Lors d’un voyage d’affaires, tout employé emporte en règle générale les documents nécessaires à cet effet. Parmi ces documents, un certificat de voyage est requis. De quoi s'agit-il et est-il important d'avoir un tel formulaire avec vous? Cela devrait être traité plus en détail.
Documents d'accompagnement
La nécessité de tout voyage d’affaires est déterminée par le chef d’entreprise ou une personne autorisée à prendre de telles décisions. En allant sur la route, l’employé reçoit un certificat de voyage d’affaires, qui est une confirmation officielle de l’autorité qui lui a été transférée.
Ce document confirme la légalité du fait que l'employé se trouve à la destination spécifiée et constitue en même temps une bonne raison de son absence du lieu de travail. Un employé rédige un certificat de voyage d’affaires pour lequel cette procédure fait partie de ses responsabilités professionnelles. Il est seul responsable de la délivrance de tels documents. La base de ceci est une commande signée par le directeur. C'est de lui que l'employé autorisé prend les informations nécessaires à la délivrance d'un certificat de voyage conformément à toutes les règles. En plus de la déclaration, il conserve également une trace de tous les formulaires émis. Les données sont enregistrées dans un journal spécial dans lequel ces documents sont enregistrés en conséquence.
Formulaire vierge
La présence de travailleurs en voyage d’affaires devrait être reflétée dans la feuille de temps. Ces documents principaux servent de base au paiement des frais de voyage. Afin de simplifier et de systématiser cette comptabilité, le Comité des statistiques de l'État de Russie a mis au point un certificat de voyage spécial il y a plusieurs années. Le formulaire T-10 est unifié et approuvé par un décret distinct n ° 1 du 05/05/2004.
C'est un formulaire dans lequel toutes les informations sont réparties dans des colonnes séparées. Ils ont recueilli des informations de base sur l'employé détaché et sur l'entreprise où il travaille. La destination et l'organisation à laquelle il est envoyé pour effectuer une tâche spécifique sont également indiquées. Il définit également les dates que la direction a attribuées à l'employé pour sa mise en œuvre. Au verso figurent les enregistrements d’arrivée et de départ, qui indiquent que pendant son absence sur le lieu de travail, la personne était exactement où elle devrait être.
Changement de règle
En décembre 2014, le gouvernement russe a décidé de modifier les règles existantes. Par la résolution n ° 1595 du 29 décembre 2014, le certificat de voyage a été annulé.
Cette décision est entrée en vigueur le 1er janvier. Désormais, lors d’un voyage d’affaires pour achever son affectation, l’employé n’est pas obligé de passer du temps à délivrer le certificat approprié. Une telle innovation permet de gagner beaucoup de temps non seulement pour un employé détaché, mais également pour un employé qui était auparavant responsable de l'organisation du voyage.
Six mois plus tard, un nouveau décret n o 771 a été publié, dans lequel le gouvernement précise quels sont les documents nécessaires pour confirmer leur absence sur le lieu de travail principal. À son retour, l'employé doit simplement renvoyer ses tickets de voyage et son reçu pour son hébergement à l'hôtel au service de la comptabilité de l'entreprise. En outre, la nécessité de compiler un rapport de voyage d’affaires distinct a également été éliminée. Mais il ne faut pas oublier que tous ces changements ont un caractère purement consultatif.Si une organisation est pratique pour conserver les enregistrements à l’ancienne, personne ne peut l’obliger à modifier l’ordre habituel.
Paperasserie
Afin de bien tenir les registres, vous devez savoir comment rédiger un certificat de voyage. Vous pouvez vous procurer un exemple de formulaire de ce type auprès du service de comptabilité du lieu de travail. En principe, ce n’est pas une affaire compliquée. Il est seulement nécessaire de répondre clairement aux "questions" posées à chaque colonne.
Tout d'abord, le nom complet de l'entreprise ou de l'organisation est renseigné. Vient ensuite le nom du document lui-même avec le numéro et la date de sa préparation. Vous trouverez ci-dessous des informations sur l’employé en cours d’affectation. Ici, son nom, sa position et l'unité structurelle dans laquelle il travaille sont enregistrés. Ensuite, l'organisation à laquelle ce spécialiste est envoyé et la tâche qu'il doit accomplir sont notées. Ensuite, le nombre de jours alloués à l'exécution de la mission est indiqué par écrit, ainsi que les dates spécifiques pour le début et la fin du voyage d'affaires. Dans un tel certificat doit être enregistré les détails du passeport de l'employé. Cela peut confirmer ses informations d'identification à l'arrivée. Le fait de l'arrivée et du départ de l'employé est confirmé par des marques spéciales: le nom de la transaction, la date et la signature de la personne responsable sont saisies. L'information est certifiée par un sceau rond de l'entreprise.
