כתב עת לחוזי עבודה: מילוי מדגם

בכל ארגון, כל מסמך חייב להיות רשום ולהזין ביומן מיוחד. זה תקף גם להסכמי עבודה. פנקס רשימות חוזה עבודה, אשר מדגםו ינותח בהמשך, נדרש בכל חברה המנהלת רישומים של מסמכים ונתונים של עובדיה.

האם אני צריך מגזין

על מנהיגי ארגונים להבין כי פנקס חוזי העבודה והסכמים נוספים אינו בזבוז זמן, אלא הזדמנות לבטח את עצמך. ראשית, זה מאוד נוח. כל המידע אודות המסמכים כלול במקום אחד, במקום לאחסן ערימת חוזים של כל העובדים על שולחנכם. שנית, מגזין עשוי להיות נחוץ אם יתעוררו סכסוכים בין העובד למעביד. שלישית, בזכות המגזין, קצין משאבי אנוש יכול להעביר כל מידע לעובד תוך זמן קצר.

בארגונים מסוימים נהוג לשמור מספר כתבי-עת כאלה: לחוזים תמידית ולארגונים דחופים.

דבר החוק

אגב, החקיקה לא מציינת בשום מקום שיש צורך בפנקס חוזי העבודה. אבל זה קרה שזו עבודה משרדית נתונה וכלליה הכללים. על פי הנורמות, יש לתקן כל מסמך. בנוסף, יומן זה מופיע ברשימת מסמכי הניהול. והיעדרו בארגון עלול לגרום לבעיות בגופי פיקוח.

עובדים מנוסים במחלקת כוח האדם טוענים כי נוכחותו של פנקס חוזי עבודה, שהדגימה שלהם תוצג בהמשך, מקלה משמעותית על ימי העבודה ומאפשרת לכם לארגן נתונים על העובדים ולנהל רישומים עליהם.

מילוי

זה לא מוסדר בחוק איך בדיוק יראה יומן חשבונאות. ברוב המקרים, צורת מרשם חוזי העבודה הינה מחברת רגילה. העיקר שהכיסוי צפוף לניצול גדול יותר.

על שער השער של היומן לציין את שם הארגון, שם היומן, תחילת תחזוקתו. בשלב הבא, בגיליון הראשון, מצוין האנשים האחראים לתחזוקתו של הספר. אם ההנחה היא כי מורשים רשאים להשתנות, עדיף להזין מידע עליהם בצורה מסודרת:

1. מספר לפי הסדר.
2. פרטי העובד.
3. כותרת הפוסט.
4. הסיבות לכך שאדם זה יכול לבצע שינויים ביומן.
5. חתימת עובד.

מילוי מרשם חוזי ההעסקה יכול להיקרא סטנדרט. כל המידע מוחדר לטבלה, מספר העמודות בהן משתנה בהתאם לרצונות הארגון עצמו. בממוצע יכולות להיות עד עשר עמודות. הטבלה מאוכלסת באופן הבא:

1. המספר הסידורי של רישום המסמך.
2. תאריך כריתת החוזה.
3. מספר החוזה.
4. פרטי העובד.
5. שם המשרה או המומחיות.
6. שם המחלקה או היחידה.
7. תקופת תוקף החוזה.
8. אופי העבודה.
9. נוכחות הסכמים נוספים.
10. הערות מיוחדות.

לחלופין, תוכלו להכנס לעמודה נוספת, בה העובד יחתום לצד המידע שנמסר. בנוסף, בחתימה יצוין כי העובד קיבל עותק של החוזה.

מי שלא יודע איך נראה פנקס חוזי העבודה יכול לראות את מסמך המדגם בתמונה למטה.

גרסת נייר

למרות העובדה כי עידן טכנולוגיית המחשבים פורח כיום, כמעט כל החברות מנהלות גרסת נייר של יומן הרישום.

ראשית, מסמך זה חייב להיות תפור, ממוספר ואושר על ידי ראש הארגון. שנית, מחלקת כוח האדם מבטיחה כי הרבה יותר נוח לנהל יומן כזה. ושלישית, ביומן צריך להיות חתימות של עובדים, המציינים את הסכמתם למידע שצוין.

גרסה אלקטרונית

לטופס האלקטרוני של רישום חוזי עבודה יש ​​יתרונות וחסרונות כאחד. אין ספק, מסמכים אלקטרוניים נוחים מאוד לשימוש. ערימות של תיקיות וניירות לא עמוסות את השולחן והמדפים, כי הכל מאוחסן במחשב. אך בגירסה האלקטרונית לא ניתן לקבל את חתימת העובד במסמך ולעיתים קרובות קורה כי מחשבים מתקלקלים וכל המידע יכול פשוט להיעלם.

