כיום פעילות העבודה בשירות הניהולי של המבנה נתפסת לעיתים קרובות כשלב ראשוני בקריירה או כעבודה עבור תלמידי שנה א ', אשר ככלל אינה מצריכה הכנה רצינית. מה הכוונה במושג צוות מנהלי? למי קשור לקטגוריה המתאימה? למה? תשובות לשאלות אלה ואחרות חשובות לא פחות ניתן למצוא בתהליך קריאת מאמר זה.
תכונות נפוצות
למרות העובדה ש צוות מנהלי לרוב מרמז רק על תחילת הצמיחה, אנשים רבים בונים קריירה מצליחה וזוכים להכרה מקצועית בתחום זה. עובדים כאלה לא יתקשרו לעבודה זו ואינם דורשים כישורים מתאימים וקלים במיוחד. מהן האחריות ששירות מבצע בדרך כלל? צוות מנהלי מבצע מספר משימות הקשורות בארגון תהליכים עסקיים בסיסיים. ביניהם הפריטים הבאים:
- שמירת רשומות.
- בקרה מבחינת ביצוע הזמנות וצווי ראש למחלקות וחטיבות שונות.
- צוות מנהלי עוסקת במתן שירותים חברתיים, ביתיים, כלכליים וחומריים וטכניים למבנה.
- ארגון ותיקון אחר כך במשרד, במידת הצורך.
- ארגון מעבר דירה.
- צוות מנהלי הוא עובדים הנדרשים לקיים אינטראקציה עם שירותי התפעול.
- אינטראקציה עם בעלי הבית.
- ארגון וקיום אירועים עסקיים לאחר מכן. חשוב להוסיף שבמקרה זה צוות מנהלי מספק סיוע נוסף בלבד.
חשוב לציין כי ניתן לבסס את הרשימה הזו ולהשלים אותה בהתאם לצרכים והמשימות של החברה.
ההיבט הפרקטי של הנושא
כפי שהתברר, צוות אדמיניסטרטיבי הוא עובדים שתחום פעילותם כולל יישום פונקציות ניהוליות או ביצוע עבודות הקשורות לסוגיות ניהוליות ארגוניות במונחים טכניים.
אז, בארגונים ממשלתיים, מחלקת כוח האדם, המנהלת כוח אדם ובוחרת כוח אדם, כלולה לרוב במחלקה המינהלית, במחלקה למנהל עסקים וכן הלאה. עם זאת, נוהג כזה ביחס לארגונים גדולים של רכוש פרטי אינו נפוץ - כאן מחלקת הניהול היא מבנה עצמאי, כמובן שבראשו עומד ראש. חשוב לציין שב- צוות מנהלי לעתים קרובות, מנהלים עוזרים אישיים ועוזרי מחלקות אינם כלולים. אז, הם מתייחסים, ככלל, לצוות של יחידה מבנית נתונה והם כפופים לראש המקביל. המשימות שלהם מופחתות ישירות לפיתרון הבעיות של יחידה זו. מאפיין אותו דבר קבוצת צוות מנהלי עמיתים פותרים את הבעיות של הארגון כולו.
יש לציין שמספר עובדי המינהל בחברה תלוי בעיקר במבנה הפנימי, בגודל ובתחום פעילותה. לדוגמה, עמותות מדינה רבות, חברות ניהול של מפעלים גדולים או אחזקות גדולות מפרידות אנשי מנהלה למחלקה עצמאית. ככלל, זה נקרא המחלקה המינהלית או המחלקה הכללית.החוג הוא ארגון מורכב שראשו מתארגן ניהול כוח אדם ומדווח לראש החברה.
מוסדות המדינה
המחלקה המינהלית של מוסד ממלכתי יכולה לכלול את המחלקות הבאות של מצב עצמאי של פעילות:
- תמיכה בתיעוד.
- פרוטוקול-ארגוני.
- מחלקת בקרה.
- תמיכה במשק הבית.
- שירות ציבורי וכן הלאה.
חשוב לציין שבמבנים מסחריים גדולים עבודה. צוות מנהלי במקרה זה מייצג את המחלקה העסקית. היא כוללת מנהלי משרדים, מזכירות, צוות תחזוקה (נהגים, שואבים, בלדרים). ראש הקטגוריה המקבילה אחראי באופן מלא לעבודת המחלקה.
בחברות שיש להן מבנה מורכב הכולל מספר משרדים, צוות מנהלי וטכני, ככלל, נוצר על פי סכמה יחידה. עבודתו מפוקחת על ידי פעילות המנהל המינהלי. משימותיה כוללות ניהול ותיאום של פעילויות המבנה המנהלי בכללותו. המנהל האדמיניסטרטיבי כפוף לראשי מחלקות אדמיניסטרטיביות, כמו גם מנהלי משרדים של יחידות מבניות ומשרדים עצמאיים.
