כמעט ולא ניתן לטעון כי הקמת מחלקה פיננסית במבנה מסחרי היא משימה מאוד אחראית, מכיוון שתפקודו מורחב מעת לעת. ככלל, מרכיביה נוצרים על בסיס אותן משימות שיש לפנות ישירות לפיתרון שלהן ראש הכספים. מי מהם רלוונטי כיום? מה האחריות של מנהל? איזה מידע מכיל תיאור התפקיד שלו? אם תרצה, תוכל למצוא את התשובה לשאלות אלה ואחרות במאמר.
פונקציונליות השירות הפיננסי של העסק
ראשית, יש לציין כי המשימות המתגבשות על בסיס הפונקציות המפורטות להלן חייבות להיפתר ישירות על ידי ראש המחלקה הפיננסית והכלכלית, ולכן הוא צריך לדעת את הפונקציונליות מבלי להיכשל. מה עושה השירות הפיננסי?
ראשית, מדובר בשליטה במגזר הפיננסי, אשר מורכב ביצירת תוכניות מסוימות והפעלת שליטה על ביצוען האיכותי. חשוב לציין כי זה מחובר זה בזה לא רק עם ניתוח וחשבונאות, אלא גם עם השליטה בביצוע המוסמך של משימות עסקיות שונות במבנה המסחרי.
פונקציות נוספות
הפונקציה השנייה של השירות הפיננסי של כל מפעל היא האוצר, שמשמעו ניהול כספי המיזם, הקמה ותחזוקה של לוח שנה לתשלומים, כמו גם שליטה ישירה על המצב ברמות שונות של התנחלויות הדדיות. אגב, אי אפשר להפריז בפונקציונליות של האוצר. הפונקציה הסופית היא ההרכב המאורגן וחשבונאות נוספת.
תיאור תפקיד של ראש המחלקה הכספית של המפעל
לפני שממשיכים לשיקול תיאור התפקיד של ראש המחלקה הכספית במבנה מסחרי, יש להבהיר ניואנס אחד. אם ראש המחלקה הפיננסית של החברה הוא באופן ישיר המנהל הכספי, ניתן להסדיר את פעילותו באמצעות המסמך המתאים. אם המחלקה הפיננסית היא יחידה עצמאית, ההוראות (רשמית) של ראש המחלקה הכספית והכלכלית הוא מפותח תוך התחשבות ביישום האלגוריתם הכללי ליצירת ניירות עסקיים כאלה.
אלגוריתם: הוראות, דרישות ואחריות כלליות
האלגוריתם הכללי ליצירת תיאורי תפקידים כולל בדרך כלל את האלמנטים הבאים:
- הוראות כלליות - כולל תיאור של המסמך, אינדיקציה למשרה שלשמה נלקח העובד. מתאים במקרה זה ראש הכספים
- דרישות נוכחיות לכישורים. ביניהם, רמת ההשכלה של העובד, מערכת מיומנויות ויכולות הנחוצות לביצוע תפקידים.
- תיאור תפקיד של ראש המחלקה הכספית והכלכלית כולל גם תחומי אחריות לעבודה. חשוב לציין כי יש למלא את החלק הזה ככל האפשר. יש לעשות זאת כך שלעובד יש פחות שאלות לגבי משימות מסוימות שרופא מומחה צריך לבצע.
קריטריוני הצלחה וזכויות עובדים
בנוסף לנקודות לעיל, הדרכת ראש המחלקה הכספית והכלכלית כולל את המרכיבים הבאים:
- קריטריונים להצלחה מבחינת ביצועי העבודה.יש לציין כי סעיף זה מסובך למדי ביחס למילוי, מכיוון שהיווצרות הקריטריונים הללו רחוקה מלהיות אפשרית תמיד. בנוסף, חשוב לקחת בחשבון רק את אותם קריטריונים אשר יישומם כפוף למעקב מלא.
- גם תיאור תפקיד של ראש מחלקת הכספים מכיל מידע על זכויותיו של מומחה. בסעיף זה מוצגות ישירות חובות המיזם לעובד. ביניהם, ככלל, משכורות מתוזמנות, ארגון איכותי של מקום העבודה וכמובן, תשתיות מבחינת הטכנולוגיה, וכן הקפדה מוחלטת על התקנים מבחינת התברואה.
