Un nombre croissant d'entreprises russes commencent à étudier les problèmes liés aux flux d'informations. Quel est ce phénomène? Quelle est l’importance des flux d’informations pour le développement des organisations? Quelles sont les caractéristiques de l'application de la méthodologie pour leur étude aux entreprises de différents secteurs?
L'importance pratique des flux d'information
La gestion des entreprises est l’un des domaines dans lesquels les flux d’informations revêtent la plus grande importance pratique.
Afin d'accroître l'efficacité de la production de biens ainsi que leur qualité, de maîtriser la production de nouveaux types et d'introduire des technologies de pointe, les dirigeants utilisent un large éventail de méthodes scientifiques et appliquées.
Les flux d'informations au sein de l'organisation contribuent de manière significative au travail de qualité des gestionnaires dans tous les domaines mentionnés.
En les explorant, les entreprises peuvent résoudre avec succès les problèmes liés à l’exploitation des ressources de production existantes.
L'utilisation des flux d'information en production
Examinons par quels mécanismes les flux d'informations au sein de l'entreprise sont impliqués. En règle générale, les entreprises tentent de les intégrer dans des projections système. La base pour la formation de ce sont des ressources d'information (d'origine à la fois interne et externe).
Typique modèle d'information Comme nous l'avons dit plus haut, les flux au sein de l'entreprise reflètent l'intérêt de la direction de l'entreprise pour l'amélioration de la qualité de la gestion. Sa construction implique la solution des tâches principales suivantes:
- introduction de systèmes de contrôle sur les lignes de production;
- analyse de la qualité des sources d’information, de leur collecte, évaluation de l’importance et des perspectives des activités commerciales;
- modélisation des mécanismes d'influence directe de l'information sur les processus de production;
- créer et mettre à jour une base de connaissances d'entreprise;
L’algorithme spécifique à la construction du modèle dépend généralement des spécificités de l’entreprise. Dans certains segments, l'échange d'informations au sein de l'entreprise et avec le marché externe peut être difficile en raison du secret ou des difficultés techniques rencontrées lors de la compilation de données dans des fichiers et de leur transmission ultérieure au destinataire.
Types de flux d'informations
Les critères de classification généralement acceptés, qui permettraient de nommer sans ambiguïté les types de flux d'informations, n'ont pas encore été développés dans l'école de marketing russe moderne. Trop d’aspects problématiques reflétant l’exploration de données. Cependant, parmi les experts, il existe un modèle assez répandu qui divise les flux en types en fonction de la nature de l'information. Alors, ils peuvent être:
- financière;
- technologique;
- le marketing;
Ceci, bien sûr, est loin d’être une classification exhaustive des flux d’information. Bien sûr, la liste est longue. Des exemples spécifiques de flux d’information peuvent être très différents. Il est important de ne pas les confondre en raison de leur harmonie avec les phénomènes de l'industrie. Par exemple, les flux financiers et d'informations impliquant des canaux de règlement en espèces et non monétaires reflétant des informations, statistiques ou analytiques, sur les flux de trésorerie ne sont pas la même chose. Cependant, le premier peut être complété qualitativement par le dernier.
Faire de la discussion un outil compétitif
Si un système de flux d’informations fonctionnant correctement est introduit dans la société, cela peut devenir un avantage concurrentiel significatif pour la société. Dans quels aspects?
Tout d'abord, dans le contrôle de processus. Lorsque les employés responsables de l'entreprise reçoivent les informations nécessaires, cela leur permet d'optimiser plus efficacement certaines étapes de la production. Les informations obtenues par les spécialistes nous permettent d'identifier les technologies les plus significatives du point de vue de la rentabilité des entreprises, ainsi que d'introduire celles qui sont susceptibles de le devenir.
L’analyse des flux d’informations offre un autre avantage: l’amélioration de la qualité de la gestion au niveau du personnel.
Possédant les données nécessaires, entreprise structures de gestion le personnel dispose d’un outil qui permet d’organiser plus efficacement le travail des structures internes de l’entreprise.
Un autre facteur concurrentiel qu'une entreprise peut obtenir en utilisant des flux d'informations dans son travail est la meilleure répartition des ressources financières et matérielles.
Disposant des informations nécessaires, les responsables sauront dans quels volumes et où diriger les flux de trésorerie et les matières premières de manière plus intensive, et dans quels cas moins.
Les trois facteurs mentionnés rendent la société plus forte dans son potentiel de confrontation avec ses concurrents. Les flux d'information permettent tout d'abord de dépasser les acteurs du marché grâce à une meilleure communication entre les structures internes de l'entreprise. En conséquence, la production est plus efficace, la rentabilité est plus élevée, les prix sont plus compétitifs et, par conséquent, une attractivité croissante aux yeux des acheteurs ou des clients de leur segment.
