Descriptions de tâches de gestionnaire de bureau: exemple

Le responsable du bureau exerce un contrôle absolu sur le volume total de la documentation, la réception et le dépouillement, ainsi que sur les déclarations personnelles adressées au directeur de la société. Après avoir vérifié et compté toutes les copies, cet employé devrait les prendre pour signature.

Documentation du département

1. Mettre un sceau avec le blason sur tous les contrats et toutes les commandes.
2. Mise en œuvre de travaux avec une variété de documentation, qui consiste en la préparation, l'approbation du projet. Le responsable du bureau doit non seulement prendre part à la conception et à l’achèvement de la documentation, mais également en informer le personnel, en décoder les détails obscurs et être en mesure d’expliquer tous les aspects pouvant poser des questions. De plus, cet employé doit parfois suivre la performance et l'efficacité de diverses innovations, si la direction l'exige.
3. Enregistrement complet de toute la correspondance entrante. Office Manager interagit avec les lettres, les messages et les notifications. Il est obligé d'accepter et d'enregistrer l'intégralité des informations, puis de les transférer au destinataire. Si nécessaire, il ajoute des informations à la documentation de rapport et, dans certains cas, les collecte et les stocke. Il est également responsable de la confidentialité et de la sécurité de tous les documents reçus.

Responsabilités supplémentaires

1. Envoi et garantie de la réception de la documentation par des adresses électroniques et postales, ainsi que de la commande et de la supervision de la livraison par courrier.
2. Participation à des réunions dans le but d'enregistrer ou de filmer tous les événements s'y déroulant, ainsi que l'enregistrement des données reçues de la meilleure façon possible, leur transfert aux fonctionnaires.
3. Délivrance d'une procuration par ordre préalable aux fonctionnaires, leur permettant de recevoir certaines correspondances ou d'effectuer d'autres actions.
4. Effectuer la copie et la duplication de la documentation imprimée, ainsi que veiller à la sécurité et à la distribution correcte de toutes les copies.
5. Préparation des projets et des modèles de lettre, si l'ordre du directeur général est reçu. En outre, les tâches du responsable du bureau incluent la formation et l'envoi de diverses demandes, si nécessaire, et affectent de manière significative les activités de l'entreprise.
6. Le matériel d'impression, ainsi que la constitution de la base de données, sa distribution et le développement de nouvelles sous-sections.

Responsabilités similaires à celles du secrétaire

1. Rester constamment sur le lieu de travail afin de recevoir les appels à l'heure, enregistrez toutes les données reçues ou transférez l'appel vers les téléphones des employés auxquels elles sont destinées.
2. Enregistrement des informations qui ont été envoyées personnellement au directeur général, leur enregistrement dans son intégralité, leur stockage et leur transmission ultérieurs.
3. Préparation d'événements au sein de l'entreprise pour le compte du PDG. Cela concerne l'information des employés et l'organisation des locaux, l'achat des éléments nécessaires pour une réunion à part entière ou tout autre événement similaire, déterminé par la description de poste du responsable des ventes du bureau.

Missions importantes et urgentes

1. Activités d'organisation sur des projets dédiés à des réunions de clients, invités ou visiteurs de l'entreprise.
2. Réserver des billets pour les voyages des employés, réserver des chambres d’hôtel, surveiller le déroulement des voyages d’affaires, réagir rapidement en cas de problèmes ou de complications, régler les problèmes et, si nécessaire, signaler les problèmes à d’autres employés ou au chef de la direction.

Activités de bureau à l'intérieur

1. Commande d’eau en temps voulu pour que tous les employés puissent l’utiliser, peu importe la quantité.
2. Chaque trimestre doit exécuter l'ordre du bureau. Pour ce faire, le chef de bureau effectue une enquête auprès des employés et une inspection des emplois pour identifier les défauts de certains éléments, puis fournit ensuite tous les détails. Ceci est fourni par les descriptions de travail du chef de bureau.
3. Abonnement aux publications commerciales ou scientifiques nécessaires au développement de l'entreprise ou à des employés spécifiques souhaitant recevoir de la correspondance sur le lieu de travail.
4. Acceptation et exécution des demandes de paiement de factures sur les lieux en location, ainsi que de tous les documents de paiement relatifs au paiement des factures de services publics, déterminés par la description de poste du chef de bureau avec fonctions de comptable.
5. Organisation de mesures de sécurité portant à la fois sur le travail des employés et sur les équipements correspondants sur le lieu de travail, en contrôlant leur conformité.