סמכות ראש ואחריות העובד
אלמנטים נוספים בתיאור העבודה הרגיל:
- הקטע הטוען לזכויות וחובות הראש, על פי מבנהו, הוא תוספת מסוימת לקודמתו. הוא מכיל הסברים ביחס לסמכותו של מנהיג מומחה זה.
- אחריותו של עובד מרמזת על תיאורו של מה המומחה אחראי, ומכילה מידע על עונשים אפשריים אם הם לא נאכפים. תפקידים של ראש המחלקה הכספית.
יש לציין כי ביצוע פעילויות אפקטיביות של המחלקה הפיננסית הוא בלתי אפשרי במקרה של מערכת מידע באיכות ירודה!
הוראות כלליות תיאור מפורט
בהתאם להוראות הכלליות בתיאור התפקיד, ראש הכספים והכלכלה חייב להיות בעל השכלה מקצועית (הנדסית-כלכלית או כלכלית סטנדרטית) גבוהה יותר, וכן ניסיון בעבודה במומחיות (ארגון הפעילות הכספית של המבנה) למשך חמש שנים לפחות. בנוסף, עובד בקטגוריה זו צריך לדעת:
- מעשים משפטיים מבחינת תקנות וחקיקה המסדירים את פעילות המבנה בכל הנוגע למשק ולייצור.
- מידע רגולטורי ומתודולוגי המתייחס ישירות לפעילותה הפיננסית של החברה.
- סיכויים להתפתחות המבנה.
- מצב בפועל, כמו גם סיכויי פיתוח ביחס לשווקים של מוצרים או שירותים מיוצרים, כמו גם לשווקים פיננסיים.
- טכנולוגיות המשפיעות על תהליכי ייצור.
- ארגון מוסמך של פעילויות פיננסיות בחברה.
מה צריך מנהל שירותים פיננסיים לדעת?
בנוסף לנקודות לעיל, ראש הכספים צריך לדעת:
- הנוהל הנוכחי לגיבוש תוכניות ביחס לכספי המפעל וכן תחזיות ביחס למכירת מוצרים או שירותים מיוצרים.
- מערכת טכניקות ומנופים המספקים בקרה ישירה על התזרים הכספי.
- הנוהל הנוכחי ביחס למימון מתקציב המדינה, הלוואות הן בטווח הקצר והן בטווח הארוך, משיכת השקעות, כמו גם שימוש בכספי הרכישה ורכישת סוגים שונים של ניירות ערך (מניות, אגרות חוב).
- הסדר הנוכחי של חלוקת המשאבים הכספיים, כמו גם זיהוי יעילות ההשקעות.
- קיצוב ביחס לנכסים שוטפים.
- הסדר הנוכחי, ובהתאם, צורות ההסדרים הכספיים.
- חקיקה בתחום המיסוי.
- תקנים לחשבונאות ודיווח פיננסי.
- תהליכים כלכליים, ארגון פעולות הייצור.
- הנהלת חשבונות.
- טכניקה למחשוב, היסודות של עבודה איתה.
- הוראות לדיני עבודה.
- חוקים ותקנות מבחינת הגנת העבודה.
ראש הכספים: אחריות
תיאור התפקיד מציין תפקידים כאלה של ראש המחלקה הכספית של המפעל:
- ארגון הניהול ביחס לתנועת המשאבים הכספיים של החברה ורגולציה מוסמכת של מערכות יחסים בתחום הפיננסים, אשר ככלל, מתעוררים בין גורמים עסקיים בתנאי שוק. יש לעשות זאת על מנת למקסם את השימוש היעיל במרכיבים שונים בפוטנציאל המשאבים של הארגון במהלך תהליך הייצור, כמו גם יישום המוצר או השירותים המיוצרים בכדי להשיג את הסכום המרבי ברווח.
- הבטחת פיתוח אסטרטגיה פיננסית למבנה, כמו גם יציבותו הפיננסית.
