תיעוד הביקורת מאפשר לך ליצור בסיס שעליו ניתן להסיק מסקנות לגבי נכונות הנוהל וההסתפקות, המקצועיות, דיוק פעולותיהם של רואי החשבון שהפעילו את האירוע. מהניירות שנערכו במהלך הביקורת, אתה יכול לקבל את הכמות הדרושה של נתונים לניתוח פעילויות הביקורת ולהערכתם.
תיעוד הביקורת מאפשר לך ליצור שליטה על הבקרה, ללא קשר לשאלה האם נערך ביקורת פנימית או היה מעורב בארגון צד ג '. אם המצב הסכסוך הגיע לבית המשפט, המסמכים שהוקמו במהלך הביקורת הם שיעזרו להגן על עמדתם בערכאה המדינתית, גם אם הלקוח משוכנע שהשירות ניתן ללא די.
תיעוד: ביקורת ונייר
לא מקובל להזניח את העיצוב של ניירות רשמיים. אחת המשימות העיקריות של מומחה ביקורת היא לערוך בזהירות ובצורה קבועה מידע שיש לו לפחות חשיבות מסוימת למסקנה, כמו גם מידע שניתן להשתמש בו כדי להוכיח את עמדתו. בנוסף, יש לזכור כי לצורך ביצוע הביקורת הוכנסו תקנים פדרליים אשר יש לעמוד בהם ללא כשלון. התיעוד הנכון והנכון של הביקורת, מסמכי העבודה של המבקר ישמשו כראיה לעמידה בכללים שנקבעו ברמת המדינה, אשר יסייעו להגן על האינטרסים שלכם במקרה של עימות עם הלקוח.
על ידי תיעוד נהוג להבין חומרים כאלה, מסמכים שנוצרו במהלך הביקורת עליהם עבד המבקר. זה כולל גם נתונים שמספק הלקוח למבקר, המאוחסנים על ידי רופא מומחה, בהתאם לתנאי האימות. בהיבט זה, לתיעוד ביקורת של עסק קטן יש אותן דרישות כמו עבודה עם חברה בינונית וגדולה.
הזנחה אינה מקובלת!
מדוע ארגון הביקורת כולל תמיד תכנון עבודה עם כמות עצומה של ניירות רשמיים? ישנן כמה הצדקות לזרימת עבודה ורשויות כאלה שאומצו בקרב מומחים וחברות המארגנות בדיקות.
אם המבקר יכול לספק תוכנית ביקורת ותיעוד עבודה, שעל בסיסם הושגה מסקנה סופית, המשמעות היא שהביקורת נערכה בצורה איכותית ומלאה. אך במקרה בו לא נוצר תיעוד עובד במהלך הביקורת, הם אומרים כי הצ'ק היה "מזויף". אנו יכולים להניח בבטחה כי דוח הביקורת נערך תרתי משמע. אם ניתן להוכיח עמדה כזו בבית המשפט, החברה תאבד את רישיונה לפעילות ביקורת.
היבטים חשובים
הסיבה שצוינה אינה היחידה, המחייבת לטפל בזהירות ובזהירות בנושא תיעוד הביקורת. אם כן, נוכחותם של מסמכים רשמיים היא שמאפשרת לפקח עד כמה יעיל, האחראי על הביקורת מילא את משימותיו. המפקחים יכולים לעקוב אחר התקדמות העבודה ולנקוט צעדים בהתאם למדדים.
אם גורם כלכלי לא היה מרוצה מדו"ח הביקורת, התיעוד שנוצר בזרימת העבודה עשוי להיות גורם מפתח בסיוע בהגנה על עמדתו. בחלק מהמקרים די להציג מסמכים אלה כדי לבסס את המסקנות, באחרים יהיה צורך להוכיח את עניינם בבית המשפט.יש לזכור שבית המשפט הוא ערכאה ביורוקרטית למדי, המקדישה תשומת לב רבה לשאלה האם כל העיתונים נערכו במועד. כלומר, תוכנית הביקורת ומסמכים אחרים יכולים להיות היבט מכריע, להוכחת תקפותה של חברת הביקורת.
מה עוד לחפש?
