דוגמאות של מכתב עסקי. כיצד לכתוב מכתב עסקי

כנראה שכולם לפחות פעם אחת נאלצו להתמודד עם הצורך לכתוב מכתב עסקי. כשאתה מורכב את זה, אתה לא מגיע למסקנה שלא מרצון שזה בכלל לא קל. ישנם כללים וכללים רבים לכתיבת מכתבים עסקיים שאתה צריך לדעת. המאמר מתאר בפירוט את תהליך הרכבת המסמך, מספק דוגמאות של מכתב עסקי, דן בסוגיהם ובעיצובם.

ריק

טפסים מוכנים יעניקו סולידיות ויצביעו על אמינות החברה. הם מכילים את המידע הדרוש על הארגון, כגון:

• השם.
• כתובת
• צור קשר עם טלפונים.
• האתר.
• דוא"ל
• לוגו.
• פרטי קשר אחרים.

אין כללים נוקשים על הטפסים. לפיכך, כל ארגון מחליט באופן עצמאי איזה מידע יש לשים בהם.

איך לכתוב מכתבים עסקיים? הכנה

מכתבים עסקיים נכתבים ומבוצעים בצורה מסוימת, בכפוף לחוקים והדרישות המובנים בהם. בהתאם למטרה, המחבר חושב דרך התוכן לפרטיו כדי לקבל את התוצאה שהוא מחשיב. עליו להבין בבירור איזה מידע הנמען כבר יודע על נושא המכתב, ממה להמשיך ומה יהיה חדש בו. ויכוחים תלויים במטרת המחבר. ניתן לחלק את תהליך הכנת מכתב העסקים לשלבים הבאים:

• המחקר בנושא.
• כתיבת טיוטת מכתב.
• הסכמתו.
• חתימה
• הרשמה
• שולח לנמען.

מבנה מכתבים עסקיים

בעת כתיבת מכתב, יש צורך להרוות אותו במידע, כלומר לשים שם את כל המידע הדרוש. זה יכול להיות פשוט או מורכב. במכתב פשוט, התוכן מציג בצורה ברורה ותמציתית מידע שבאופן כללי אינו מצריך תגובה מהנמען. קומפלקס עשוי להכיל כמה סעיפים, פסקאות ופסקאות. כל פסקה מציגה היבט אחד של המידע. דוגמאות של מכתב עסקי מסוג זה כוללות בדרך כלל חלק מבוא, עיקרי וסופי.

הערך מכיל את הבסיס בהתייחס למסמכים הרלוונטיים, עם עובדות ומטרות המכתב. זה מציין את השם, המחבר, התאריך, המספר והכותרת.

להלן דוגמא לכתיבת מכתב עסקי - חלק מבוא.

החלק העיקרי מתאר מצבים, אירועים, מספק ניתוח וראיות. בחלק זה הם משוכנעים כי יש לפעול בדרך זו או אחרת, הם מוכיחים כיצד היו הדברים ומודיעים על הצורך להשתתף בכל מקרה, תוך שהם נותנים טיעונים שונים.

המסקנה מכילה מסקנות הנעשות בצורה של הצעות, בקשות, תזכורות, סירובים וכן הלאה.

דוגמה לכתיבת מכתב עסקי - החלק הסופי שלו - מובא להלן. זה מסכם את הדרישה המפורטת העיקרית.

כל המידע שנמסר צריך להיות עקבי ומובן בצורה אופטימלית.

כל אות מתחילה בהודעה מיושרת במרכז. החלק הקטן הזה חשוב ביותר. בבחירתו, על המחבר לשקול:

• מיקום יעד
• אופי הקשר.
• רשמיות.
• נימוס.

המכתב צריך להכיל צורה מנומסת. לדוגמה: "... אני מביע תקווה להמשך שיתוף פעולה (תודה על הזמנה) ... ". אחרי המשפטים האלה צריכה להיות חתימתו של המחבר.

סגנון

כל המכתבים חייבים להיות בסגנון עסקי רשמי, שמשמעותו שימוש בכלי דיבור למערכות יחסים רשמיות. תכונות של שפה כזו נוצרות בנסיבות הבאות:

• המשתתפים העיקריים בקשרים עסקיים הם ישויות משפטיות, מטעם המנהיגים והקצינים עליהם נכתבים מכתבים.
• מערכות יחסים בארגונים מוסדרים בקפדנות.
• נושא התקשורת הוא פעילות החברה.
• למסמכים בעלי אופי ניהולי יש בדרך כלל כתובת ספציפית.
• לעתים קרובות במהלך פעילויות הארגון מתרחשים אותם מצבים.

בעניין זה, המידע שצוין במכתב העסקי צריך להיות:

• רשמית, לא אישית, מדגישה את המרחק בין המשתתפים בתקשורת.
• כתובת המיועדת לנמען ספציפי.
• בפועל בעת כתיבת המכתב.
• אותנטי ונטול פניות.
• טיעונים להמרצת הנמען לנקוט בכל פעולה.
• שלם לקבלת החלטות.

