על מנת לקבל כל החלטה חשובה הנחוצה לבניין דירות, יש צורך בהצבעה של הבעלים. ניתן לבצע תהליך זה בכמה צורות שלכל אחת מהן מאפיינים ומטרה משלה. לעתים קרובות אין כל הזדמנות לכל בעלי המשותף להשתתף בפגישה הבאה, ולכן עליכם לפנות לטופס ההתכתבויות. בעלי דירות בבניין צריכים לדעת כיצד מתקיימים הצבעות נפקדות על ידי בעלי בתים, באילו פתקי הצבעה משתמשים וכיצד הדקות נערכות נכון וספירות קולות.
הרעיון של הצבעה נעדרת
עבור כל בניין רב-יחידות, הגוף המנהל העליון הוא ישיבת הבעלים. על זה מתקבלות החלטות משמעותיות ביחס לשמירה על האובייקט במצב אופטימלי.
בפגישות כאלה מנסים בעלי דירות לשפר את תנאי המגורים, כמו גם לייעל את הניהול. הנוהל שעל בסיסו מתקיימת ההצבעה נקבע באמנת ה- HOA או בחוק הפלילי. כדי שההחלטה תהיה לגיטימית, יש צורך במנין מסוים. לשם כך, הכרחי שלפחות 50% מתושבי הבית ישתתפו בהליך.
אם בישיבה נפתרים סוגיות הקשורות לפעילות פיננסית וכלכלית, למשל, נדרשת הלוואה או שיפוץ גדול, אז תכונה חשובה היא נוכחות של לפחות 60% מבעלי הדירות.
התושבים מקבלים הודעה על הפגישה באמצעות זימון זימון מיוחד. צורת ההצבעה שנקבעה מראש. אם לא ניתן לגבות את המספר הדרוש של בעלי שותפים, עליכם לפנות להצבעה נפקדת. הנוהל מניח שהאזרחים לא נפגשים בשום חדר ולכן הם מקבלים פתקי הצבעה, שאחר כך ממלאים אותם בבית. רק לאחר שנאספים ונחשבים מתקבלת החלטה.
תכונות של טופס ההתכתבויות
על יו"ר ה- HOA לדעת כיצד מתקיימים הצבעות נפקדות על ידי בעלי בתים ואילו תנאים חייבים להתקיים לשם כך. התכונות של תהליך זה כוללות את הדברים הבאים:
- זה מתבצע רק בתנאי שלא ניתן בשום דרך לארגן פגישה אישית;
- הנוהל מתבצע בכמה שלבים, מכיוון שההכנה מתבצעת תחילה ואחריהם מקבלים הודעה על כל הדיירים על ההצבעה המתוכננת, ורק אז מתבצעת ההליך הישיר למילוי השאלון;
- לאחר סיכומו, פרוטוקול הישיבה מתגבש במיומנות;
- יש ליידע את כל האזרחים המעורבים בתהליך זה על התוצאות;
- השלבים העיקריים מבוצעים על ידי יו"ר מועצת הבית. הוא יכול גם להיעזר בעובדי קוד הדין הפלילי האחראי למבנה זה.
תושבים יכולים לערב את עובדי הקוד הפלילי בהליך. הם אלו שמכינים את פתקי ההצבעה לבעלי בתים, וגם מסבירים לדיירים כיצד התהליך מתבצע. חברת הניהול יכולה לפתח באופן עצמאי את צורת השאלון ותוכנו.
באילו סוגיות מטופלים?
בבחירת צורת ההצבעה של בעלי בתים נעדרים, תוכלו לפתור סוגיות חשובות רבות. לדוגמא:
- הוחלט מתי ואילו אמצעים יתבצעו התיקונים הנוכחיים או הגדולים של בניין הרב-דירות;
- מגדיר את כללי הדקויות של גינון הממוקם בסמוך לבית;
- מתקבלת החלטה לגבי אפשרות להשכרת הנחות השייכות לבית;
- העריך את הצורך בהעלאת התעריפים לצורך שיפוץ;
- יו"ר או מזכיר הוועדה ממונה.
