimento, dell'approvazione o della spedizione.
Metodi di produzione
I documenti possono essere ottenuti nei seguenti modi:
- Per posta.
- Tramite servizi di corriere.
- Via fax
- Via email
Diverse forme di organizzazione della registrazione dei documenti vengono eseguite in relazione alla seguente corrispondenza:
- Incoming.
- In uscita.
- L'interno.
Informazioni sulla registrazione
Per un documento in arrivo, dati come:
- Data di ricezione
- Numero in arrivo.
- Data di compilazione del documento.
- Index.
- Numero di registrazione
- L'autore del documento.
- Nome.
- Risoluzione.
- Periodo di esecuzione.
- Artista.
- L'avanzamento dei lavori.
- Il numero del caso in cui segue le manipolazioni necessarie.
Immissione di informazioni
In primo luogo, viene eseguita l'organizzazione della registrazione dei documenti primari, che non sono completamente compilati, in quanto non sono stati ancora presentati al capo e non hanno una risoluzione corrispondente, nonché un periodo di esecuzione designato e un contraente. I dati rimanenti sono indicati dopo aver familiarizzato con le persone autorizzate. Se è stato stabilito un buon rapporto con il leader, che controlla la corrispondenza ogni mattina, puoi prima mostrargli il documento e, dopo aver preso la decisione appropriata, inserire immediatamente tutti i dati necessari.
Se stiamo parlando dell'organizzazione della registrazione e del controllo sull'esecuzione dei documenti interni, i dati possono essere indicati nel modulo appropriato con la possibilità di successive modifiche e integrazioni. La data di ricezione in essi, ovviamente, è assente. Pertanto, a differenza di un documento in arrivo, un documento interno ha un unico numero di registrazione.
Ogni azienda ha il diritto di modificare e integrare i dati sul documento in arrivo, tenendo conto delle specifiche dell'attività. Ad esempio, spesso indica il numero di fogli e applicazioni.
forma
I moduli di registrazione si presentano sotto forma di:
- Riviste.
- Carte.
- Sistemi elettronici automatizzati.
Consideriamo ogni modulo separatamente.
riviste
Un sistema journal è utile quando un'organizzazione ha a che fare con un numero limitato di documenti. Se l'azienda ha un grande volume di flusso di lavoro, non viene più utilizzata, poiché per molti aspetti è inferiore ad altri sistemi più avanzati.
Le informazioni sono indicate nelle riviste di registrazione dei documenti dell'organizzazione nell'ordine in cui sono state ricevute. Questo processo coinvolge una persona. Pertanto, quando arrivano molti documenti, la registrazione richiede molto tempo. Naturalmente, questo rallenta notevolmente il flusso di lavoro.
Inoltre, l'operazione deve essere duplicata, poiché sono necessarie informazioni sia in ufficio che nelle singole unità strutturali, in cui il documento verrà eseguito in futuro. Di conseguenza, nella stessa società gli stessi titoli dovrebbero essere registrati 3-5 volte in riviste separate.
Allo stesso tempo, diventa impossibile ottenere informazioni di riferimento in breve tempo, poiché le registrazioni a giornale vengono conservate in ordine cronologico. Per ottenere informazioni, è necessario conoscere almeno approssimativamente quando è stato registrato il documento.
Non sarà possibile controllare le scadenze, poiché tutte hanno le proprie e non possono essere classificate separatamente.Pertanto, se la funzione di controllo ha la priorità, utilizzare il sistema di carte.
carte
Il sistema di registrazione delle carte risolve le carenze che sussistono quando si eseguono pratiche burocratiche per le riviste. È apparso all'inizio del secolo scorso ed è molto comune nei paesi europei. In Russia, si è diffuso durante lo sviluppo del sistema di conservazione dei registri unificato dello stato. Questo sistema di registrazione dei documenti nell'organizzazione è necessario per far fronte a un grande volume di titoli senza problemi. Ha i seguenti vantaggi:
- Il processo di registrazione può essere gestito da più dipendenti contemporaneamente.
- I documenti possono essere prodotti nella quantità necessaria per il buon funzionamento dell'organizzazione.
