נסיעות עסקיות הן נסיעות עסקיות אליהם עוברים עובדים שונים בארגון. במהלך נסיעות כאלה נפתרים סוגיות חשובות עבור החברה, למשל, נבדקת עבודות הסניף, נחתם חוזה עם קבלנים חדשים או שנרכשים סחורות מסוימות מהספק. עובד בחברה הנוסע לטיול זה יכול לסמוך על הוצאות רבות. עבור ארוחות ולינה מוקצה דמי קיום יומיים בנסיעת עסקים שגודלה יכול להשתנות משמעותית בארגונים שונים. הנורמה קבועה בתיעוד המקומי הפנימי על ידי מתן צו על ידי ראש החברה.
מטרת התשלום
סכום היומי במהלך נסיעות עסקיות נקבע באופן פרטני בכל מקרה, מכיוון שהוא לוקח בחשבון כמה כסף הוציא העובד במהלך הטיול. דמי הקיום מוצגים בתקציב העובד בעיר או במדינה אחרת. כל ההוצאות מפצות על בסיס דרישות משפטיות. במשך כל הזמן בו העובד נמצא בנסיעת עסקים, שכר והמקום התפוס בחברה נשמרים.
כמעט בכל החברות לא משולם דמי ללידה בנסיעות עסקיות של יום אחד, במהלכן העובד לא נשאר לילה אחר באזור אחר. יום לידה משמש למטרות הבאות:
- בחירה ותשלום מקום מגוריו של העובד;
- תזונה לעובדים במפעלי קייטרינג וכן פיצוי עבור עלות רכישת מוצרים שונים בחנויות;
- לנסוע לאזור או מדינה אחרת וכן הוצאות עבור הסתובבות בעיר בסוגים שונים של תחבורה ציבורית;
- עריכת אירועים שונים על בסיס מטלת ניהול;
- עלויות חשובות אחרות, אך הן חייבות להיות נחוצות ומתאימות, אחרת הנהלת החברה עשויה לסרב להעביר כספים.
היומי לטיול עסקים ברוסיה נקבע באופן פרטני עבור כל עובד. אך יחד עם זאת, ניתן לרשום תשלומים מקסימליים ברמה המקומית.
מתי הם רשומים?
כל חברה קובעת באופן פרטני מתי יש להעביר את הקצבה לעובד הארגון. ניתן להשתמש בשתי אפשרויות לכך:
- העברת כספים מראש, ובמקרה זה בדרך כלל משולם סכום קבוע, אותו העובד יכול לנהל בנסיעה, אך במידת הצורך, לאחר נסיעת עסקים, הוא יכול לבקש כספים נוספים;
- תשלום נזקקים לאחר הטיול, שבמהלכו על העובד להוציא את כספיו, ואז לערוך דוח הכולל מידע על כל ההוצאות, אשר על בסיסן מפוצה ההוצאות.
האפשרות השנייה משמשת לרוב, לפיכך כמעט כל עובד בחברה צריך לבצע דוח מיוחד לאחר הטיול.
אילו מסמכים מכינים העובד?
לאחר הטיול עובד בחברה יכול לסמוך על פיצוי בגין העלויות שנגרמו. מה שקורה לפיצוי בנסיעת עסקים תלוי בהוצאות האזרח. לקבלת כסף, העובד מכין את המסמכים הבאים:
- דו"ח ישיר, המכיל מידע על כמה כסף הוציא אזרח במהלך הטיול;
- חוזה שכירות אם אזרח השתמש בדירה פרטית למגורים בטיול;
- קבלת המלון;
- מסמכים המאשרים את הוצאות הנסיעה, הכוללות צ'קים, קבלות על מצעים ברכבת, עלייה במטוס למטוס או ניירות דומים אחרים;
- עדות לשימוש בשירותי מוניות הניתנים על ידי קבלות, צ'קים או כרטיסים שונים, ואם אזרח משתמש בהובלה אישית, הוא מעביר את השיקים שהתקבלו בתחנות דלק למעביד;
- מסמכים המאשרים הוצאות מסוגים אחרים.
על סמך דוח כזה ומסמכים אחרים, רואה חשבון החברה מחשבת את היומי, לפיכך, מפוצלים את ההוצאות שנגרמו לעובד.
כיצד נקבע התשלום?
כל חברה קובעת באופן עצמאי את גודל התשלומים הללו, שלוקח בחשבון את מטרת הטיול, את היכולות הכספיות של הארגון, כמו גם גורמים פרטניים אחרים. במקרה זה נלקחות בחשבון הנורמות המעוגנות בתיעוד הפנימי של החברה.
כדי לאשר את היומי בנסיעת עסקים, נוצרת עמדה מיוחדת בחברה. הוא חתום על ידי ראש החברה. בנוסף, ניתנת הזמנה לנכים בנסיעת עסקים. במקרה זה נלקחות בחשבון הנורמות, שעל בסיסן מועברים כספים מתשלומים אלה לקרנות שונות.