אם אתה מבין כיצד מתנהלים בעלי בתים בהצבעה נפקדת, אתה יכול לפתור באופן חוקי ומיידי סוגיות חשובות רבות הנוגעות לכל בעל דירה בבניין כזה. רשימת השאלות שלעיל היא משוערת, ולכן מותר לקבל החלטות לגבי נקודות חשובות אחרות.
כללי הודעה על דייר
יש להודיע על כך לכל בעלי הדירות בבניין. לשם כך, הודעות בכתב נשלחות אליהם. הם מורכבים על ידי אנשים מהנהלת הבית שמחליטים אם לערוך סקר.
היוזמים שולחים התראות לכל דיירי הבית שעבורם הם יכולים לבקר באופן אישי בדירות או להשאיר מסמכים בתיבות דואר. התיעוד מוגש 10 ימים לפני האיסוף הישיר. אין טופס מאושר להתראות מסוג זה, אך בהחלט צריך להכיל את המידע הבא:
- מידע על האנשים שהם היוזמים הישירים של הסקר;
- צורת התהליך;
- תאריך ביצוע ההליך;
- הזמן בו נדרשים כל התושבים להחזיר את ההצבעה שהושלמה;
- מצוין המקום בו ייאספו קולות בעלי הדירות;
- סדר היום של הישיבה, ואחרי העברת ההודעות, אי אפשר יהיה לשנות את סדר היום הזה;
- השיטה וזמן ההיכרות עם המידע הקשור לנושאים שנדונו.
מותר לשלוח נתוני התראה באופן מוחלט לבעלי דירות בדואר. לשם כך משתמשים במכתבים רשומים עם אישור מסירה. אם התיעוד מועבר לכל התושבים, חשוב לבצע את התהליך הזה בחתימה.
כיצד נקבעת הזכאות?
כדי לקבל החלטות שהתקבלו לאחר ההצבעה סמכותית, יש לקחת בחשבון כמה תנאים. אלה כוללים:
- יש ליידע את כל בעלי הדירות הממוקמים בבניין דירות מראש על הנוהל;
- הקולות של כל הדיירים אינן נדרשות, אך נדרשת מניין, לכן לפחות 50% מהמתנגדים צריכים להצביע מינימום;
- אם ייפתרו בעיות כספיות כלשהן, יהיה עליכם לגבות קולות מ- 60% מבעלי הדירות.
אם לא ניתן להגיע למניין, תצטרך להצביע שוב.
דרישות התהליך
כדי שההצבעה תהיה חוקית נלקחים בחשבון הדרישות הבאות:
- משתמשים בבלינים אופטימליים;
- מושגת המניין האופטימלי;
- בעלי דירות מקבלים הודעה על הצבעה בזמן;
- מטופלים סוגיות חשובות;
- תוצאות רשומות במיומנות;
- כל התושבים מקבלים הודעה על ההחלטה.
רק בתנאים כאלה יתקבלו תוצאות מיטביות שלא ניתן לערער עליהן.
כיצד מתקיימות פתקי ההצבעה הנעדרים על ידי בעלי בתים?
הנוהל נחשב די פשוט, אך על מנת שכל ההחלטות המתקבלות יהיו חוקיות, יש לקחת בחשבון את רצף הפעולות הנכון. לכן, השלבים הבאים מיושמים:
- קובע את הסיבות לכך שאי אפשר לקיים אסיפה כללית ליישום ההצבעה הגלויה;
- עריכה הודעה ובה מוזמנים מידע על סדר היום ונכללים נתונים על כל יוזמי ההצבעה;
- בתוך פרק הזמן שצוין, הודעה כזו חייבת להתקבל על ידי כל בעל בית בבית;
- בתקופה שנקבעה מראש, כל בעלי הדירות מקבלים פתקים שהוכנו מראש;
- הם עונים על השאלות שהועלו בצורה של הצבעה, שעבורם הם יכולים לבחור את האפשרויות הבאות - בעד, נגד, להימנע;
- מילוי טפסים שצוינו בשיטת ההודעות מועברים ליוזמי ההצבעה;
- נספרות קולות שלאחריה נערך פרוטוקול;
- על סמך התוצאות מתקבלת החלטה.
