Le chef de bureau est l’une des personnes les plus nécessaires au travail de toute entreprise moderne. Un large éventail de responsabilités comprend les fonctions de spécialiste en organisation et en supervision. Il combine simultanément jusqu'à trois plénipotentiaires: secrétaire, gestionnaire et administrateur. Les fonctions de chef de bureau impliquent principalement une grande responsabilité et une grande diligence.
Besoins de spécialiste
Les instructions destinées au responsable du bureau d’emploi comprennent les exigences nécessaires pour l’embauche et la mise en œuvre futures. La première chose qu'un candidat à ce poste devrait avoir est une éducation et des compétences professionnelles appropriées. L'employé doit avoir un diplôme d'achèvement du secondaire spécialisé, supérieur supérieur ou supérieur incomplet.
Les compétences doivent avoir une connaissance de la structure du bureau et des caractéristiques de son travail. Le zonage de la pièce est un facteur important de fonctionnalité. Si le chef de bureau connaît les principes d’organisation des activités, il pourra facilement contrôler des postes de travail individuels. Le personnel devrait être affecté en fonction des tâches afin que les autres travaux ne soient pas perturbés. Le chef de bureau doit connaître l'étendue du travail et le degré de responsabilité de chaque spécialiste.
Responsabilités de l'administrateur de bureau
Le responsable est tenu d’organiser une production optimale dans l’immeuble de bureaux. En plus du zonage, le responsable doit gérer les employés de manière à ce que toutes les fonctions de chaque cadre soient exécutées de manière stable. Les bases du bureau sont établies par l'administrateur sur les éléments:
- Sélection et placement de spécialistes.
- Stratégies et tactiques de planification au travail.
- Construire la structure organisationnelle du bureau.
Pour que les conditions de travail au bureau soient stables, il est nécessaire de veiller à ce que chaque coup réussisse ses activités. Les résultats positifs du travail sont obtenus par des méthodes de motivation et de gestion de sa stratégie. L'élaboration et la mise en œuvre d'approches novatrices visant à améliorer la qualité et à accroître la productivité sont les tâches d'un chef de bureau.
La communication d'entreprise au sein de l'équipe de travail est basée sur la moralité et l'éthique professionnelle. Un chef de bureau est un exemple de ton poli et de respect pour les employés.
Contrôle interne
Toutes les décisions prises doivent être contrôlées par l'administrateur. Le contrôle s’effectue dans les domaines professionnels suivants:
- Introduction et mise à jour du programme de travail interne.
- Conformité aux normes spécifiques de communication de l'entreprise.
- Contrôler la culture de la parole lors de la communication avec les clients et les partenaires commerciaux.
- Le code vestimentaire est un élément important du travail de l'entreprise. Les employés doivent porter des uniformes appropriés définis par les normes. environnement des affaires et les statuts de la société.
Le chef de bureau, dont les tâches comprennent la gestion du personnel et le contrôle des activités, devrait élaborer sa propre méthodologie et sa propre structure d’organisation pour évaluer la qualité du travail. Chaque employé est soumis à une responsabilité disciplinaire en cas de violation de l'horaire de travail et de l'éthique de travail. Le gestionnaire lui-même porte une telle responsabilité. Le système de mesures visant à prévenir les violations, les méthodes de résolution des conflits avec la direction et les autres employés, ainsi que les méthodes d'incitation morale sont développés par l'administrateur.
Obligations du gérant
Les fonctions du responsable peuvent également être remplies par le responsable du bureau. Dans ce cas, il doit fournir au personnel et aux locaux les fournitures nécessaires. Chaque employé doit avoir un badge et des cartes de visite pour que sa personnalité, son nom, sa position et ses coordonnées puissent toujours être retrouvés et gérés correctement. Le visage du spécialiste est le visage du bureau et de l'entreprise.
Les fournitures de bureau sont fournies régulièrement et sont la responsabilité du chef de bureau. Des plans économiques sont élaborés pour la fourniture de biens, en tenant compte de la quantité de produits livrés à l'entreprise, du coût des achats en gros et des systèmes de remise. Des livraisons constantes de matériel de bureau, y compris du papier et des produits consommables pour le matériel, sont effectuées lors de la conclusion de transactions avec des fournisseurs et des sociétés de services avec la participation directe du responsable du bureau. La réception des marchandises est contrôlée par les registres de paiement et de comptabilité. La distribution des articles de papeterie et des fournitures au personnel s'effectue avec la désignation de personnes responsables et la disponibilité de systèmes et de procédures pour la répartition des valeurs économiques.
