כל אחד מאיתנו כתב מכתבים רשמיים והערות לפחות כמה פעמים בחיינו. בכל מקום בו אנו נמצאים ובכל אשר אנו עושים, בכל תחום שיש התכתבויות עסקיות שצריך לעשות בכדי לברר כמה נקודות, להבהיר מידע, לשאול שאלה וכן הלאה. אם מוקדם יותר תופעה זו הייתה נפוצה יותר ביישומי נייר ובשליחת מכתבים לממונים (כמו גם לשותפים עסקיים), כיום קטגוריה זו התפשטה יותר בסביבתנו.
אתה צריך לדעת לנהל נכון התכתבויות עסקיות, גם אם אתה פשוט מזמין חנות מקוונת כלשהי ורוצה לתקשר עם נציגיה.
במאמר זה, אנו מתארים כמה מהנקודות העיקריות המרכיבות את התקשורת העסקית. אנו נקדיש תשומת לב לאילו ניואנסים יש לקחת בחשבון בעת החלפת מכתבים עם בני זוגנו; מה לא ניתן להזניח אם אינך רוצה להופיע בפני בן השיח חסר יכולת וחסרי אדיב, וגם זוכר את הכללים שיש להקפיד עליהם בכל מצב.
כאשר ישים
ברור כי לרוב משתמשים בתכתובת עסקית בתהליך העבודה. אם אתה עובד בחברה, אתה בהחלט נתקל בצורך לחבר התכתבויות מסוג זה. מכיוון שאנחנו מדברים על סוגיות עסקיות, קל להבין כי סגנון הכתיבה צריך להיות מתאים - רשמי ורשמי ככל האפשר.
ההתרשמות נוספת של עובדי החברה, לאן נשלח המכתב, אודותייך ועל החברה שלך תלויה באיזו מידה אתה מצליח ליצור התכתבויות עסקיות. לכן יש לגשת לתהליך כתיבת הטקסט ועיצובו בצורה אחראית ככל האפשר.
ראשית, אם אתם מחפשים התכתבויות עסקיות, אנו ממליצים שתכירו את ההוראות שלנו. בתוכו, כפי שכבר צוין לעיל, נציג כמה נקודות תיאורטיות כמו גם סוגיות מעשיות. בסוף המאמר ננסה לתת כמה דוגמאות לתורות האופייניות לסגנון הכתיבה הפורמלי. בסופו של דבר, באמצעות הבסיס ממאמר זה, תוכלו ליצור באופן עצמאי טקסטים באיכות גבוהה להמשך תקשורת עם קבלנים.
סוגי התכתבויות
מייד, בדיון מהי התכתבויות עסקיות, ברצוני להפנות תשומת לב לסוגיה. אז תוכלו לבחור מכתב בקשה, ובהתאם, מכתב תגובה; מכתב אופי מידע (לרוב נשלח ללקוח); הערת תודה (תודה על השירות הניתן), מכתב הודעה, תזכורת, אזהרה; מכתב המלצה; ערבות ומכתב כיסוי. למעשה, אלה הם רק הסוגים הנפוצים ביותר המרכיבים התכתבויות עסקיות אמיתיות וגם אלקטרוניות. לכן, איתם ניפגש בתרגול לעתים קרובות יותר.
מבנה
הגיוני שעבור ארגון נוח יותר בכתיבת כל מכתב, יהיה מועיל לנו לעבוד עם המבנה או התוכנית המסוימים שלו. זה יאפשר לכם לחלק את המשימה לשלבים קטנים יותר, שקל הרבה יותר לבצע אותם. לדוגמה, חשוב על קו המכתב שלך כך שתכסה את הנושאים שאתה צריך לפרוט בצורה מדויקת ככל האפשר. לדוגמה, אם אתה כותב שאלה לגבי המחיר שיש למוצר מסוים, נסה לציין בקצרה את המניע: מדוע אתה כותב לחברה (מכיוון שאתה רוצה לרכוש או להזמין מוצר זה או אחר); הבהירו את המטרה העיקרית (לגלות כמה יעלה לכם להזמין 10 יחידות טובין עם אפשרויות מסוימות).לבסוף, ציין באיזו צורה תרצה לקבל את החישוב, ושאל אם מתבצעת הנחה על נפח ייצור שכזה.
