Si vous avez besoin d'écrire une note explicative et que, comme le montre la pratique, il y en a souvent, faites-le correctement. Ne sous-estimez pas ce document. Une approche sérieuse aidera à éviter de nouveaux malentendus et des mesures disciplinaires. Cet article vous aidera avec ceci. Nous apprenons à rédiger une note explicative, quels sont ses types et ses exigences. De plus, cette information sera utile aux gestionnaires et aux personnes dont la compétence comprend cette question.
Qu'est-ce qu'une note explicative?
Au sens général du terme, une note explicative doit être entendue comme un document d’affaires spécial, rédigé pour expliquer certaines dispositions du document principal (plan, rapport, projet) ou pour commenter les motifs de tout fait, événement ou acte.
Un grand nombre de variantes et variantes de ce document peuvent être divisées en deux groupes.
Types de notes explicatives
- Accompagner le document principal ou donner des explications sur ses dispositions individuelles.
- Notes explicatives sur tout incident, action, situation actuelle et comportement d'employés individuels de l'organisation. Il s’agit du type de document le plus courant élaboré par les employés de l’organisation à la demande d’un responsable direct ou supérieur. Ils ont trait aux relations nées dans le processus de travail et les activités de production. En règle générale, une note explicative est adressée au directeur en cas de situation d'urgence, de violation du travail ou de discipline de production, d'infractions disciplinaires, de violations, etc. Dans ce cas, l'employeur doit en faire la demande à l'employé (conformément à l'article 193 du Code du travail de la Fédération de Russie) , car il est considéré par le législateur comme une forme de légitime défense. Ainsi, une note explicative (exemple ci-dessous) fait partie intégrante du processus de discipline d'un employé.
Délivrer une note explicative
La paperasse est obligatoire pour le premier type de documentation, tandis que pour le second, le texte manuscrit sur une feuille de papier standard au format A4 est acceptable. Tout le monde devrait savoir comment écrire une note explicative et quoi indiquer, car dans la pratique, cela est très courant. Même si vous êtes un employé exemplaire, les situations sont différentes et personne n’en est à l’abri. La structure de la note explicative comprend les éléments obligatoires suivants:
- coordonnées du destinataire;
- nom du document, indication du type;
- le titre du texte (commence par la préposition "O (O) ...");
- corps du texte;
- date de rédaction du document;
- signature personnelle.
La note explicative (un exemple est donné ci-dessous) dans la partie contenu doit refléter des données objectives sur des événements et des faits spécifiques, et fournir des explications claires. Le texte principal reflète la position personnelle de l'employé dans la situation actuelle, son attitude face à l'inconduite parfaite et ses conséquences. Si l'employé plaide coupable de l'inconduite, il peut alors l'indiquer dans la partie substantielle, indiquant son repentir pour l'acte et faire la promesse de ne pas le répéter à l'avenir. S'il se considère comme innocent, il a alors la possibilité d'exprimer son point de vue et de fournir ses arguments et les preuves nécessaires.
En résumé, nous pouvons dire que la note explicative est un exemple de la façon dont un employé peut se protéger en présence d'une situation controversée. Ses explications contribuent essentiellement à une évaluation objective par l'employeur d'un certain fait et permettent d'identifier toutes les circonstances de l'infraction et, le cas échéant, de choisir une mesure de sanction disciplinaire équitable.
Notification d'explication aux employés
Comme cela a déjà été mentionné, l'employeur est tenu de demander une explication écrite à son employé avant que des mesures disciplinaires ne soient prises. (Article 193 du code du travail RF). En outre, les délais dans lesquels une explication devrait être donnée - deux jours ouvrables. Sur la base du fait que le législateur alloue un certain temps, l'employeur doit documenter la date à laquelle il a demandé à son employé de fournir une note. Cela n’exige aucune obligation, mais d’un point de vue pratique, un tel document serait utile. Premièrement, il s'agit de la date de début et, deuxièmement, des preuves documentaires attestant que les droits de l'employé n'ont pas été violés. Nous donnons un exemple ci-dessous pour préciser ce qui doit être indiqué et comment écrire. Une note explicative est demandée sur le papier à en-tête avec la signature du représentant de l'employeur, habilité à prononcer des sanctions disciplinaires. En règle générale, il s'agit du chef ou de la personne à qui cette autorité a été déléguée.
Exemple de notification
Médecin en chef adjoint
Kukushkina R.R.
Sur fournir une explication écrite
En ce qui concerne votre mauvaise exécution des tâches, qui ont été exprimées en l'absence sur le lieu de travail du 21/12/14 au 23/12/14, je vous demande de fournir une explication écrite à ce sujet au service du personnel avant le 26 janvier 2014 à 18 heures.
Médecin en chef (signature) P.P. Sorokin
La notification a été reçue le 24 janvier 2014
Médecin en chef adjoint (signature) Kukushkin R.R.
Il se peut que l’employé refuse de recevoir et de signer un tel document et que la note explicative concernant le travail soit rédigée tardivement, lorsque la mesure disciplinaire n’est plus possible et que tous les délais sont dépassés. Dans ce cas, il peut y avoir un autre moyen: remettre l'avis à la commission, c'est-à-dire en présence du supérieur immédiat, d'un représentant du syndicat, du conseiller juridique de l'organisation et des autres parties intéressées. En cas de refus, il est intéressant de rédiger un acte portant les signatures de toutes les personnes présentes. De cette manière, vous confirmez le respect des dispositions de l'art. 193 du Code du travail de la Fédération de Russie.
Note explicative (exemple) pour fonctionner: exemple n ° 1
Les situations les plus courantes associées à l’absentéisme ou au retard au travail.
