Beaucoup d'hommes d'affaires ne savent pas ce qu'est EGAIS et pourquoi il est nécessaire. À l'heure actuelle, le système d'information automatisé unifié de l'État est un outil obligatoire avec lequel tout vendeur ou producteur de boissons alcoolisées devrait dialoguer sur le territoire de la Fédération de Russie. C’est pour cette raison qu’il sera important pour tous les représentants de cette entreprise de découvrir ce qu'est EGAIS et à quoi il sert.
Pourquoi est-ce nécessaire?
La pratique moderne suggère qu'environ 30% du volume total d'alcool en Russie est produit illégalement, c'est-à-dire que chaque troisième bouteille de boisson alcoolisée est un produit contrefait. Naturellement, dans un tel environnement, l’introduction du contrôle est obligatoire, mais en réalité, pour les entrepreneurs qui ne savent même pas ce qu’est EGAIS, c’est un stress supplémentaire.
Si vous êtes le propriétaire d’un magasin de détail qui opère en Russie, vous devez vous rappeler que, à partir du 01/01/16, vous devez transférer intégralement les informations au système d’information automatisé d'État unifié pour toutes les opérations d'achat en alcool, même si si vous ne vendez que de la bière au détail. En juillet, l'exigence selon laquelle il est également nécessaire de créer des rapports détaillés sur les ventes au détail entre en vigueur. Ce système permet de définir chaque unité de vente.
Comment ce système fonctionne-t-il dans le commerce de détail?
Pour comprendre le fonctionnement du système EGAIS, vous devez envisager l’interaction avec ce système en plusieurs étapes. Les étapes sont les suivantes:
- la livraison;
- vente;
- après vente;
- cas d'échec.
Livraison
Qu'est-ce que EGAIS, vous devez comprendre dès le début de la commande. Lorsque vous recevez des boissons alcoolisées de fournisseurs, vous devez effectuer un rapprochement détaillé du nombre réel de bouteilles avec la facture électronique ou papier fournie. Vous pouvez confirmer le fait que vous achetez via ce système en utilisant le document qui vous a été fourni par le système d’information par courrier électronique. Sur l’ordinateur, il devrait exister un programme spécialisé de comptabilisation des produits qui permet de travailler avec EGAIS. Vendez-vous de la bière ou d'autres boissons alcoolisées? Dans ce cas, cela n'a pas d'importance.
Si les données convergent, dans ce cas, vous acceptez la facture établie par le fournisseur, puis le fait de l’achat est définitivement confirmé dans EGAIS. Si certaines marchandises portent des marques endommagées, dans ce cas, le connaissement peut être complètement rejeté ou le certificat de divergence correspondant est simplement établi.
Supposons que tout se passe bien et que vous confirmez le fait qu’il a été acheté chez EGAIS. La bière et d’autres boissons ont été achetées et il sera maintenant nécessaire de télécharger toutes les données relatives aux produits commercialisables dans le programme de paiement en espèces, qui devra également être installé sur un ordinateur au détail, conformément aux exigences de base du système EGAIS.
Il est supposé qu’il y aura par la suite sur chaque bouteille contenant de l’alcool une marque spécialisée sur laquelle un code à barres bidimensionnel portant le marquage Micro PDF417 sera appliqué. Ce code à barres comprend des informations de base sur la licence et le fabricant, ainsi que les principales caractéristiques du produit.
À vendre
Une fois les bouteilles entièrement placées sur les étagères, le commerce commence.Le commerce de détail a également une relation directe avec EGAIS. Vous devez donc conserver des enregistrements à toutes les étapes.
L'acheteur sélectionne le produit souhaité et est prêt à en payer le coût. Après cela, le caissier lit complètement les informations contenues dans le code à barres à l'aide d'un scanner 2D et les marchandises sont interceptées dans le chèque. Simultanément, le programme de caisse génère un fichier XML qui est envoyé au module de transport universel. Ceci est une application spéciale qui échange des informations avec le serveur Rosalkogolregulirovanie. C'est là que sera créé un reçu dans lequel un code à barres et une signature numérique du magasin sont présents, une confirmation est envoyée au caissier, après quoi le chèque peut être fermé. Ainsi, la mise en œuvre de chaque boîte ou bouteille de boissons alcoolisées sera marquée en ligne via EGAIS. L'alcool est contrôlé par l'État via ce système à partir de 2016.
Après vente
En même temps que les biens achetés, l'acheteur devrait recevoir un chèque du caissier. Il ne devrait pas être standard, mais être doté d'un code à barres bidimensionnel. Ce code confirme que le fait de la vente de biens est enregistré dans EGAIS. L'alcool peut être vendu dans n'importe quelle quantité, mais en même temps, un seul code est marqué sur le chèque. Désormais, l'acheteur est déjà en mesure de vérifier de manière indépendante l'authenticité de l'alcool acheté en lisant ce code à l'aide de son téléphone portable, s'il prévoit une telle fonction.