מתי משולמים עם תשלומי מס הכנסה אישי ותרומות לקרנות שונות?
בעת חישוב היומי, על המעסיקים לשקול כמה הם לא צריכים לשלם מס הכנסה אישי ותרומות אחרות לארגונים ממשלתיים. לפיכך, אם הנהלת החברה אינה מעוניינת כי התשלומים יחויבו במס, נלקחים בחשבון ההגבלות הבאות:
- אם אתה מתכנן טיול ברוסיה, התשלומים המקסימליים צריכים להיות 700 רובל. ביום אחד;
- אם עובד נשלח למדינה אחרת, אז ישולם לו מקסימום 2.5 אלף רובל. ליום.
אם העובד מוציא יותר כספים, אזי מס הכנסה אישי משולם מההפרש, וסכום הכספים הדרוש מועבר לקרנות המדינה. אף על פי שהחוק אינו מכיל דרישות לתשלום מינימלי, כל ארגון צריך לקחת בחשבון את הסכום האמיתי של הכספים שעובד יצטרך להשלים משימה בעיר או מדינה אחרת. לכן הפחתה מוגזמת של היומי בנסיעת עסקים לרוסיה יכולה להביא לאי שביעות רצון מצד עובדי החברה.
נלקח בחשבון גם משך הטיול, שכן אם מספיק יום אחד בכדי להשלים את המשימה, המעביד יכול לפצות רק את עלויות הנסיעה המצוינות בדוח. ארגונים מסוימים פשוט מעבירים לעובד 50% מהמקובל.
כללים כלליים להעברת כספים
כשמחשבים את כמות היומי בנסיעת עסקים ברוסיה, על המעסיקים לקחת בחשבון כמה כללים חשובים. אלה כוללים:
- משולם ללינה בלבד בתנאי שהנסיעה נובעת מצורכי הייצור, ואינה פועלת כיוזמה של העובד הישיר;
- בנסיעת עסקים, הראש מוציא צו המפרט את כל התנאים והדרישות לנסיעת עסקים;
- העובד רשאי לבקש מקדמה, שהונפקה על בסיס צו החזר מזומן;
- על העובד המונה שקיבל כספים מהמעסיק לבצע משימות מסוימות, אשר לגביהם מתגבשת משימה;
- בתוך שלושה ימים לאחר הנסיעה מגיש העובד דוח מקדים מיוחד אליו מצורפים מסמכים אחרים המאשרים את ההוצאות שנגרמו;
- הדו"ח נבדק על ידי רואה החשבון או הכלכלן של החברה, שאחריו מאושר המסמך על ידי הראש;
- סכום התשלום מחושב תוך התחשבות בתאריך היציאה וההגעה.
אם על בסיס מסמכים שהוגשו על ידי עובד, נקבע כי הוא הוציא פחות ממה שהונפק מראש בצורה של דמי קיום יומיים בנסיעת עסקים, עליו להחזיר את ההפרש לקופאית החברה.
האם משולמים נכות עבור יום טיול?
לעתים קרובות, כדי לפתור בעיות שונות, יש צורך להקדיש לא יותר מיום אחד, ולכן נשאלת השאלה האם משולם דמי לידה בתנאים כאלה. טיול ביום אחד על בסיס ה- TC מחייב העברת יום לידה. טיול כזה מתבצע בדרך סטנדרטית, לכן גיליון הזמן מציין כי העובד לא היה נוכח במקום העבודה העיקרי. למחרת עובד עובד בחברה דו"ח טיול, שעל בסיסו הוא מקבל פיצוי מראש החברה.
חברות רבות אינן משלמות דמי לידה עבור נסיעות עסקיות של יום אחד, אלא אם כן ניתן אחרת בתיעוד מקומי פנימי.
מה לעשות כשנסיעת העבודה מסתיימת מוקדם?
לעיתים קרובות עובדים מקבלים מזומן מראש, אך יחד עם זאת הם חוזרים הביתה לפני לוח הזמנים, מכיוון שהם ממלאים במהירות את המשימות שקבע הראש. במקרה זה, הם נדרשים להכין נכון דוח הוצאות.
רואה החשבון של החברה על בסיס התיעוד שהתקבל מבצע חישוב מחדש. ההפרש שנותר עם העובד מוחזר לקופאית החברה.
כיצד משולמות עבודות בסוף השבוע?
דמי הקיום לנסיעת עסקים משולמים עבור כל יום קלנדרי בטיול, אך רק אם העובד מתמודד עם תפקידו לא רק בימי חול, אלא גם בסופי שבוע.
אם אזרח נשלח לעיר אחרת כדי לפקח על עבודת הסניף החדש במשך מספר שבועות, אזי לא מוקצה לו קצבה יומית לסוף השבוע.