חברות קטנות
צוות מנהלי בחברות קטנות עם יעדים מסחריים, ככלל, מורכב מעובד אחד. תפקידו מכונה כמנהל משרד או מזכיר. אם זה נעדר, פונקציות ניהוליות מסוימות (למשל, ארגון ניירת, ניהול מסמכים או הזמנת המשרד) מוקצות לעובד זוטר מסוים כנטל נוסף.
באופן מסורתי צוות מנהלי כולל מזכירה, מחלקת עוזרים, עוזרת אישית לראש, ראש המחלקה המינהלית. בנוסף, רשימה זו כוללת מנהל משרד ומנהל אדמיניסטרטיבי. חשוב לציין כי זה כולל מספר עובדים של עובדי התחזוקה (למשל, אנשי ניהול וטכניים לבטיחות חשמל) בפרקים הבאים יהיה ראוי לשקול את התפקידים הניהוליים הנפוצים ביותר.
מנהל משרד
כפי שהתברר, מאפיין צוות מנהלי מחולק לתחומים ניהוליים וטכניים. מנהל המשרד שייך לקבוצה הראשונה. בדרך אחרת הוא נקרא מנהל אדמיניסטרטיבי או מנהל בכיר. מנהל המשרד מדווח למנהל הגיוס או למנהל המבצע. במעגל פקודיו נמצאים רק עובדים התומכים בתפקוד המבנה. המטרה העיקרית של המנהל הבכיר היא להבטיח תפקוד הולם של המשרד ותפעולו החלק. מנהל משרד איך צוות תמיכה אדמיניסטרטיבי מבצע את הפונקציות הבאות:
- מתן שליטה על זמינות ותפעול ציוד משרדי.
- הוצאות תקצוב לתמיכה במשרד.
- הבטחת עיבוד בזמן של התכתבויות נכנסות ונשלחות הן, מסירתו בהתאם למטרה.
- השתתפות במלאי מתחמי רכוש משרדים.
- הפעלת שליטה על מועדי הביצוע של ניירות ערך וביצועם המוסמך.
- ארגון ובקרה על עבודתם של עובדים כפופים, ביניהם, ככלל, מפעילי טלפון, מזכירות, נהגים, מנקים ומאבטחים.
- בקרה ותמיכה במערכת הקבצים של החברה.
- הזמנת כרטיסים, מתן תמיכה בוויזה והזמנת חדרים לעובדי החברה.
הדרישות הבאות לגבי ניסיון וכישורים רלוונטיות למנהל המשרד:
- חינוך מתאים (מיוחד משני ומעלה).
- ידע רצוי בשפה זרה אחת או יותר.
- ידע מצוין בטכנולוגיית מחשבים.
- הכרת טכנולוגיות משרדיות.
- ניסיון בעבודה בתחום המנהלי במשך שנה לפחות.
- חברותיות, עמידות בפני לחץ, יכולות בעניינים ארגוניים.
ראש המחלקה המשפטית
ראש מחלקה זו מדווח באופן בלעדי למנהל הכללי. פקודיו כוללים את כל עובדי המחלקה המשפטית. מטרת פעילותו של הצ'יף היא הקמה ושירות נוסף של השירות המשפטי של החברה. העובד המדובר מבצע את הפונקציות הבאות:
- בחירה והכשרה נוספת של בעלי תפקידים משפטיים.
- לגליזציה של המבנה הארגוני של המיזם.
- גיבוש תקני תאגיד פנימיים.
- יצירת זרימת עבודה בהתאם לתקנים משפטיים ארגוניים מפותחים.
- ארגון הכשרה משפטית לעובדי החברה.
- מומחיות משפטית של פרויקטים של תיעוד משפטי שונים, אשר הכנתם מתבצעת במפעל.
- ארגון הכנת המסקנות בהתאם לנושאים משפטיים העולים במהלך המבנה.
- ייצוג האינטרסים של המפעל ברשויות השיפוטיות, וכן איגודים ציבוריים וממלכתיים בחקר סוגיות משפטיות.
- מעקב ונקיטת אמצעים להשבת חובות בהתאם להסכמים שבוצעו בעבר.
דרישות למומחה מבחינת הכישורים והניסיון:
- השכלה משפטית (רצוי גבוהה יותר).
- ניסיון במומחיות הרלוונטית למעלה מחמש שנים.
- הכרת אנגלית ברמה ממוצעת.
- ניסיון במשא ומתן ויישוב נושאים לפני משפט.
- מוכנות לטיולים ונסיעות עסקים.
- ידע בתחומי המשפט הבאים: ענפי משפט אזרחיים, מיסים, מנהליים, תאגידים, בוררות ועוד.
צוות מנהלי בטיחות חשמל
אנשי חשמל המבצעים עבודות במתקני חשמל מסווגים לקטגוריות הבאות:
- עובדים מנהלים וטכניים הם מנהלים ומומחים אשר מבצעים את התפקידים הקשורים בארגון תפעול ותחזוקה, התקנה, תיקון והפעלת ביחס למתקני חשמל.
