בזמננו, ניירת (ניהול מסמכים) עוברת בהדרגה מצורת נייר לזו דיגיטלית. בהקשר זה, לכל אדם משכיל מודרני צריך להיות רעיון למושג "מסמך אלקטרוני" ותכונות היישום שלו. הבה נבחן את התופעה ביתר פירוט, ונמצא גם מהי EDS.
מה שנקרא מסמך
לפני ששוקלים את המושג והמבנה של "מסמך אלקטרוני", כדאי לזכור את קודמת הנייר.
במובן הרחב זהו שמו של מושא העולם החומרי, בו המידע מכיל בצורה קבועה.
במובן הצר יותר, מסמך הוא אמצעי של מידע המאשר עובדות משמעותיות, המוצגות בצורות שונות (טקסט, תמונה, צליל או הקלטת וידיאו, כמו גם שילוביהם). זה נועד לאחסן ולהעביר נתונים בזמן ובמרחב.
לכל מסמך פרטים מסוימים איתם ניתן לזהות.
אם אמצעי כזה מכיל מידע כוזב או בעת היווצרותו, הופרו הנורמות החקיקתיות שנקבעו, הוא נקרא כוזב (מזויף) ואין לו כוח משפטי.
מערך הספקים של מידע אמין נקרא תיעוד. זה נוצר על בסיס ההתמקדות שלהם בנושא ספציפי, תופעה, תהליך, אדם, מוסד וכו '. עצם תהליך היצירה / העיצוב של מדיה כזו נקרא תיעוד. כשמעורבים בה, חובה לקחת בחשבון את הנורמות של החקיקה הקיימת, כמו גם לעמוד בכללים הלאומיים לקומפילציה. אל תשכח גם מהיכולת של המהדר. אז יש למנהל הזכות לאשר תעודת בגרות, אך הוא אינו יכול לחתום על תעודת אוניברסיטה. ליתר דיוק, זה יכול, אבל למסמך כזה לא יהיה כוח משפטי.
מושג חשוב נוסף בנושא זה הוא "ניירת". זוהי מערכת של עבודות על תיעוד הפעילות הניהולית של חפץ ועל ארגון בו התנועה של נושאי המידע האמורים.
בתקופות היסטוריות שונות תהליך זה בוצע על חומרים שונים. אלה היו טבליות חימר, אבן, פפירוס, עור, עץ, קליפות ליבנה וכו '. בהדרגה, כולם הוחלפו בנייר.
על פי סוג המוביל כיום מובחנים חומרים:
- ניירת מסורתית (נייר);
- מעורב (נייר + מכשירי מחשוב אלקטרוניים);
- אלקטרונית (דיגיטלית).
בהתאם לתוכן ולייעוד שלהם, מסמכים יכולים לבצע מספר פונקציות:
- משפטי.
- ניהולית.
- חברתית.
- תרבותי.
- היסטורי.
- הסברה.
- תקשורתית.
פיתוח המושג "מסמך אלקטרוני"
מאז המצאת המחשבים, האנושות החלה לחפש דרך לעבור לתיעוד ללא נייר. בברית המועצות כבר בשנות השבעים של המאה העשרים החלה לחשוב על יצירת מודל כזה של עבודה במשרד. נכון, באותה תקופה המושג "מסמך אלקטרוני" (ED) עדיין לא היה קיים. במקום זאת נעשה שימוש בשם "מדיום הקריא במכונה".
באמצע שנות השמונים, טכנולוגיה כזו טרם פותחה במלואה. אך באותה תקופה, כבר הובא בחקיקה תוכן המושג "מסמך אלקטרוני". נכון, אז זה נקרא גם "קריא במכונה". ב- GOST 1984, זה היה שמו של מסמך המתאים לקריאה אוטומטית של הנתונים הכלולים בו.
עם תחילת המחשוב הרחב בשנות התשעים והאלפיים, רכש מושג זה בהדרגה את משמעותו הנוכחית.
