Tout citoyen ayant besoin de recevoir certaines informations peut devenir un utilisateur d’informations archivistiques. Pour obtenir un certificat d'archive, vous devez venir en personne ou envoyer une personne autorisée agissant sur la base de documents de certification.
Quelles informations sont stockées dans les archives
Conformément à la loi sur les archives de l'organisation, les organismes d'État et les personnes exerçant des activités commerciales sont tenus de fournir au demandeur les informations contenues dans les documents d'archives. Un tel service devrait être gratuit.
Un certificat d'archives est un document officiel établi sur un formulaire spécial et contenant les informations complètes demandées par le demandeur. Outre le certificat, les citoyens ont le droit de recevoir des copies des documents d'archives relatifs au demandeur. La nécessité d’obtenir de tels documents peut être liée à l’introduction d’une demande auprès des autorités de la sécurité sociale, à la constitution de provisions pour retraites et à l’obtention de certains avantages.
Confidentialité des données
Selon la loi, les informations archivistiques doivent être communiquées via l’accès des utilisateurs aux originaux et aux moteurs de recherche. Il convient de noter que toutes les informations stockées sont confidentielles et que, par conséquent, leur accès devrait être limité à un certain cercle de personnes.
Cette précaution est liée au fait que la banque d’informations contient des données personnelles de citoyens, des informations sur leur lieu de résidence, leur état civil, leur salaire, leur casier judiciaire et d’autres caractéristiques biographiques. À cet égard, l'obtention d'un certificat d'archive n'est pas autorisée sans le consentement d'un particulier. Les travailleurs ayant accès aux archives sont tenus de respecter les règles relatives à la fourniture d'informations.
Archiver les utilisateurs d'informations
Du fait qu’une grande variété d’informations est stockée dans les archives, l’émission de certificats d’archivage est destinée à un grand nombre d’utilisateurs. Ceux-ci comprennent des personnes morales et des personnes physiques, d'anciens employés d'entreprises, des autorités répressives et fiscales, des fonds de pension, des agences d'assurance et des citoyens ordinaires.
Pour chaque utilisateur individuel, il existe des règles pour la fourniture d'informations.
Règles pour la délivrance de certificats d'archives, de copies et d'extraits
Toutes les informations demandées dans les archives sont délivrées sur la base d’une demande écrite. Ce document décrit l’essence de la demande et tous les détails nécessaires à la recherche. L’application fournit également les données personnelles du demandeur, ses initiales, son adresse et son numéro de téléphone. La demande doit être signée de la signature personnelle du demandeur.
Un certificat de travail (archivé) contenant des informations sur l'ancienneté est délivré sous réserve des informations les plus précises sur le lieu de travail du demandeur. Dans ce cas également, vous devez spécifier le poste et la période de travail. Lors du changement de nom de famille, il est nécessaire d’écrire les initiales précédentes dans la requête.
Les informations demandées dans les archives doivent être fournies dans les 30 jours à compter de la date d’enregistrement de la demande. Si des délais supplémentaires sont nécessaires pour obtenir des informations spéciales, les archives notifient au demandeur la prolongation de la période.
A quoi ressemble l'aide archive, exemple de formulaire
Le certificat obtenu auprès des archives de l'État ou des documents du personnel d'une société commerciale doit être compilé sur le papier à en-tête de l'organisation et porter un nom clair. Un échantillon approximatif d'une telle demande peut être vu lors de l'application.
Le remplissage du document d'archives est basé sur les originaux ou des copies certifiées conformes.Un certificat d'archivage doit contenir des informations précises sur les documents utilisés, et ces informations doivent être présentées par ordre chronologique. Tous les noms mentionnés dans le certificat sont enregistrés sous une forme développée et des extraits de l'original sont placés entre guillemets. Si des incohérences ont été constatées dans le processus de remplissage du document, elles sont alors transférées vers le certificat sous la forme dans laquelle elles apparaissent dans l'original. Un certificat correctement rempli a force de loi et peut être présenté sous forme de preuve au tribunal.
Quelles violations peuvent annuler un document?
Un document d'archive officiel ne peut pas contenir de corrections, de taches ou de phrases illisibles. De plus, les commentaires et diverses conclusions personnelles des archivistes ne sont pas autorisés dans le texte.
Après la partie texte du document sont archivés les numéros des registres utilisés. Le certificat d'archive est signé par l'archiviste en chef ou par le responsable du service du personnel et certifié conforme. Si le document comprend plusieurs pages, chaque feuille doit être certifiée. Une demande d'archive est émise en deux exemplaires, l'un sur demande et l'autre stocké dans le registre d'archives.
Publication d'une copie archivée d'un document
Les institutions d'archives, à la demande des citoyens, délivrent des copies des documents originaux et des extraits d'archives. Ces blocs d’information sont imprimés sur le papier à en-tête de l’organisation. Si une copie d'un document historique est réalisée, il n'est pas nécessaire d'utiliser un tel formulaire.
Une déclaration d’archive est pertinente si l’information source se trouve dans un volumineux registre d’informations. Par conséquent, afin d’optimiser le travail, l’extrait n’indique que la partie de l’information qui intéresse le demandeur.
Des copies des documents sont envoyées au demandeur avec une lettre d'accompagnement. Si les informations demandées ne sont pas disponibles dans les archives, le motif de l'échec de la demande est indiqué.
Certificat d'archivage 9 formulaires
Le formulaire n ° 9 est un document assez populaire parmi la population. Ce certificat contient des informations sur les personnes inscrites dans un certain appartement, sur la taille du bien immobilier, les droits du propriétaire et ses relations familiales avec d'autres actionnaires.
Un tel document peut être revendiqué au moment du dépôt des documents pour la privatisation ou dans la preuve des droits de succession. Dans le cas de la vente de biens immobiliers, le certificat d'archivage numéro 9 n'est actuellement pas requis. Pour obtenir le formulaire n ° 9, vous devrez vous présenter au bureau des passeports du lieu de l'enregistrement et y présenter un passeport et un certificat de propriété des lieux.
Bien souvent, les déposants sont confrontés à un problème tel que le refus de délivrer le certificat n ° 9 en raison de la arriérés de loyer. En fait, un tel argument ne peut être considéré comme légitime, car, en vertu de la loi, les employés du bureau des passeports doivent délivrer un document indépendamment des arriérés.
En cas de refus illégal, il est nécessaire de demander une confirmation écrite du motif du refus. Vous pouvez également adresser une plainte au responsable du bureau des passeports ou vous adresser au tribunal.