Tous les équipements sont contrôlés par le responsable des fournitures, en l’occurrence le responsable du bureau. Les responsabilités incluent la surveillance de l'état de l'équipement technique et des communications. En cas de panne d'appareils et de machines, une société de service ou un technicien de réparation est appelé et les résultats de son travail sont vérifiés. Ce contrôle intervient également lors de la livraison de nouveaux équipements au bureau.
Le responsable du bureau procède à un inventaire du matériel et des fournitures en rapprochant périodiquement la disponibilité et l'état technique du bien économique avec les données comptables.
Sous sa responsabilité, le responsable du soutien économique gère les fonds alloués au bureau pour l’achat des biens nécessaires à la société et aux besoins techniques des locaux. Le responsable des approvisionnements organise la fourniture matérielle et technique d’activités de délibération, de conférences et de négociations.
Secrétaire et ses fonctions
Tous les processus clés mentionnés ci-dessus dans le travail du responsable et dans ses décisions doivent être officiellement fixés. Par conséquent, la responsabilité du responsable du bureau, secrétaire en une personne, inclut un support de documentation pour les activités de l'organisation. Chaque document, selon le but, a sa propre forme et structure de compilation. Ce n'est qu'alors que la décision ou le plan pris aura une base légale et nécessitera une mise en œuvre stricte de tous les points. C’est ainsi que se construit l’activité d’une entreprise claire et cohérente.
Collaboration et intégration
La secrétaire-gérante organise une réunion et une réception des invités. Les délégations et les commissions, les partenaires et les clients sont des visiteurs importants de la société. Les activités de l'entreprise et son développement en dépendent directement. La communication a lieu au niveau commercial en utilisant une éthique formellement conviviale, sans passer aux relations personnelles et aux interactions - uniquement au travail. Le chef de bureau doit symboliser la culture et le respect non seulement en tant que représentant de premier plan, mais également pour l'ensemble de la société. La réception et la transmission des informations de contact sont effectuées directement par le secrétaire. Pour la coopération et la résolution d'importants problèmes d'interaction, un échange de cartes de visite est effectué, leur analyse et leur stockage dans le département. Le responsable du bureau est responsable de la correspondance commerciale avec les partenaires et les succursales. Il transmet par courrier électronique et courrier le matériel nécessaire, reçoit et analyse les informations, met à jour correspondance commerciale.
Gestionnaire dans la structure de gestion
Dans la plupart des cas, le gestionnaire est directement subordonné au directeur général de la société et à la direction. La responsabilité et les droits sont prescrits par les autorités, qui contrôlent leur conformité.Les tâches du responsable de bureau pour le curriculum vitae comprennent un rapport sur l’organisation interne du bureau, la réalisation des résultats de productivité et les difficultés rencontrées dans le travail et la réalisation des activités. Ils font des propositions pour améliorer les conditions, les problèmes économiques et économiques concernant l’achat d’équipements et de matériel, les demandes de déménagement, la promotion et le licenciement des travailleurs. Les sanctions disciplinaires et les incitations pour les spécialistes distingués sont examinées.
Instruction spécialisée
L’embauche d’un nouveau responsable s’accompagne de la compilation et de l’adoption d’un ensemble de tâches, de droits et de responsabilités. L’instruction du chef de bureau comprend une liste complète de toutes les normes et règles susmentionnées concernant le travail et l’organisation, ainsi que les personnes ou les postes relevant de l’administrateur.
Échelle de carrière
La carrière du manager est basée sur le développement interne et le développement professionnel, qui consiste à améliorer les compétences. Le changement d'influence se produit avec une augmentation ou une diminution de l'autorité aux yeux des subordonnés et des autres employés. La mobilité positive verticale du poste dépend des succès dans la réalisation des objectifs fixés par l'entreprise, de l'initiative et des qualités sociales, des capacités d'innovation et des méthodes de travail efficaces.
Chef de bureau est l’un des métiers les plus recherchés. Un spécialiste efficace doit accorder une attention particulière aux ressources humaines, cette exigence incombe au responsable du bureau pour le CV. Correctement apparié par interne compétences en leadership et un personnel hautement qualifié aura une influence positive sur la dynamique du développement de l'entreprise.
