תהליך העבודה מורכב מהצבת מטלות על ידי ראש וביצוען על ידי עובד בחברה. מדי פעם עריכת כל עובד דוח התקדמות. התדירות תלויה בכללים הפנימיים של הארגון, כמו גם בצורה. אל תזלזל ברלוונטיות של מסמך זה להנהלה.
במאמר זה נבחן כיצד לערוך כראוי דוח על העבודה שנעשתה, מדגם של מילוי מסמך וכמה טיפים להכנתו.
מדוע אתה צריך להיות מסוגל לדווח כראוי על העבודה
ניתן להציג את זרימת העבודה בצורה של מנגנון מורכב בו כל עובד בחברה הוא ציוד. בדוגמה זו, ראש הארגון הוא מהנדס שחייב לוודא שכל המנגנונים עובדים בצורה חלקה ומהירה ככל האפשר.
בחיים האמיתיים, די קשה לבוסים להעריך עד כמה עובדים עובדים את עבודתם אם הם לא רואים את תוצאות עבודתם. לפיכך, כמעט בכל המפעלים, ההנהלה מחייבת כל עובד לערוך באופן שוטף דוח על העבודה שנעשתה. לעתים קרובות מסמך זה נוצר בתדירות של שבוע. כך, הבוסים יכולים לראות מה העובדים עשו, וכן כמה הם היו מועילים לחברה.
דוגמא שגויה
המסמך בצורה חופשית. אולי זו הסיבה שיש מספר רב של דוחות שלא מדברים עם ההנהלה על שום דבר או גורמים לך לחשוב שהעובד לא מתמודד עם הפונקציות שהוקצו לו. יתר על כן, עובד ספציפי יכול להיות עובד קשה באמת ולמלא יתר על המידה את התוכנית שלו. האשמה בכך היא דו"ח לא מוכן על העבודה שנעשתה. להלן דוגמה למסמך כזה.
"אל: ראש מחלקת התכנון איבנוב פ. מ.
מאת: כלכלן בקטגוריה הראשונה של מחלקת התכנון פטרוב יו. ר.
סוג המסמך: דוח התקדמות לתקופה שבין 02.15.16 ל- 02.19.16
להלן השלמות:
- מיושם שעות עבודה סדנת הפקה;
- תוצאות שמירת הזמן כלולות בתוכנית העבודה;
- תקני זמן חדשים מחושבים;
- תשובות לבקשות מפקחי עבודה ומספר לקוחות
- השתתף בכנס לשיפור יעילות העבודה במפעל.
תאריך הידור: 02.19.16
חתום: פטרוב יו. ר. ”
אם העובד ערוך דוח על העבודה שנעשתה בדרך זו, ההנהלה תשקול שהוא לא טעון מספיק.
מהן הטעויות?
הדוגמה לעיל מציגה בבירור את השגיאות הסטנדרטיות בהכנת מסמכים כאלה.
העיקריים שבהם הם:
- היעדר רשימת משימות שהוצאו לביצוע;
- אין תוכניות לתקופת הדיווח הבאה;
- חוסר ספציפיות;
- אין ניתוח;
- חוסר היוזמה של העובד מודגש על ידי היעדר הצעות בתחום עבודתו.
יש להשתמש בדרישות לעיל הן בהכנת טפסים שבועיים, והן כאשר נוצר דוח על העבודה שנעשתה בשנה.
אפשרות מתאימה
סביר להניח שהפעם הראשונה להרכיב דוח איכות לא תעבוד. על מנת להקל עליך, אנו נותנים דוגמה כיצד לכתוב דו"ח למנהיג על העבודה שנעשתה, המצוין בדוגמה הראשונה:
"אל: ראש מחלקת התכנון איבנוב פ. מ.
מאת: כלכלן בקטגוריה הראשונה של מחלקת התכנון פטרוב יו. ר.
דוח על תוצאות העבודה עבור (02.15.16-19.02.16 גרם).
לשבוע הדיווח נקבעו לי המשימות הבאות:
- לבצע את התזמון של עבודת סדנת ההפקה, שעבורם תקני הזמן הנוכחיים נעדרים או מיושנים.
- בהתבסס על המדידות, התכוננו לאישור תקנים חדשים לעבודת היחידה המבנית הרלוונטית.
- השתתף בכנס לשיפור יעילות העבודה במפעל, המתוכנן ל -18 / 18/2016, הכין שאלות והצעות.
כל המשימות הושלמו, כלומר:
- הושקעו 5 פעמים ואותו מספר תקנים חדשים נערך לעבודת בית המלאכה להפקה;
- השתתף בכנס, תזכיר עם הצעות מצורפות.
כמו כן, עבודות בוצעו עם תיעוד נכנס, כלומר:
- אסף 2 תגובות לבקשות IOT.
- תשובות למכתבי גר. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
לתקופה שבין ה- 02.22.16 ל- 02.26.16 מתוכנן נסיעת עסקים לאימות עבודות היחידה המבנית בסניף פצ'רסק.
תאריך הידור: 02.19.16
חתימה: Petrov Yu.R. "
מסכים כי גרסה זו של הדוח נקראת טוב יותר, וההנהלה יכולה לראות עד כמה עובד אחד העובדים.
כיצד לכתוב דוחות לתקופות ארוכות יותר?
כמובן, תקופה של שבוע לצבוע יפה על נייר אינה קשה. קשה יותר לערוך דוח על העבודה שנעשתה במשך חצי שנה ואפילו שנה. עם זאת, קל יותר לעשות זאת מכפי שנראה במבט ראשון. לדוגמה, אם יש לך דוחות שבועיים לתקופה הנדרשת, אתה יכול להשתמש בהם בבטחה.
נפח מרבי - גיליון 1 A4
במקביל, עליכם לנסות להגדיל מעט את המידע כך שהתוצאה תתאים על 1-2 עמודים. במקרה שהתוצאות השבועיות בארגון לא מתבצעות, אך היית מחויב להפיק דוח על העבודה שנעשתה השנה, אל תיבהל ויילחם בהיסטריה.
כל המידע סביבך: התבונן בהיסטוריית ההודעות ביומני המסמכים או בדואר אלקטרוני, פתח את התיקיה עם הדוחות שלך, בחן את גיליונות הטיול. כל זה יעזור להיזכר במעללים שביצעת במהלך שנת העבודה.
לסיכום
למעלה נתנו כמה דוגמאות כיצד לכתוב דוח התקדמות. העיקר הוא לציין את הפעולות שבוצעו, תוך ציון מאפיינים כמותיים (כל כך הרבה פעמים או כאלה וכמות של חלקים כאלה וכו '). כך תוכלו ליידע את המדריך לגבי כמה עבודה הצלחתם להשלים.
אל תשכח לציין בתחילת הדוח רשימה של משימות ספציפיות שניתנה לך להשלים. חלק חשוב הוא השלמת הדו"ח. הקפידו לכתוב את מה שאתם רוצים לממש בעבודה בעתיד הקרוב. בדרך זו תראה שאתה נראה רחב יותר מאשר רק תחום החובות והפונקציות המיידיות שלך שיש לבצע לפי תיאור התפקיד.
אתה יכול גם לשקול את הדוגמא שלמעלה.
על מנת להקל על עריכת דוחות מסוג זה, אתה יכול לרשום את העבודה הנעשית כל יום במחברת או במסמך אלקטרוני. אתה תבלה רק 3-5 דקות ביום על הקטן הזה. זה לא כל כך הרבה. עם זאת, בשל רשומות כאלה תוכל ליצור דוח על עבודותיך במשך כל תקופה בעתיד ללא בעיות.
