Dans certaines organisations, les employés se déplacent souvent en dehors de leur lieu de travail habituel pour résoudre divers problèmes liés à l'entreprise. Ces voyages s'appellent des voyages d'affaires. Ceux qui voyagent rarement pour affaires ont un certain nombre de questions liées à leur voyage de travail. Comment le temps de déplacement est-il payé? Les week-ends sont-ils payés lors d'un voyage d'affaires?
Qu'est-ce qu'un voyage d'affaires?
Un voyage d'affaires est un voyage d'affaires d'un employé de l'organisation avec lequel il a un contrat de travail dans un lieu éloigné de son lieu de travail et de résidence permanent. Les voyages pour le travail, qui sont permanents, ne sont pas considérés comme des voyages d’affaires. La durée, le but et la portée du voyage sont déterminés par l'employeur.
Quelle est la différence entre un voyage d'affaires et un voyage régulier?
Il a été noté ci-dessus que le fait de voyager pour travailler ou effectuer son chemin n’est pas considéré comme un voyage d’affaires. Cela implique un travail qui nécessite de passer d'une localité à une autre. Ce type d’activité comprend la profession de courrier, un spécialiste travaillant sur appel (chauffeur de taxi, technicien en réparation), agent commercial. Lorsqu'il conclut un contrat de travail avec de tels spécialistes, une clause distincte stipule que son travail est de nature itinérante.
Types de voyages d'affaires
Les types de voyages d’affaires suivants sont décrits dans les documents réglementaires:
- territorial - en Russie et hors du pays;
- temporaire - long et court terme;
- par le nombre de participants - individuels et groupes;
- organisation - planifiée et non planifiée.
Dans cet article, nous examinons les caractéristiques des voyages à court terme, à la journée et en solo. Un voyage d’une journée doit être compris comme un voyage d’affaires, d’une durée maximale de 24 heures, à la suite de quoi le fonctionnaire retourne à son lieu de résidence permanente et travaille.
Qui ne devrait pas être envoyé en voyage d'affaires?
Un employeur ne peut envoyer en voyage d’affaires que les employés avec lesquels il a un contrat de travail. Mais parmi ces travailleurs, il peut exister une catégorie de personnes qui ne peuvent être envoyées en voyage d’affaires:
- les employés travaillant sous contrat étudiant, mais si le voyage d’affaires est lié à une formation, ils peuvent y aller;
- les femmes enceintes
- les candidats qui se présentent aux élections;
- les employés qui ne peuvent pas voyager en raison d'une mauvaise santé;
- Personnes âgées de moins de 18 ans, à l'exception des employés exerçant une profession créative.
Qui peut partir en voyage d'affaires?
La catégorie d’employés pouvant faire un voyage d’affaires avec un accord écrit comprend:
- les femmes qui ont un enfant de moins de 3 ans;
- les employés qui élèvent des enfants jusqu'à 5 ans sans conjoint;
- les employés qui sont les tuteurs des enfants mineurs;
- les travailleurs s’occupant d’un enfant handicapé ou d’un membre de la famille gravement malade nécessitant des soins constants
Cette catégorie d’employés a le droit de refuser un voyage d’affaires en soumettant une déclaration à la personne responsable.
Les travailleurs indépendants et à temps partiel peuvent-ils être envoyés en voyage d’affaires?
Il existe une catégorie d'employés qui travaillent dans l'organisation, mais ne font pas partie du personnel. Ceux-ci incluent les employés qui travaillent:
- hors de l'état;
- à temps partiel.
Puis-je les envoyer en voyage d'affaires? Comment est payé un voyage dans leur cas?
Un employé indépendant est un employé qui travaille dans l'organisation à l'invitation ou à la demande. Son travail n'est pas permanent et un contrat juridique civil est conclu entre lui et l'organisation, pas un contrat de travail. Par conséquent, leurs relations de travail ne sont pas régies par le Code du travail, mais par le Code civil. Le voyage est-il payé dans ce cas? Oui, c'est payé, mais pas en vertu d'un contrat de travail, mais en vertu du droit civil. La personne est indemnisée pour les coûts associés à:
- Voyage et logement locatif;
- autres dépenses prescrites dans le contrat.
