רישום מסמכי ארגון הוא חלק חשוב בעבודת הנייר העמלנית. המטרה העיקרית של תהליך זה היא לתת למסמכים כוח משפטי. כמו כן, הודות לכך הם נלקחים בחשבון, מנוטרים ומחפשים במהירות אם מתעורר צורך דחוף. קבלת המידע הדרוש על מסמכים, ללא קשר לשלב העבודה איתם, יכולה להיעשות בקלות בפרק זמן קצר אם כל הכללים שנקבעו להפצת המסמכים מתקיימים.
הרעיון
רישום מסמכים של ארגון הוא קיבוע של הקמתם או הכנסתם על ידי החלת אינדקס והצגת נתונים מסוימים בצורות מיוחדות. המדד כולל מספר לפי הסדר, בתוספת מדדים אחרים של המינויים, מסווגים ורכיבים אחרים. חלקי האינדקס העוקבים זה אחר זה מופרדים באמצעות קו נטוי.
רישום מסמכי הארגון נוצר לקבלת תעודות בעלות אופי מתוכנן, חשבונאי, מנהלי, דיווח, פיננסי ואחר. הם משמשים באופן פנימי, ונשלחים גם למבנים אחרים או מגיעים מהם. שני ניירות בכתב יד ומודפסים באמצעות מכשירים טכניים מודרניים כפופים לרישום.
יעדים
בארגון עבודות הנייר, המקום העיקרי שייך לתהליך הרישום. רק בפעילות מבוססת, זה אחר זה, נפתרות בקלות משימות הניהול התפעולי. לשם כך על פקידות לספק כל מסמך בזמן קצר, הן פנימי והן כזה שהתקבל מחברות אחרות.
בעת רישום מסמכי הארגון בצורות מיוחדות מציינים העובדות החשובות ביותר, כולל תקופת היצירה, השליחה או הקבלה. כך, המסמך הופך לחוקי. עד לנקודה זו, זה נחשב כאילו אינו קיים. כלומר, הארגון אינו אחראי לשימורו, כמו גם לקבלתו.
ערך
הרישום הוא אחד משלבי העבודה הראשונים לאחר העיבוד הראשוני עם קבלת המסמך, או זה הלפני אחרון אם הוא נשלח למבנה אחר. לאחר שלב זה, ניירות היוצאים נאטמים במעטפות ונשלחים בדואר או בערוצי תקשורת אחרים.
ההרשמה נחשבת לאחת הפעולות הגוזלות זמן האחריות ביותר בתחום הניירת. לכן, אם נשאלת השאלה התייעלות של זרימת העבודה, הם מתחילים בתהליך זה.
המשימות
משימות הרישום העיקריות כוללות:
- חשבונאות.
- בקרת ביצוע.
- עבודת עזר.
כשמדובר בחשבונאות מתקבל מידע כמותי על היקף העבודה, ניתוח שני המסמכים כמכלול וסוגים פרטניים, לפי מבנה ורכיבים אחרים. בעתיד נוצר בסיס נתונים בצורת מנוע חיפוש מיוחד.
החוקים
רק במידת הצורך, שימוש נוסף הוא ארגון העבודה עם מסמכים. אין צורך ברישום מסמכים אם הם מתקבלים למידע בלבד. כל חברה חייבת לאשר רשימת מסמכים שאסור היה לרשום. ככלל, הוא נכלל בנספח להוראות לפקידים, אך ניתן גם להרכיב בצורה של נייר עצמאי. זה צריך להיות מעודכן אם המצב מחייב זאת.
בדרך כלל, ניירות ערך לא רשומים כוללים:
- חומרי קידום מכירות.
- מזל טוב
- הזמנות לסמינרים וכנסים.
- ספרים ומדיה מודפסת אחרת.
- חבילות "אישיות" שהתקבלו בדואר.
- העתקי מסמכי ממשלה.
- מכתבי מידע.
במהלך ההרשמה, לכל מסמך מוקצה מספר מתאים. למסמכים הנכנסים יש מערכת מספרים משלהם, החתומה על הקבלה.
ההליך מתבצע רק פעם אחת. זהו אחד הכללים העיקריים לארגון עבודה עם מסמכים. רישום מסמכים בחברה גדולה מתבצע במחלקה הכמורה. אם מדובר בחברה קטנה, אז המזכירה מתמודדת עם הנושא הזה. בחברה עם חטיבות וקבוצות מבניות אחרות, ניתן לבצע תהליך זה באופן מבוזר. עם זאת, הדבר חל רק על מסמכים פנימיים. יש לבצע את רישומם ביום הקבלה, האישור או השיגור.
