Toute organisation, quels que soient sa forme de propriété et son domaine d’activité, crée des documents. Ordres, protocoles, lettres, électroniques et papier. Tous font partie de la gestion générale et du personnel de l'entreprise. Le succès de l'entreprise et la prospérité de l'entreprise dépendent directement de la qualité de ce processus.
Bases générales du travail de bureau en organisation
La paperasserie est un processus de création et de circulation de tous les documents d'une organisation. Y compris leur réception, traitement, déclaration sur le contrôle et l'exécution. Au sein de l'entreprise, cette activité est exercée par un secrétaire, un chef de bureau ou une unité entière dirigée par un spécialiste de premier plan - un spécialiste des documents.
Les principales étapes du travail de bureau sont:
- Création ou réception de documents, y compris leur enregistrement.
- Contrôle de l'exécution du document, de son transfert aux responsables concernés, de la signature, de la réponse et d'autres actions.
- Formalités administratives pour le stockage opérationnel ou archivistique. Dans certains cas, la destruction de dossiers et de documents est possible.
La gestion des enregistrements dans l'entreprise peut être organisée de différentes manières. Les types suivants sont les plus courants:
- décentralisé - les documents sont créés, acceptés et traités individuellement dans chaque unité. Cela est vrai pour les grandes entreprises aux activités diverses.
- centralisé - l'organisation dispose d'une unité spéciale exclusivement chargée de la documentation. Il peut s’agir du secrétariat, du service administratif ou d’un employé exerçant ces fonctions. Caractéristique pour les petites et moyennes entreprises;
- mixte - inclut une combinaison des deux premiers types.
Peu importe la façon dont les documents sont organisés, cela devrait être reflété dans les documents réglementaires de l'entreprise.
Tenue de registres et gestion des documents dans l'entreprise - nécessité organisationnelle
Le succès financier des activités de l’entreprise dépend directement de la qualité de l’organisation du processus de workflow. Les responsables doivent sélectionner un personnel compétent, régulièrement empoisonner les secrétaires pour une formation plus poussée et suivre les modifications de la législation.
Dans toute organisation, la paperasserie est en fait le "système circulatoire" de l'entreprise. Avec une approche compétente, il fonctionne sans heurts, en fournissant les documents nécessaires aux fonctionnaires responsables, en envoyant des lettres, en supprimant les documents inutiles pour les stocker.
Tout responsable d’entreprise comprend que la paperasserie est un système qui doit agir de manière claire et compétente. Si nécessaire, envisagez diverses options pour les assistants électroniques et, en conséquence, formez le personnel à travailler dans ces systèmes.
La gestion des enregistrements RH comme base pour un fonctionnement stable de l'entreprise
Dans la plupart des grandes entreprises, elles s’engagent activement non seulement en général, mais aussi dans la gestion des dossiers du personnel. C'est-à-dire un système qui comprend des documents liés aux données personnelles et professionnelles des employés.
La gestion des dossiers du personnel est caractérisée par une réglementation beaucoup plus stricte. La plupart des documents sont publiés sur des formulaires standard. Tous les libellés et notes doivent être conformes à la loi, notamment au Code du travail. En outre, la société dispose de ses propres lois régissant les relations de travail avec les employés.
L'organisation de la gestion des dossiers du personnel est toujours une unité distincte de l'entreprise.Si l'entreprise est petite, il peut s'agir d'un employé, mais dans ce cas, ses tâches doivent être spécifiées dans le contrat de travail.
Les noms des unités peuvent être très différents:
- "Département des ressources humaines";
- "Service du personnel";
- "Responsables des ressources humaines";
- Département des ressources humaines.
Réglementation du travail de bureau et du flux de travail
La structure du travail de bureau d’une entreprise doit être précisée dans la réglementation locale.
Cela peut être:
- contrat de travail collectif;
- instruction sur le travail de bureau de l'organisation;
- les descriptions de travail des employés directement liées au travail avec des documents;
- charte de l'entreprise.
Les documents réglementaires de l'entreprise relatifs au personnel et au travail de bureau en général ne doivent pas être en contradiction avec la législation en vigueur.
Le personnel bien organisé et la paperasserie générale constituent la base du fonctionnement stable de l'entreprise.