- Le carte possono essere sistemate, così come creare file di carte. Questo rende disponibile la funzione di aiuto.
- Un'istanza specifica può essere trasferita per esercitare il controllo sull'esecuzione dei documenti.
- La forma e l'indicazione dei dettagli sono determinate direttamente nell'organizzazione e sono prescritte nelle istruzioni per i documenti.
- Il modulo carta selezionato può essere propagato utilizzando una fotocopiatrice. Per conservare i registri, è necessario disporre di una tiratura sufficiente per almeno 1 anno.
Un'organizzazione può avere tutte le copie delle carte necessarie. Di solito è necessario compilare almeno due. Successivamente, una copia viene archiviata in un archivio di file temporaneo e l'altra nel reparto informazioni e riferimento. Il documento stesso viene inviato all'appaltatore per lavoro. Ma spesso usano tre carte per trasferire quest'ultima anche all'esecutore.
Tale sistema è adatto sia per i documenti per la registrazione di un'organizzazione pubblica, sia per lo svolgimento di lavori d'ufficio in un'istituzione statale. I file delle schede di riferimento vengono creati su vari problemi, ad esempio per regione. Quindi il loro numero aumenta automaticamente. Naturalmente, questo sistema richiede molta manodopera e può essere efficacemente formato solo in organizzazioni in cui il servizio di gestione dell'ufficio svolge le sue funzioni in modo impeccabile. Un sistema più moderno ha aiutato a sbarazzarsi della necessità di riempire un numero enorme di carte. È diventato possibile grazie all'introduzione della tecnologia informatica.
Sistemi elettronici automatizzati
Questa forma di documentazione viene eseguita tramite software (o software). È installato su un PC, un server o diversi PC integrati. Quando si utilizza un sistema automatizzato, le informazioni vengono immesse in una scheda elettronica, che viene memorizzata nel database corrispondente. Per garantire la sicurezza, in parallelo, le informazioni vengono archiviate in un database aggiuntivo (di backup).
È questo modulo che ha ricevuto la più grande domanda al momento, poiché presenta vantaggi significativi rispetto alle due opzioni precedenti. In particolare, questi sono:
- Ricerca rapida su qualsiasi base, ad esempio data.
- Generazione di report e informazioni analitiche in modalità automatica.
- La possibilità di registrarsi da diversi luoghi di lavoro contemporaneamente.
- La possibilità di gestire i documenti in modo decentralizzato in unità separate con l'integrazione delle informazioni in un unico database.
- Altre caratteristiche
Un programma per la registrazione di documenti può essere sviluppato dall'organizzazione stessa. Tuttavia, nella stragrande maggioranza dei casi, vengono utilizzate soluzioni già pronte che semplificano il lavoro con un grande volume di documenti, a partire dalla fase di creazione e terminando con la sua esecuzione o invio a un'altra società.
In un sistema automatizzato, è possibile raccogliere e archiviare le informazioni più complete su tutti i documenti. Grazie a ciò, viene implementato un controllo efficace e vengono eseguiti lavori di riferimento e, se necessario, un inventario interno.
conclusione
Attualmente, in qualsiasi impresa e istituzione viene generato un grande volume di documenti. Il lavoro d'ufficio, adeguatamente stabilito in conformità con la legge e in grado di soddisfare tutti i compiti previsti, aumenta l'efficienza gestionale molte volte. Personal computer, programmi e nuove tecnologie hanno reso questo processo più organizzato. Un sistema automatizzato accelera e facilita il lavoro nel suo complesso, nonché la registrazione e la contabilità dei documenti nell'organizzazione, in particolare.
Questo processo è importante durante tutto il ciclo clericale. Grazie al lavoro organizzato, puoi facilmente trovare le informazioni necessarie e un documento specifico in breve tempo. E questo, a sua volta, fornisce una soluzione operativa ai problemi.
Le carte, che fino a poco tempo fa erano distribuite ovunque, vengono gradualmente sostituite con un sistema automatizzato, anche per la registrazione con un'organizzazione no profit di documenti. L'intero processo viene eseguito in modalità accelerata, incluso un controllo efficace sul flusso di documenti.