שיטות ייצור
ניתן להשיג מסמכים בדרכים הבאות:
- בדואר.
- באמצעות שירותי שליחויות.
- בפקס.
- במייל.
צורות ארגון שונות של רישום מסמכים מתבצעות ביחס לתכתובת הבאה:
- תיבת הדואר הנכנס.
- יוצא.
- פנימי.
מידע על הרשמה
למסמך נכנס, נתונים כגון:
- התאריך שהתקבל.
- מספר נכנס.
- תאריך עריכת המסמך.
- אינדקס
- מספר רישום.
- מחבר המסמך.
- שם.
- החלטה
- תקופת ביצוע.
- קבלן.
- התקדמות העבודה.
- מספר המקרה בו הוא עובר אחרי המניפולציות הדרושות.
הזנת מידע
ראשית, מתבצע ארגון רישום של מסמכים ראשוניים, שאינם ממולאים לחלוטין, מכיוון שהם טרם הוגשו לראש, ואין להם החלטה מתאימה, כמו גם תקופת ביצוע ייעודית וקבלן. הנתונים הנותרים מציינים לאחר היכרות עם מורשים. אם נוצרה מערכת יחסים טובה עם המנהיג, והוא בודק את ההתכתבויות בכל בוקר, אתה יכול תחילה להראות לו את המסמך, ולאחר קבלת ההחלטה המתאימה, הזן מייד את כל הנתונים הדרושים.
אם מדובר בארגון רישום ובקרה על ביצוע מסמכים פנימיים, ניתן לציין את הנתונים בצורה המתאימה עם אפשרות לשינויים ותוספות עוקבים. מועד הקבלה בהם כמובן אינו נעדר. לכן, בניגוד למסמך נכנס, למסמך פנימי יש מספר רישום יחיד.
לכל חברה יש את הזכות לשנות ולהוסיף את הנתונים על המסמך הנכנס תוך התחשבות בפרטי הפעילות. לדוגמה, לרוב ציין את מספר הגליונות והיישומים.
טפסים
טפסי הרשמה הם בצורת:
- כתבי עת.
- כרטיס.
- מערכות אלקטרוניות אוטומטיות.
בואו נשקול כל טופס בנפרד.
כתבי עת
מערכת יומן מועילה כאשר ארגון מתמודד עם מספר מצומצם של מסמכים. אם לחברה יש נפח גדול של זרימת עבודה, היא כבר לא משמשת, מכיוון שמבחינות רבות היא נחותה ממערכות אחרות ומתקדמות יותר.
המידע מצוין בכתבי העת לרישום המסמכים של הארגון לפי סדר קבלתם. תהליך זה כולל אדם אחד. כך, כשמגיעים הרבה מסמכים, הרישום נמשך זמן רב. באופן טבעי, זה מאט מאוד את זרימת העבודה.
בנוסף, יש לשכפל את הפעולה, מכיוון שנדרש מידע הן במשרד והן ביחידות מבניות בודדות, בהן המסמך יבוצע בעתיד. כתוצאה מכך, באותה חברה יש לרשום אותם ניירות ערך 3-5 פעמים בכתבי עת נפרדים.
יחד עם זאת, בלתי אפשרי לקבל מידע עיון תוך זמן קצר, מכיוון שרשומות היומנים נשמרות בסדר כרונולוגי. כדי לקבל מידע, עליך לדעת לפחות מתי נרשם המסמך.
לא ניתן יהיה לשלוט על מועדי הזמן, מכיוון שלכולם יש את שלהם ולא ניתן לסווג אותם בנפרד.לפיכך, במקום בו יש עדיפות לפונקציית הבקרה, השתמשו במערכת הכרטיסים.
קלפים
מערכת רישום כרטיסים פותרת את החסרונות הקיימים בעת ניהול ניירת למגזינים. הוא הופיע בראשית המאה הקודמת והוא נפוץ מאוד במדינות אירופה. ברוסיה היא נפוצה במהלך פיתוח מערכת שמירת הרישום של המדינה המאוחדת. מערכת רישום מסמכים זו בארגון נחוצה על מנת להתמודד עם נפח גדול של ניירות ערך ללא בעיות. יש לו את היתרונות הבאים:
- תהליך ההרשמה יכול להיעשות על ידי מספר עובדים בבת אחת.
- ניתן להפיק מסמכים בכמות הדרושה לתפקודו החלק של הארגון.