הניואנסים של טיול זר
עובדים יכולים לצאת לטיול עסקים לא רק ברוסיה, אלא אפילו במדינה אחרת. התכונות של טיול כזה כוללות:
- שיעור היומי לטיול עסקים במדינה אחרת נקבע בדרך כלל על 2.5 אלף רובל;
- הכספים משולמים ברובלים רק לאותם ימים בהם אזרח נמצא בשטח הפדרציה הרוסית;
- בעת חציית הגבול משולם דמי לידה במטבע המדינה שאליה נשלח עובד החברה;
- אם העובד נמצא באותו יום בפדרציה הרוסית ובמדינה אחרת, התשלום מחולק לשני חלקים, שאחד מהם מוצג ברובלים, והשני מועבר במטבע.
לכל חברה יש את הזכות בתיעוד הפנימי שלה לקבוע נוהל אחר שעל בסיסו משולמים דמי היציאה לנסיעת עסקים.
מה עלי לעשות אם עובד קונה מטבע במדינה אחרת?
בנסיעות עסקיות, יום לידה מאפשר לאפשר לעובדים לשלם עבור לינה וארוחות, וכן לפצות על הוצאות חובה אחרות. אם אזרח נשלח למדינה אחרת, המעסיק יכול להנפיק לו כספים, הן ברובלים והן במטבע חוץ.
אם ניתן כסף ברובלים, על העובד, בהגיעו למדינה זרה, לרכוש באופן עצמאי את הסכום הנדרש. במקביל עליו להעביר למעסיק מסמך תומך שהוגש בהודעת בנק. זה מציין כמה מטבע נרכש לאחר השלמת התהליך, ואיזו קצב הרכישה בוצעה.
דמי הקיום לטיולים לחו"ל נלקחים בחשבון לפי התעריף שקבע הבנק ביום הגשת דוח הנסיעות של החברה להנהלת החברה.
מה עלי לעשות אם עובד חוזר ועוזב באותו יום?
לעיתים קרובות ישנם מצבים בהם עובד שחזר מנסיעת עסקים יוצא באותו היום לנסיעת עבודה אחרת. מצב זה אינו מפר באופן כלשהו את דרישות החוק. במעשים נורמטיביים אין הוראות לגבי כללי הביצוע. לכן המעביד יכול להשתמש בשתי שיטות:
- שתי סטים של מסמכים מוכנים לכל טיול. לכן המעביד מוציא שתי הזמנות, וגם מגבש שתי תעודות ומשימות. דמי היומי משולמים פעמיים, והיום בו שני נסיעות מצטלבים משולם בגודל כפול.
- משלב שני טיולים.נעשה שימוש בתהליך זה אם ידוע מראש שעובד אחד יישלח לשתי נסיעות בו זמנית. לפיכך נערכים מסמכים מייד, על בסיסם מורחב הטיול הראשון. על פי החוק, אין מגבלות על משך הטיול, ולכן הארגון יכול להאריך אותו מספר בלתי מוגבל של פעמים.
הבחירה תלויה רק בהחלטה של ההנהלה הישירה של החברה.
חשבונאות
חברות רבות אינן משלמות יום עבודה עבור נסיעת עסקים ביום אחד, אך על פי החוק על כל חברה לתאם נכון נסיעות עסקיות. לשם כך, לא רק ההזמנה ניתנת על ידי ראש ומתקצבת משימת עבודה, אלא שהמידע הדרוש מוכנס גם למסמכי הנהלת החשבונות.
הפרסומים הבאים משמשים לדמי קיום יומיים:
- D71 K50.2 - הנפקת כספים ממשרד החוץ של החברה;
- D71 K50.1 - הנפקת מזומן ברובלים, אם אתם מתכננים טיול בשטחה של רוסיה;
- D20, 23, 25, 26, 44 K71 - קבלת דוח העובד לחשבונאות;
- D91 K71 - מחיקה להוצאות של הפרש שער החליפין בקניית מטבע;
- D50 K71 - החזרת יתרת העובד אם לא הוציא את כל המקדמה שהתקבלה;
- D71 K50 - הנפקת הצפה אם לעובד לא היו מספיק כספים שקיבלו בעבר;
- D70 K68 - צבירה של מס הכנסה אישי אם העובד הוציא יותר מסכום הנורמה שנקבעה בחוק.
אם העובד בילה בנסיעת עסקים יותר מ- 700 רובל. או 2.5 אלף רובל. מס ההכנסה האישית משולם מההפרש. תשלום המס נרשם בדוחות 2-PIT ו- 6-PIT.
מסקנה
נסיעות עסקיות מלוות בהכרח בהעברת יום לידה לעובד. הם משמשים לשלם עבור חדר ולוח. גודלם תלוי אם המשימות מבוצעות על ידי עובד בתוך המדינה או האם הוא נשלח למדינה אחרת.
ניתן להעביר כספים מראש או אחרי הטיול. אם הסכום אינו עולה על הנורמות שנקבעו בחוק, אינך צריך לעכב תשלומי מס הכנסה אישיים.