L’organisation des voyages d’affaires est un élément important de l’activité économique de nombreuses entreprises nationales. La nécessité de la présence d'employés d'une organisation particulière dans des succursales ou des succursales éloignées peut être associée à des événements d'une nature très différente. Des dispositions de voyage sont souvent prises pour éliminer les problèmes d’organisation et de production, ouvrir une nouvelle unité dans une autre ville ou un autre pays, organiser des stages pour les employés embauchés et effectuer d'autres tâches de service similaires.
La sensibilisation est la clé de l'efficacité des employés et de la tranquillité d'esprit
Outre le travail, le travail du personnel détaché est étroitement lié à l'établissement de contacts avec les employés de l'entreprise hôte et à la préparation de divers types de documentation. La dernière nuance est extrêmement significative, car elle dépend de l’exactitude de la compilation des formulaires, des applications, des commandes et des autorisations permettant au salarié détaché de bénéficier des facilités nécessaires, de s’acquitter pleinement de sa tâche et d’obtenir une compensation monétaire.
Savoir quelles exigences sont imposées aux voyageurs d'affaires facilite considérablement le processus de déplacement des comptables et des personnes impliquées dans la documentation.
De plus, cette information est nécessaire pour l’employé qui part en voyage d’affaires, car elle lui permet de se préparer à l’avance pour s’acquitter de sa tâche et de ne pas avoir de problèmes. Enfin, le personnel de la société d’accueil est simplement tenu de connaître les exigences des voyageurs d’affaires. Sinon, il pourrait y avoir des malentendus liés à la recherche de responsables.
Qui et dans quelles conditions peut être détaché
Ainsi, un voyage doit être considéré comme un voyage d’un employé dans une autre localité afin de remplir la tâche qui lui a été confiée par l’employeur. En même temps, le nombre de voyages d’affaires n’inclut pas les voyages des employés dont les activités consistent en des mouvements constants ou peuvent être effectuées sur la route.
La législation, qui veille au respect des droits des citoyens qui travaillent, a établi des restrictions sur les catégories d’employés pouvant être envoyés en voyage d’affaires:
- Les femmes enceintes.
- Femmes avec enfants de moins de trois ans.
- Les mères handicapées ou celles dont les enfants ont entre 3 et 14 ans ne peuvent être envoyées qu'avec leur consentement.
- Parent qui élève indépendamment un enfant mineur.
Étant dirigé vers une autre entreprise, l'employé se soumet à sa routine interne. Si le jour du départ ou de l'arrivée tombe un jour férié, l'employé est libéré un autre jour de repos. Certes, dans les cas où le voyageur d’affaires entreprend volontairement un voyage le week-end ou les vacances, il est indemnisé conformément au droit du travail.
Les voyages d’affaires dans l’État ne doivent pas durer plus d’un mois et deux mois à l’extérieur.
Voyage d'affaires: paperasserie
En comptabilité, les frais de déplacement survenus pendant le voyage sont inclus dans la liste des coûts de production impliqués dans le calcul de l'impôt sur le revenu.
La procédure pour organiser un voyage comprend les étapes suivantes:
- Émettre une commande lors d'un voyage d'affaires basé sur une affectation de travail.
- Enregistrement d'un certificat de voyage.
- Émission du certificat-calcul du paiement anticipé pour le voyage.
- Émission de fonds sortants à l’employé sortant.
- Enregistrement du voyage dans un magazine spécialement conçu à cet effet.
ID de voyage - L’un des documents les plus importants pour un employé qui s’est rendu dans une autre ville ou un autre pays. Il est marqué au départ, à l'arrivée du travailleur détaché. Les marques sont accompagnées des signatures et des sceaux des fonctionnaires plénipotentiaires de l'entreprise d'envoi et de l'hôte.
Subtilités de la compensation financière
À son retour, l’employé doit indiquer par écrit comment les fonds qui lui ont été alloués ont été utilisés, en indiquant rapport de dépenses. Faire un voyage se termine par le calcul de la comptabilité avec l'employé. Une fois les fonds accumulés payés, cette opération est reflétée dans les comptes correspondants.
Dans le cas où l'employé n'a pas utilisé l'acompte, le solde doit être restitué à la caisse ou au compte de règlement de l'entreprise. C'est l'une des principales responsabilités de l'employé. Parallèlement à cela, sachant quelles exigences sont imposées au personnel détaché, l'employé peut demander une indemnisation pour les fonds personnels qu'il a dépensés. Certes, il doit fournir des arguments prouvant la nécessité de telles dépenses, ainsi que des documents confirmant leur survenance (chèque, relevé).
