כיצד לקחת מלאי: להזמין יצירת עמלה, לפעול, תוצאות

מלאי הנו הליך שבמהלכו מגלה החברה את נוכחותם, מצבה ותכונותיהם העיקריות של מלאי, רכוש קבוע ונכסים אחרים הנמצאים בבעלות החברה בזכות קניין, מושכרים על ידה או מנוהלים על ידה על ידי מנגנונים משפטיים אחרים. מהם הניואנסים החשובים ביותר בהליך זה? באילו מסמכים משתמשים במלאי?

מה מהות המלאי?

נתחיל במנגנון הקונספטואלי בנושא שיידון במאמר שלנו. מלאי של נכסי הארגון הוא הליך הכרוך בחשבונאות על מלאי המוחזק בחברה (או מלאי) או נכסים אחרים בזמן האירוע.

תדירות פעילויות מסוג זה קבועה בלוח הזמנים שאושר על ידי מנכ"ל החברה. המלאי מתבצע על ידי עמלה מיוחדת, שהוקמה גם היא על ידי הנהגת החברה. משתתפיו, כמו גם האדם האחראי מהותית, בודקים את זמינותם של סחורות וחומרים או נכסים אחרים, במידת הצורך, מודדים תכונות מסוימות של טובין ומשאבים. ישנם 3 סוגים עיקריים של מלאי בחנות, במחסן, בחברת ייצור - מתוכנן, סלקטיבי ואופציונלי. הם נבדלים זה מזה בעיקר מבחינת הזמן. התוכן של כל סוגי המלאי דומה בדרך כלל. המטרות ליישומן חופפות זו את זו. אנו בוחנים את הפרטים האישיים שלהם ביתר פירוט.

יעדי מלאי

היעדים העיקריים של המלאי נחשבים:

• פיוס בין הנכסים שבבעלות החברה או מוחזק ומופקד על ידי משרד החשבונאות על מנת להבטיח את אחסונו האפקטיבי, כמו גם כדי לזהות נכסים שאינם מוסדרים;
• קביעת היקף המשאבים החומריים המעורבים בחברה בייצור;
• זיהוי עודפים ומחסור במשאבים שבבעלות החברה;
• הערכת נכונות ההשתקפות במחלקת הנהלת החשבונות בחברה של מידע על משאבי המלאי;
• השגת נתונים רלוונטיים על מאפייני הנכס של הארגון לצורך הערכת השוק שלהם;
• בדיקת סטנדרטים להפעלת משאבי החברה.

המלאי כרוך, כאמור, בהקמת עמלה מיוחדת על ידי הנהלת החברה. נלמד אילו פונקציות בסיסיות הוא מבצע.

הפונקציות העיקריות של עמלת המלאי

המבנה התאגידי הפנימי המקביל מבצע את הסוגים העיקריים של מלאי - מתוכנן, סלקטיבי, ובמידת הצורך - בדיקות נוספות בתקופה שבין הראשון לשני. במקרה זה, הוועדה עשויה להיות בעלת מעמד קבוע. בתורו, החברה עשויה גם להקים יחידות עבודה למטרה המתאימה. משימתם היא לבצע מלאי במפעלים עם תשתיות מופצות גיאוגרפית.

יכולות הליבה של הוועדה

יכולת המפתח של ועדת המלאי היא לאמת את הזמינות של סחורות וחומרים בארגון ונכסים אחרים עם האישורים. אך בנוסף לכל זה, למבנה זה עשויות להיות סמכויות הקשורות להערכה:

• מידת הביטחון של האובייקט;
• נכונות כריתת חוזי חברה עם עובדים על חבות;
• מידת העמידה בתפקידי העובדים האחראים לשמירה על ערכי הסחורות, הספציפיות של אותם סמכויות שניתנו להם על ידי ההנהלה;
• רמת הציוד של אנשים אחראיים מהותיים עם המשאבים הדרושים לפתרון המשימות.

הבה נבחן ביתר פירוט כיצד המלאי מתבצע בחברה מבחינת תוכנו, כמו גם השתקפות הנהלים המרכיבים אותה במסמכים מיוחדים.

הכנת מלאי: מסמכי מפתח

ראשית כל, עליכם להתכונן לבדיקת טובין וחומרים. לשם כך, על ראש החברה להוציא צו מלאי. יש לרשום את המקור המקומי ביומן נפרד.

