La principale ressource de toute organisation est ses employés. Ils contribuent à la croissance et à la prospérité de la production. Les patrons compétents valorisent leurs employés. Parmi les autres postes importants, le directeur adjoint est particulièrement remarquable. Des devoirs dont l’importance est difficile à surestimer. Il s’agit du conseiller principal, de l’organisateur de l’événement et du coordinateur de la réunion. Sans un bon assistant, il sera très difficile pour un dirigeant de gérer une entreprise.
Particularités et spécificités de l'assistant
Aucune position de ce type ne serait aussi contradictoire et ambiguë en termes de conditions requises pour un poste de directeur adjoint. Les responsabilités des employés engagés dans ce type d’activité incluent de nombreux points. De plus, les assistants personnels sont souvent confondus avec les secrétaires ou les gestionnaires de bureau. Bien qu'ils soient similaires, il existe différents types d'activités.
Fonctions fonctionnelles du directeur adjoint:
- Assurer la journée de travail du chef - horaire, réunions, signature de documents et voyages d’affaires;
- fournir un lieu de travail confortable pour un cadre supérieur - en prenant soin du microclimat, de la propreté et du confort de la pièce;
- travailler avec des documents de la tête, en particulier avec des lettres et des appels entrants;
- assurer le confort psychologique des supérieurs;
- négociations initiales;
- traduction;
- fournir du papier à lettres, etc.
Cette liste est beaucoup plus large que les tâches de secrétariat et d’administration. Cependant, les spécificités auxquelles est confronté l'employé dans le poste d'assistant personnel à la tête, les responsabilités et les nuances de l'activité seront différentes pour différents employeurs.
Il arrive que ce soit principalement du travail de secrétariat. Ou encore, l’assistant s’engage exclusivement à assurer le confort et l’ordre du patron. Certains assistants sont des députés à part entière et ont des subordonnés parmi leurs employés.
Demandes professionnelles de l'employeur concernant le candidat au poste de «directeur adjoint», tâches et exigences en matière de formation
Les exigences en matière d’éducation de base et d’expérience professionnelle varient selon les perceptions de la direction. Le plus souvent, cette vacance est considérée comme une première carrière. Cependant, un top manager sérieux se cherchera comme assistant d'une personne ayant une certaine expérience professionnelle et de la vie.
L'exigence minimale est l'enseignement secondaire lié à l'administration ou à la jurisprudence. En outre, les employeurs attendent des candidats les qualités professionnelles suivantes:
- capacité à travailler dans tous les programmes de bureau;
- impression à grande vitesse;
- l'alphabétisation;
- connaissance d'au moins une langue étrangère, le plus souvent l'anglais;
- connaissance des bases de la programmation et des programmes informatiques non standard;
- aptitude à gérer les écritures et la correspondance conformément aux exigences réglementaires;
- connaissance des bases de la législation en vigueur;
- discours compétent, prononcé.
C'est le minimum requis pour le candidat au poste d '"assistant personnel à la tête". Les responsabilités peuvent également être complétées, en fonction de la portée de l'organisation. Dans certaines entreprises, l’admission à un tel travail est subordonnée à un profil ou à une formation connexe. De plus, des cours supplémentaires de formation commerciale ou continue sont considérés comme un avantage considérable.
Attributs personnels adjoints
En plus des exigences professionnelles, un certain nombre d'exigences personnelles sont présentées aux directeurs adjoints.Les spécificités du poste de «directeur adjoint», des tâches et des caractéristiques de travail nécessitent un entrepôt de caractères spéciaux.
Tout d'abord, c'est:
- résistance au stress - après tout, un assistant doit souvent prendre d'abord la colère de ses chefs et écouter le mécontentement de ses subordonnés;
- multitâche - la capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément est la qualité la plus précieuse d'un bon assistant;
- pensée positive - sans ce trait de caractère, le directeur adjoint ne pourra pas assumer de responsabilités supplémentaires, car ses activités dépassent souvent le cadre de la coopération commerciale standard;
- capacité d'apprentissage élevée - le désir d'apprendre de nouvelles choses et de bien comprendre le flux de travail devrait être présent dans chaque bon assistant.
Ce ne sont que les traits de caractère de base nécessaires à chaque assistant manager pour une carrière professionnelle réussie. Mais l'exigence personnelle la plus importante - le tempérament et le comportement du patron et de l'assistant ne doit pas se dissoner, mais se compléter idéalement.
