אחסון תפעולי של מסמכים. סוגי המסמכים ותקופות האחסון שלהם

במהלך פעילויות של כל עסק, מופיע מספר גדול של מסמכים שיש לאחסן במשך פרק זמן מסוים. במאמר שלנו אנו רוצים לדבר על אופן ביצוע האחסון המבצעי של מסמכים והרסם.

מהי אחסון מקוון?

בהחלט כל המסמכים שנוצרו או התקבלו במהלך הארגון כפופים למתכנות ברורה ולעיבוד יסודי. כך שבעתיד תוכלו לעשות בהם שימוש חוזר, עליכם לארגן כראוי את בטיחותם, לספק גישה מהירה לכל אחד מהם. למעשה, האחסון המבצעי של מסמכים הוא שמירת ניירות בארגון או ביחידה מבנית עד שהם נהרסים או מועברים לארכיון הארגון.

תקופות שמירת מסמכים

בכל ארגון ישנם מגוון ניירות לפי מידת ערכם. לחלקם ערך כלכלי או מדעי רב, אחרים מכילים מידע הדרוש לפיתרון בעיות ספציפיות, שלאחריהן הם מאבדים את משמעותם. לפיכך, חלק מהעיתונים חייבים להיות ממודדים ונאגרים כראוי, בעוד שאחרים פשוט נהרסו, על פי כללים מסוימים.

לאחסון מבצעי של מסמכים בעלי ערך מדעי או מעשי יש מסגרת זמן משלה. הם תלויים במידת החשיבות של התוכן שלהם.

חיי המדף עשויים להיות כדלקמן:

1. קבוע.
2. זמני (יותר מעשר שנים).
3. זמני (לא יותר מעשר שנים).

יש לציין כי צורת הניירות אינה משפיעה על תקופות האחסון של המסמכים בשום דרך (טבלת האחסון ניתנת על ידינו במאמר). אין זה סוד כי כרגע רוב המידע מעובד באופן אלקטרוני. תנאים תלויים, קודם כל, בתוכן המסמך עצמו.

דרישות אחסון

ישנן דרישות מסוימות לאחסון תפעולי של מסמכים. לדוגמא, מקרים שהושלמו לשימור זמני או קבוע צריכים להישאר ביחידות הארגוניות למשך מספר שנים נוספות. לאחר תקופה זו הם ממוקמים בארכיון הארגון.

כל עוד הניירות נמצאים בשימוש פעיל, הם זקוקים לתכנון ותחזוקה נכונים. אחסון תפעולי של מסמכים מרמז על היווצרותם על פי קבוצות ספציפיות מסוימות, כמו גם הספציפיות של הננומטוריה שאומצה על ידי הארגון.

כדי להבטיח חיפוש מהיר בכל המסמכים, יש צורך למלא את שמות התיקיות בצורה אינפורמטיבית ככל האפשר. ככונן, ככלל, משתמשים בתיקיות שעל הכריכה צריך להיות כיס לשמות להחלפה של שמות ננומטריים.

במהלך האחסון המקוון, המידע הבא מופיע בכריכות:

1. התקופה הזמנית של תחילת השימוש וסיוםו.
2. סה"כ סדינים נקיים בתיקיה.
3. ציון אורך חיי המדף של ניירות ערך כאלה.
4. שם מלא אמן, מספר הטלפון ליצירת קשר.
5. יתכן שיהיו גם כתובות נוספות ("לאישור", "לחתימה" וכו ')

האחסון הנוכחי מתבצע בארונות מאובזרים במיוחד (מתכת) או בחדר נפרד, הסגור לגישה. הנפקה זמנית של ניירות ערך צריכה להתבצע רק בהוראת הנהלת המחלקה אליה מתייחסים המסמכים. בסוף היום, התיקיה צריכה לחזור למקומה - ארון בטוח.

בסוף תקופת האחסון התפעולי, למסמכים מוקצים הסטטוס של "הושלם". ורק לאחר מכן מתחיל נוהל ההכנה שלהם להעברה לארכיון.