De nombreux experts affirment que si la procédure pour une telle vente de produits à base d'alcool est effectuée correctement, cela n'a même aucun sens de procéder à une vérification du code à barres par l'acheteur lui-même. Lorsque le scanner ne peut pas lire le code à la caisse, le système enregistre automatiquement une tentative de mise en œuvre. alcool contrefait et, en conséquence, le bloquera complètement via EGAIS. Le commerce de détail fonctionnera comme cela avec ce système.
Échec
Si Internet dans le magasin a soudainement disparu, les boissons alcoolisées peuvent continuer à être vendues sur une certaine période, car le programme stockera complètement les données sur les ventes réalisées. Une fois le réseau restauré, l’utilitaire transmet toutes les données reçues via le système d’information automatisé Unified State. Dans ce cas, l'alcool sera vendu normalement et les chèques seront fermés. À l'heure actuelle, le travail dans ce mode n'est pas autorisé pendant plus de trois jours. Si pendant cette période, il n'est pas possible de résoudre tous les problèmes liés à l'alcool, vous devrez alors suspendre la vente de boissons alcoolisées.
Questions populaires
Bien que l'instruction inclue une quantité assez importante d'informations nécessaires pour le système EGAIS, certaines questions restent non résolues pour beaucoup.
Tout d'abord, nombreux sont ceux qui ne comprennent pas s'il est nécessaire d'analyser constamment chaque bouteille entrante dans le processus de réception des marchandises du fournisseur. En fait, il n’est pas nécessaire de scanner les marchandises après leur réception. L’acceptation et le travail avec les fournisseurs s’effectuent dans le cadre de la gestion électronique de documents par lots, par paramètres de volume.
En outre, beaucoup ne comprennent pas comment les soldes peuvent être déplacés entre plusieurs magasins, mais il est difficile de donner une réponse précise à cette question. Conformément à la position officielle de FS RAR, tout mouvement entre des divisions distinctes, ainsi que depuis le bureau central ou l'entrepôt, n'est autorisé que si le magasin dispose d'une licence de vente en gros. Mais si nous considérons cette question d’un point de vue technique, UTM offre alors la possibilité d’établir des factures de voyage, ce qui ne contredit pas les règles incluses dans l’instruction UGAIS.
Entre autres choses, la question évidente est de savoir si l'introduction de ce système a été annulée par alkodeclair, mais en fait, ce système est toujours pleinement opérationnel et fonctionnera donc avant 2018. Une fois que le système EGAIS aura commencé à fonctionner normalement dans toutes les entreprises impliquées dans la vente de produits à base d’alcool, la déclaration standard sera annulée.
Conditions de connexion
À compter du 1er janvier 2016, toute entreprise exerçant des activités de vente au détail de boissons alcoolisées doit obligatoirement enregistrer chaque fait d'achat de ce produit. Le système EGAIS sera donc utilisé non seulement dans les commerces de détail urbains, mais également dans les zones rurales. Une autre date relativement importante est le 1er juillet de la même année, car à compter de cette date, toutes les sociétés, en plus du reporting direct sur les achats, devront également s’engager par le biais d’EGAIS et de toute vente au détail.
Il est à noter que la direction de Rosalkogolregulirovanie a accordé un certain soulagement aux détaillants et aux fournisseurs, qui sera valable jusqu'en avril 2016. Cela ne signifie pas que le système d’information automatisé unifié de l’État ne doit pas être installé à temps, mais le service fédéral a déclaré comprendre que, lors de la mise en service de ce système, les utilisateurs pourraient initialement rencontrer diverses difficultés, et donc, si alors, toutes les violations apparaîtront, car il n'y aura pas de pénalités sévères.
Dans ce cas, beaucoup se sont demandés s'il fallait se connecter directement à ce système le 1 er janvier, si après cela, il n'est pas prévu d'acheter des produits à base d'alcool pour longtemps. En effet, dans cette situation, vous pouvez vous enregistrer un peu plus tard, mais si vous devez radier la marchandise ou la renvoyer au fournisseur, le système d’information automatisé par l’État unifié devrait déjà être utilisé pendant ces opérations.
Si vous avez encore des produits achetés avant le 1er janvier, vous n’aurez pas besoin de les pondérer, c’est-à-dire que vous pouvez procéder à leur vente sans souci. Toutefois, si vous devez émettre une facture pour le renvoi au fournisseur ou la radiation de ces produits, toutes ces opérations ne peuvent être effectuées qu’après l’enregistrement dans EGAIS, et pour cela, ces produits doivent déjà être pris en compte.