Pratique de la gestion de l'information
Par quels mécanismes pratiques les entreprises gèrent-elles les flux d’informations? En règle générale, l’échange et l’analyse de données reposent sur l’interaction des employés chargés de travailler dans des domaines pertinents, au moyen de documents internes, de ressources réseau et Web, parfois même de sources financières. En règle générale, ils décrivent sous leur forme la plus fiable (par exemple, les négociations orales, la correspondance entre employés, etc.) l'état actuel (ou prévu) d'une organisation donnée.
Il existe une catégorie spéciale de personnes impliquées dans la gestion du système d'information de l'entreprise - les générateurs d'informations. Ils sont propriétaires des types de données décrits ci-dessus. La principale nuance ici est que dans une entreprise (surtout s'il s'agit d'une grande entreprise), il est parfois difficile d'identifier des employés spécifiques qui ont participé à la génération de certaines informations. La raison principale en est qu’une partie importante des documents (en particulier des documents financiers) est soumise à des procédures d’approbation et d’ajustement en plusieurs étapes au niveau de la direction.
Le travail des "auteurs" des flux d’information peut être soit spontané (c’est-à-dire que les documents sont un sous-produit de la principale activité de travail), soit effectué de manière régulière - il peut s’agir de spécialistes ayant pour tâche de générer autant de données que possible sur les activités de la société.
Les données extraites de documents internes à l'entreprise et d'autres sources présentant des signes de fiabilité sont téléchargées dans le système d'information (nous conviendrons qu'elles existent déjà dans l'entreprise). Après cela, les informations sont analysées et une décision est prise sur la manière d'utiliser les documents. S'ils sont normatifs (par exemple, il s'agit d'instructions), les responsables peuvent alors juger nécessaire de les modifier ou, au contraire, de les laisser inchangés. Si ce sont, par exemple, des documents comptables, les conclusions pertinentes qui en découlent peuvent être transférées au service financier pour analyse et reporting ultérieurs.
En fin de compte, tout revient à faire en sorte que les flux d’informations soient en quelque sorte impliqués. Et ceux qui ne servent à rien ont été exclus de la circulation. La signification appliquée est le principal critère d’information dans une entreprise.
Technologie de réseau
Un certain nombre d'experts appellent l'utilisation des technologies de réseau le critère principal de la qualité du fonctionnement d'un système d'information d'entreprise. Que veut-on dire ici?
Le fait est que la circulation des flux d’informations devrait idéalement, selon les experts, reposer sur le principe du multi-vecteur. Autrement dit, les canaux les moins fermés (ainsi que les canaux unidirectionnels) sont les meilleurs. Plus les personnes impliquées dans la création et le partage de données sont compétentes, plus l'entreprise est efficace. D'un point de vue technologique, le réseau sera le canal le plus optimal pour leur interaction. En pratique, il peut s'agir d'un site Web d'entreprise. Ce n'est pas nécessairement public - l'accès des utilisateurs d'Internet peut être totalement ou partiellement limité.
Bien entendu, les technologies de réseau sont également utiles pour établir des relations entre l'entreprise et les acteurs externes, qui peuvent également être des générateurs d'informations. Les flux d'informations externes, par exemple sous la forme de demandes de clients ou d'offres commerciales d'autres organisations, constituent souvent des données d'importance pratique.
Par exemple, après avoir reçu des clients un certain nombre de demandes de mainlevée de marchandises présentant des caractéristiques qui ne sont pas encore caractéristiques des produits, la direction de la société peut décider de lancer ces produits en production. Puisque l'acheteur souhaite les voir sur le comptoir, il a fait part de ses souhaits par le biais du canal d'informations mis à disposition par la société. La capacité de communiquer avec les clients peut également être considérée comme un avantage concurrentiel dans le secteur.
Critères de qualité de l'information
Après avoir examiné la formation des flux d’informations externes et internes, nous pouvons étudier les critères qui déterminent la qualité des informations reçues dans la circulation interne de l’entreprise. Parmi ces experts, citons:
- pertinence (opportunité);
- véracité (vérifiabilité);
- pertinence (reflet de problèmes réels);
- utilité (valeur appliquée);
- compréhensibilité (interprétation non ambiguë);
- complétude (pas besoin de clarifier les faits);
Le processus, qui consiste à vérifier les informations circulant à l’intérieur de la société, répond aux critères ci-dessus, ce que certains experts appellent le contrôle (du contrôle anglais). La tâche des spécialistes chargés de ce travail est de minimiser la présence de données qui ne répondent pas aux critères du système d'information de l'entreprise.