Responsabilités générales
L'assistant travaille directement avec la direction de l'organisation, effectuant à la fois des tâches personnelles et des tâches professionnelles. Ils comprennent généralement:
- effectuer le travail de bureau du chef et, dans certains cas, de l’ensemble de l’organisation. Dans les entreprises individuelles, les assistants gèrent le secrétariat de l'organisation;
- coordination de la gestion. Planifiez des réunions de travail, rappelez aux supérieurs les événements et activités de toutes sortes;
- traiter la correspondance au nom de l'organisation;
- réception et redistribution des appels téléphoniques entrants;
- fournir à la tête toutes les informations nécessaires sur demande.
Responsabilités supplémentaires de l'assistant du responsable de l'organisation
Un assistant personnel à la tête avec des responsabilités et des fonctions supplémentaires est le poste le plus souvent vacant dans ce domaine d'activité. Le plus souvent, la direction recherche un employé assez diversifié, capable d’élargir ses responsabilités.
Les responsabilités supplémentaires les plus courantes sont:
- traduction d'une langue étrangère, y compris pendant les négociations. La direction n’est pas toujours en mesure de faire pleinement confiance aux travailleurs extérieurs, et la connaissance de l’anglais au moins sera très utile ici;
- l'organisation de voyages de la tête et accompagnement dans des voyages. Une telle activité suppose que l’assistant s’occupe de tous les moments domestiques: déménagement, commande de taxi et d’hôtel, restauration et formalités administratives;
- escorter les supérieurs pour les événements protocolaires;
- services ménagers.
Cette liste est loin d'être complète. Le plus souvent, il est assez difficile de répondre sans ambiguïté à la question de savoir quelle est la responsabilité d’un directeur adjoint? Cette activité est très diverse. Chaque patron a ses propres exigences, l’essentiel est de s’assurer que toutes sont conformes à la loi.
Mode assistant personnel
L'une des principales caractéristiques de cette activité est la dépendance des heures de travail de l'employé à l'égard de la direction. Bien entendu, une journée de travail de huit heures est prescrite de manière normative. En fait, les assistants comparent leur régime avec les patrons.
Ce «flou» du temps de travail et la nécessité de toujours rester en contact avec la direction effraient souvent les diplômés de ces postes vacants. En fait, vous ne devez pas travailler plus qu’ailleurs. C'est juste que le temps de repos et de travail devient instable.
Description du poste Assistant Manager
La structure du poste de "directeur adjoint", les tâches, les exigences en matière de formation et d'expérience professionnelle devraient être précisées dans la description de poste. Il s’agit d’un document qui assure la transparence des exigences de gestion et permet de contrôler facilement l’exécution des tâches des employés.
La description de poste est normative et contraignante.Ce document résume toutes les subtilités du travail d’un assistant manager. C'est pratiquement un guide d'action. Le document comprend non seulement les devoirs, mais également les droits, les responsabilités et les caractéristiques du règlement des conflits du travail.
En ce qui concerne les spécificités des activités du responsable adjoint, la préparation de la description de son poste devrait faire l’objet d’une attention particulière. Assurez-vous de prescrire les caractéristiques du travail, les nuances de l'organisation du temps de travail et de repos, la compensation pour le traitement.
Il est nécessaire de distinguer la description de travail de l’assistant du même document pour le poste “assistant chef de projet. " Les tâches de ces derniers sont souvent temporaires, de même que le travail lui-même.
De plus, la description de poste doit clairement indiquer le nom du poste. Le plus souvent, indiquez «secrétaire», «secrétaire référent», «responsable de la direction». Assurez-vous soigneusement que cette entrée est conforme à la réglementation en vigueur et à jour.
Quoi indiquer dans le curriculum vitae de l'assistant de direction
Le poste d’assistant personnel est un bon début pour une carrière de diplômé. Ainsi, vous pouvez obtenir votre premier emploi et acquérir une expérience professionnelle incomparable. Toutefois, pour les demandeurs d'emploi expérimentés, ce poste peut sembler intéressant. Surtout si vous envisagez de modifier le champ d'activité.
Connaissant les principales responsabilités d'un directeur adjoint, il n'est pas difficile de rédiger un CV. Ce document suppose que vous avez lu la partie théorique de la question et que vous êtes prêt à commencer le travail. Etudiez attentivement les exigences du demandeur et commencez à rédiger le texte.