לכן, מנהלי כוח אדם רבים, אם הם מנהלים יומן אלקטרוני, זה רק כגרסת גיבוי של מדיה נייר.

בדרך כלל הם מייצרים גרסה אלקטרונית בפורמט אקסל. לטבלה זו פונקציות רבות ונוחות למילוי. הפורמט האלקטרוני של המגזין הוא:

• שליטה על אחסון מידע;
• סודיות מידע;
• היווצרות מיידית של עותקי הזמנות ותעודות;
• חיפוש מיידי אחר המסמכים הדרושים.

בנוסף, אתה יכול לשמור בנפרד יומן של נוספים. הסכמים לחוזי עבודה. אך לעיתים לא נוח לחפש מידע על עובד במסמכים שונים. עדיף אם מידע זה מודגש כעמודה נפרדת במסמך משותף.

תכונות

יש כמה תכונות ששמורות הכי טוב בעת כניסה. זה עשוי לכלול:

1. את פנקס ההסכמים לחוזי העסקה והחוזים עצמם ניתן להתחיל מחדש כל שנה. זה נכון במיוחד עבור ארגונים גדולים שבהם יש הרבה מסמכים.
2. אם המורשה טעה בהזנת המידע, לא אמורים לקנסות בגין כך.
3. יש לאחסן מסמך כזה לפחות 75 שנה.
4. לאחר סיום יומן היומן, צריך להבהב ולמוספר אותו. בשלב הבא, הניחו את החותם והגישו אותו לארכיון המסמכים, שם הוא למעשה מאוחסן.
5. אם חוזה לזמן קצוב נכנס לקטגוריה של בלתי מוגבלת, יש לרשום עובדה זו. בשלב הבא, החוזה נרשם מחדש או רשום לו רישום מקביל ביומן.
6. על המנהיג לאשר את יומן הרישום על ידי הנחת חתימתו על הכריכה האחורית של המחברת.

מי שמחזיק מגזין

כפי שכבר גילינו, יומן חשבונאות החוזה הוא מסמך המאשר את נוכחותם של מסמכים חשובים בארגון.

על פי הכללים, מסמכים כאלה ממלאים ומתוחזקים על ידי מורשים. בבסיסה מדובר בעובדי משאבי אנוש או מנהלי משאבי אנוש. הם אחראים לבדיקות שונות, כלומר למסירת המידע המלא על העובדים.

אותם עובדים נושאים גם באחריות למקוריהם של כל החוזים והסכמים נוספים אליהם. התחל מסמכים אלה לפי צו המעסיק.

הזמנה קובעת:

• סוג רישום (נייר או אלקטרוני);
• עיתונאית
• טופס יומן הרשמה.

מוקדם יותר הוגש פנקס חוזי עבודה (מסמך מדגם). כעת תוכלו לראות בתמונה למטה כיצד נראה היומן לרישום הסכמים נוספים לחוזים.

שינויים

מוקדם יותר נאמר כי עם פיקוח קטן העובד אינו נושא באחריות או בקנסות מיוחדים. אבל עדיין אתה צריך למלא את היומן בזהירות.

חל איסור מוחלט לבצע שינויים, ללא קשר לסוג המסמך. אם עובד מורשה טועה חמורה, יש לסגור את היומן. המשמעות היא שבעמוד האחרון של הספר מצוין הסיבה לסגירתו. יתר על כן, יש לדווח על הבעיה לראש החברה. כדי להתחיל יומן חשבונאות חדש, עליכם להוציא הזמנה.

באשר לשינויים הנוספים הנוגעים לעובד מסוים, הם כוללים:

• פיטורים;
• שינוי בתנאי העבודה;
• העברת עובד למחלקה אחרת, חלוקה או שינוי תפקידו של עובד.

למידע כזה נוצר ספר נפרד להסכמים משלימים או טור נפרד ביומן רישום החוזה.

חשוב לזכור כי יומן כזה חשוב בעיקר לעובד שמחזיק מידע על עובדים.

הודות למסמך זה, תוכלו למצוא בקלות מידע באותם כתבי העת שהועברו זה מכבר לארכיון. וגם המגזין נחשב לאישור חוקי לקיומם של כל אותם חוזי עבודה שנחתמים עם עובדים שמבצעים את פעילותם במפעל.