Presque tous les employés devraient avoir un exemple de mémo sous la main. C'est un document très important de communication interne, sans lequel le fonctionnement normal de la plupart des grandes institutions est impossible.
Rapport Note Définition
Un mémo est un document conçu pour transmettre des informations le long du service verticalement, de bas en haut. Il est destiné à informer le supérieur hiérarchique immédiat des faits et des incidents survenus au cours du processus.
En plus d’informer l’employé déclarant, son compilateur propose des mesures à appliquer après l’analyse de la situation.
Presque tous les chefs de département savent comment épeler mémo. Échantillon c'est toujours sur le bureau. Le rapport a presque la même structure, mais une orientation légèrement différente.
Mémo sont envoyés horizontalement, du leader au leader d'un niveau. Les rapports sont écrits verticalement du subordonné au superviseur immédiat.
Thème des notes
La raison pour écrire un mémorandum peut être n'importe quel incident survenu dans l'entreprise. De nos jours, par exemple, un échantillon d'un mémorandum sur la grossièreté des employés n'est pas si courant, mais il y a même 30 à 35 ans, c'était un phénomène répandu.
Aujourd'hui, il est de plus en plus fréquent de rapporter des manquements à des fonctions officielles et un retard. Ils peuvent également être compilés pour exprimer la demande d'un employé particulier ou de l'ensemble du personnel de l'unité.
Les employés rédigent également des rapports informant de l'exécution des instructions reçues des autorités supérieures, en particulier si elles ont été données par écrit.
Les incidents de production, les situations imprévues ou les actions planifiées deviennent également régulièrement une occasion d’information pour la rédaction d’un rapport. Par conséquent, le contenu de ce document est assez vaste et peut couvrir absolument tous les aspects du processus de production, ce qui devrait être signalé aux autorités supérieures.
Focus sur les rapports
Chaque entreprise sait qu’il existe deux types de mémos: internes et externes. Plus couramment utilisé interne. Ils ne vont pas au-delà des limites d'une unité structurelle et sont envoyés de l'employé au supérieur immédiat. Quiconque a un tel besoin peut l'écrire. Un exemple de ceci est une note sur la non-exécution de tâches officielles, dont un échantillon est dans chaque département du personnel.
Le rapport externe dépasse les limites de l'unité structurelle et est envoyé au nom de son responsable à son supérieur hiérarchique. Si l’intérieur peut être constitué sur une feuille ordinaire de format A4, l’extérieur n’est envoyé qu’en-tête et est certifié avec un sceau, le cas échéant, dans l’appareil. Mais ces deux types doivent être compilés strictement selon GOST, sinon ils ne peuvent pas être joints à la documentation générale de l'entreprise.
Les conditions requises
Selon GOST, chaque échantillon du mémo doit contenir certains détails, sans lesquels le document cesse de l'être.
Le rapport commence par les détails indiquant le nom de l'entreprise ou de son unité structurelle. En outre, comme dans la déclaration, un en-tête indique le destinataire et l'auteur de la note. Il est très important d'indiquer le nom complet de leurs messages.Le nom du document est écrit sur une nouvelle ligne et immédiatement en dessous de son titre, il commence par les mots "Concernant ..." ou "Oh ...". Ceci prépare immédiatement le lecteur pour le type d’information présenté dans le corps du document. La partie principale comprend deux sections conditionnelles. Le premier énonce l’essence même de l’incident et le second formule des recommandations ou établit une pétition en vue de donner suite à la raison susmentionnée. Le rapport est clôturé par la date et la signature du rédacteur avec son interprétation.
Personnes habilitées à rédiger des rapports
Tout le monde dans l'entreprise doit savoir comment rédiger un rapport sur l'employé ou sur l'incident. Cela dépend de savoir si cela sera légal et si toutes les actions ultérieures iront au-delà du champ d'application de la loi.
Toute personne ayant un besoin similaire peut rédiger un document de ce type. Les employés subalternes soumettent plus souvent des notes informatives sur l'état d'avancement de l'exécution des tâches, des voyages d'affaires et des inspections. Moins souvent, ils rédigent des rapports sur leurs collègues concernant leur incapacité à effectuer un travail.