Quelles dépenses sont indemnisées
Lorsqu'il se trouve dans une autre localité ou dans un autre pays, le salarié détaché reçoit son salaire habituel, ses primes et subsides qui lui sont dus, ainsi que les fonds nécessaires pour un séjour confortable en dehors de son lieu de résidence habituel.
Les frais de déplacement comprennent les éléments suivants:
- Paiement du voyage (interurbain et sur le territoire de la colonie).
- Le coût du logement locatif.
- Le soi-disant per diem: dépenses pour la nourriture et autres besoins de l'employé.
- Coûts reconnus par l'employé le cas échéant et approuvés par son responsable.
Le montant maximum admissible des frais de voyage et le montant de l'indemnité journalière sont déterminés par la convention collective de l'entreprise ou les réglementations locales. Les indemnités journalières étant en réalité une somme d'argent pour les besoins quotidiens de l'employé, ils sont facturés même pour les jours non ouvrables (week-end, jours fériés, temps d'arrêt de production forcé, retards).
Plus en détail sur la répartition des tâches de l'employé détaché
Ce document a une forme unifiée, c'est-à-dire que son apparence et son contenu sont les mêmes pour toutes les entreprises situées sur le territoire d'un État donné.
L'attribution des tâches est établie par le responsable de l'employé qui part en voyage d'affaires et approuvée par l'employeur. Le document comprend les données suivantes:
- Nom, prénom, patronyme du salarié qui part en voyage d’affaires sur ordre du patron.
- Le nom de l'organisation qui le dirige.
- Destination de l'employé (nom de l'entreprise, ville).
- Dates de début et de fin du voyage.
- Données résumées sur l'avancement de la mission.
La mission officielle et l'ordre de voyage d'affaires établis sur cette base sont situés dans l'entreprise d'envoi. Avec d’autres documents, ils sont conservés pendant la période fixée par la loi.
Quelles sont les exigences pour les voyageurs d'affaires
Étant donné qu'un voyage d'affaires est le transfert de l'autorité à un employé pour effectuer toute action importante pour l'entreprise, la direction doit s'assurer que le travail sera effectué efficacement et dans les délais impartis. Par conséquent, les employés les plus qualifiés, les plus expérimentés et les plus responsables sont généralement envoyés à de tels voyages.
Il existe un certain nombre de critères permettant d’étudier le choix d’un employé spécifique par le responsable:
- Âge supérieur à 18 ans.
- Bonne formation.
- La disponibilité d'une formation appropriée, confirmée par une certification.
- Possession des catégories de tolérance nécessaires (lors de travaux avec des réseaux électriques).
- Selon les spécificités de l'activité économique des entreprises et le but du voyage d'affaires, l'employé peut être tenu de suivre une formation et d'obtenir un certificat en matière de protection du travail.
Si un employé est apte à tous égards et qu'il n'y a pas d'obstacle législatif à son voyage d'affaires, le responsable l'informe de son prochain voyage.
Responsabilités d'un employé détaché
Chaque entreprise a ses propres exigences auxquelles les employés doivent se conformer, mais plusieurs points sont pertinents pour la plupart des organisations:
- Maintenance correcte, compétente et opportune de la documentation nécessaire.
- Respect de la routine adoptée par l'organisation hôte.
- Réalisation des objectifs formulés dans la mission.
- Exercice consciencieux de leurs fonctions.
- Dépense légitime des avances versées à un employé.
- Sauvegarde des documents confirmant la mise en œuvre des coûts.
- Compte rendu opportun du voyage après son achèvement (généralement dans les trois jours).
Instructions pour les employés en voyage d'affaires
Arrivés dans l’entreprise d’accueil, les employés détachés sont tenus d’écouter les exposés préliminaires, qui incluent des règles de conduite dans les magasins, à proximité des équipements ou ailleurs. Cette mesure est obligatoire même pour les employés qui ont été plusieurs fois dans cette entreprise et qui connaissent toutes les instructions par cœur.
Le briefing du personnel posté inclut également des informations sur la sécurité incendie et les normes de protection du travail.
Contrairement aux dispositions générales du briefing d'introduction, l'objectif concerne directement les travaux qui seront exécutés par l'employé détaché à ce moment-là.
Conclusion
L’organisation des voyages d’affaires est un processus responsable dont la plupart des entreprises, organisations et entreprises ne peuvent se passer. Pour réussir le voyage et utiliser les ressources de la manière la plus efficace et la plus efficiente, les employés doivent se conformer à un certain nombre de conditions, remplir leurs obligations professionnelles efficacement et connaître toutes les règles de conservation de la documentation.