איזה מסמך נקרא היום "אלקטרוני"
לתפיסה המודרנית של "מסמך אלקטרוני" יש כמה דרכי פרשנות, אשר באים לידי ביטוי במסגרת החקיקה. עם זאת, כולם קרובים להבנתם את מהות התופעה ומחייבים נוכחות של רכיבים כאלה:
- צורה דיגיטלית של הקלטה;
- אחסון נתונים על מדיה אלקטרונית עם יכולת לקרוא ולהבין על ידי אדם.
על סמך זה, ניתן לבצע הגדרה כללית של המושג הנבדק.
מסמך אלקטרוני הוא מסמך שמידעו (כולל פרטים) נרשם בצורה של נתונים דיגיטליים. לדוגמה, כסט תווים, צלילים, תמונות או שילובים שלהם.
ניתן ליצור, לשמור, להעביר ולהפוך ED באמצעות אמצעים דיגיטליים לצורה חזותית המובנת לבני אדם.
היתרון של מסמך כזה
בדומה למקבילתה לנייר, ED מבצעת את אותה מערך הפונקציות. עם זאת, יש לו מספר מאפיינים שהופכים אותו לספק נתונים מבטיח יותר:
- מידע שנרשם בצורה אלקטרונית נערך במהירות ובמהירות.
- תיאורטית כזו יכולה להיות מאוחסנת לנצח.
- טכנולוגיית ED מפשטת, מזרזת ומקטינה את עלות תהליך הניירת.
- ניתן לחתום על מסמכים כאלה ולשלוח אותם מרחוק, מבלי לבזבז זמן על פגישות אישיות.
- אתה יכול להשיג במהירות את המספר הדרוש של מופעי ED. יתר על כן, לכולם יהיה כוח משפטי.
מאפייני ED. מטא נתונים
המושג "מסמך אלקטרוני" מאופיין בשלושה תכונות:
- התוכן הוא רכיביו הטקסטואליים, הגרפיים או הצלילים.
- הקשר הוא מידע על מערכת היחסים של נתונים מתועדים עם אנשים אחרים של ED, פיזיים או משפטיים.
- מבנה המסמך האלקטרוני הוא פנימי וחיצוני. במקרה הראשון, אנו מדברים ישירות על תוכן ED. בשני - על הסביבה בה הוא קיים (אמצעי אחסון, פורמט הקובץ עצמו וכו ')
המושג "מסמך אלקטרוני" מוגדר על ידי המטא נתונים שלו. זה שם המידע על כל המאפיינים של ED, כמו גם הוודאות החברתית שלו.
מטא נתונים הם חלק בלתי נפרד מתהליך האחסון של כל מסמך אלקטרוני. הם מכילים אלמנטים של ראיות משפטיות, עסקיות, ארגוניות ופרוצדוראליות לשלמות ה- ED, כמו גם לאותנטיות שלה.
פרטים ED
היבט חשוב נוסף למושג "מסמך אלקטרוני" - פרטים. זהו סוג של אנלוגי לגליון הנתונים, המכיל את כל המידע אודות יצירת ED.
אלה כוללים:
- שם המסמך האלקטרוני.
- תאריך ומקום הידור, כמו גם כל המהדורות (אם קיימות).
- נתונים על המהדר או המהדרים של ה- ED.
- מידע על רמת האבטחה של המסמך.
- נתונים שיאפשרו לקבוע את האותנטיות, האותנטיות והאמינות של החתימה הדיגיטלית האלקטרונית של ED.