כמובן שמידע זה כבר ברור מאליו - אתה רק צריך לנתח באופן הגיוני את מה שאתה רוצה לכתוב. בנוסף, אל לנו לשכוח את העיצוב והדרישות. נספר לכם יותר על כך בהמשך.
דרישות כתיבה
לכן, כללי ההתכתבויות העסקיות אומרים כי כל המכתבים צריכים להיות, ראשית, קצרים. זה הכלל העיקרי שהוא ייקרא. מסכים, כולנו לא אוהבים כשאנחנו עמוסים בכמויות גדולות של מידע. אם מכתב זה בעל אופי עסקי, הוא לא אמור להיות עצום - במקרה זה ניתן פשוט להתעלם ממנו. אם אינך יכול לצמצם את המידע באופן מיידי, עשה זאת לאחר שכתבת את הטיוטה הראשונה של המכתב שלך.
שנית, על בן / בת הזוג שלך (משתתף בהתכתבויות) להבין מה עומד על כף המאזניים. כלומר, המכתב צריך להיות אינפורמטיבי ומובן. יש להכניס לתוכו את המידע שתרצו להעביר בצורה שתמנע משאלות נוספות ולא יבזבז זמן על בירור פרטים.
שלישית, יש לעשות את המכתב בכבוד ככל האפשר כלפי בן הזוג או עובד החברה שיקראו אותו. זה נכון - ככל שתפגינו כבוד בפני בן שיחו, כך גדל הסיכוי שהוא יענה כראוי לבקשתכם ובסופו של דבר תשיגו את האפקט הרצוי.
התכתבות באנגלית
במקרים מסוימים, המשא ומתן צריך להיות באנגלית (או בשפה אחרת מאשר רוסית). זה נורמלי, במיוחד אם יש קשר עם צדדים נגדים זרים. ראוי לציין כי כללי ההתכתבויות העסקיות חלים על כל שפה: רק תורות סגנוניות עשויות להיות שונות. המשימה שלך היא לבחור את המתאים ביותר למצב בו אתה ובן / בת הזוג שלך (בן שיח).
התכתבויות עסקיות באנגלית כמובן דורשות הכרה בה ברמה גבוהה מספיק, כך שאם זה לא קשור אליך, אנו ממליצים ליצור קשר עם מתרגמים מקצועיים. חשוב שהתרגום יבוצע על ידי אדם שבבעלותו דיבור מיוחד, הכלול בשפת ההתכתבויות העסקיות.
דוגמא. כניסה
בכל שיחה, איך שתתחיל זה חשוב מאוד. בעניין זה נימוס עסקי התכתבות אינה שונה מתקשורת חיה: הדבר הראשון הוא לברך את בן השיח ולהכניס אותו איכשהו לשיחה. הברכה עשויה להיות "שלום" הסטנדרטית, אך המבוא צריך להיות אינדיבידואלי יותר. לדוגמה, אתה יכול לציין את המטרה הקצרה של מכתבך ("אנו פונים אליך כדי להבהיר מידע אודות המוצר שלך. ראשית, אנו מעוניינים בעלות דגם ה- A1). אפשרות נוספת: "כהמשך לשיחת הטלפון שלנו על דגם ה- A1, אני כותב לך בשאלה על עלות מוצר זה"). אתה יכול גם פשוט לתאר את מצבך: "אני כותב לך מהסיבה שבשנת 2010 השותף שלך יצר קשר עם החברה שלנו, מציע לך להתחיל בשיתוף פעולה בתחום זה בשמך."