לאחר הקמת ועדת מלאי. עליו לכלול נציגי הנהלת החברה, רואי חשבון ועובדים מוסמכים אחרים שיכולים לבצע ביקורת ברמה גבוהה של מלאי החברה. מומלץ לבצע פעולה משפטית נפרדת כדי לציין את רשימת הרכוש הנתונה לאימות. אם ההנחה היא לא רק מלאי של רכוש קבוע, אלא גם התחייבויות החברה, יש לרשום את הרשימה גם במקור מיוחד.

נושא האימות הוא השוואה בין הכמות והתכונות של הערכים שזוהה על ידי העמלה וכן נתונים חשבונאיים. לפיכך, לרשות העובדים שיבצעו מלאי, צריכה להיות רשימה של סחורות וחומרים ונכסים אחרים ברישומי חשבונאות. על ראש הוועדה לקבל את כל המסמכים הזמינים המשקפים את פעולות ההכנסה וההוצאות, ולשים עליהם רשומה המשקפת את העובדה שהם נוצרים לפני המלאי.

כיצד נלקחים בחשבון תוצאות מלאי?

אז, המשתתפים העיקריים בהליך המדובר הם הוועדה המיוחדת, כמו גם האדם האחראי המהותי. המשימה העיקרית שלהם היא לחשב יחדיו מלאי ונכסים אחרים, למדוד אותם ולרשום את התוצאות במסמכי חשבונאות. יכולים להיות הרבה כאלה.

לצורך קביעת תוצאות המלאי של סחורות וחומרים, למשל, נעשה שימוש בטופס INV-3 שאושר על פי החוק. יש לציין את הכמות הכוללת, הסוג, המאמר ותכונות אחרות של כל סוג טובין וחומרים. במקרים מסוימים, העמלה עשויה לקבל מלאי חדש בתהליך המלאי. במקרה זה, מידע אודותיהם בא לידי ביטוי במלאי נפרד. בסוף ההליך, ערכים אלה מהוונים. בתורו, בתהליך המלאי, ייתכן שסחורות וחומרים מסוימים עשויים להיפרד, למשל, אם הקונה רוכש אותם. במקרה זה, מידע על ערכי סילוק נרשם גם במלאי נפרד. אפשרי וריאנט בו נדרשת מלאי של טובין העוברים, למשל, ממחסן ספק שנמצא בעיר אחרת. במקרה זה, נתונים על ערכים נרשמים בצורה של INV-6, שגם היא מאושרת בחוק. אפשרי תרחיש בו העמלה חושפת טובין שנשלחים ללקוח אך אינם בתשלום. במקרה זה, מידע על הערכים הרלוונטיים מוזמן בטופס INV-4.

מלאי של טובין וחומרים עשוי לדרוש חשבונאות לגבי ערכים שנמצאים במחסנים של חברות אחרות. במקרה זה משתמשים בטופס INV-5. כאשר מתייחסים לערכים בתהליך המלאי של העמלה, כמו גם לאחראי הכספי, יתכן ויהיה צורך במידע ממסמכים ראשוניים. אם תוצאות הבדיקה חשפו אי התאמה בין מאפייני טובין וחומרים שנרשמו למעשה עם הנתונים הכלולים בחשבונאות, אז נערך גיליון השוואה על בסיס טופס אחר שאושר בחוק - INV-19.

המסמך הראשי, הרושם את תוצאות ההליך המדובר, הוא מעשה מלאי, המכונה לעיתים מלאי. עליו להיות חתום על ידי כל משתתפי הביקורת - נציגי הוועדה, כמו גם עובדים שתפקידם להבטיח את בטיחות ערכי הסחורות. יש לשמור את פעולת המלאי בארכיון החברה למשך 5 שנים.

יהיה מועיל לשקול כיצד מתבצעות תוצאות הביקורת בחשבונאות.

מלאי חשבונאות

למלאי נכסים יכולות להיות 3 תוצאות אפשריות - התאמה מלאה של הנתונים בפועל לאלו הכלולים בחשבונאות, זיהוי עודפים או מחסור. ככלל, הקשיים הגדולים ביותר בפועל נגרמים מהשתקפות נכונה בחשבונאות של עובדות המשקפות נוכחות של עודף סחורה וחומרים. במקרה שמחסור - מידע עליו נרשם בחשבון 94.

אם המלאים החסרים והנכסים האחרים מזוהים בנפחים שאינם חורגים ממגבלות ההפסד שנקבעו, אזי הערכים המקבילים מוחקים לחשבונות הקשורים לייצור. אך אם המחסור במלאי עולה על נורמות ההפסד, הרי שהוא כבר נרשם בחשבונות שבבעלות האדם האחראי המהותי, אשר לאחר מכן עליו לפצות על אובדן החברה.