- נתונים על התוכניות הנדרשות לפתיחת מסמך זה. זה בערך הפורמט שלה. פירטיות מחשבים משגשגת כיום במרחב הביתי. בעניין זה, מרבית משתמשי המחשבים האישיים משתמשים בתוכנות ללא רישיון ולא תמיד חושדים ש- doc, .xls ו- .ppt האהובים של כולם נתמכים על ידי תוכניות Microsoft Office בתשלום. אז בתנאים רגילים אתה צריך לשלם על השימוש בהם, ולא להוריד את הגרסאות שנפרצו. זו הסיבה לפורמט ED החופשי המשומש ביותר, האוניברסלי והכי חשוב, כיום בעולם הוא .odt. הפופולריות שלה אפילו גרמה למיקרוסופט להטמיע את היכולת לקרוא אותה בתוכנה שלה. אחד היתרונות העיקריים של פורמט זה הוא שילוב היכולות של תוכנות כמו Word, Excel, PowerPoint.
- חתימה דיגיטלית.
חתימה דיגיטלית
כאמור לעיל, אחד המרכיבים החשובים ביותר במושג "מסמך אלקטרוני" הוא דרישות. במיוחד חתימה דיגיטלית, המתורגמת מאנגלית ל"חתימה דיגיטלית ".
זהו שם דרך ההתבוננות ב- ED, המתקבלת כתוצאה מהמרה קריפטוגרפית של קבוצת נתונים אלקטרוניים.חתימה זו מאפשרת לך לזהות את האדם שהניח אותה, כמו גם לאשר את שלמות המסמך כולו.
על פי החוק הנוכחי, ברוב המדינות המודרניות, EDS משווה לחתימה "רטובה" על הנייר.
חשוב לציין את הקשר הבלתי ניתן להרחבה בין המושג "מסמך אלקטרוני" לחתימה דיגיטלית. אחרי הכל, הנוכחות של השנייה היא שנותנת את הכוח החוקי הראשון.
לכל EDS מפתח אישי מוסמך, שהוא רצף ייחודי של ספרות בגודל 264 ביט. כדי להשיג את זה אתה צריך ליצור קשר עם חברה המתמחה, שיש בה לא מעט כיום. כדאי לזכור שלחתימה דיגיטלית אלקטרונית יש תאריך תפוגה מסוים, כמו גם רמות אבטחה שונות.
בעת רישום חתימה דיגיטלית אלקטרונית, אותו מפתח בודד נרשם בכונן ההבזק של הלקוח שלו. זה עובד רק בד בבד עם המפתח הציבורי - תוכנית אחרת המשמשת צדדים שלישיים ושלישיים לאימות החתימה הדיגיטלית במסמכים שהתקבלו.
הנתונים נמצאים בתעודה דיגיטלית המכילה מידע על הבעלים, מספר הרישום שלו (לא להתבלבל עם מפתח פרטי) ומשך החתימה הדיגיטלית.
באמצעות חתימה דיגיטלית אלקטרונית, אתה יכול להגיש מסמכים מרחוק לאוניברסיטאות (לפעמים אפילו כאלה זרות), לבצע עסקאות בנקאיות, לשלם מיסים וכמה שירותים של גופים ממלכתיים של ארגונים עירוניים.
עם זאת, ישנם מספר מקרים בהם מסמך אלקטרוני וחתימה עליו אינם נחשבים לגיטימיים. לדוגמה, קבלת אישור ירושה או הנפקת מסמכי הגירה.
סוגי מסמכים אלקטרוניים
נכון לעכשיו, יש רחוק ממיון אחד של ED. עם זאת, לרוב מסמכים כאלה מחולקים לסוגים בקטגוריות הבאות:
- סוג תוכן: טקסט, גרפיקה, סאונד, אנימציה ומולטימדיה ED.
- רמת נגישות: פתוחה ומוסתרת. מסמכים מהסוג הראשון אינם מכילים שום סוד, וזו הסיבה שהם נמצאים ברשות הרבים ואפשר לקרוא אותם על ידי כולם. זהו הנתונים הטכניים של מכשירים או הרכב מוצרים, הסכמי רישוי, מחירונים וכו '. EDs נסתרים יכולים לקרוא רק מעגל צר של אנשים. בדרך כלל הם מכילים מידע המייצג סודות מסחריים או אפילו מדינה. זו יכולה להיות מפה של מיקומם של יחידות צבאיות חשאיות, רישומים של מכשיר פטנט או הרכב התרופה, נתונים על חשבון הבנק של גורם אינדיבידואלי או משפטי וכו '.