Mais les chefs de département surveillent souvent la discipline du travail. Sa violation devient la raison des sanctions financières. Mais pour leur nomination, il est nécessaire de fournir des arguments solides.
En règle générale, avec une note de service, une lettre explicative est adressée au responsable indiquant les raisons valables ou non pour l’incident. Sur la base de ces deux documents, un ordre approprié pour l’entreprise est établi.
Preuve de faisabilité
Dans chaque service du personnel, dans tout service de la comptabilité, il y a un exemple de mémo. Ce document sert de confirmation pesante que certaines actions ont été effectuées raisonnablement.
Dans les entreprises appartenant à l'État, des inspections par des services de différentes instances ont souvent lieu. Tous sont conçus pour confirmer la légitimité du flux de trésorerie des fonds budgétaires. Toute accumulation excessive de prime ou de retenue sur salaire constitue une violation grave, qui entraîne des sanctions.
Mais la présence d'un mémorandum, sur le fait duquel des actions en justice ont été intentées, sert de justification sérieuse à tel ou tel fait. Une note de service peut être un argument, même au cours d’un procès, si elle est rédigée dans sa forme et endossée par le destinataire qui a reçu et familiarisé avec son contenu.
Prévalence des mémos
Il est arrivé historiquement que la forme du mémorandum, dont un exemple est donné dans cet article, n’ait pas du tout pris racine dans les affaires privées. Dans les entreprises et les entreprises appartenant à des particuliers, il est plus courant de résoudre les problèmes de production verbalement ou par le biais d'ordonnances. Cela est dû au fait que l'entreprise dispose de beaucoup moins d'organismes externes qui la contrôlent, pour lesquels il n'est pas nécessaire de rendre compte de la légitimité de certaines actions. Mais ici, il y a une place pour les rapports liés au chiffre d'affaires financier, car le contrôle par les autorités fiscales est toujours présent.
Dans les institutions gouvernementales, les mémos sont un phénomène courant. Ils permettent à chaque subordonné d'être réassuré, transférant avec le document la responsabilité de résoudre le problème à son supérieur immédiat.
Exemple de note de service
Le rapport le plus simple est rédigé sur le fait que le salarié n’a pas rempli ses obligations officielles ou qu’il a enfreint une mesure disciplinaire du travail.
Nous commençons le document avec le nom de l'unité: «Département de l'information de l'Institut de recherche agricole». Ensuite, nous écrivons un chapeau: «Au chef du département de l'information, Ivanov I. I., du programmeur de troisième niveau Petrov P. P.»
Dans le corps du rapport, nous expliquons l'essentiel de la note: «J'attire votre attention sur le fait que le jeune programmeur Sidorov Ivan Ivanovich est arrivé au travail le 02/02/2011 à 2 heures du matin et dans un état d'intoxication extrême.Le contrevenant n'a pas fourni de motifs valables ni de preuve, mais a réagi à la demande avec impolitesse. Compte tenu de la régularité de telles violations de la discipline du travail, je propose de prendre des sanctions appropriées avec réprimande et déduction d'une amende correspondant au paiement de son travail pendant 2 heures à partir du salaire, pendant lequel I. Sidorov n'était pas au travail. "
Le rapport est fermé par date et signature avec déchiffrement.
Recommandations de compilation
Si vous examinez attentivement chaque exemple de rapport, vous remarquerez qu'ils sont tous conçus dans un style de commerce officiel strict. Cela n’a aucun sens de s’en éloigner et d’entrer dans les détails avec leur description dans un style conversationnel. Plus le texte est clair et concis, plus il se rapproche du présent rapport.
Assurez-vous d'analyser l'incident décrit et donnez vos recommandations à ce sujet. Cela ne signifie pas qu'il en sera ainsi. Le responsable a le droit de décider du type de sanctions à prendre, mais le plus souvent, il approuve les propositions du compilateur du rapport, car il n'a pas le temps de se plonger dans tous les détails.
Rappelez-vous que le mémorandum est un document juridique à part entière dont vous garantissez l'exactitude et que vous certifiez vous-même.