Chef de bureau supervise le travail de certains employés

Les tâches du chef de bureau consistent notamment à surveiller les activités de ces employés:

1. Le conducteur. Lorsqu'il interagit avec cet employé, le chef de bureau doit accepter et conserver des enregistrements de toutes les applications qui déterminent la nécessité d'utiliser la machine, ainsi que créer un calendrier et une rapidité du service de livraison.
2. Courriers.
3. Les femmes de ménage

Responsabilités d'un chef de bureau en tant que membre d'une équipe de travail

1. Accomplir les devoirs qui lui sont destinés de bonne foi, ne pas s'écarter de la routine interne de l'équipe, du droit du travail et des principes moraux et éthiques. Ceci est déterminé par les descriptions de travail du chef de bureau.
2. Observez la discipline du travail et toutes les exigences formulées et exprimées par la direction de l'entreprise.
3. Respectez rapidement et scrupuleusement tous les ordres entrants émanant de l'administration et du responsable. Celui-ci établit et apporte en permanence au responsable du bureau une liste de ses tâches et des actions nécessaires à effectuer chaque jour, conformément à la description du poste du responsable du bureau. département des ventes.
4. Utilisez tout le temps alloué à un travail consciencieux, sans quitter vos propres fonctions.
5. Effectuer toutes les tâches à temps et avec une qualité appropriée. Souvent, en plus d’exercer des activités professionnelles, le chef de bureau est obligé de compiler des documents d’établissement de rapports. Il est donc toujours nécessaire de garder une trace des tâches accomplies et de les enregistrer de la manière prescrite, comme le prescrivent la description de tâches du chef de bureau avec les fonctions d’agent du personnel.

Responsabilités importantes

1. Engagé dans le nettoyage afin de préserver leur propre lieu de travail dans un endroit propre et rangé. En outre, le chef de bureau surveille le nettoyage en temps voulu des espaces de bureau. Il est obligé de contrôler le respect de la procédure de stockage des rapports et de la documentation de conception, systématise si nécessaire tous les matériaux lui-même. Ceci est déterminé par les descriptions de travail du chef de bureau.
2. Appliquez soigneusement et efficacement le matériel de bureau fourni, les ordinateurs et tout autre périphérique. diriger leur travail uniquement vers les objectifs de l'entreprise, sans s'occuper d'affaires personnelles au moyen d'équipements fournis par l'entreprise. Prescrit de le faire Description du poste de secrétaire chef de bureau.
3. Il est économique et avantageux de dépenser le matériel et les autres ressources fournis, de ne les utiliser que pour le bénéfice de l'entreprise et d'obtenir des résultats optimaux grâce à leur propre travail et au travail des autres employés de l'entreprise. La description de poste du chef de bureau, qui contient un exemple de toutes les conditions requises pour le travail de cet employé, confirme qu’il doit non seulement travailler, mais également apporter un bénéfice maximal à l’entreprise.
4. Observez et surveillez la mise en œuvre des normes et des réglementations en matière de protection du travail, garantissant la sécurité de chaque employé sur le lieu de travail, ce qui est déterminé par la description de poste du chef de bureau avec les fonctions de secrétaire.
5. Ne pas utiliser pour la mise en œuvre de publications journalistiques ou scientifiques, de discours, d'informations obtenues en vertu d'une position officielle ou de visionnage de documents appartenant à la société. Il est interdit d'utiliser des informations dont la divulgation pourrait entraîner un préjudice matériel pour l'entreprise ou porter atteinte à sa réputation. Ceci est fourni par les descriptions de travail du chef de bureau.

Les droits

1. Pour recevoir des informations, ainsi que des données confidentielles pour les actions nécessaires dans le cadre de l'autorité publique et avec la direction des autorités.
2. Demander à divers employés de finaliser ou de modifier des documents contenant des erreurs contient des informations incorrectes.
3. Effectuer le contrôle et la confirmation des documents dans le cadre de leurs compétences propres et des pouvoirs nommés par les responsables.
4. Soumettre aux autorités les conditions nécessaires à l’amélioration des conditions du travail indépendant ainsi que de l’activité des autres travailleurs. Le responsable du bureau peut faire des suggestions non seulement sur les activités d'un employé ou d'un service particulier, mais également sur le travail de toute l'entreprise.
5. Exiger la mise en place de conditions appropriées pour assurer la sécurité de tous les documents et la capacité de garantir la confidentialité des informations et des actions prises si elles doivent être dissimulées aux concurrents.
6. Prendre des décisions concernant les activités de certaines personnes dans l'entreprise dans le cadre de leurs compétences et de leurs compétences.
7. Distribuez des incitations financières ou à l'emploi, et appliquez des pénalités aux employés qui relèvent du chef de bureau. Pour la mise en œuvre de ces actions, une autorisation préalable du directeur général est requise.

Le chef de bureau est obligé de s'acquitter clairement et correctement de ses tâches, d'exercer des activités pour le bénéfice de l'entreprise. Il fait tout le travail pour systématiser et simplifier les activités des autres employés, ainsi que pour transmettre au directeur général ou à son adjoint les succès ou les erreurs dans le travail des autres employés.