החשבונאות, בתורו, של עודפים מתבצעת באמצעות המתאם שלהם עם שווי השוק בחשבונות D-t 20 או, למשל, 23 ו- 44, וכן חשבון K-t 94.

אז מלאי מתבצע בחשבונאות. אך עדיין קיימים לא מעט ניואנסים ביישומה. לדוגמה, אלה הקשורים לקביעת תנאיו.

תזמון מלאי

תדירות המלאי תלויה בסוג הספציפי של ערכי המלאי שנלקחים בחשבון. ככלל, הוא מתקיים ברבעון הרביעי של שנת הדוח. כלומר - מאוקטובר עד דצמבר. עם זאת, מלאי של רכוש קבוע יכול להתבצע בתדירות נמוכה יותר - אחת לשלוש שנים. אם מדובר בבדיקת אוספי ספריה, ניתן לעשות זאת פעם בחמש שנים. בתורו, מלאי בארגונים קמעונאיים מתבצע לעתים קרובות למדי - בערך פעם ברבעון. קמעונאים בפרקי זמן מוגדרים יכולים לבדוק, למשל, מחסנים או קופות רושמות. כשמתחיל המלאי בחברה, כל אותם מסמכים הדרושים ליישום הנוהל המדובר צריכים להיות מוכנים.

משך המלאי, ככלל, אינו קבוע באף מקורות חוק. העיקר הוא לעמוד בלוחות הזמנים שנקבעו לסוג מסוים של ערך סחורות.

אוטומציה של חשבונאות כגורם במלאי הנכון

איך לערוך מלאי בצורה נכונה ויעילה ככל האפשר? אחד הגורמים לפיתרון המוצלח של בעיה כזו עשוי להיות אוטומציה בזמן של נהלי חשבונאות עבור פריטי מלאי. ניתן ליישם אותו בתשתית הארגונית באמצעות תוכנה מיוחדת. פתרונות מודרניים מהסוג המקביל מאפשרים חשבונאות לרוב הפעולות הקשורות בתנועת סחורות וחומרים בתוך החברה. אפשרות זו מאפשרת, קודם כל, לחסוך משמעותית זמן בהכנה ובאימות נכונות המסמכים המשמשים במלאי.

איזה נכס צריך לבדוק?

במקרה הכללי, החברה מבצעת מלאי של טובין וחומרים שבבעלותה. עם זאת, מומחים ממליצים גם לרשום רישום של אותם נכסים שאינם רק בבעלות, אלא גם מנוהלים על ידי הארגון, למשל, בכל הנוגע לרכוש מושכר. העיקר שהמידע קיים בחשבונאות.

בתורו, כשמדובר בבעלות על חברות, ניתן לייצג אותה במגוון רחב של זנים. לרוב ממציאים רכוש קבוע של החברה, נכסים לא מוחשיים, מניות וכן פריטי מלאי. ניתן גם לרשום את ההתחייבויות הכספיות של החברה הקשורות, למשל, עם החזר הלוואות. נלמד מספר ניואנסים מעשיים של מלאי על ידי הדוגמה ליישום הנוהל המתאים לחשבונאות של רכוש קבוע, נכסים בלתי מוחשיים וכן חומרי מלאי.

מלאי מערכת הפעלה

כיצד מלאי נכסים קבועים בצורה הנכונה ביותר? ראשית, מומלץ לבדוק את זמינות החברה:

• כרטיסי מלאי, מלאי, רישומים ומקורות חשבונאיים אחרים;
• דפי הנתונים הנחוצים וסוגים אחרים של תיעוד על מערכת ההפעלה בבעלות החברה;
• מסמכים עבור מערכת ההפעלה המושכרת על ידי החברה וכאלה המאוחסנים בה.

אם חסרים מסמכים כלשהם, עליהם להיות מוכנים. אם יש להם שגיאות, הם צריכים לתקן. בתהליך מלאי מערכת ההפעלה, העמלה שהוקמה על ידי הנהלת החברה בודקת את המשאבים הזמינים, ורושמת גם את כמותם ומאפייניהם העיקריים במלאי. אם מדובר בחשבונאות של מכונות וציוד, אז במלאי יש צורך לרשום את המספרים הסידוריים שלהם על פי גיליון הנתונים, שנת הייצור, המטרה וגם הקיבולת.