Données qui doivent être indiquées dans le CV pour le poste “assistant” ou “assistant personnel du responsable”:
- Le nom complet du patronyme et du patronyme, dans le curriculum vitae d’une société étrangère, seuls les deux premiers sont admissibles.
- État matrimonial. C'est un point obligatoire - le poste d'assistant suppose des horaires de travail souvent irréguliers. Il faut être sûr qu'un tel horaire n'aura pas d'incidence négative sur les responsabilités familiales.
- Éducation Indiqué dans l'ordre chronologique. Si vous étudiez encore, assurez-vous de vérifier le temps que cela prendra. Souvent, les employeurs prennent comme assistants les étudiants des derniers cours suivis de l’avancement professionnel. Ici également indiquer la connaissance d'une langue étrangère et le niveau de maîtrise de celle-ci.
- Expérience de travail. Indiquez depuis le dernier. Si ce n’est pas déjà le cas, indiquez vos projets de volontariat, votre participation à des activités communautaires ou à des organisations professionnelles, vos pratiques de formation et d’autres activités appropriées. Si vous ne pouvez rien fournir, prenez une caractérisation au département des finissants et écrivez que vous êtes prêt à la fournir.
- Caractéristiques personnelles. Donnez-vous l'évaluation la plus véridique. Décrivez le personnage en termes de psychologie classique et assurez-vous de noter vos forces et vos faiblesses.
- Informations complémentaires Ici, vous devriez écrire pourquoi l'employeur devrait vous choisir parmi les autres candidats. De plus, assurez-vous d’indiquer des compétences supplémentaires, telles que posséder un permis de conduire. Même à ce stade, il sera utile de parler de la disponibilité d’éducation supplémentaire, de cours de formation continue, de formation commerciale.
- Les contacts Laissez le plus de moyens possible pour vous contacter: téléphone portable et personnel domestique, adresse électronique, skype, lien vers une page d'un réseau social. Indiquez uniquement les données actuelles.
Un CV correctement compilé ne passera pas inaperçu chez l'employeur.
Responsabilités du chef d'unité adjoint
Généralement, les demandeurs d’emploi recherchent un emploi d’assistant-gérant personnel. Mais il est plus facile de commencer la promotion dans ce créneau de carrière, avec le poste de "directeur adjoint département des ventes. " Les tâches de cet employé ne sont pas si volumineuses, mais l'expérience et les perspectives sont incomparablement plus grandes.
La principale différence entre les directeurs adjoints de départements dans leurs activités plus spécifiques et étroitement ciblées. Ils effectuent des travaux liés à un domaine spécifique de production ou de gestion. Cette expérience est inestimable pour la poursuite de la carrière.
Les tâches de l'assistant du chef de l'unité sont les mêmes que celles du chef de l'entreprise. Mais il y a une spécificité particulière:
- la nécessité de bien connaître l'essence du processus de production, de gestion ou de négociation de l'unité;
- contact avec des assistants d'autres départements et un assistant du directeur général;
- conserver une documentation spécifique de l'unité.
Perspectives de carrière d'un assistant personnel
Les jeunes voient ce poste comme un début de carrière. Cependant, vous devez distinguer le type de promotion que vous souhaitez. Horizontal ou vertical? Dans cette entreprise, ou est-ce juste la ligne de départ d'un futur CV? La stratégie pour les actions futures dépend des réponses à ces questions.
La direction apprécie les bons assistants, ce qui, malheureusement, nuit à la croissance de leur carrière. Le patron ne veut pas lâcher l'employé idéal, accepte d'augmenter son salaire et offre des avantages supplémentaires. C'est une option pour une carrière horizontale. Le plus commun parmi les assistants personnels.
Le moyen le plus simple est de gravir les échelons de carrière dans une organisation donnée en passant du poste de chef d’unité adjoint. Ces postes sont souvent occupés avec la perspective de mieux connaître l’employé et de se former. Si vous voulez une carrière verticale, alors c'est votre chemin.
La position de directeur adjoint n'est pas visible à l'extérieur, mais elle est très importante pour l'organisation. Un assistant compétent est en mesure d’améliorer l’efficacité des patrons et de fournir ainsi plus de bénéfices à l’entreprise.