תאריכי אחסון של מסמכים נכנסים

בכל ארגון, מסמכים נכנסים מצטברים בתהליך הפעילות. יש להם גם חיי מדף. באופן כללי, התכתבויות נכנסות מתייחסות לכל התיעוד המגיע לארגון. תקופות האחסון של ניירות כאלה נקבעות על ידי התוכן. מומלץ לאחסן מסמכים נכנסים למשך שלוש שנים לפחות. עם זאת, מכתבים חשובים יותר עשויים להימשך זמן רב יותר (לדוגמא, יותר מחמש שנים). משך הזמן נקבע על פי מידת החשיבות של המידע בעיתונים. לפיכך, סיווג מסמכים כאלה חייב לקחת בחשבון את חשיבות המידע. לדוגמה, יש להדגיש מכתבים מרשויות בתיקיה אחת, והתכתבויות עם שותפים עסקיים בתיקיה אחרת. יש לאחסן ניירות כאלה לפחות חמש שנים.

תקופות שמירה יוצאת

מסמכים יוצאים, כמו כל גורם אחר בארגון, כפופים לאחסון. יתר על כן, כמו במקרה של מסמכים נכנסים, יש להם תנאים מסוימים, התלויים במידת חשיבותם.

רצוי לבצע שיטתיות של המסמכים ולציין את תקופות האחסון בכל תיקיה. באופן הגיוני, יש לחלק את המסמכים היוצאים למערכים נפרדים: התכתבויות עם ספקים, עם לקוחות, לקוחות, ארגונים ממשלתיים, שירותים וכו '. את המסמכים החשובים ביותר יש לשמור באחסון תפעולי לפחות חמש שנים, ופשוטים יותר - עד שלוש שנים. ניתן לאחסן מכתבים חשובים במיוחד במשך עשר שנים. יש לתקן את העילות לשימוש כה ממושך בהוראות מיוחדות לעבודה הדתית של המפעל.

יומני מסמכים

יומן רישום מסמכים זמין בכל עסק. יתר על כן, ככלל, מוקצים כתבי עת רישום נפרדים לניירות ערך נכנסים ויוצאים אם הארגון פעיל. כל כך הרבה יותר נוח לבצע שיטתיות של כל ההתכתבויות. מגזינים נרכשים ומשתנים מדי שנה. כמובן שכרגע רבים מעדיפים לנהל יומן דומה בצורה אלקטרונית. עם זאת חייבת להיות עותק נייר.

דרישות מסמכים נרשמות בכתבי העת, מספרים מוקצים להם ותאריכים מצוינים. רישום כזה של ניירות ערך מאפשר, במידת הצורך, למצוא את המסמך הנכון. כתבי העת נשמרים במשך שלוש שנים. בסוף תקופה זו, כל התיעוד הקשור להתכתבויות נכנסות ויוצאות נהרס תוך עריכת מעשה.

בחינת מסמך

כפי שאמרנו קודם לכן, משך השימוש והאחסון של ניירות בשום מקרה אינו תלוי בצורה (נייר או אלקטרוני), רק לתוכן המסמכים יש חשיבות. כדי לקבוע את חשיבותה, מונתה בחינה. תפקידו לגלות אילו מסמכים חשובים עבור ייצור, מדע, המדינה וכו '. עבור מסמכים שנבחרו לאחסון מבצעי, יש צורך לציין את פרק הזמן בו יתכן שיהיה צורך בהם. לכן קביעת זמן האחסון היא משימה נוספת שנקבעה לפני הבדיקה. כל המסמכים לפני שנשלחים להערכה של מומחים כהכנה להעברה לארכיון נוצרים לענייני ננומטוריה על ידי חטיבות מבניות מסוימות או שירות ניהול המשרד.

בחינת ערך יכולה להתבצע במפעלים עצמם, בארכיונים של ארגונים וכן בארכיון המדינה.

באופן כללי, אם אנו מדברים על מסמכי ניהול רציניים, מועדי האחסון שלהם נקבעים מראש בעת יצירתם. העזר העיקרי ועזרי הרגולציה המשפיעים על תקופות אחסון הם רשימות של מסמכים המציינים תקופות אחסון. הם משמשים להערכת מומחים של ניירות ערך בארכיוני עירייה, מדינה ובמפעלים. והערך, כאמור, בא לידי ביטוי בחיי המדף.

רשימת המסמכים עם תקופות האחסון היא רשימה שיטתית של קטגוריות וסוגי ניירות ערך המכילים מידע רגולטורי לגבי זמן האחסון שלהם.