תקני ביקורת, תיעוד ביקורת לא הומצא במקרה. זוהי גישה יסודית, קשובה, מוקפדת וניירת המאפשרת להשיג את האופטימיזציה הגדולה ביותר של זרימת העבודה, כלומר, למזער את המאמצים, את זמן הצוות שהשקיע בפעילות המתוכננת. אם המסמכים סטנדרטיים, מבוצעים באופן שיטתי, מבלי לפספס נקודות חשובות, אז המבקר יכול לעבד במהירות את כל המידע שנמצא בהם, לנתח אותו ולתת תוצאה מדויקת ואמינה.
יחד עם זאת, למבקר הזכות בכל מקרה להחליט איזה נפח תיעוד של תהליך העבודה נחוץ ומה יהפוך לבזבוז זמן מיותר. במקביל נלקחים בחשבון תקני תיעוד ביקורת, אך המפתח הוא חוות דעת מקצועית, "אינסטינקט". הבוחן שוקל מספר עצום של שאלות במהלך תהליך העבודה, ועל פי הכללים, אין צורך לשקף כל אחת מהן בתיעוד. התיעוד עשוי רק מהיבטים חשובים ומשמעותיים.
עמדה רשמית
קריטריוני הביקורת גובשו לראשונה בשנת 2006, אז נכנסו לתוקף תקני ביקורת בינלאומיים. כבר אז צויין כי תיעוד הביקורת בוצע כך שחוות דעתו של המבקר באה לידי ביטוי כראוי, כמו גם לבחירת ראיות לביקורת בהתאם לתקנים הבינלאומיים, לחוקים ולדרישות החלים. הדרישות עצמן בתקן המעודכן תוקנו לכיוון ההידוק. כפי שהסבירו מחברי החידושים, הדבר נעשה על מנת לשפר את איכות הבדיקות שבוצעו.
בנוסף למטרה העיקרית, כלומר שיפור האיכות, עדכון הדרישות, היו גם מספר כאלה שהשגתן נראתה אפשרית באמצעות שיפור מערכת ניהול המסמכים במהלך הבדיקות. בפרט, רואי החשבון הצליחו לשאת באחריות מלאה למשימות שבוצעו, להיות מודעים לכך ולהוכיח גם את עמדתם אם נציג הלקוח לא מסכים. מכיוון שתיעוד מתבצע בכל שלבי ביצוע העבודות, הדוחות שנוצרו במהלך התהליך הם די שלמים ונותנים מושג לגבי מידת השלמת המשימות, דבר שחשוב הן לביקורת הנוכחית והן לצבירת ניסיון שימושי בעתיד. אם לצוות המבקרים יש אפשרות לשתף פעולה עם מומחה מנוסה יותר בתחום זה, הרי שבאמצעות המסמכים שנוצרו בתהליך העבודה היא מקבלת הערכת צד ג 'איכותית של המשימה אותה סיימה.
היבטי עבודה
אם תפנו להמלצות הרשמיות לגבי הפורמט והפורמט של תיעוד הביקורת המשקפים את תהליך העבודה, תוכלו למצוא עצות מתמשכות להוציא ניירות מיותרים מארכיונים. בפרט, אין צורך לאחסן פרויקטים שהוחלפו על ידי מתקדמים יותר במהלך העבודה; אין צורך לאחסן עותקים של דוחות שהוחלפו לאחר מכן, שונו מחדש. מסקנות, רשומות שאינן מכילות מידע שימושי, כולל ממצאים ראשוניים, נכללות בארכיון. אין צורך לאחסן מסמכים שתוקנו בעתיד, כמו גם עותקים נוספים.
הכנת מסמכים הקשורים לביקורת אינה משימה קלה, ולכן מומלץ לסמוך עליה בפני רואי חשבון מנוסים מתוך הבנה של כללי ניהול המסמכים ועבודת המשרד.יחד עם זאת, העיתונים נוצרים באופן שאפילו המומחה שלא השתתף ישירות בביקורת יכול להסיק מסקנות לגבי מאפייני האירוע מהתיעוד. היקף העבודות שבוצעו, טיבן וזמן ההשקעה בהן צריכות להיות ברורות. הקפידו לשקף את התוצאות, הראיות, המסקנות שהושגו לצורך קבלת הנוהל. זה נחשב חשוב לתעד את ההיבטים המשמעותיים שהופיעו במהלך הביקורת, כמו גם את התוצאות שהתקבלו במהלך מחקרם.
