מכתב שירות: כללים לעיצוב והמלצות לקומפילציה

במאמר שלנו אנו רוצים לדבר על מכתבים. אחרי הכל, הם הדרך הנפוצה ביותר להחלפת מידע. בחיי היומיום ובעבודה אתה פשוט לא יכול בלעדיהם.

מהו מכתב שירות

מכתב הוא השם הנפוץ למסמכים השונים מאוד בתוכן, המשמשים אמצעי תקשורת בין מבנים וארגונים שונים לחלוטין בתהליך פעילותם.

מכתבים הם מסמכים המאוחדים בקבוצה אחת גדולה בשיטת ההעברה - באמצעות הדואר. חלק עצום מהם מצטבר בכל ארגון. הם מחולקים ליוצאים ונכנסים.

ניתן לציין במכתב אותיות רבות מאוד של מידע: משאלה, ברכה, כל דבר. הוא מונפק על גבי טפסי A4 מתמחים. במקרים בהם האות קטנה ואינה מכילה יותר משבע שורות, מותר להשתמש בתבנית A5.

יש לתארך כל מסמך, ולכן גם מכתב. התאריך שלו הוא יום החתימה.

הכנת מכתב שירות

מכתב בנוי לפי סכימה מסוימת:

1. מבוא זה מציין את המניעים והסיבות לכתיבת המסמך, עובדות, קישורים לאירועי עבר, החלטות של ארגונים גבוהים יותר.
2. ראיות. זה מגדיר את הרציונל לכל מה שמופיע במסמך.
3. מסקנה הוא מסיק מסקנות, מעלה הצעות, בקשות, דרישות.

אפשרות זו אפשרית גם כאשר מכתב השירות מכיל רק את החלק הסופי ללא כל הסבר.

ככלל, לאותיות אין נפחים גדולים, לרוב מדובר על עמוד אחד.

מטרת הידור

מטרתו של כל מכתב היא מוטיבציה. אז, התוכן צריך להיות ברור, מובן, תמציתי, ללא מידע מיותר ומיותר. ישנם כמה כללים אשר יש להקפיד עליהם בעת עיבוד מסמך.

מכתב עסקי רשמי מוקדש לנושא אחד ויחיד. זה מפשט את המשך העיבוד שלהם, המאפשר לך להאיץ את הביצוע בתוך הארגון.

הטקסט מוצג בגוף שלישי וב יחיד. לדוגמא: "בעתיד הקרוב בית הספר מתכנן ...".

לראש הארגון הזכות לחתום על כל מסמך רשמי, ולכן מכתבים, ובמהלך היעדרותו, מועברים סמכויות למנהל הפועל באופן זמני.

נכון לעכשיו, ניתן לשלוח מכתב שירות לא רק באמצעות הדואר, יש גם טלגרף, פקסימיליה וכמובן דואר אינטרנט שהוא האפשרות הנוחה והפופולרית ביותר.

דרישות להכנת המסמך וביצועו

בכל דרך שנשלח המסמך, הכנת מכתב השירות כפופה לדרישות התכנון המאוחדות. הם לא מסובכים וידע על ניואנסים מסוימים עשוי מתישהו להועיל.

בואו נסתכל כיצד לכתוב מכתב שירות. דוגמא ניתנת להלן.

כך נכתב מכתב דומה.

פרטי בנק

מכתב רשמי הוא שמה הכללי של קבוצה גדולה של מסמכים עסקיים הנחוצים לתקשורת בין מוסדות בינם לבין עצמם לבין אזרחים מן השורה. הם מכילים את האלמנטים הנדרשים בתכנון.

פרטי מכתב הבנק:

1. תאריך
2. מספר מכתב.
3. קישורים למספרי הרישום והתאריכים של אותם מסמכים עליהם נכתבת התשובה.
4. כותרת הטקסט בביטוי בודד.

בנוסף, יש לציין כראוי את המרכיבים האישיים של הפרטים:

1. שם החברה.
2. יחידה מבנית.
3. עמדת הקבלן.
4. שם משפחה וראשי תיבות.
5. כתובת הנמען

במקרה בו המכתב מופנה למספר אנשים או ארגונים, ציין תחילה את המקבל הראשי (הכתובת שלו), ואז את השאר.

סיווגי מכתב שירות

ניתן לסווג מכתבי שירות על פי נימוקים שונים לחלוטין, אשר עשויים להיות קשורים למטרה, לתוכן, למשמעות, לדחיפות, למצב הנמען.

באופן כללי ניתן לחלק את כל המכתבים העסקיים לסוגים הבאים:

1. ליווי.
2. בקשת מכתב.
3. הסברה.
4. קידום מכירות.
5. אחריות
6. טענה.
7. בוררות.
8. מכתבי תזכורת.
9. מכתבי אישור.
10. מכתבי בקשה.
11. מכתבי הודעה.

סיווג כזה הוא האוניברסאלי ביותר. בואו נסקור מקרוב כמה מהזנים של כתיבה עסקית.

מכתב שער

מכתב עטיפה - מסמך איתו הם מודיעים למקבל שכל מסמכים שנשלחו אליו, אולי משהו מוסבר או מובהר. מכתב כזה אינו מכיל את חלק הכתובת.

ככלל, מסמך כזה מתחיל במילים: "אנו שולחים לך ...", "אנו מודיעים לך ..."

