דרכי הדרכה מוצגות על ידי התיעוד החשבונאי הראשי, אותו יש לערוך על ידי כל יזם או מנהל חברה, אם פעילות החברה קשורה לשימוש במכוניות. אם החברה היא בעלת המכונית, הרי שדרכי הדרכים המאשרות את האפשרות להשתמש ברכב בתהליך של עשיית עסקים. אם המכונית שייכת לעובד, אז הסדינים מאפשרים לך לקבוע את סכום הפיצוי האופטימלי עבור השימוש ברכב לצרכים רשמיים. מילוי כרטיס החוב הנו תהליך חשוב, מכיוון שלא ניתן לבצע טעויות חמורות במהלך ההליך. התהליך מתבצע על ידי גורמים בחברה.
הרעיון והצורך במסלולי הדרכים
הם המסמכים העיקריים המאשרים את השימוש במכונה עבור החברה. הם מכילים מידע חשוב על הרכב הישיר, הנהג והחברה. מסמכים אלה ניתנים לבדיקה על ידי פיקוח העבודה, פקחי המס או משטרת התנועה, ולכן על גורמים בחברה לקחת בחשבון את הכללים למילוי דפי נסיעות. הם יעזרו להימנע מהפרות ושגיאות שונות.
אם הפקחים ימצאו מידע ושגיאות לא מדויקים, זה יהפוך לבסיס להטלת קנסות גדולים.
מדוע השתמשו?
מילוי כרטיס החוב מתבצע על ידי כל ארגון, אשר בדרך זו או אחרת קשור לצורך בשימוש בכלי רכב. באמצעות מסמך זה תוכלו להשיג מספר יעדים בבת אחת, הכוללים:
- תנועת המכונית מנוטרת במהלך יום העבודה;
- על סמך מסמך זה מחושב שכר הנהג;
- סכום קבוע של כסף שהוצא על דלק וחומרי סיכה;
- הפחת מחושב נכונה על הנכס המשומש;
- כל ההוצאות לרכב נלקחות בחשבון.
בנוסף, הנהג זקוק לטופס ההצגה לצורך הצגתו בפני קצין משטרת התנועה, מכיוון שהוא זה שמאשר את חוקיות הובלת הסחורות או הנוסעים. הוא משמש כראיה לכך שהרכב במצב אופטימלי, וכי אזרח מסוים הוא הנהג הרשמי. אם במהלך השיקול נמצאו שגיאות במסמך או מתגלה כלל העדר חיוב, הנהג ישא באחריות על בסיס סעיף. 12.13 קוד מינהלי.
מאפייני מסמך
מילוי כרטיס החוב נחשב לתהליך פשוט למדי. כל חברה בוחרת באופן עצמאי אם להשתמש בטופס יחיד או שמא תפותח צורה ייחודית למסמך זה, המעוגנת בתיעוד הרגולטורי הפנימי של הארגון.
אם החברה מתמחה בהובלת אנשים או סחורות, יש לבצע את הליך הנהלת החשבונות לרכב רק על גבי טופס גיליון שאושר במיוחד. מי צריך להנפיק הוראות לנהגים? התהליך מתבצע אך ורק על ידי המעסיק המכין וממלא מסמך זה. בדרך כלל מנהל החברה נותן צו שבאמצעותו הוא ממנה את האחראי. עובד החברה הזה הוא שעוסק ביצירה, מילוי והעברת עלונים לנהגים.
התכונות של מילוי מסמך כוללות:
- גיליון נכתב אך ורק בעת השימוש ברכב לצרכים עסקיים;
- לא משנה מאיזו סיבה בעל החברה משתמש ברכב מסוים, כך שהמכונית יכולה להיות בבעלות החברה על בסיס בעלות או להשכיר אותה;
- תקופת התוקף המרבית של מסמך היא 30 יום;
- מותר לכתוב את זה ליום אחד או אפילו לטיול אחד.
על פי הכללים החדשים שהיו בתוקף בשנת 2018, מותר להאריך את תוקף הגיליון.
סוגי מסמכים
הכללים למילוי פרצות הדרך עשויים להשתנות מעט בהתאם למגוון של מסמך זה. כל סוג רכב משתמש בעלון מסוג משלו. לפיכך, ישנם טווחי דרך לרכבים הבאים:
- משאיות
- מכוניות;
- הובלה מיוחדת;
- מונית שיכולה להיות מכונית או משאית;
- אוטובוסים שעשויים להיות מיועדים לתעבורת נוסעים ציבורית או למטרות אחרות.