Nouvelles règles pour la vente de bière en 2016
Les entrepreneurs privés qui vendent de la bière et divers boissons à la bière ainsi que le cidre, l'hydromel et le poir, conformément aux nouvelles règles en vigueur depuis 2016, doivent mettre en œuvre une telle procédure, telle que l'enregistrement dans EGAIS. Après cela, toute information concernant le marché sera transférée à ce système. La grande majorité des détaillants d’alcool doivent le faire à compter du 1 er janvier. Les nouvelles règles ne fixent pas les autres faits relatifs aux ventes de bière en 2016.
EGAIS est-il requis dans la restauration publique?
Compte tenu des éclaircissements apportés par les autorités officielles, la réponse à la question de savoir si EGAIS est requis dans la restauration collective est également tout à fait pertinente. Les entreprises de restauration qui vendent des boissons alcoolisées doivent enregistrer l'achat de ces produits dans le système EGAIS. Dans le même temps, il n’est pas prévu de fixer les ventes de ces boissons dans les restaurants et les cafés.
Exemption de ce système
Il convient de noter quelques règles, selon lesquelles certaines entreprises vendant des boissons alcoolisées sont temporairement exemptées de la nécessité de s’inscrire auprès d’EGAIS.
En premier lieu, cette loi prévoit des mesures d’allégement pour les entreprises dont les travaux sont effectués en Crimée et à Sébastopol.Cela s'applique en particulier aux organisations impliquées dans la vente au détail d'alcool, ainsi qu'aux entrepreneurs individuels qui vendent de la bière et diverses boissons à faible teneur en alcool au détail. Dans les agglomérations urbaines, le début de l'enregistrement des faits relatifs à l'acquisition d'alcool dans EGAIS devrait commencer à partir de début 2017. Si nous parlons d’établissements ruraux, alors pour eux dans l’EGAIS, l’enregistrement devra être effectué encore plus tard - à compter du 1 er janvier 2018.
Diverses organisations de vente au détail d’alcool qui opèrent dans des zones rurales comptant jusqu’à 3 000 habitants, où l’Internet intégral n’est pas disponible en magasin actuellement, appartiennent à la catégorie des entreprises qui ne devraient pas enregistrer les produits contenant de l’alcool afin de fixer les ventes, et dans ce cas: il y a un délai jusqu'au 1er juillet 2017. Si nous parlons d'achats, alors dans ce cas, il n'y a en principe aucun retard pour les colonies rurales.
Outre le fait que les achats doivent être enregistrés auprès de EGAIS, même tous les villages ruraux ne sont pas dispensés de fixer leurs ventes. La liste des règlements pour lesquels de tels reports seront accordés est approuvée directement par le sujet de la fédération.
Il existe également plusieurs catégories d’entreprises exemptées de la nécessité de connecter EGAIS:
- les fabricants de boissons à base de bière, de cidre, de bière, de poire ou d'hydromel, dont la production ne dépasse pas 300 000 décalitres par an;
- producteurs de champagne ou de vin élaborés à partir de leurs propres raisins;
- en ce qui concerne la fixation des ventes, la nécessité de se connecter à EGAIS n’est pas prévue pour les entrepreneurs individuels qui vendent les boissons très peu alcoolisées au détail, ainsi que pour les organisations de restauration, c’est-à-dire les restaurants et les cafés.
Il est également important de noter qu’à l’heure actuelle, il n’existe aucun soutien législatif au commerce licite d’alcool par Internet, mais les autorités de réglementation affirment que cette question est activement examinée. Jusqu'à présent, il est supposé que la future législation réglementant tous ces processus imposera des restrictions sur le moment des ventes, ainsi que sur l'âge des acheteurs.
Enregistrement
La tenue d'un tel journal est également devenue obligatoire depuis 2016. Il doit contenir le numéro, le code à barres, le nom du produit et son code, la date de la vente, ainsi que la quantité et la capacité en litres. Les données informant sur les caractéristiques de l'offre d'alcool ne seront pas affichées dans un tel journal. La forme de sa conduite est approuvée par l'ordre de "Rosalkogolregulirovanie".
Le document peut être conservé sous forme électronique ou papier. Sous réserve que vous soyez directement connecté à EGAIS, les exigences relatives à la maintenance d'un tel journal peuvent être considérées comme complètement mises en œuvre, mais certaines subtilités existent également. La fixation du commerce de détail de boissons alcoolisées dans EGAIS ne devient obligatoire qu'en juillet 2016 et le journal est maintenu depuis janvier. En d'autres termes, il sera nécessaire d'enregistrer les ventes séparément pendant six mois. Mais en réalité, il existe aujourd'hui un assez grand nombre de services spécialisés offrant la possibilité de mettre en œuvre toutes les exigences relatives à la tenue d'un journal comptable.
En rapport avec toutes ces fonctionnalités, il est recommandé de commencer à étudier les règles de fonctionnement de ce système pour ne pas rencontrer de difficultés ultérieurement.