Commandant de l'unité militaire 65487
Le colonel Sidorov S.S.
D'un employé du ministère de la Défense de la RF, greffier
Volkova R.L.
Note explicative
A propos d'être en retard au travail le 16 mai 2014
Je, Volkov Roman Lvovich, suis en retard au travail pendant 4 heures le 16 mai 2014. En substance, je peux expliquer ce qui suit. Ce matin, lors de mon trajet au travail dans ma propre voiture, j'ai été témoin d'un accident. À cet égard, il a été contraint de témoigner auprès de la police de la circulation. Cela a pris beaucoup de temps. Je joins une copie du protocole en guise de preuve et une note d'appui de l'inspecteur de la police de la circulation Orlova P.P.
16 mai 2014 (signature) Volkov R.L.
Exemple n ° 2
Au directeur du magasin Parus
Malinina M.M.
Du responsable de l'entrepôt
Smorodintseva S.S.
Note explicative
Être en retard au travail le 30 décembre 2014
Moi, Smorodintseva Sofia Semenovna, le 30 décembre 2014, je suis en retard au travail pendant 2 heures. Le fait est que la veille, j'ai acheté une nouvelle montre avec un réveil. N'ayant pas entièrement compris le mécanisme, j'ai réglé le chronomètre de manière incorrecte et j'ai dormi trop longtemps pendant une heure. Je reconnais mon erreur. Je vous promets qu'à partir de maintenant, cela ne se reproduira plus.
30 décembre 2014 (signature) Smorodintseva S.S.
Erreur Note Explicative: Exemple
Ce type de document est également trouvé assez souvent.Les erreurs peuvent être de différentes sortes concernant activités pratiques paperasserie, etc. Dans ce cas, la situation concernant le non-respect du plan de travail est prise en compte.
Au directeur de Much Money LLC
Monetkina L.D.
Du spécialiste principal R. Bozhkina
Note explicative
À propos de l'échec de l'exécution du plan pour septembre 2014
Monetkina Lyudmila Denisovna, après avoir analysé la situation actuelle en ce qui concerne le non-respect du plan de conclusion des accords de prêt, explique ce qui suit. Le problème est lié au manque d’employés, puisque deux spécialistes ont été licenciés en un mois et que personne n’a été embauché pour les remplacer. Les deux employés restants ne peuvent pas faire face au volume de travail, bien qu'ils travaillent au-delà de la norme.
15 octobre 2014 (signature) Monetkina L.D.
Rédaction d'un acte de non-soumission par un salarié d'une note explicative
Si, à la fin de la période établie, le salarié n'a pas fourni de note explicative (exemple ci-dessus), alors conformément à l'article spécifié du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur doit établir un acte spécial. Certes, le législateur n'indique pas quel employé en particulier devrait le faire, dans quel délai et s'il est nécessaire de le familiariser avec lui. Ceci est déterminé au niveau de l'organisation, en prenant en compte règles de travail de bureau. L'acte est établi avec la participation d'un groupe de personnes et confirme les événements ou les faits établis par eux. Par conséquent, il est nécessaire de le compiler collectivement, il conviendra d'attirer les employés qui étaient présents au moment où ils ont reçu un avis précisant l'obligation de fournir une note explicative. Il est écrit sur un formulaire commun et peut avoir le formulaire présenté ci-dessous.
Exemple d'acte
ACT
10.07.2014
Sur le fait que l'employé n'a pas fourni d'explication écrite concernant une infraction disciplinaire
Moi, le chef du département du personnel, Koroleva E.E., en présence du chef comptable Ivanova N.N. et l'économiste Pevtsova R.I. Cette loi a été rédigée comme suit:
07/06/2014 comptable Petrova I.I. conformément à l'article 193 du Code du travail de la Fédération de Russie du 9 juillet 2014, il a été proposé de fournir une explication écrite de l'infraction disciplinaire commise par elle qui s'est manifestée par l'absence sur le lieu de travail pendant 6 heures consécutives. Petrova I.I. Elle ne l’a pas fait dans le délai imparti, affirmant qu’elle avait déjà donné une explication orale et qu’elle n’écrirait rien d’autre.
Cet acte est fait en double.
/ signature / Koroleva E.E.
/ signature / Ivanova N.N.
/ signature / Pevtsov R.I.
Une copie de l'acte reçu:
/ signature / Petrova I.I.
Ne considérez pas le refus d'écrire une note explicative comme une nouvelle infraction disciplinaire, car il s'agit du droit exclusif de l'employé et non d'une obligation. Et avec cette loi, l'employeur ne fait que confirmer que toutes les règles de la loi ont été respectées.
La différence entre la note explicative de la conférence et officielle
Ne confondez pas ces trois concepts. Nous avons déjà réglé le premier. Sachant comment rédiger une note explicative, vous pouvez facilement faire face au reste. Parlons-en brièvement. Mémo est le contraire. Le but de son écriture est d'informer la direction de la situation actuelle, des faits qui se sont déroulés, c'est-à-dire de vous motiver à prendre des mesures.
Mémo implique le transfert de certaines informations sur la branche "horizontale" de la direction, c’est-à-dire d’un responsable à un autre, d’un employé d’un service à un autre, etc. En règle générale, elles concernent des questions matérielles, techniques, organisationnelles, économiques, etc. En fait, c'est une correspondance commerciale.
Comment écrire une note explicative (exemple ou exemple) peut être facilement trouvé sur le net. Il n'y a pas de formulaire unique, cependant, nous avons indiqué certaines exigences. Vous pouvez facilement utiliser et refaire les exemples ci-dessus "pour vous-même".