עבור כל רכב משתמשים בטופס המקביל. אם הארגון עוסק באופן עצמאי בפיתוח תיעוד, הטופס שנבחר קבוע ביומן מיוחד.
הניואנסים של המילוי
הנוהל למילוי כרטיס החוב נקבע באופן פרטני בכל חברה. לרוב משתמשים בכללים והתכונות הבאים לשם כך:
- מפקח ממונה בהוראת ראש החברה, שמכין דפי נסיעות עבור כל מכונית המשמשת עובדים בתהליך מילוי תפקידים;
- אם החברה קטנה, התיעוד ממולא לרוב על ידי הנהג הישיר של המכונית, אך הם מזינים מידע רק בחלק אחד של הטופס, המתייחס לקילומטראז 'של המכונית, שלגביהם נלקחים בחשבון מחוון מד מרחק;
- מותר להזין מידע לשימוש בתוכנה מיוחדת איתה מוסתרים החלקים הנוספים של המסמך;
- לפני שליחת המכונית בטיסה, על העובד האחראי של החברה לוודא שהרכב במצב אופטימלי;
- לפני הטיסה, אפילו נהגים חייבים לעבור בדיקה רפואית המאשרת שאזרחים יכולים לנהוג.
לאחר הטיסה, הסדין מועבר בחזרה למוקדן. ברגע שפג תוקפו של המסמך מועבר לאחסון לארכיון החברה למשך 5 שנים. לטעויות והפרת אחריות הם מנהיגי הארגון.
דוגמה למילוי כרטיס נסיעת רכב ניתן למצוא בהמשך.
איזה מידע כלול?
מילוי כרטיס החוב של מכונית או משאית צריך להתבצע על ידי עובד מורשה של החברה. עליו להבין תחילה את כללי התהליך הזה. פרטי חובה בעת מילוי כרטיס החוב מוצגים עם המידע הבא:
- שם המסמך;
- המספר שלו;
- תקופת תוקף;
- מידע על בעל המכונית;
- סוג וייצור של מכונה;
- מספרי רישום לרכב;
- מחווני מד מרחק, והם מוסרים כאשר המכונית עוזבת את העסק, כמו גם בעת שליחת הרכב למוסך;
- זמן יציאה והגעה מדויק;
- מידע על העובד האחראי בחברה, המחדיר את המכונית בתור ומחבר חיוב;
- מידע על הנהג;
- זמן ומועד העברת הבדיקה הרפואית של הנהג;
- מידע על קצין הרפואה שעורך את הבדיקה;
- סימון בשעה ומועד הבדיקה הטכנית של המכונית, וניתן לבצע את ההליך ישירות בארגון, אם יש את הציוד הדרוש והמומחים הרלוונטיים;
- מידע על המכונאים שביצעו את הבדיקה.
מותר להזין מידע אחר למסמך. זה אפשרי אם הארגון משתמש בחוברת משל עצמו.
איזה מידע הוא אופציונלי?
הנוהל למילוי כרטיס החוב עשוי להשתנות מעט מחברה לחברה. הנקודות הבאות נלקחות בחשבון:
- זה לא מצריך נוכחות בגליון ההדפס של החברה עם הפרטים;
- במיוחד יש להקדיש תשומת לב לחקר מצבה הטכני של המכונית;
- הצורה היחידה של מסמך זה בוטלה בחוק;
- אין צורך לציין את המסלול בטקסט, מכיוון שרק הנתונים המוצגים על ידי מד המרחק נדרשים.
בפועל, משטרת התעבורה או עובדי גופי פיקוח אחרים סבורים לעיתים קרובות כי היעדר המידע אודות המסלול הוא הפרה חמורה, ולכן נהגים ובעלי חברות ניתנים באחריות. במקרה זה, אתה צריך לפנות לבית המשפט כדי לערער על קנסות גדולים. כדי להימנע ממצבים לא נעימים שכאלה, מומלץ לרשום ישירות בטקסט של המסמך מהי נקודת הסיום של המסלול.
