לכל פקיד זכויות וחובות מסוימות הקשורות לפעילותו הרשמית. הם מאוירים ישירות בתיאור תפקידו, מצוינים בחוזה ההעסקה. במאמר ננתח את הזכויות והחובות של מנהל המסמכים בעורק זה. שקול אילו דרישות מוצגות לעובד זה, שהוא צריך לדעת איזו אחריות ניתנת לו.
קטגוריות
מה המשמעות של "אחריות עבודה של מנהל מסמכים בקטגוריה 1"? תפקיד זה מיוצג על ידי מספר קטגוריות - מבחינת הכשרה, ניסיון מקצועי של העובד:
- הראשון. נוכחות השכלה גבוהה מקצועית בתחום ניהול מסמכים, ניסיון בתפקיד מנהל מסמכים בקטגוריה השנייה - לפחות 3 שנים.
- השנייה. נוכחות השכלה מקצועית גבוהה בתחום הרלוונטי, ניסיון בעבודה כמומחה למסמכים - לפחות 3 שנים.
- פקיד מסמכים. על עובד זה להיות בעל השכלה מקצועית גבוהה יותר בתחום ניהול המסמכים. למעסיק אין דרישות לניסיון העבודה שלו.
באשר לתפקידים של מנהל מסמכים, הסט המקסימלי שלהם מסופק למומחים מהקטגוריה הראשונה. מינימום - לעובדים שעדיין אין להם קטגוריה.
ידע מקצועי
תחומי האחריות של מנהל מסמכים מתחילים בעובדה שלמומחה צריך להיות בעל ידע מסוים הכרחי לביצוע פעילויות רשמיות.
מערך התקן הבא נקבע בתיאורי התפקידים:
- מעשים משפטיים נורמטיביים, חקיקתיים, צווים, הוראות, החלטות אחרות של מבנים גבוהים יותר הנוגעים לתיעוד פעילות המעביד.
- ההוראות העיקריות של מערכת ניהול הרשומות המאוחדות של המדינה.
- תקנים למבנה אחיד של מסמכים ארגוניים ומינהליים.
- שיטות לתכנון, תכנון ופיתוח נוסף של מערכות תיעוד.
- טכניקות של תכנון, תכנון, ניהול תיעוד באמצעות מחשוב וציוד מחשבים.
- הנהלים לרישום, סיווגים, אחסון, בחינת תיעוד עבודה.
- נוהל הפיקוח על ביצוע התיעוד.
- דרישות לטיפול במסמכים שונים - נכנסים, פנימיים, יוצאים.
- דרישות לתכנון ודיווח על תיעוד על ווקטורי הפעילות של יחידות מבניות של ארגון.
- ארגון הארכיון.
- מסמכי תקינה והתפתחויות מתודולוגיות בנושא תכנון ושימוש במערכות מידע אוטומטיות לניהול.
- יסודות התיעוד.
- יסודות התכנות.
- ניסיון מקומי וזרים בתחום תמיכה בתיעוד בפעילות המעביד.
ידע כללי
אחריותו של מנהל המסמכים תהיה גם החזקת הידע הדרוש לכל חבר בצוות, עובד מגזר השירות, העובד במשרד:
- הנוהל להפעלת מחשב, משרד אחר, ציוד מחשבים.
- יסודות הסוציולוגיה, ארגונומיה, פסיכולוגיה חברתית.
- יסודות כלכלה, כמו גם ניהול כוח אדם, ניהול, ארגון עובדים.
- חקיקת עבודה רוסית.
- כללי לוח העבודה הפנימי של החברה המעסיקה.
- אמנה, הסכם קיבוצי של הארגון המעסיק.
- הוראות החוקה הרוסית.
- נורמות וכללים קיימים בנושא הגנה על עבודה.
- אתיקה משרדית.
- תרבות התקשורת.
- יסודות המשפט המינהלי.
- תקנות בטיחות אש.
מנהיגות בפעילויות
תפקידו של מנהל מסמכים בבית הספר, בארגון, בחברה מסחרית הם גם ניהול הפעולות הבאות בפעילותו:
- חוקה של הפדרציה הרוסית.
- חקיקה רוסית בפועל.
- אמנת הארגון המעסיק.
- ההסכם הקיבוצי של המעביד.
- תקנות העבודה הפנימיות בארגון המעביד.
- הזמנות, גזירות, הוראות ישירות של העובד.
- תיאור התפקיד.
אחריות תפקודית של מנהל מסמכים
זהו מרכיב חיוני בכל תיאורי התפקידים. האחריות של מנהל מסמכים בארגון תלויה, כמובן, בווקטור הפעילות שלו, במספר מנהלי המסמכים ובגורמים אחרים.
הסט הסטנדרטי הוא כדלקמן:
- פיתוח ויישום תהליכים טכנולוגיים של עבודה עם תיעוד (נתונים תיעודיים) על בסיס שימוש בציוד מחשב ומשרדי. זה כולל חשבונאות, בקרה, ביצוע, הנפקת תעודות, אחסון תפעולי.