תשומת לב מרבית לכל מה שחשוב
נכון, תיעוד שנערך בצורה מקצועית כולל בהכרח נפח מידע שכזה ממנו ניתן לגבש תוכנית אימות ברורה, לפקח על ביצוע משימות עבודה ולהסיק מסקנה המשקפת את המצב האמיתי בנושא הכלכלי הנלמד. על התיעוד לכלול מידע המאשר בבירור כי הביקורת בוצעה תוך התחשבות בחוקים, בדרישות, ברגולציה, במעשים משפטיים השולטים בתחום מתן השירות במדינה שלנו.
ביקורת: עניין עדין
אחת המשימות החשובות של המבקר האחראי לתיעוד זרימת העבודה היא לא רק להבטיח את הביקורת במלואה עם ניירות רשמיים, אלא גם לארגן זאת בזמן, ללא דיחוי. ברגע שמתחיל שלב עבודה ספציפי, נערך עבורו מסמך המשקף את כל הנתונים לשלב זה. במקביל, ניתן לחלק את התיעוד המתאר את הבמה לשלוש קבוצות: נוצרו בתחילת העבודה, בתהליך, בסוף שלב האימות. במועד קבלת דוח הביקורת על ידי הלקוח, כל המסמכים בכל השלבים חייבים להיות מוכנים, ערוכים על פי כללי ניהול המסמכים החלים במדינה.
האם זה חשוב או לא?
מהסטנדרטים יוצא שרק נתונים כאלה שתועדו באופן שנקבע הם משמעותיים. המידע שהועבר בעל-פה על ידי המבקר ללקוח אינו מהווה אישור לביצוע ההזמנה. ממצאים בעל-פה אינם יכולים להיות חוות דעת על ביקורת. במקביל, מותר לתת הסברים בעל פה, הבהרות של הנתונים המפורטים בחוות הדעת הכתובה.
תיעוד העבודה מכיל נתונים המסווגים כראיות. הם נחשבים למקורות המידע העיקריים שעל בסיסם נוצרת מסקנה. ניתן להשתמש בתעודות מסוג זה בעת יצירת החזרי מס, כמו גם בעיבוד ניירות ערך אחרים במקרים שונים.
אנחנו מתקנים הכל!
כאשר המבקר מכין תיעוד המתאר את זרימת העבודה, תפקידו לתאר בפירוט את כל ההיבטים המשמעותיים. בעת אפיון הנהלים, המומחה קובע את טיבם, מגבלות הזמן שהוקצו לביצוע, סולם הביצועים, נתונים על מי שעבד על המשימה. יחד עם זאת, ההנחה היא כי פוסטים גבוהים יותר שולטים בתהליך העבודה בכל שלב, והיא אינה נדרשת להזין ראיות לעובדה זו בשום מקום.
הגישה הנכונה לצוות היא המפתח להצלחה
שמירת תיעוד המתאר את תהליך האימות של גורם כלכלי מתחיל ברגע בו נציג לקוחות שולח מכתב בקשה לכתובת חברת הביקורת. הקבלן ימנה מבקר אחראי שיהיה המומחה המוביל במשימה זו. זהו תחום האחריות שלו - תיעוד הביקורת במסגרת שיתוף פעולה עם לקוח נתון. עוזרים בדרך כלל מוקצים ישירות לסייע למבקר הראשי, האחראי רק על השליטה בצוות. אבל תוכנית כזו מוסכמת מראש עם צוות ההנהלה, ומתקבלת אישור לכך. נוהגת גישה מיוחדת אם לחברת הביקורת יש היקף הזמנות גדול, מה שמוביל לעומס עבודה מוגבר של מומחים מובילים.במצב כזה ניתן להפקיד את העבודות לעוזרים רק אם יש מידע אמין על רמת המקצועיות הגבוהה שלהם.