הניואנסים של השימוש במסמך
מילוי כרטיס הובלה של משאית או הובלה אחרת הוא תהליך חובה עבור כל חברה המשתמשת במכונות שונות לפעולות עבודה. השימוש במסמך זה כולל את התכונות הבאות:
- טופס 4-C חל אם משתמשים במדדי עבודות לחישוב שכר הנהג;
- אם משתמשים בשכר מבוסס זמן, נוצר חיוב בצורה 4-P;
- בנוסף למסמך זה, על הנהגים להיות בעלי תיעוד נלווה שנמסר על ידי שטר המטען של הסחורה המובלת;
- מסמך נכתב אך ורק על ידי אדם אחראי העובד במשמרת מסוימת;
- המסמך צריך להיות מסומן על ידי מכונאי הבודק את מצבה הטכני של המכונה, עובד רפואי שעורך בדיקה רפואית, מוקדן שולח מכונית בטיסה, וגם את הנהג הישיר.
כל מחיר נסיעות צריך להיות זמין בכל חברה בכמות האופטימלית.
תקופת שמירת מסמך
על חברות לשמור את דפי הנסיעות שלהן לפחות 5 שנים, אשר נקבעו בצו משרד התחבורה מס '152 ובחוק הפדרלי מס' 402.
אם נעשות טעויות או הפרות חמורות במהלך מילוי כרטיס החוב, המסמך אינו חוקי, ולכן לא ניתן להשתמש בו לשום מטרה. האחריות לטעויות כאלה מוטלת על גורמים הממלאים את התיעוד, כמו גם המנהל הישיר של החברה.
כיצד לפתח צורה משלך?
לא כל החברות מעדיפות להשתמש בטפסים אחידים, ולכן הם מעדיפים לפתח טפסים משלהם של המסמך. לשם כך מותר להשתמש בכל מבנה, כמו גם לכלול נקודות שונות במסמך.
אך כאשר יוצרים טופס חדש, לוקחים בחשבון שיש לכלול פרטים חובה בטקסט. בלעדיהן, הכרטיס המוכר מוכר בקלות כלא תקין, לכן לא ניתן יהיה להשתמש בו לכל מטרה שהיא.
לאחר פיתוח הטופס, יש צורך להעביר את המדגם שלו לשירות המס הפדרלי במקום הרישום. במקרה זה, ניתן להימנע בעתיד מבעיות בהקצאת הוצאות על גלילי הדרכה לעלויות החברה.
אחריות להיעדר מסמך
אם הנהג נע בכבישים ללא מערך המסמכים הדרוש, הכולל את כרטיס המסע, הרי שמדובר בהפרה משמעותית. הוא מובא לאחריות מנהלית על ידי משטרת התעבורה, ולכן יצטרך לשלם קנס של 500 רובל.
ישויות משפטיות עם הפרות כאלה ישלמו קנס בסכום של 100 אלף רובל. אותם עונשים חלים על חברות המובילות אנשים או סחורה בהובלה חשמלית.
תכונות אחרות
כשממלאים את חוברת האוטובוס או הובלה אחרת נלקחים בחשבון ניואנסים אחרים:
- אין צורך לערוך חיוב אם משתמשים במכונית שכורה, אך בעזרתו ניתן לקחת בחשבון את עלויות הדלק והשמנים בהוצאות החברה;
- עלון אחד מצויר לטיול אחד, אך תקופת תוקפו יכולה להשתנות בין 1 ל 30 יום;
- אסור למלא את התיעוד באופן חלקי, אחרת מסמך כזה יוכרז כחוק.
על האחראי שמונה כמוקדן לעבור תחילה קורסים מיוחדים המאפשרים לו להבין את הכללים להכנת התיעוד הבסיסי שיש לכל נהג בחברה. בנוסף על הנהג להיות בעל תעודת בדיקה רפואית לפני הטיסה.
מסקנה
שפי דרכים הם מסמכים חשובים בכל חברה המתמחה בהובלת סחורות או אנשים. הם נערכים על ידי עובדים מיוחדים במפעל שמונו לתפקיד על ידי הוצאת צו על ידי הנהלת הארגון.
כל חברה יכולה לפתח צורת תיעוד משלה, אך על כמה טפסים להיות חייבים להיות מופיעים בטופס. אם יתגלו שגיאות או הפרות, הגיליון ייחשב כבלתי חוקי או בטל.