- השתתפות בתכנון, ארגון, שיפור מחלקת ניהול המסמכים של הארגון המעסיק. פיקוח על המצב הכללי של עבודת המשרד.
- הכנת הצעות להבטיח מערך של אמצעים לתנאי עבודה ארגונומיים, רציונליזציה של מקומות עבודה של עובדים בתמיכה בתיעוד של הארגון.
- פיתוח מערכות תיעוד אחידות, גיליונות של ניירות עסקיים למטרות שונות, רמת ניהול, מסווגי נתונים למסמכים.
- ארגון ויישום מערכת לניהול מסמכים.
- אמצעים לייעול הרכב התיעוד, מחווני מידע שונים, צמצום מספרם, ארגון חיפושים על ניירות עסקיים.
- השתתפות בבחירת המסמכים שהוגשו לאחסון המדינה, בבחינת שווי ניירות עסקיים.
- לוקח חלק בקביעת יעדים, תכנון, תכנון, תפעול ושיפור מערכות אוטומטיות מידע, מערכות ניהול מידע.
- לוקחים חלק בפיתוח טכנולוגיות מידע חדשניות, המבוססות על שימוש במעבד וטכנולוגיית מחשבים, תכנון ועדכון נוסף של מסדי נתונים.
- המחקר והסינתזה של ניסיון מתקדם ברוסיה ובזרים בתחום פעילויות תמיכה בתיעוד.
- פיתוח תיעוד נורמטיבי ומתודולוגי בתחום כשירותם.
- השתתפות בבחירה, השמה, הדרכה והכשרה מתקדמת של אנשי מחלקת התיעוד.
כמובן, האחריות של מנהל מסמכים בגן עשויה להיות שונה במקצת. כיוון פעילות הארגון משפיע ישירות על מילוי החלק הזה בתיאור התפקיד.
וריאציה שנייה
אם אנו מדברים על אחריות התפקיד של מנהל מסמכים בבית הספר, אז ניתן להציג את הסט הבא:
- שמירת רשומות בהתאם לתיעוד הניהולי.
- הבטחת ביצוע מלא, איכותי ומודרני של משימות רשמיות.
- שימוש רציונאלי במשאבים טכניים חומריים כחלק מביצוע משימות עבודה.
- שמירת תיעוד שהופקד מגילוי סודות מסחריים רשמיים.
- רישום התכתבויות נכנסות.
- מעקב אחר ביצוע התיעוד בזמן.
- הכנה ומסירה לארכיון המסמכים שהוצאו להורג.
- ניטור אבטחה של ניירות עסקיים מהימנים.
- הכנת דיווח, תיעוד תכנון.
- הדפסה ושכפול של מסמכי משרד.
- הכנת טיוטת הוראות לפעילויות חינוכיות.
- הנפקת תעודות לעובדים וסטודנטים.
- שמירה ומתן גיליונות זמנים חשבונאיים (חודשיים).
- ביצוע הוראות אחרות של הנהגתם הישירה.
זכויות מומחים
קבענו את האחריות התפקידית של מנהל מסמכים במוסד. כעת אנו מזכירים את זכויותיו של עובד זה:
- הצעות לשיפור ארגון התמיכה בתיעוד, רציונליזציה במסגרת התקנים הקיימים.
- הדרישה מהשירותים, המחלקות, העובדים האישיים שמכינים את התיעוד בארגון לעמוד בתקנים ונורמות מסוימים.
- פיתוח והטמעה של מערכות תיעוד מאוחדות, גיליונות זמנים של ניירות עסקיים, עמידה בדרישות והנחיות בתחום ניהול המסמכים.
זכויות מורחבות
מעסיק רשאי להוסיף את רשימת הזכויות של מנהל מסמכים בהוראות שלהלן:
- הזכות לבקש ממנהלים, מעובדי המפעל את התיעוד הנדרש בכדי להבטיח ביצועים.
- הזכות להשתמש בספריה משותפת, בקרנות מידע, בשירותים של יחידות חברתיות, רפואיות, משק בית של החברה המעסיקה.
- הזכות, באופן שנקבע, לערער על הוראותיהם של ראש המחלקה וגם של הנהלת החברה.
אחריות
האחריות של מנהל מסמכים מוביל, כמובן, תהיה רחבה יותר מהאחריות התפקודית של מומחה רגיל. אך שניהם אחראים לפעילותם. כברירת מחדל, זה הוא כדלקמן:
- בגין אי מילוי תפקידים פונקציונליים (המצוין בתיאורי התפקיד).
- לנתוני מציאות לא עקביים לגבי מצב ביצוע הוראות ומשימות.
- בגין הפרה של כללי לוח הזמנים הפנימי בארגון המעביד.
- בגין הפרה של תקנות הבטיחות בארגון, תקני בטיחות אש.
בחנו את הזכויות וההתחייבויות הבסיסיות של מנהל מסמכים. כפי שניתן לראות מהמאמר, על העובד להיות בעל ידע מסוים גם בבקשתו למשרה זו. לביצוע תפקידים לא תקינים הוא אחראי.