בעת עריכת הודעה ניתן להשתמש בכל טופס מתאים. יש לקיים הצבעה נפקדת על ידי בעלי בתים במועד המצוין במסמך זה.
כללי עלון
הבוחרים יכולים ליצור פתק משלהם. הם כוללים מידע על בדיוק אילו סוגיות צריכות להיפתר על ידי בעלי הדירות בבית. רצוי ללמוד את הדגימות של פתקי ההצבעה על ידי בעלי בתים כדי לקבל מושג כיצד נראה תיעוד זה.
כדי להקל על קבלת ההחלטה, כל השאלות נכתבות בצורה מדויקת וברורה. המסמך מציע שלוש תשובות אפשריות, המאפשרות לבדוק את התשובה ההפוכה. מדגם של פתקי פתק נפקדים על ידי בעלי בתים שונה רק בשם. להלן דוגמה למסמך זה.
ניואנסים של ספירת קולות
לאחר ההצבעה, קבוצת היוזמה סופרת את ההצבעות. לשם כך נלקחים בחשבון התשובות לכל השאלות הקיימות בעלונים. רק על בסיס המידע הקיים במסמכים אלה נקבעות תוצאות ההצבעה הנעדרת של בעלי בתים. ניתן ללמוד עלון לדוגמא לעיל.
משתמשים רק במסמכים שהוגשו על ידי בעלי הדירות במועד. מספר הקולות נקבע על סמך שטח הדירה בבית. מותר כי ההצבעה ממלאת על ידי נציג שיש לו ייפוי כוח נוטריוני.
רק את ההצבעות הללו נספרות בהן נבחרה תשובה אחת מתוך שלוש אפשרויות. אם אנשים מפרים את הדרישות למילוי מסמך, קולותיהם אינם נספרים.
כיצד נערכות התוצאות?
ברגע שספירת הקולות מתבצעת, נערך פרוטוקול בהצבעה נפקדת על ידי יו"ר ה- HOA. בעת מילוי הכללים הבאים:
- המספר של כל בעלי הדירות בבניין דירות;
- באיזו מידה מילאו את הטפסים על ידי אזרחים;
- האם הושגה מניין?
- האם ההצבעה נערכה בצורה נכונה, שכן אם מזוהים טעויות חמורות, התוצאות מוכרות בקלות כלא תקפות.
כל ההחלטות שבוצעו בצורה נכונה נרשמות בהחלט בפרוטוקול. בנוסף, הוא כולל את המידע הבא:
- שם המסמך;
- תאריך ההצבעה;
- מקום איסוף עלונים;
- מידע על יוזמי התהליך;
- מספר בעלי הדירות הצביעו;
- מידע על יו"ר ומזכיר הישיבה;
- סוגיות שנשקלו בתהליך ההצבעה;
- מציין אם הושגה המניין הרצוי;
- תוצאות הצבעה ישירות ניתנות;
- בסוף החתימה נעשית על ידי היו"ר והמזכירה.
על המקור למסמך זה להישמר על ידי היו"ר, ויש לשלוח עותקים תוך חמישה ימים לחוק הפלילי, איגוד בעלי בתים וקואופרטיב הדיור. להלן פרוטוקול הצבעה להיעדר נפקדים.
מסקנה
אם לא ניתן לקיים אסיפה כללית, תיערך פתק נעדר. זה כרוך בהעברה בדרכים שונות לדיירי בניין הצבעות הצבעה מיוחדות. באופן מתוזמן, יש להעביר טפסים אלה לאנשים פרואקטיביים.
על סמך התוצאות שהתקבלו, נוצר פרוטוקול הצבעה, איתו תוכלו לגלות אילו החלטות התקבלו על ידי דיירי הבניין.