דרישות

על מכתב עסקי לעמוד בדרישות הבאות:

• הדיבור מתוקנן בכל הרמות - לקסיקאלי, מורפולוגי ותחבירי. הוא מכיל הרבה מהפכות, מונחים ונוסחאות.
• נימת הכתיבה היא ניטרלית, מאופקת ומחמירה, ללא שימוש בביטויי שפה רגשיים ומבעבעים.
• דיוק הטקסט ובהירותו, ללא טעויות לוגיות, בהירות וניסוח מתחשב.
• תמציתיות וקצרה - ללא שימוש בביטויים הנושאים משמעות נוספת.
• השימוש בנוסחאות שפה שנוצרו כתוצאה ממצבים חוזרים ונשנים.
• השימוש במונחים, כלומר במילים או בביטויים שיש להם מושגים מיוחדים.
• השימוש בקיצורים, שיכולים להיות לקסיקליים (כלומר, מילים מקוצרות מורכבות הנוצרות על ידי הסרת אותיות מחלקי מילים: LLC, GOST וכן הלאה) וגרפיקה (כלומר, ייעוד המילים בצורה מקוצרת: gr-n, רכבת ועוד).
• השימוש בעיצובים במקרים גאוניים ואינסטרומנטליים.
• ביטויים עם שמות עצם מילוליים ("לספק תמיכה" במקום "תמיכה").
• השתמש במשפטים נפוצים פשוטים.

דגימות המכתב העסקי לעיל מוצגות להלן בגירסה המלאה (עם החלק העיקרי). המידע עונה על כל הדרישות של סגנון עסקי רשמי.

סוגי מכתבים עסקיים

עדיף לכתוב מכתב עסקי בכל נושא ספציפי. אם יש צורך לפתור כמה בעיות בבת אחת, מומלץ לערוך מספר אפשרויות שונות.

מכתבים עסקיים יכולים להיות בתוכן שלהם:

• ליווי. בדרך כלל יש צורך במכתבים כאלה כדי לתקשר לאן לשלוח מסמכים.
  (כיצד לכתוב מכתב עסקי? מכתב שער לדוגמא יעזור לאלה שצריכים להלחין מסמך מסוג זה.)

• אחריות. הם נכתבים על מנת לאשר הבטחות ותנאים. ניתן להבטיח זאת למשל תשלום עבור עבודה, שכר דירה, זמן אספקה ​​ועוד.
• תודה. הם החלו להשתמש בהם לעתים קרובות במיוחד לאחרונה. מכתבים כאלה מדגימים נימה טובה לשותפויות. ניתן להנפיק אותם על גבי טופס רגיל או על נייר צבעוני עם הדפס יפה.
  (איך לכתוב מכתב עסקי? דוגמא של פתק תודה נערכת בצורה חופשית בהתאם למשימות שהיא פותרת. במקרה זה המכתב מבטא את מהותו בצורה הקצרה ביותר. דוגמא כזו, עשויה על נייר צבעוני עם קישוט, יכולה להיתלות על הקיר בחדר חברות במקום של כבוד.)

• הסברה.
• הוראות.
• מזל טוב.
• קידום מכירות.

יש גם אותיות:

• הצעות לשיתוף פעולה. לאחרונה נפוצה, שנשלחה לארגונים, הם בדרך כלל בעלי אופי פרסומי, למשל, כמודל זה. די קשה לכתוב מכתבים מסחריים, אתה צריך לקחת בחשבון הרבה ניואנסים על מנת שיבחינו, ואף יותר מכך, יתעניינו. אבל אם נערך על פי המדגם שלהלן, יש לו כל סיכוי להצלחה.

• הזמנות. הם נשלחים ומציעים להשתתף באירועים שונים. בדרך כלל הם מופנים למנהיג או לקצין, אך ניתן לפנות לכל הצוות.
• בקשות
• הודעות.
• בקשות ורבים אחרים.

איך לכתוב תגובה למכתב. דוגמא

על התשובה להתחיל ולחזור על הבקשה במכתב הראשון. ואז ניתנות תוצאות השיקול שלה ומתבטאות אישור או מניע לסירוב. מכתב התגובה העסקית עשוי להכיל פיתרון חלופי למידע הצפוי. בדרך כלל זה עומד בעקרונות הבאים:

• נוכחות קישור למכתב הראשון ותכניו.
• פירוש אותה שפה.
• כרכים ואספקטים של תוכן השווים.
• ציות לרצף מסוים.

אישור

בנוסף לשימוש במכתבים עסקיים עם נייר מכתבים, עליך לקחת בחשבון דקויות אחרות בעיצובן. אלה פרטים, כללים לקיצורים, איות הכתובת, כותרת, אורך הטקסט, רוחב השוליים ועוד.

דוגמאות של מכתב עסקי עוזרות להלחין אותו, תוך התחשבות בכל הדקויות והניואנסים. הם משמשים גם כפקידים מתחילים וגם עובדים מנוסים. בזכות הדפוסים הם לומדים לכתוב מכתבים בצורה נכונה וחוסכים זמן רב.