Ils peuvent être payés comme suit:
- Toutes les dépenses sont incluses dans le montant de la rémunération établi par le contrat.
- La rémunération du contrat et les dépenses sont payées séparément.
- L’organisation elle-même prend en charge tout ou partie des coûts associés au voyage sans la participation d’un employé détaché.
Travail à temps partiel Il est effectué pendant le temps libre depuis le travail principal et par conséquent, l'employé à temps partiel ne peut pas être détaché s'il est impliqué dans une autre organisation lors d'un voyage d'affaires. Dans ce cas, une autorisation écrite est requise pour permettre à l’employeur de se déplacer du lieu de travail principal.
Si, au cours du voyage d’affaires, l’employé est libéré de ses activités sur le lieu de travail principal, l’autorisation de l’employeur n’est pas requise.
Si les deux employeurs envoient l’employé en voyage d’affaires, ils répartissent entre eux les coûts liés à ce déplacement, comme convenu.
Comment se déroule un voyage?
Avant un voyage d’affaires, un employé se familiarise avec l’objet et les tâches assignées et accepte ou refuse un voyage d’affaires par écrit. Avec le consentement, les documents suivants sont nécessaires pour compléter le voyage:
- un ordre (ordre) de l'employeur d'envoyer un employé en voyage d'affaires;
- rapport d'avancement;
- rapport de dépenses.
Cette liste de documents est un formulaire simplifié introduit en 2016. Mais, avec la nouvelle, l’ancienne forme de traitement d’un voyage d’affaires peut être appliquée. Elle comprend, outre les documents susmentionnés, les éléments suivants:
- certificat de voyage;
- affectation de travail.
L'ordre est établi selon le formulaire n ° T-9, si un employé voyage, et T-9a, s'il s'agit d'un groupe.
Rapport d'avancement est un employé figurant dans une colonne spéciale du document "Affectation" qui a été envoyé lors d'un voyage d'affaires. Il ne doit pas être rédigé plus de 3 jours après le retour d'un voyage d'affaires dans un lieu de résidence permanent et au travail.
Rapport de dépenses nécessaire pour confirmer le paiement anticipé ou la réception des fonds afin de rembourser les frais de voyage. Pour confirmer les dépenses, les reçus, les billets et les reçus sont joints au rapport.
Comment est payé un voyage?
Une des questions importantes pour ceux qui partent en voyage d’affaires est de savoir si le voyage est payé. La réponse est oui. L'employeur engage un certain nombre de dépenses liées au voyage de travail. Comment est payé un voyage? Considérez ci-dessous.
- Gains moyens. Si un employé part en voyage d’affaires, il a alors la garantie de maintenir son salaire moyen, pour lequel il utilise la formule - le salaire accumulé pour les jours travaillés est divisé par le nombre de jours travaillés.
- Les taxes. Tous les revenus des personnes physiques sont imposés. Par conséquent, l'impôt sur le revenu des personnes physiques est imposé et le revenu moyen d'un employé partant en voyage d'affaires.
- Assurance. Les gains moyens sont taxés par la prime d'assurance, puisqu'il s'agit d'un paiement ou d'une rémunération revenant au payeur de primes d'assurance en faveur de personnes sous contrat de travail.
- Contributions aux blessures. Les gains moyens sont évalués pour les blessures.
- Impôt sur le revenu. Le montant des gains moyens est pris en compte dans les coûts de main-d'œuvre.
- Per diem. La somme qui couvre les dépenses personnelles d’un employé en voyage d’affaires lors d’un voyage lui permettant de retourner sur son lieu de travail ou de résidence permanente n’est pas versée si le déplacement est inférieur à 24 heures. Une exception est un voyage à l'étranger, au cours duquel le voyageur part et revient le même jour. Comment un voyage à l'étranger est-il payé s'il ne dépasse pas 24 heures? La réponse est 50% du montant spécifié dans la convention collective et l’acte de réglementation local.