- נוכחות / היעדר חתימה דיגיטלית אלקטרונית (EDS). חוקיות / החוקיות של המסמך תלויה בכך.
- יחס לענף ספציפי. המסמכים האלקטרוניים המקובלים בדרך כלל (הטופס והתוכן זהים בכל תחומי היישום) ומומחשים באופן מצומצם.
שלטי ED
לאחר ששקלנו את המושג וסוגי המסמך האלקטרוני, כדאי לשים לב לתכונות ההבחנה שלו. הם מבדילים את ED בין אובייקטים אחרים בעולם החומר.
- סמנטיקה של תוכן. כל מסמך מסוג זה בהכרח הגיוני, ואינו ערכה אקראית של תמונות, צלילים או סמלים.
- צורת חומר יציבה.
- שלמות ויושרה.
- התמקדו ביישום לתקשורת חברתית.
היבט משפטי
לאחר ששקלנו את המאפיינים, הפרטים, התכונות, מושג המסמך האלקטרוני, המבנה וסוגיו, כדאי לבחון ביתר זהירות את הצד המשפטי של סוגיה זו.
אם ה- ED נערך בהתאם לכל הנורמות החוקיות, ובחתימתו יש את כל האישורים הדרושים, אזי יש לו כוח משפטי השווה למקבילו הנייר.
באופן טבעי, בכל מדינה הרגולציה החוקית של המושג "מסמך אלקטרוני" שונה במקצת, אך מדובר בזוטות.באופן כללי, החקיקה של מדינות שונות נאמנה באותה מידה ל- ED, מכיוון שכיום עבודה משרדית מסוג זה הגיעה זה מכבר לרמה הבינלאומית. בעניין זה מתקבל פרדוקס. סמכויות מסוימות דואגות יותר לניהול מסמכים אלקטרוניים חיצוניים. יחד עם זאת, זה עשוי להיות כמעט בלתי מפותח בתוך המדינה. הנה אנלוגיה כל כך מוגזמת של רמת האוריינות המודרנית במחשבים. איתו אדם יודע להתקין אפליקציות שונות באנדרואיד, אך אינו יודע את העקרונות הבסיסיים בעבודה עם טבלאות אקסל.
תכונות של עבודות משרד דיגיטליות
בהשוואה לנייר, לעבודה במשרד דיגיטלי ישנם מספר יתרונות משמעותיים:
- מספק רישום תפעולי, חשבונאות, אחסון וגישה למסמכים אלקטרוניים.
- דורש פחות מימון.
- זקוק לשטח מינימלי כדי להתאים לארכיון. למעשה, כל התיעוד של מפעל ענק ממוקם בכונן קשיח בכיס תיק.
- בעזרת עבודות פקידות אלקטרוניות מופחתות עלויות אי-ייצור של זמן הצוות.
- מהירות הפצת הנתונים בקרב מגוון רחב של משתמשים הולכת וגוברת.
- ה- ED יכול להכיל לא רק טקסט ותמונות, אלא גם מידע מולטימדיה. וזה חשוב מאוד אם עבודת הארגון קשורה לאירועי מצגת פרטיים.
ראוי לציין כי השימוש במסמכי נייר מותר לעיתים קרובות בעבודה משרדית אלקטרונית. עם זאת, העדיפות במקרה זה היא בדיוק עבור ED.
מרבית הארגונים הפרטיים והציבוריים בעולם כיום מכוונים לחיסול הדרגתי של תיעוד נייר מניירת. אבל אפילו במדינות מפותחות זה עדיין רחוק. אחרי הכל, מדובר בתהליך ארוך מאוד ויקר.
בחנו את מושגי המסמך האלקטרוני וניהול המסמכים האלקטרוניים, מינו את כל הניואנסים של הגיליון. אנו מקווים כי המידע שימושי עבורך.