אם תוצאות המלאי הראו כי לחברה מערכות הפעלה פגומות, על הוועדה לערוך מלאי המתעד נתונים המשקפים את העובדה שמערכות ההפעלה אינן תפעוליות, וכן מציין את הסיבה להערכה המקבילה.

במקרים מסוימים יתכן שיהיה צורך לכלול במסמכי חשבונאות מידע המשקף שינוי בערך בספרים של רכוש קבוע עקב שינויים עיצוביים שזוהו. לדוגמה, זה יכול להיות שיפור מתקנים באמצעות מודרניזציה או להפך, ירידה במאפיינים התפעוליים שלהם בגלל בלאי של חלקים מסוימים.

מלאי נכסים בלתי מוחשיים

איך לקחת מלאי של נכסים בלתי מוחשיים של חברה? המשימה העיקרית של הנציבות במקרה זה היא לבדוק האם יש לחברה מסמכים המאשרים את זכות החברה להיפטר מנכסים בלתי מוחשיים מסוימים. זה יכול להיות תעודות, אישורים, פטנטים, חוזים להעברת זכויות וכו '. ראוי לציין כי הנכסים הבלתי מוחשיים כוללים את המוניטין העסקי של החברה. אם חברה יצרה בעצמה נכסים לא מוחשיים, למשל, אם מדובר בתוכנת מחשב, אז גם נוכחותה דורשת ראיות תיעודיות.

חשוב שכל סוגי הנכסים יעמדו בקריטריונים כמו:

• היעדר קשר ישיר עם רכוש אחר של החברה;
• שימוש בתהליכי הייצור של החברה במשך יותר מ 12 חודשים;
• להשתמש כנכס שמביא יתרונות כלכליים לחברה.

מלאי טובין וחומרים

כיצד לבצע מלאי מלאי? המאפיין העיקרי של הליך זה הוא יישוםו ביחס למיקומי טובין וחומרים. במקביל, החדר בו בוצעה בדיקת זמינות ומחקר של טובין וחומרים, אטום ככלל. אם מתבצעת מלאי של המחסן, אז העמלה בדרך כלל מבצעת את עבודתה בנוכחות מי שמנהל אותה.

בודק את הימצאותם של טובין וחומרים, קביעת כמותם, שקילה, ובמידת הצורך, פעולות אחרות עם ערכי סחורות. מידע על טובין וחומרים מוגדר במלאי, המציין את סוג הערך, הקבוצות שלהם, מספר המאמר ופרמטרים אחרים. אותם נכסים העומדים לרשות החברה במהלך המלאי נלקחים בנוכחות עמלה. עם זאת, היוון שלהם מתבצע לאחר האימות. למעשה, כבר אמרנו לעיל על זה, כמו גם על חשבונאות לגבי חפצי ערך בדרך, כמו גם למשלוח, אך לא שילמו. הדבר החשוב ביותר במלאי הסחורות והחומרים הוא לאשר נכון את כל הפעולות עימם באמצעות מלאי מיוחד.

הפרטים של בדיקת מלאי בדרך או שיש להם מעמד למשלוח אך לא בתשלום, כמו גם אלה שנמצאים במחסנים של חברות אחרות, הם הצורך בהצדקת הסכומים הכספיים המשתקפים בחשבונות. חשוב שכולם יאושרו על ידי מקורות ראשוניים. לדוגמה, ביחס לסחורות וחומרים העוברים, אלה עשויים להיות מסמכי יישוב. ניתן ללמוד על מוצרים וחומרים שנשלחו תוך התחשבות בהזמנות תשלום זמינות או בעותקיהם. מידע על חפצי ערך המאוחסנים במחסני צדדים שלישיים עשוי להיות כלול בקבלות על קבלת טובין וחומרים לאחסון.כפי שציינו לעיל במאמר, על עובדת נטילת מלאי גיליון איסוף.

סיכום

זו הספציפיות של נטילת מלאי בחברות רוסיות. חשוב לחברה לערוך את המסמכים הנכונים המאשרים כל שלב בהליך זה, תוך התחשבות בפרטי הנכסים הספציפיים. במהלך המלאי, יש צורך לבצע חשבונאות עקבית של הכמות, המצב ותכונות המפתח האחרות של טובין וחומרים, רכוש קבוע, נכסים בלתי מוחשיים והתחייבויות. הנהלת החברה צריכה להוציא הזמנה למלאי, להקים עמלה ולהעניק לה פונקציות המתאימות ביותר לאותן משימות שיוקצו למבנה הארגוני הפנימי המתאים.