Les grandes entreprises comportant de nombreuses divisions sont inévitablement confrontées à la question du flux de travail interne. Dans les entreprises de pointe, une telle procédure est informatisée, dans une version plus modeste, il s’agit de la correspondance sur support papier. Néanmoins, les normes de la rédaction professionnelle restent les mêmes pour tous les formats. En règle générale, un tel document est appelé un mémo.
Pour quels cas faites-vous un mémo
La relation entre les unités est une question délicate et nécessite parfois une écriture. Supposons que les employés de plusieurs unités géographiquement distantes travaillent ensemble sur un projet. Pour échanger des informations fiables, le téléphone ne suffit pas, il faut des sources écrites.
Ou une autre option moins agréable: vous devez engager la responsabilité disciplinaire de l'employé pour violation des fonctions officielles. Comment prouver l'existence d'une telle violation et en quoi consiste-t-elle? Bien entendu, avec l’aide de sources écrites: résolutions, correspondance interne, instructions écrites et autres notes similaires.
Il peut arriver que vous deviez faire une demande ou porter à l'attention de tous les employés des informations importantes. Cela peut être fait en utilisant un mémo.
C'est-à-dire qu'un exemple de mémo peut être utile sur une variété de problèmes de l'entreprise:
- le travail;
- par accord
- administrative et de gestion;
- disciplinaire;
- administrative;
- syndicat;
- informatif.
Et cette liste n'est pas exhaustive.
Détails obligatoires
Tout d'abord, un mémo est un document. Il convient donc de le compiler conformément aux règles de gestion du flux de travail, en se concentrant sur l'échantillon. Un mémo rédigé avec compétence est amplement suffisant pour résoudre un problème de production. Le document doit contenir les informations suivantes:
- à qui le mémo est adressé;
- quelle est son essence, justification, référence aux lois, normes, instructions?
- applications - le cas échéant;
- qui a signé - le chef de l'unité, qui a le droit de signer des documents internes;
- qui a compilé - l'artiste qui a directement compilé l'exemple de note de service;
- numéro d'enregistrement du document et la date à laquelle il a été envoyé au destinataire.
En règle générale, les enregistrements de service sont compilés en fonction du nombre de destinataires dans les originaux, plus une copie pour l'expéditeur. S'il y a beaucoup de destinataires, ils sont listés dans la hiérarchie dans la moitié droite de la feuille.
Comment rédiger un mémo
Vous trouverez un exemple de document dans toute publication de référence utilisant une lettre commerciale ou dans des collections de documents commerciaux. Formulaire mémo pas spécifiquement approuvé. Fondamentalement, lors de la compilation, ils sont guidés par les normes de rotation des affaires et les pratiques établies.
Cependant, il existe des normes dites d'état qui régissent la forme de la documentation. Ils imposent certaines exigences à la documentation interne de l'entreprise, il est prescrit où doivent figurer ces inscriptions, comment indiquer correctement les initiales ou signer correctement les documents au suppléant en l'absence du responsable.
Compte tenu de tout ce qui est écrit, vous pouvez utiliser l'exemple de note de service ci-dessous. Bien entendu, la logique de présentation et de justification évoquée par le compilateur doit être bien pensée, car le format déterminera la perception du document et, par conséquent, son efficacité. Un document solide et bien pensé est toujours plus crédible.
Exemple de mémo
Directeur des ressources humaines
JSC "Energosbyt"
Titenko V.A.
Mémo
Sur la question de la remise du document à l'employé
N ° 214 / OK du 06/03/14
31/05/14 la société a reçu une lettre de l'huissier, selon laquelle la collaboratrice Degtyareva Irina Pavlovna devrait venir le voir, puisqu'elle est débitrice par décision de justice de recouvrer le montant en faveur du Centre pour l'emploi.
Selon les données disponibles, l'employé spécifié travaille dans la division Électricité en tant que répartiteur.
Conformément aux exigences de l'huissier, je vous prie de bien vouloir assurer d'urgence la remise de la convocation ci-jointe à Degtyareva Irina Pavlovna, et d'en envoyer une copie avec la signature par courrier à l'huissier.
Annexe: convocation en 2 exemplaires.
Cordialement
Chef du service juridique
M.V. Blanche
Espagnol Oleva I.R.
5027982
Dans ce format, vous pouvez poser n’importe quelle question, l’essentiel est de vous concentrer sur l’exemple de note de service et de ne pas négliger la justification des exigences énoncées.
Mémo - Document interne
Un exemple de mémo donne une idée de la procédure de préparation. Il convient de rappeler que ce document, quel que soit son objet, reste l'affaire interne de la société.
En règle générale, une entreprise émet un ordre spécial visant à déterminer les informations à accès limité, auxquelles il est possible de refuser la délivrance de copies ou, en outre, d'originaux de documents officiels à la demande de tiers.
Toutefois, il convient de rappeler qu’à la demande des forces de l’ordre et des autorités judiciaires, la correspondance officielle peut devenir la propriété de l’enquêteur ou du juge. En outre, ces documents sont habilités à demander aux organismes de contrôle. Compte tenu de cette possibilité, il est préférable de rédiger immédiatement un document correctement et prudemment, car ce qui est écrit avec un stylo ne peut pas être coupé avec une hache. Pour cela, l'exemple de note de service est la meilleure solution.