À propos du contrôle
Un certain nombre d'experts ont ajouté du sens au terme "contrôler". En particulier, certains pensent qu’il s’agit d’une activité liée non seulement à l’analyse de la qualité de l’information, mais également à son interprétation, en identifiant les aspects qui influent sur la signification appliquée de l’information. En outre, il existe des spécialistes qui réduisent le sens du terme "contrôler" aux seules activités des structures financières et économiques de l'entreprise. C’est-à-dire qu’à leur avis, toutes les informations en circulation au sein de la société devraient au final servir à optimiser les profits et les dépenses. Tout schéma de flux d’information conforme à ce concept doit être analysé en termes d’impact sur la rentabilité de l’entreprise.
Il existe des experts qui restreignent quelque peu les fonctions des spécialistes du contrôle. Selon leur théorie, cette activité devrait être limitée à la collecte d'informations provenant de différents producteurs et à leur distribution aux services compétents. Dans certains cas, les contrôleurs peuvent constituer l’optimum, en fonction de leur évaluation, de la structure du flux d’informations, du format de sa présentation.Les experts estiment qu'il devrait être analysé et interprété par des structures spécialisées dans un domaine particulier de l'entreprise.
C'est-à-dire que, relativement parlant, les statistiques reflétant la consommation de peinture pendant la production de jouets devraient être transmises aux spécialistes responsables du stade de production correspondant. Données financières - en comptabilité, etc. Contrôler implique seulement une fonction statistique. L’étude des flux d’informations est réalisée par les structures d’entreprise compétentes.
La valeur de la gestion des flux d'informations
Essayons de déterminer sous quels aspects la plus grande valeur de la gestion des flux d’information est exprimée. Dans le même temps, nous convenons que le contrôle occupe l’une des fonctions centrales de ce processus (et pas seulement en termes de collecte de données et de sa structuration).
La principale caractéristique des flux d’information est la concentration des objectifs de gestion. La totalité des données circulant au sein de l'entreprise détermine une augmentation qualitative du niveau de connaissance de chacun des départements, principalement en raison de l'interaction avec d'autres structures de l'entreprise et de la reconnaissance mutuelle de la pertinence des tâches à accomplir par l'entreprise.
Le fait de travailler avec des flux d’informations et de contrôler (à condition que son utilisation soit suffisamment approfondie) vous permet de détecter les faiblesses de l’entreprise. Les liens de production individuels sont en cours d'amélioration, les produits de la société deviennent meilleurs et plus compétitifs.
Travailler avec des flux d’informations implique la concentration des ressources de la société (non seulement matérielles mais également humaines), l’identification des pôles les plus forts du modèle économique, la recherche de nouvelles sources de compétitivité accrue, la mise en place de mécanismes de production innovants qui n’avaient jamais été testés dans la société.
L'utilisation des flux d'informations en logistique
Dans quels autres domaines les flux d'informations sont-ils activement utilisés? En logistique, définitivement. Quelle pourrait en être la raison?
Les entreprises du secteur de la production et de la vente de biens se caractérisent non seulement par l’information, mais également par une grande variété de flux de matières - le mouvement des produits de l’usine aux consommateurs, avec ou sans intermédiaires, dans le pays et à l’étranger. En réalité, cette fonction incombe à la logistique, qui est devenue une industrie indépendante. Sa caractéristique la plus importante est que l’information et les flux de matières peuvent être étudiés simultanément. Comment
Les experts estiment que la gestion efficace des flux de matières dépend directement de la qualité du traitement de l'information utilisé dans les systèmes logistiques.
Ici, beaucoup dépend du niveau de connaissances des gestionnaires et des spécialistes qui effectuent l’analyse correspondante.
Le fait est que la logistique est un domaine relativement nouveau pour la Russie. Et les critères caractéristiques des systèmes d’information, par exemple bancaires ou de production, ne sont pas totalement compatibles avec ce secteur.
Tout d’abord, disent les experts, au niveau des méthodes et des principes. D'un point de vue technologique, le flux d'informations logistiques peut être exploré avec les outils traditionnels. Mais comment les utiliser correctement d’un point de vue méthodologique, la logistique russe ne fait qu’apprendre à comprendre, selon les experts.
Dans le même temps, les experts du secteur progressent, comme le disent les analystes. Cela est principalement dû à l'informatisation intensive du secteur de la logistique. À présent, la plupart des employés de sociétés russes ont accès à des ordinateurs personnels et à des technologies de réseau, et des logiciels adaptés aux tâches de recherche et d'analyse sont en cours de développement. Les entreprises de logistique bénéficient de plus d'opportunités d'ouverture dans le cadre des technologies de réseau - à la fois en termes d'interaction avec d'autres acteurs du marché et en termes d'échange de données avec les clients.