הצהרת חומר
יתרה מזאת, לאחר שכתבת הקדמה במכתבך, עליך להבהיר מדוע אתה כותב. לדוגמה, לאחר ששאלת שאלה לגבי מחיר מוצר, ציין מה מעניין אותך. אתה יכול לכתוב את זה: "ברצוננו להזמין את מספר ה- N היחידות של מוצרים הכפופים למסירה לכתובת X." במקרה של המשך שיחת הטלפון, אתה יכול לציין את בקשתך - מדוע כתבת לאדם לאחר שדיברת איתו בטלפון (נניח, לאשר את כוונתך להשלים את העסקה): "כלומר, אנו מעוניינים במוצר N, בתנאי שהוא יימסר עם אפשרות X ". אם אתה לוקח בחשבון את הגירסה השלישית, אתה יכול גם להתחיל לפתח את נושא הרצון שלך לשתף פעולה עם החברה.תאר שזה באינטרס שלך ושהשותף יקבל כל תועלת קונקרטית מהאינטראקציה איתך אם הוא יסכים לכך: "תעניין אותך לדעת כי מהלך החברה שלנו השתנה, ואחריו הוא התקרב עוד יותר לאינטרסים של העסק שלך."
הצעה
כל התכתבויות עסקיות (הדוגמאות בהן אנו מציינים יש בהכרח גם נכס זה) דורש רצף הגיוני. אם תחילה כתבת על הסיבה שאתה כותב, אז עליך לפרט ולהרחיב רעיון זה. ציין מה ברצונך מהבן השיח בצורה רחבה יותר - אולי תביא לו סיכוי ליתרונות בהסכמה לעבוד איתך. החלק הזה, לכל היגיון, אמור להיות "שיא" המכתב שלך, שיאו של סוג. אם בתחילה ניגשת בצורה חלקה למה שמעניין אותך קודם כל, אז בחלק זה עליך "לחשוף את הקלפים". יש לבנות את כל ההתכתבויות העסקיות (דוגמאות למכתבים לעיל אינן חריגות) על עקומה כל כך חלקה העולה. אז הקורא של השורות שלך יבין את מצב הרוח שלך, וכך יהיה לו יותר נוח לתקשר איתך. אין לבצע קפיצות תלולות, אל תעבור מנושא לנושא.
כפי שהדוגמאות מראות, אם אתה צריך לדון, למשל, בשני נושאים שאינם קשורים, אתה יכול לעשות חלוקה לחלקים של המאמר ולפרק אותו לפסקאות. זה נוח לקורא, שיראה חזותית את הרגע בו אתה עובר משאלה לשאלה; כך גם עבורך, מכיוון שבמקרה זה אתה כותב כאילו מדובר בשתי אותיות שונות.
אם אנו מדברים על הדוגמאות שלנו, עליכם לכתוב: "בנוסף, אנו רוצים להזמין מחדש מוצרים N, שביניהם קיימנו אינטראקציה חודש קודם." או: "במחיר שמתאים לתנאינו, אנו רוצים ליצור איתך שיתוף פעולה קבוע בתחום זה, ולהגדיל את ערוץ המכירות לאלפי X-Y אלף יחידות." לבסוף תוכלו: "אם העניין שלך לעבוד איתנו עדיין תקף, אנא הודע לנו."
כל מדגם שני של התכתבויות עסקיות מבוסס על עיקרון זה, כך שאין בכך שום דבר פסול. נהפוך הוא, לעיתים קרובות הדגשת כותרות עוזרת לנווט טוב יותר, מכיוון שהיא מסירה "טקסט מוצק", מהווה סוג של "עוגן" בו ניתן לחבר חזותית.
החלק האחרון
לבסוף, עליך לסיים את המכתב באותו אופן שבו התחלת אותו. אם אתה כותב תודה, כתוב שאתה שמח לשתף פעולה עם החברה שאתה מתאר; אם זו הצעה מסחרית, עליכם להביע תודה על תשומת הלב למכתב שלכם ולקוות להמשך אינטראקציה עם אדם זה. עליכם להבין כי כיצד אתם מסיימים את מכתבכם קובע במידה רבה את חוות הדעת הסופית עליכם ועל החברה שלכם. כל התכתבויות עסקיות (דוגמאות למכתבים מוכיחים זאת ללא הרף) מבוססות על נימוס - לכן זכרו תמיד להודות לבן שיחכם, להביע תקווה, לשבח אותו או לעזוב את המלצתכם. עליך לבחור את הסיום של הטקסט שלך באופן שתתאים באופן מלא לבעיה המתוארת במכתב.