- הנחיות לפיתוח פרויקטים של תוכניות פיננסיות שוטפות ועתידיות, כמו גם יתרות חזויות ותקציבי מזומנים.
משימות ראש השירותים הפיננסיים
מה עוד מחויב לעשות ראש מחלקת תכנון וכספים? מרכיבי פעילותה כוללים, ככלל, את הפריטים הבאים:
- הבטחה שערכים כספיים שכבר אושרו מועברים לחטיבות הרלוונטיות של החברה.
- השתתפות פעילה בפיתוח פרויקטים ביחס לתכנון מכירות של מוצרים או שירותים מיוצרים, השקעות הון, מחקר וחדשנות בתחום המדעי, תכנון לגבי עלות המוצר, וכן כדאיות הייצור עצמו.
- השתתפות ישירה בחישוב הרווח וכמובן מס הכנסה.
- זיהוי מקורות למימון פעילויות החברה במונחים הייצוריים והכלכליים (מימון תקציבי, הלוואות לטווח הקצר והארוך, גיבוש ורכישת ניירות ערך, מימון לפעילות חכירה, הלוואות, שימוש יעיל במשאבים כספיים משלה).
מה עוד עושה ראש אגף הכספים?
בנוסף לחובות המפורטות לעיל, ראש הכספים מחויבת לבצע את הפסקאות הבאות להוראות:
- עריכת מחקר וניתוח מפורט של השווקים הפיננסיים, הערכת סיכונים פוטנציאליים ביחס לניהול תזרים פיננסי, פיתוח הצעות למזעור סיכונים אלה.
- יישום המדיניות מבחינת השקעות, כמו גם ניהול מוסמך של נכסי המבנה (קביעת הרכבם האופטימלי, הכנת הצעות להחלפה או פירוק כספים פעילים), ניתוח והגדרת הערכה מתאימה שקובעת את יעילותן של השקעות פיננסיות.
- ארגון פיתוח תקני הון חוזר, כמו גם אמצעים להאצה משמעותית של המחזור שלהם.
- הבטחת קבלת הכנסות במועד, עיבוד עסקאות בנקאיות ופיננסיות במועד, תשלום חשבונות קבלנים וספקים, פירעון הלוואות מסוגים שונים, תשלום ריבית בנקאית, משכורות לעובדים, העברת תשלומי מיסים לתקציבי הרמה הפדרלית, האזורית והמקומית, וכן לתקציב חוץ. קרנות מדינה בעלות אופי חברתי.
תפקידים נוספים של ראש אגף הכספים
הסעיפים הבאים הם סופיים ברשימת התפקידים של ראש השירות הפיננסי:
- ניתוח איכותי של הפעילות הכלכלית והכלכלית של המבנה, השתתפות בגיבוש הצעות שמטרתן ישירות לארגן את כושר הפירעון של החברה, למנוע יצירת והדרה של חפצי ערך לא ישימים בעלי אופי מהותי וחומרי, מקסום הרווחיות ביחס לתהליכי ייצור, הגדלת הרווחים ממכירת מוצרים, הפחתה משמעותית של עלויות כמו ב תוכנית ייצור, וביחס למכירות מוצרים, חיזוק המשמעת ביחס למימון.
- הפעלת בקרה על יישום תכניות פיננסיות, יישום, רווחיות ואחרות, הפסקת ייצור מוצר שאין לו מכירות, הוצאות מוכשרות ביחס למשאבים הכספיים של הארגון ושימוש ממוקד בהון חוזר משלו ושאול.
אקורד סופי
חובה חשובה נוספת של ראש השירות הפיננסי של כל מבנה מסחרי היא לשמור על רישומי תנועה של נכסים פיננסיים ולהפיק דוחות על בסיס כל מיני עסקאות פיננסיות בהתאם לתקני חשבונאות ודיווח שוטפים, כמו גם אמינות המידע הכספי. בנוסף, מנהל המחלקה הכספית מפעיל בקרה על נכונות מסמכי הדיווח, על זמניות הגשתם למשתמשים חיצוניים ופנימיים כאחד. וכמובן, עובד זה מנהל בצורה היעילה ביותר את מומחי השירות הפיננסי.