מכתב הזמנה. מגוון התכתבויות עסקיות.

חדשות התכתבויות עסקיות לפעמים זה לא קל בכלל. לפעמים צריך לכתוב מאמרים שיש להם מיקוד מאוד ספציפי. ביניהם, מקום מיוחד הוא מכתב הזמנה.

מושגי יסוד

לתכתובת משרד יש חוקים ותקנות משלה. לכל מסמך שנערך בנושא מסוים יש מבט ספציפי. כך גם מכתב ההזמנה - מהותו כבר משתקפת בכותרת עצמה.

פריט דואר זה נועד להזמין אדם או קבוצת אנשים להשתתף באירוע המתוכנן הקרוב. נראה כי אין כאן שום דבר מורכב. למעשה, ביטוי נכון של מחשבותיך במילים אינו קל. ישנן אפשרויות שונות לטיפול כזה. מכתב ההזמנה נועד לגרום לאדם (או קבוצה מסוימת) לפעול. הוא מכיל שיחה ובו בזמן מבהיר כמה מנסיבותיו. מסמך כזה יכול להיות הזמנה לתערוכה או לראיון, לפגישה עסקית או לכנס, לסמינר או לאירוע אחר. בכל אחד מהמקרים, מכתב זה משמש כמתווך. זה לא מכריח, לא מציין, אלא מעביר לנמען את בקשת השולח.

יתרונות המסמך

ארגונים רבים מתוך הרגל ממשיכים להשתמש בדרך התקשורת בעל פה. הם מאמינים שהזמנת אנשים דרך שיחות ושיחות פנים אל פנים היא הרבה יותר יעילה מאשר לשלוח להם מיילים. כמובן שעם מגע ישיר קל יותר להעביר כל מחשבה לבני השיח. אבל אם אתה מסתכל מקרוב, אתה יכול לראות שלמכתב ההזמנה יש עדיין כמה יתרונות משמעותיים:

1. במסמך זה השולח מראה כבוד לכל נמען.
2. נייר כזה יכול להיות מעוצב באופן שהוא כבר על פי הופעתו מצביע על כיוון האירוע הקרוב.
3. נוכחותו של מכתב כזה מאפשרת להשתמש בו, במידת הצורך, ככרטיס הזמנה. זה מבטיח כי זה שאליו פנה הערעור יגיע לאירוע.
4. המסמך ממוקם כל הזמן אצל הנמען ולא מאפשר לו לשכוח את המקום, הזמן ונושא הפגישה העתידית. אכן, בתנאי החיים המודרניים, לעיתים קשה לזכור משהו חשוב בזמן. נייר, שתמיד יהיה מול העיניים, לא יאפשר לאדם לשכוח מזה.
5. אפשרות זו נוחה אם כרגע אי אפשר ליצור קשר עם אנשים ספציפיים בדרכים אחרות.

כל הסיבות הללו מדגישות שוב את ההיבטים החיוביים של ערעור כתוב מסוג זה.

כללים לכתיבת מכתב

הזמנה, הבאה לידי ביטוי בכתב, היא סוג של מכתב הודעה. הדבר ניכר מכותרת המסמך עצמו. למעשה, הוא מודיע לנמען כי אירוע מסוים יתקיים במועד שנקבע. השולח רוצה להיות בטוח שכל המוזמנים בוודאי יגיבו ויגיעו לפגישה.

ועל כך אתה צריך לדעת לכתוב מכתב הזמנה. כאן יש לקחת בחשבון כמה נקודות חשובות:

1. אם האירוע הוא רשמי באופיו או לאחר מכן מספק תקשורת אישית, יש להנפיק אותו על נייר מכתבים. זה ידגיש עוד יותר את רצינותה ואת חוסר-האמינות של הישיבה הקרובה.
2. יש לשלוח את המכתב מראש כך שלאדם יהיה מספיק זמן לחשוב ולקבל החלטה. אולי הוא ירצה לסרב.במקרה זה תהיה לו הזדמנות ליצור קשר עם המארגנים וליידע אותם על כך.
3. מכיוון שמסמך כזה עדיין שייך לקטגוריית ההתכתבויות הרשמיות, יש לדבוק בו בעת הידוקו. סגנון עסקי.
4. עדיף להכין אותו בשכפול, כך שיישאר בארגון לצורך אישור.

כל הזמנה צריכה להיות מורכבת מהחלקים הבאים:

1. "כותרת" רגילה, המציינת את הקואורדינטות של הנמען.
2. פנייה מהסוג "שמחה לבשר" או "שותף יקר", במידת הצורך, תוכל ליצור קשר עם נמען ספציפי. לדוגמה, "דמיטרי סרגביץ 'היקר!".
3. החלק העיקרי של ההזמנה המפרט את כל פרטי האירוע.
4. חתימה של האחראי המציין את המיקום, חתימה ופענוח מלא

אם מקפידים על כל הכללים לעיל, תוכלו לצפות כי המכתב שנשלח ייתן את התוצאה הרצויה.