במקביל, יכול להיות כל מידע נוסף הנוגע למצב הייצור או הניהול. לדוגמא: "בהתאם להסכמים ..."

הטקסט של מסמך כזה עשוי להכיל הסברים או בקשות לגבי אותם חומרים המצורפים למכתב השער. זה מצויר על גבי טופס. בנוסף לכל הפרטים שצוינו לעיל, עליו להיות הערה בנוכחות יישומים.

מכתב הזמנה

במסמך כזה מוזמן הנמען לקחת חלק באירוע. ניתן לשלוח מכתב כזה לאדם או ארגון ספציפי. הם מתחילים בביטויים: "אנו מבקשים שתבקר ...", "אנו מזמינים אותך ל ...". המסמך חושף את מהות האירוע הקרוב עם ציון חובה על תאריך ושעת האירוע, וכן את תנאי ההשתתפות בו.

מכתב מידע

סוג זה של כתיבה נפוץ מאוד. זה מודיע לשולח מידע רשמי. ככלל, מכתבים כאלה הם די טיפוסיים ונשלחים על ידי מבני ניהול לארגונים הכפופים להם. הם עשויים להצביע על הוראות חקיקה, הצעות והמלצות ספציפיות.

אגב, עלוני עלולים להכיל קבצים מצורפים. נפח המסמך, ככלל, אינו עולה על מספר עמודים. הם חתומים על ידי ראש המפעל.

מכתב לקידום מכירות

זהו גם סוג של מכתב מידע, אך הוא מופנה לאדם או ארגון ספציפי, הוא מכיל תיאור מפורט של טובין ושירותים. טקסט המכתב מכיל מידע מפורט. מטרת העל שלה היא לעודד רכישה של משהו על ידי הנמען.

מכתב ערבות

זהו מסמך המכיל חובות או אישורם. הם מופנים לאנשים וארגונים ספציפיים. על אילו ערבויות מדובר? לדוגמא, ערבויות לתשלום סחורות, שכר דירה, שירותים, תנאי עבודה. מכתב כזה נחתם, ככלל, על ידי שני אנשים - הדירקטור והרואה החשבון הראשי, וכן מאושר על ידי חותם.

מכתב תביעה (תלונה)

זהו מכתב עסקי המכיל מידע על גילוי אי עמידה, למשל, של המוצר עם אותם תקנים המופיעים בחוזה. מטרת מסמך כזה היא לפצות על הפסדים שנגרמו בניגוד להוראות חוזיות. יש להגיש תביעה בכתב. בפועל אין צורה אחת של מכתב כזה, אך ישנם אלמנטים חובה שיש להקפיד עליהם.

על התביעה להכיל את המידע הבא:

1. הכתובת המלאה של הארגון שאליו נשלח המסמך.
2. העילות מצוינות (התייחסות לערבות, חוזה).
3. דרישות ספציפיות (החזרת טובין, כסף, סימון).

התביעה נשלחת בדואר רשום או באמצעות מכתב קבלת המסירה.זה כולל צילומים של כל המסמכים המאשרים כי השולח נכון. קבלת דואר נשמרת בצורה הטובה ביותר.

מכתב מתחיל תמיד במשפט: "אנו שולחים לך תלונה ..."

בקשה

מכתב בקשה - מסמך עסקי שנשלח למידע רשמי. לטקסט שלו יש הצדקה ברורה לצורך במידע. אלה עשויים להיות קישורים לחוקים, לתקנות. המכתבים חתומים על ידי גורם מורשה רשמית.

מכתב בקשה מרמז על מכתב תגובה. מעמד מיוחד ניתן לבקשות שנשלחו על ידי הרשויות.

מכתב תזכורת

זהו מסמך המשמש במקרים בהם הארגון אינו ממלא את חובותיו התפקודיות, אלא פשוט משמש כתפקיד מתווך. ככלל, מכתב מורכב מכמה חלקים. הראשון מהם מתייחס למסמך בו קבועות ההתחייבויות. ובשני - בקשה לביצוע פעולה כלשהי.

מכתב הודעה

מסמך כזה מודיע על אירועים (ציבוריים). מכתבים נשלחים למספר רב של ארגונים או אנשים על מעורבותם, השתתפותם. הם יכולים ליידע לא רק על האירועים, המקום והשעה, אלא גם במקביל לקרוא להשתתפות. המכתב עשוי להכיל קבצים מצורפים, למשל, שאלון של משתתף, תוכנית האירוע. ככלל, הוא נשלח לרשימה שלמה של נמענים, מה שאומר שהנמען לא מצוין. מכתב חתום על ידי מי שמופקד על האירוע.

במקום מילון מילה אחר

במאמר שלנו בדקנו את סוגי המכתבים העסקיים הנפוצים ביותר, כמו גם את הדקויות של כתיבתם. לאחר שלמדת מעט את הנושא, עכשיו אתה יכול לנווט בו בחופשיות ולא להתבלבל אם פונים אליך להצעה: "חבר מכתב שירות." כפי שאתה יכול לראות, זה לא קשה, במיוחד אם אתה זוכר את כל הדרישות והפרטים הבסיסיים לכתיבת מסמך. דוגמה לעריכת מכתב שירות (מדגם), מסרנו במאמר. בהצלחה.