דוגמאות: "אנו מקווים לשמור עליך כשותף מתמיד שלנו בתקווה לשיתוף פעולה יציב בפעילות העתידית שלנו." או "אנו מודים בכנות על תשומת ליבך ומקווים שנוכל לפתח איתך שיתוף פעולה בעתיד." או "תודה על תשומת הלב. אני מקווה שנוכל להמשיך להבטיח את האינטרסים שלך בשוק N בעתיד."
נימוסים ואוריינות
בשום מקרה אל תשכח מאדיבות. כאמור לעיל, חשוב אם אתם מעוניינים בהתכתבויות עסקיות. ביטויים כמו "שמחים לשתף פעולה", "תודה על תשומת ליבך", "אני מתנצל על דאגתך", "נשמח לראותך", "האם תגרום לנו להיות חברה" ואחרים. השניים האחרונים, אגב, מתייחסים יותר להזמנות לחגיגות תאגידים מאשר לכתיבה עסקית.
תמיד, כסימן לכבוד, הוסף לביטויים "בבקשה", "תודה", "בטוב לב" וכן הלאה, היכן שמתאים.
חשוב לא פחות בתהליך כתיבת מכתבים עסקיים הוא אוריינות אנושית. ליתר דיוק, אם אתה מבצע לפחות טעות אלמנטרית אחת בתהליך יצירת מכתב, נוכל לומר כי בן השיח יהווה דעה אחרת לחלוטין מכפי שאתה מצפה. לכן, נסו לכתוב בצורה הכי טובה שאפשר ובדקו הכל מספר פעמים. אם אינך יודע כיצד למצוא שגיאות ולתקן אותן בעצמך, השתמש בשירותי מתקן או שירותים מיוחדים. זה פשוט מאוד, אבל זה מאפשר לך להיות בטוח בטקסט שלך.
תרגול והדרכה
ברשת, כאמור לעיל, יש דוגמאות רבות למכתבים עסקיים מוכנים בכל נושא. לא הכנסנו אותם כאן בכללותם, מכיוון שלמעשה למאמר זה פשוט אין מספיק מקום להכיל כמות כה גדולה של מידע. בתמורה, החלטנו פשוט לציין כמה כללים ועקרונות בסיסיים, שתהיה לך ההזדמנות להכיר לעיל. עם זאת, זה כמובן רחוק מכל הצעדים שצריך לנקוט בדרך ללימוד כתיבה עסקית. למעשה, התפקיד המעשי ממלא את התפקיד החשוב ביותר בתחום זה.
אם אתה לומד, נניח, 5-10 דוגמאות למכתבים מוכנים, וגם תקרא את המאמר שלנו ותחלוף מכמה כללים מכאן, בקרוב מאוד תוכל לכתוב מכתבים באופן שאתה צריך. למעשה, די בכך כדי ליצור כל מכתב במסגרת התכתבויות עסקיות.
דוגמאות מוכנות
מכיוון שכאמור יש מספר עצום של דוגמאות מוכנות, מפתה סטודנטים ומומחים מתחילים להשתמש בידע מוכן של מישהו אחר כדי ליצור פרויקט משלו על בסיסו. אני רוצה לומר שזה לא מומלץ בפועל, תוך כדי אימונים - בבקשה.
בתהליך של לימוד מה שכתוב במכתבים אחרים, תוכלו לנווט ביתר קלות את מה שאתם צריכים כדי להבהיר בהתכתבויות שלכם. זה נורמלי, מכיוון שטבע האדם ללמוד ישירות מהניסיון.
נכון, אם ניתנת לך המשימה לחבר מכתב עסקי מלא, נסה קודם לבדוק את הדוגמאות ולבחור את המתאים ביותר למשימה שלך. אז אתה צריך להתאים את זה כמה שיותר למצב שפיתחת על פי התפיסה הכללית, אך יחד עם זאת לכתוב אותו שוב כדי לבסס סגנון מצגת וכתיבה משלך. אחרי הכל, אולי תוכל להעביר את המידע טוב יותר ולהפוך את התקשורת ליעילה יותר ויעילה.
למדו ותרגלו! ותוכלו ליצור מכתבים עסקיים משלכם בפרק זמן די קצר!