- עובדים תפעוליים - כוח אדם המספק תחזוקה וניהול תפעולי של מתקנים חשמליים. זה כולל בדיקה, הכנת מקום העבודה, מיתוג תפעולי, קבלה ופיקוח על העובדים לאחר מכן, ביצוע עבודות בהתאם לפעולה הנוכחית.
- אנשי תיקון - כוח אדם המספק בדיקות תיקון ותחזוקה, הזמנה, התקנה וציוד.
- צוות תפעול ותיקונים - אנשי תיקונים שהוכשרו והוכשרו במיוחד לשרת את המוקד התפעולי בכמות מסוימת של מתקני חשמל שהוקצו לו.
עורך דין
לעתים קרובות, עורך דין נקרא יועץ משפטי בדרך אחרת. הוא מדווח למנכ"ל או לראש המחלקה הרלוונטית. פקודי עורכת הדין הם פקידות המחלקה הזו. המטרה העיקרית של פעילויותיו היא לספק תמיכה בעבודת המחלקה המשפטית. המשימות העיקריות של המומחה הן הנקודות הבאות:
- פיתוח תיעוד משפטי.
- מתן הנחיות מתודולוגיות לפעילות המשפטית של החברה.
- יישום אמצעים לחיזוק המשמעת הכספית, החוזית והעבודה.
- התייעצות עם צוות המבנה מבחינת סוגיות מקצועיות, סיוע בהכנת תיעוד ופעולות רגולטוריות של אוריינטציה רכושית.
היועץ המשפטי מבצע את הפונקציות הבאות:
- השתתפות בפיתוח תיעוד וחוזים משפטיים.
- השתתפות בסכסוכים משפטיים.
- מתן ייעוץ לעובדים ולהנהלת החברה בהתאם להיבטים משפטיים.
- השתתפות באימות אוריינות התיעוד, כמו גם בחוזים מבחינה משפטית.
- תחזוקת מערכת הקבצים של חוזים.
- מתן סיוע לעובדי המחלקה הרלוונטית בפיתוח פרויקטים מסוגים שונים.
המוקדן
המוקדן מדווח ישירות לראש ההפקה, אך אין לו פקודים. המטרה העיקרית בעבודתו היא ויסות תפעולי של תהליך הייצור ופעילויות אחרות של המבנה. המוקדן מבצע את הפונקציות הבאות:
- פיקוח על זמינות המניות הנחוצות לתהליך בלתי הפסק של ייצור חטיבות חברות (רכיבים, חומרים, הובלה, ציוד).
- ארגון בקרה תפעולית על תהליך הייצור, אספקת המוצר המוגמר, ביצוע עבודות או שירותים בהתאם ללוח הזמנים של תהליך הייצור.
- עריכת יומן שיגור, גיבוש דוחות דיווח ותיעוד טכני אחר מבחינת תהליך הייצור.
במקרה של מפקח, הדרישות הבאות לגבי כישורים וניסיון רלוונטיות:
- נוכחות השכלה מקצועית תיכונית.
- ידע בתחום תכנון הייצור בארגון.
- התנגדות למתח, חברותיות.
מזכ"ל
בדרך אחרת ניתן לכנות את התפקיד כעוזר אישי או מזכיר-מפנה. העובד מדווח למנהל משאבי אנוש או למנהל הכללי. אין פקודים של המזכ"ל. המטרה העיקרית של עבודתו של המזכירה-הפניה היא לספק תמיכה אדמיניסטרטיבית באיכות גבוהה למבנה הבמאי. עוזר אישי מבצע את המשימות הבאות:
- הבטחת זרימת עבודה תקינה.
- ארגון יום הבמאי בתוכנית העבודה.
המזכיר עוזר בעיקר לבצע את הפונקציות הבאות:
- תזמון למנכ"ל, ארגון פגישות עסקיות ונסיעות עסקיות.
- עריכה, תרגום וביצוע מכתבים עסקיים ותיעוד.
- מתן שליטה בהתכתבויות נכנסות ובשיחות טלפון.
- הכנת וביצוע מכתבים עסקיים, דוחות, תיעוד אחר.
- ארגון האינטראקציה בין המנהל לעובדים אחרים במבנה.
- בקרת איכות של הכנה, אוסף נכון, תיאום לאחר מכן ואישור תיעוד שהוגש לחתימה ישירות למנהל הארגון.
- ארגון עבודת קבלת הפנים של הממונה.
- מילוי הוראות הפרט של הראש.
- ליווי הראש בטיולי עסקים.
הדרישות בפועל לניסיון וכישורים במקרה זה הן:
- נוכחות השכלה גבוהה.
- הכרת שפה זרה (רצוי אנגלית).
- שימוש מצוין במחשב האישי.
- סטנדרט גבוה בנושא נימוסים עסקיים.
- ניסיון של שנתיים לפחות בעבודה.
- מראה מוצג, חברותיות.