- ניתן לבצע שיטתיות של כרטיסים, כמו גם ליצור קבצי כרטיסים. זה הופך את פונקציית העזרה לזמינה.
- מופע ספציפי יכול להיות מועבר לבקרת ביצוע המסמכים.
- צורת הפרטים וציוןם נקבעים ישירות בארגון, והם נקבעים בהוראות הניירת.
- ניתן להפיץ את טופס הכרטיס שנבחר באמצעות מכונת צילום. כדי לנהל רישומים, אתה צריך לעבור תפוצה לפחות לשנה לפחות.
לארגון יכולים להיות כמה עותקי כרטיסים ככל שיידרש. בדרך כלל אתה צריך למלא לפחות שניים. לאחר מכן, עותק אחד מאוחסן בארון קבצים זמני, והשני במחלקת המידע והעיון. המסמך עצמו נשלח לקבלן לעבודה. אך לעיתים קרובות הם משתמשים בשלושה קלפים כדי להעביר את האחרונים גם למבצע.
מערכת כזו מתאימה הן למסמכים לרישום ארגון ציבורי והן לביצוע עבודות משרדיות במוסד ממלכתי. קבצי כרטיסי עזר נוצרים בנושאים שונים, למשל לפי אזור. ואז מספרם עולה באופן אוטומטי. כמובן שמערכת זו היא עתירת עבודה ויכולה להיווצר רק ביעילות בארגונים בהם שירות ניהול המשרדים מבצע את תפקידיו ללא רבב. מערכת מודרנית יותר עזרה להיפטר מהצורך למלא מספר עצום של קלפים. הדבר התאפשר בזכות הצגת טכנולוגיית המחשבים.
מערכות אלקטרוניות אוטומטיות
צורת תיעוד זו מתבצעת באמצעות תוכנה (או תוכנה). הוא מותקן במחשב אישי, בשרת או במספר מחשבים משולבים. בעת שימוש במערכת אוטומטית, מידע נכנס לכרטיס אלקטרוני המאוחסן בבסיס הנתונים המתאים. כדי להבטיח בטיחות, במקביל, המידע נשמר בבסיס נתונים נוסף (גיבוי).
טופס זה הוא שקיבל את היישום הגדול ביותר כיום, מכיוון שיש לו יתרונות משמעותיים בהשוואה לשתי האפשרויות הקודמות. בפרט, אלה הם:
- חיפוש מהיר בכל בסיס, למשל, תאריך.
- יצירת דוחות ומידע אנליטי במצב אוטומטי.
- היכולת להירשם ממקומות עבודה שונים בו זמנית.
- אפשרות לניהול מסמכים באופן מבוזר ביחידות נפרדות עם שילוב מידע במסד נתונים יחיד.
- תכונות אחרות.
על ידי הארגון עצמו ניתן לפתח תוכנית לרישום מסמכים. עם זאת, ברוב המוחלט של המקרים משתמשים בפתרונות מוכנים המקלים על עבודה עם נפח גדול של מסמכים, החל משלב היצירה וכלה בביצועה או שליחתה לחברה אחרת.
במערכת אוטומטית ניתן לאסוף ולאחסן את המידע המלא ביותר אודות כל המסמכים. הודות לכך, מיושמת בקרה אפקטיבית וביצוע עבודות עזר, ובמידת הצורך מלאי פנימי.
מסקנה
נכון לעכשיו, בכל מיזם ומוסד נוצר נפח גדול של מסמכים. עבודת משרד, שהוקמה כראוי בהתאם לחוק ועמידה בכל המשימות שנקבעו, מגדילה פעמים רבות את היעילות הניהולית. מחשבים אישיים, תוכניות וטכנולוגיות חדשות הפכו את התהליך למאורגן יותר. מערכת אוטומטית מזרזת ומאפשרת את העבודה בכללותה, כמו גם רישום וחשבונאות של מסמכים בארגון, בפרט.
תהליך זה חשוב בכל מחזור הדתיות. בזכות העבודה המאורגנת תוכלו למצוא בקלות את המידע הדרוש ואת המסמך הספציפי תוך זמן קצר. וזה, בתורו, נותן מענה תפעולי לנושאים.
כרטיסים, שעד לא מזמן הופצו לכל מקום, מוחלפים בהדרגה במערכת אוטומטית, אפילו לצורך רישום בארגון ללא כוונת רווח של מסמכים. התהליך כולו מתבצע במצב מואץ, כולל שליטה יעילה על זרימת המסמכים.