Un nouveau mot anglais «back office» est apparu dans la vie quotidienne russe. C'est quoi Quelles fonctions remplit-il? Dans quelles entreprises existe-t-il? Essayons de comprendre plus en détail.
Back office. C'est quoi
Ces unités existent dans de nombreuses organisations. Un back-office est un département ou un département d'une entreprise qui remplit certaines fonctions. Il s’agit de la routine, de l’administration et du service. Traditionnellement, les fonctions incluent également les technologies de l’information (administration et service d’assistance), les ressources humaines et la comptabilité.
Dans certaines organisations, des directives de travail supplémentaires que le back-office devrait effectuer sont prescrites séparément. C'est quoi Les employés de ce département sont souvent engagés dans une comptabilité statistique et analytique des ventes, des achats, des soldes de stocks et dans la conservation des archives.
Si ce back-office est une division de la banque, les fonctions incluent les opérations de compensation, les services de règlement en espèces actuels, etc.
Histoire du back office
Au début du développement des affaires, l’aménagement des locaux de toute entreprise était particulier. Le premier plan était occupé par le prétendu front office. Cela a été fait pour que les clients aient la possibilité de trouver rapidement et facilement le bon employé. Naturellement, la direction a beaucoup investi dans cette salle, effectuant des réparations, des travaux de nettoyage et des meubles coûteux. La réception aurait dû faire la meilleure impression, car c'est le «visage» de toute entreprise.
Ses employés doivent également être cohérents dans le style de vêtements et de comportement. C'est le côté public de toute entreprise.
À l'arrière-plan, le back-office a toujours été localisé. C’est un lieu dans lequel la production elle-même a été réalisée, il y avait un système de locaux administratifs, divers départements, entrepôts, etc.
Par conséquent, ces territoires sont traditionnellement sales, sombres et peu soignés. La présentabilité de ces locaux n’était pas très surveillée, les clients n’y étant jamais apparus. Naturellement, aucune condition particulière n'est imposée à la comparution des employés. Une plus grande attention a été accordée aux compétences professionnelles.
Cette division du bureau en deux grandes divisions qui remplissent des fonctions différentes a fait ses preuves et existe à ce jour.
Les employés de la réception créent une belle "image" pour l'entreprise. Parallèlement, c’est grâce au personnel administratif que la société se développe et s’épanouit. Pourquoi Jetons un coup d'oeil.
Importance et importance du back office pour le développement de l'entreprise
La pratique montre à quel point le rôle de cette unité est important pour l’organisation.
Premièrement, le back-office contribue à maintenir la réputation de la société dans un environnement très concurrentiel. Naturellement, si les employés s'acquittent bien et clairement de leurs tâches. En effet, pour tout client, le critère principal pour une bonne entreprise est un service de qualité. Grâce aux employés du back-office, un cycle complet d'une opération particulière est effectué.
Deuxièmement, la gestion des risques est également assurée par le back-office. Qu'est-ce que cela apporte à l'entreprise? Ce sont les employés de ce département qui établissent des rapports, sélectionnent des données, des facteurs et effectuent des calculs en fonction des décisions prises par la direction. Par conséquent, leur exactitude et leur exactitude sont très importantes pour l’avenir de la société. Les employés font un travail extrêmement responsable, réduisant considérablement les risques.
Troisièmement, le service administratif développe également de nouvelles méthodes de sauvegarde et de propositions de rationalisation. Naturellement, les employés ne gagnent pas directement de ressources financières pour l'entreprise. Mais ils peuvent influencer indirectement ce processus.
Back office à la banque
C'est une unité de comptabilité opérationnelle. Grâce à son travail, les activités des principaux départements sont assurées.
Le back office est impliqué dans la comptabilisation et l'enregistrement des transactions avec des titres, dans la gestion des passifs et des actifs, ainsi que dans les règlements avec les clients. Mais ce n'est que la pointe de l'iceberg.
Le back-office effectue les opérations de traitement des prêts. De plus, les employés participent souvent à l’ouverture de compte, à la comptabilité et à la gestion des risques.
Back office. Exécution documentaire et support d'une transaction sur le marché des valeurs mobilières
Dans les banques, le back-office est souvent constitué de plusieurs divisions. Surtout si l’organisation effectue un grand nombre de transactions sur le marché des valeurs mobilières. Les tâches des employés incluent le traitement électronique et documentaire, leur soutien. Laissez-nous nous attarder sur cela plus en détail.
Premièrement, le back-office tient un registre des transactions, établit un contrat pour la vente des titres d'un émetteur donné.
Vient ensuite le processus de ré-enregistrement des titres. Ceci est un transfert de propriété. Pour démarrer ce processus, l'employé d'arrière-guichet doit émettre un ordre de transfert et légitimer la transaction en cours.
Une fois la réinscription effectuée et le document justificatif reçu, l’employé contrôle le processus de règlement final.
L'employé de back office a une très grande responsabilité. S'il y a la moindre inexactitude dans le processus de paperasserie, la transaction est considérée comme non valide. En conséquence, le client souffrira et la société subira de lourdes pertes.
En outre, le back office est engagé dans des transactions analytiques (internes) entre les départements de l'organisation dans le système de redistribution des finances.
Pour le commerce ces dernières années, ils ont souvent recours à divers programmes d’automatisation en back-office.
Back office au détail
Lorsqu'il organise une entreprise, un responsable est confronté à de nombreux problèmes. Il est nécessaire de fournir des marchandises à la salle des marchés, d’automatiser la comptabilité des entrepôts dans l’entreprise, de gérer les prix, d’interagir avec les fournisseurs et les succursales.
Comme il a été noté, pour résoudre ces problèmes et de nombreux autres, il existe des programmes spéciaux pour le back-office.
Dans le système de vente au détail, les employés d’une telle unité aideront à contrôler l’arrivée et la mainlevée des marchandises, à radier et à déplacer, à réévaluer, à effectuer les retours, à opérations bancaires travailler avec du matériel commercial.
Le progiciel peut avoir différentes configurations: commerce de détail non alimentaire, dépanneur, dépanneur ou supermarché. Il y a actuellement un choix.
Back office réseau
Les principaux domaines de travail dans le commerce en réseau sont les suivants:
- apporter des modifications et des ajouts à une large gamme de produits;
- échange de données entre départements;
- comptabilité centralisée;
- obtention de rapports opérationnels sur le fonctionnement des agences, etc.
Pour faciliter le travail et assurer l'interaction du bureau avec un réseau de points de vente, ils utilisent souvent une version automatisée du back-office. Ces programmes permettent à l’organisation de travailler plus efficacement et plus rapidement.
Back office en restauration
Le travail du personnel de restauration en back-office consiste principalement en des opérations en cours. Ils comprennent traditionnellement les éléments suivants:
- effectuer des opérations de routine obligatoires;
- effectuer la comptabilité des produits et des entrepôts;
- le processus de contrôle de la production de plats;
- collecte et analyse de données;
- les rapports.
En fonction de la taille et du chiffre d'affaires de l'organisation, le back-office commercial compte généralement entre trois et treize à quinze personnes.
Comme il a été noté, il existe actuellement des systèmes automatisés facilitant la mise en œuvre des opérations que les employés doivent effectuer. Ceci, bien sûr, est un moment positif pour le responsable de l’organisation. Mais pas toujours pour les travailleurs. La pratique montre que l’acquisition de systèmes automatisés exécutant la majeure partie du travail d’arrière-guichet entraîne une réduction des effectifs.
