Aucune entreprise moderne ne peut fonctionner sans documents. Par conséquent, l'organisation compétente du flux de travail est l'un des facteurs qui influent sur les performances globales de l'entreprise. Que comprend ce concept? Quels sont les types et le système de flux de travail? Nous allons considérer tout cela dans l'article.
Flux de travail et paperasserie
À première vue, ce sont des concepts identiques. Mais si vous regardez de près, vous pouvez voir la différence. La paperasserie comprend trois étapes:
- Création d'un document sur le fait de l'activité économique - documentation.
- L'organisation de la comptabilité des valeurs mobilières et de leur mouvement dans l'ensemble de l'organisation et au-delà est un flux de documents.
- Stockage de documents - archivage.
Le flux de documents est l'une des étapes du travail de bureau. Dans ce processus, on distingue également les étapes ou les flux:
- La documentation entrante est ce qui arrive à l'entreprise de l'extérieur.
- Sortant - que l'entreprise envoie aux contreparties.
- La documentation interne est ce qui est créé au sein de l'organisation et utilisé pour les activités de gestion.
Une bonne organisation du processus vous permet de contrôler le mouvement du document à toutes ses étapes, de la création à la réception du stockage. Cela permet à tout moment de savoir où se trouve le papier, quel type de travail est fait avec.
Étapes de traitement de document
Chaque document entrant dans l'entreprise passe par certaines étapes. La longueur du chemin dépend de l'ordre fixé dans l'organisation. Toute la correspondance entrante peut initialement aller à la table à la tête, et seulement ensuite aux interprètes. C'est un moyen plus long, il n'est pas utilisé si souvent.
Un moyen plus court est lorsque le secrétaire s'occupe de la répartition des départements. Cette option est utilisée plus souvent. Son avantage est évident: les documents parviennent plus rapidement à l'entrepreneur.
Chaque document entrant passe par la procédure d'enregistrement. Ceci est fait dans un magazine spécial. La date de réception est indiquée, ainsi que le numéro de série pré-attribué.
Les documents particulièrement importants peuvent être surveillés. La dernière étape du traitement consiste à envoyer le document en archivage.
Principes d'organisation du flux de travail
L’organisation du flux de travail vise à réduire le temps consacré aux documents. Pour atteindre cet objectif, certains principes ont été développés:
- Réception, prétraitement et expédition centralisés. Dans les petites organisations, le secrétaire s’y engage: dans une grande entreprise, tout un département peut s’acquitter de tâches.
- Réduction des points de passage du document, éliminant la possibilité de son retour.
- Développement de schémas de flux de travail et de réglementations.
- Enregistrement des papiers.
- Introduction de la phase préliminaire d’examen des documents.
Le respect de ces règles élimine la perte de temps sur les actions en double et crée une charge uniforme pour les personnes travaillant avec des papiers.
Qu'est-ce que le flux de documents?
Il est donc habituel d'appeler des documents dont le but ou le type est similaire et qui ont un but à suivre.
Le flux est caractérisé par la structure, la fréquence et la densité. Dans une organisation professionnelle qui expédie des marchandises à un grand nombre de magasins chaque jour, le flux de documents aura une structure uniforme, quotidienne et une densité élevée. Si l'entreprise fabrique des équipements industriels coûteux, son flux aura des caractéristiques différentes.
Gestion électronique de documents
Le fait qu’il existe un support matériel dans la circulation classique des documents crée un certain nombre de problèmes graves. Les papiers doivent en quelque sorte être transférés d'une organisation à une autre. Pour cela, des courriers ou courrier sont utilisés. Cela nécessite des coûts financiers et de temps. De plus, des erreurs de livraison et des erreurs dues aux facteurs humains sont possibles. Le flux de documents est une dépense financière et de temps sérieuse.
Les papiers doivent être stockés quelque part. Si l'organisation est grande, de grandes surfaces sont nécessaires pour le stockage. En cas de force majeure, la mort de documents est possible sans possibilité de restauration ultérieure. Et c'est loin de tous les problèmes.
La gestion électronique de documents est un système de plus en plus populaire car elle ne présente pas les inconvénients susmentionnés. Les systèmes modernes sécurisés sont utilisés pour le transfert de données, ce qui garantit une livraison rapide et précise, réduit le temps d'échange des documents et garantit un stockage fiable. 
Les organisations gouvernementales, telles que le bureau des impôts ou la caisse de retraite, ont rapidement compris les avantages du partage d'informations par voie électronique. Elles s'efforcent donc de faire en sorte que le plus grand nombre possible d'organisations puissent faire rapport.
Un flux de travail clair est la capacité de trouver rapidement les informations nécessaires et de les envoyer à l'adresse avec le moins de temps possible.