Si vous vous demandez si ces dispositions s'appliquent si le voyage dure une journée? Comment est-il payé dans ce cas? La réponse est que les règles de paiement sont les mêmes.
Les frais de déplacement et autres sont-ils payés?
Nous avons examiné le mode de paiement d'un voyage d'affaires et les dépenses qui y sont associées, qui sont prescrites dans les documents réglementaires et sont des primes taxables et d'assurance. Toutefois, il existe un certain nombre de dépenses que l'employeur est également obligé de payer à l'employé, mais elles ne sont ni taxées ni payées. Il s’agit du paiement des frais de voyage, de logement et autres convenus ou incompatibles avec la direction. Toutes ces dépenses doivent être documentées.
Comment les frais de voyage sont-ils payés? S'il existe des documents confirmant le coût du voyage, les frais sont compensés en fonction du montant indiqué sur le chèque ou le billet.
S'il n'y a pas de documents, mais qu'il y a un voyage, alors sur la base du plan tarifaire minimum de la classe économique dans les avions, les trains et le prix d'un billet aller-retour dans le bus.
Les dépenses restantes sont enregistrées dans les documents d'accompagnement, selon lesquels l'employé part en voyage d'affaires.
Comment un voyage est-il payé le week-end et les jours fériés?
Ci-dessus, nous avons examiné le mode de rémunération des voyages d’affaires les jours ouvrables. Et si le voyage d'affaires était un week-end ou des vacances? Dans ce cas, les frais de déplacement sont compensés différemment. Considérez comment un voyage est payé un jour de congé.
Selon le Code du travail, le travail d'un employé détaché un week-end ou un jour férié est rémunéré au moins deux fois. Le montant du paiement dépend du type de travail. Donc si le travail:
- le paiement à la pièce, alors le paiement est en double taux de travail à la pièce;
- tous les jours ou toutes les heures, puis au moins le double des taux de droits quotidiens et horaires;
- salaire - un montant unique à partir du taux horaire ou journalier, si le travail a été effectué dans les limites de la norme mensuelle, et deux fois supérieur au taux journalier ou horaire, si le travail dépasse le taux mensuel.
Veuillez noter que le double salaire ne s'applique pas aux 24 heures au cours desquelles l'employé est en voyage d'affaires. Comment le temps de déplacement est-il payé les week-ends et les jours fériés? L’augmentation de la rémunération du travail pour le travail effectué une fin de semaine ou un jour férié est calculée en tenant compte du nombre d’heures pendant lesquelles le salarié exercera ses fonctions. Le nombre d’heures est fixé à l’avance dans la commande lors d’un voyage d’affaires. Considérons plus en détail pas un exemple. Supposons qu'il existe une organisation appelée «Fenêtres et portes en plastique plus» et que son employé, Ivanov Ivan Ivanovich, a été envoyé dans une ville voisine lors d'un voyage d'affaires à l'exposition «Les nouvelles technologies dans le domaine des portes et des fenêtres en plastique». L'exposition se tiendra de 10h00 à 20h00. Cela signifie que les heures de travail d'Ivanov Ivan Ivanovich seront de 10h00 à 20h00 et que l'organisation ne paiera en double que ces 10 heures passées à l'exposition.
Recommandations pour l'employé
Nous avons examiné la façon dont un voyage est payé le week-end et décidé le côté financier de la question. Nous examinerons ci-dessous comment éviter les problèmes liés à un voyage d'affaires pouvant survenir après l'arrivée.
- Familiarisez-vous à l'avance avec la situation criminelle dans la ville et découvrez des itinéraires sûrs depuis l'aéroport ou la gare jusqu'à l'hôtel et l'organisation à laquelle vous êtes envoyé.
- Avant le voyage, lisez les documents que vous devez remplir et vérifiez leur disponibilité avant le départ.
- Utilisez les biens et services des organisations qui utilisent des caisses enregistreuses et qui sont crédibles.
Nous avons examiné ce qu'est un voyage d'une journée, comment un tel voyage d'affaire est payé et ce qu'il convient de suivre lors du départ. Par conséquent, cet article aidera à éviter les malentendus avant, pendant et après un voyage d'affaires.