הרשימות מכילות את תקופות האחסון של מסמכים סטנדרטיים הזמינים בכל ארגון. אולם מאמרים ספציפיים המשקפים פונקציות מסוימות של הארגון עשויים להתייחס לרשימות מחלקות.

ארכיון המסמכים

ארכיב של מסמכים בארגון לא יכול להתקיים מעצמו. הניירות נשמרים בו למשך זמן מסוים, לאחר מכן יש להעבירם לארכיונים עירוניים או לארכיון המדינה. החוק הפדרלי מגדיר בבירור את תקופת האחסון של ניירות ערך רבים בה. כך, למשל, יש לשמור מסמכים על כוח אדם, ניירות נוטריונים, ספרי עסקים במשך 75 שנים, תיעוד מדעי - חמש עשרה שנים.

במקרה בו הארגון מחוסל מכל סיבה שהיא, יש להעביר את ארכיון המסמכים עם אורך מדף קבוע וכן ניירות כוח אדם לארכיון העירוני (הממלכתי). ארגונים לא-מדינתיים בכדי להעביר מסמכים צריכים קודם כל לכרות הסכם עם קרן הארכיונים של הפדרציה הרוסית. אם זה לא הושלם במועד, הארכיון צריך לקחת לאחסון רק נייר על אנשי הארגון. את מקום שמירת המסמכים הנותרים צריך לבחור על ידי יו"ר ועדת הפירוק.

איך להרוס מסמכים?

ניתן לבטל מסמכי ארכיון המאוחסנים בארגון אם תקופת האחסון שלהם פגה. הרס מסמכים ניתן להפקיד בידי ארגון צד ג ', או שתוכל לבצע אותו בעצמך. ישנם כללים אחידים שבאמצעותם מתבצע תהליך זה. כדאי לזכור שתוכלו להשמיד רק את המסמכים שפקעו תקופות אחסון שאיבדו את משמעותם המעשית. ניתן לנקוט בכל פעולה בנוגע לניירות ערך רק בשיקול דעת של מומחים.

הרס מסמכים מלווה בביצוע המעשה.

עריכת מעשה

ניתן לכלול ניירות במעשה ההרס במקרה שתקופת האחסון פגה ב- 1 בינואר של השנה בה נערך המסמך. כלומר, אם המקרה של 2014 ותקופת האחסון היא חמש שנים, אז ניתן לכלול אותו במעשה רק בשנת 2020.

על מנת להימנע מאי הבנות נוספות, יש לבחון את כל המקרים במלואם, ולוודא שכל העיתונים בה איבדו ערך. עם זאת, בפועל, הם בדרך כלל עושים אחרת. אם מסמכים שוכבים על מדף במשך חמש שנים ומעולם לא נגע בהם, אז הכללים מוזנחים. הם פשוט דפדפים במקרים סלקטיביים כדי לוודא שהם כבר לא נחוצים.

על המעשה להכיל מידע הזמין בכריכת התיקים. עבודה מדוקדקת כזו תיראה מיותרת עבור אותם אנשים שאינם מבינים את המורכבות של עבודות ארכיון. אבל במציאות זה לא כך.

בהחלט צריך להיחתם על מעשה על ידי מי שערך את הערכת המומחה. יתר על כן, המסמך מציין כי הפעולות סוכמו עם ועדת המומחים של הארגון. בסופו של דבר, המעשה צריך להיות מאושר על ידי ראש המפעל.

רק לאחר ביצוע כל ההליכים הארגון יכול להרוס את המקרים המופיעים במעשה.

איך להרוס ניירות עסקיים?

ישנן מספר דרכים להשמיד מסמכים. אם שטח החברה מאפשר, אתה יכול לשרוף את הנייר בעצמך, תוך שמירה על בטיחות אש. בנוסף, אתה יכול להשתמש במסמכי המגרסה. אבל זהו תהליך די ארוך, שיטה זו מתאימה לנפחים קטנים. במקרים אלה נערך מעשה בצורה שרירותית, בה נרשמת עובדת ההרס.

כמויות גדולות של מקרים המיועדים להשמדה, לרוב חברות מועברות לפינוי או מיחזור לארגונים מתמחים העוסקים בכך.

יש לרשום את עובדת ההעברה בתעודת הקבלה. המסמך מציין את התאריך, המשקל ומספר המקרים. מומחים ממליצים לעובד בחברה להיות נוכח בהשמדת ניירות לשמירת סודיות.