Un mémo est un document inter-États à travers lequel une communication officielle est établie entre les employés. Son contenu se réduit à des tâches, à l'exécution de tâches, etc., c'est-à-dire à des problèmes opérationnels. Bien que la rédaction d'un mémo soit simple et ne soit régie par aucune règle très stricte, vous devez néanmoins les connaître. Dans cet article, nous examinerons la procédure de compilation de cette documentation, types, etc.
Caractéristique
La nature de la note de service est informative, ce qui signifie qu’elle contient certaines notifications, messages, instructions, etc. Les problèmes abordés dans la note de service concernent l’employé spécifique à qui elle a été envoyée. En d'autres termes, un mémo est une boîte à outils pour la communication au sein d'une entreprise.
Remarque: le mémo obligatoire n'a pas été établi. Il s’agit d’un document supplémentaire, bien que des ordres et des instructions puissent être établis sur cette base.
Pratique
Le mémo est considéré comme une documentation fréquemment utilisée, en même temps, ne figurant pas dans la liste des documents de gestion officiellement classés. Largement utilisé, il devient une communication au niveau horizontal: c’est-à-dire qu’il est compilé par un employé d’une unité pour transférer une demande ou une proposition à un employé d’une autre.
Important: les statuts des objets de gestion, entre lesquels une communication est établie via un mémo, doivent être équivalents. Sinon, le document est considéré non pas comme un mémo, mais comme un mémo.
But d'utilisation
Un mémo pour le travail peut être utilisé dans différents cas.
Voici quelques exemples:
- pour les primes des employés;
- envoyer un employé en voyage d'affaires;
- signaler au service logistique le mauvais fonctionnement de l'équipement;
- acheter un mémo;
- notification du chef de la sécurité émanant du chef de toute autre unité de la nécessité pour des personnes non autorisées (et non des employés) de pénétrer dans le bâtiment de l'entreprise motivée;
- une demande sous forme de mémo adressée au service comptabilité pour l'affectation de ressources matérielles à certains besoins, etc.
Cas sélectionnés pour la rédaction de mémos
Bien que le mémo soit considéré comme un document interne, l’une de ses variantes est un document envoyé à la commission d’attestation. Cependant, l’utilisation de notes autocollantes uniquement pour des communications de travail est encore plus courante.
Comment rédiger un mémo?
Les règles de base pour rédiger un mémo sont similaires à toutes les autres. Ils comprennent l’écriture sur une feuille de format A4, les instructions de la personne à qui elle doit être envoyée, la certification par date et signature. Mais comment rédiger une note conforme à toutes les exigences?
- au centre (également autorisé sur le côté gauche de la feuille), écrivez le nom correspondant du document;
- Il existe deux options pour écrire la date: les deux en chiffres complètement arabes et l’indication du mois en mots;
- dans le titre, une brève description du contenu du document peut être ajoutée à l'en-tête principal;
- Les informations sur l'expéditeur et le destinataire doivent être complètes: nom, prénom et patronyme, nom complet du poste et département (unité) auxquels ce poste est rattaché.
Contenu de la note de service
La réponse à la question de savoir comment rédiger un mémo inclut non seulement les détails et les attributs de ce document, mais également son contenu.
Le document à l'examen n'exige pas un énoncé de l'essence du problème dans un récit très aride et sans langage officiel - la lecture libre est autorisée, mais reflète spécifiquement le motif de l'écriture.
Le contenu est généralement divisé en deux parties. Le premier d'entre eux s'appelle le préambule. Il explique brièvement ce qui a incité le rédacteur à rédiger un mémo et à l’envoyer à un employé spécifique.
La deuxième partie est considérée comme la principale, elle est également plus grande que le préambule. Ce texte comprend une déclaration de la demande directe ou de la proposition. On peut y ajouter une analyse de la situation, des conclusions et des résultats.
Formulaire
Lorsqu'on leur demande comment écrire un mémo, certaines entreprises fournissent simplement à leurs employés un formulaire spécial. Toutefois, il convient de noter que ce n'est pas une unification obligatoire - GOST fournit uniquement des dispositions de conseil (concernant les polices, les dimensions et l'espacement) sans un échantillon approuvé. Toutefois, si cela existe dans une entreprise donnée, il est préférable de le conserver.
Service et mémos
Un peu plus haut dans la note, il a été noté en quoi les notes officielles et les notes de compte rendu diffèrent. Mais beaucoup de gens sont encore enclins à les confondre.
Les erreurs les plus courantes sont:
- mémo pour l'employé de l'employé au patron (en fait, un rapport);
- augmentation de salaire;
- sur la promotion.
Les deux derniers impliquent un traitement non pas au niveau horizontal, mais verticalement, ce qui nie la définition d'un mémo.
Important: la division des mémos en mémos et explicatifs a priori est incorrecte.
Inscription
Tous les mémos sont enregistrés dans le registre. Selon la manière dont les documents sont organisés dans chaque entreprise, celui qui a rédigé le document ou celui qui l’a reçu peut s’en occuper. En tout état de cause, cela revient au fait que la note de service se voit attribuer un numéro unique, qui doit être indiqué dans son texte.
Exemple de mémo
"Département des ventes, directeur de la division des technologies de l'information V. A. Kutsak
Mémo
№ 19-43/102
13 avril 2015
Test du statut d'un PC pour ses performances
À partir du 04/10/2015 sur l'ordinateur personnel d'un employé des ventes, R. D. Maksimenko, des dysfonctionnements sont régulièrement constatés, à savoir: un redémarrage sans donner cette commande au PC, des problèmes d'activation / désactivation et de scintillement de l'écran. En raison de ce qui précède, je vous demande d’effectuer les diagnostics nécessaires auprès des spécialistes de votre service afin de détecter les causes des dysfonctionnements et de les résoudre avec succès. Je suggère que les résultats des tests soient publiés, avec un résumé des actions suivantes: réparation ou remplacement de la machine.
Chef de département L. A. Kudryavtsev "
Supposons qu'il s'avère que le PC n'est pas réparable. Dans ce cas, nous rédigeons un mémo pour amortir l’équipement.
Exemple de note de déclassement
"Département des ventes, Directeur logistique Département M. A. Oleinik
Mémo
№ 21-45/104
16 avril 2015
À propos du déclassement d'un PC inopérant
Depuis le 10 avril 2015, l'ordinateur personnel d'un employé des ventes, R. Maximenko, présente des dysfonctionnements réguliers. Les diagnostics effectués par les spécialistes du service informatique ont montré ce qui suit: le PC ne peut plus être utilisé. À cet égard, je demande à ce que l’équipement susmentionné soit amorti pour inopérabilité.
Chef de département L. A. Kudryavtsev "
En plus d'elle, vous aurez besoin d'une autre note - pour remplacer l'équipement mis hors service.
Note sur le remplacement d'équipement
"Département des ventes, directeur du département de la logistique M. A. Oleinik
Mémo
№ 22-46/104
17 avril 2015
A propos du remplacement d'un PC cassé
L'ordinateur personnel d'un spécialiste du département, Maksimenko R. D., a été mis hors service et doit être remplacé en raison de son inopérabilité (conformément au document n ° 20-44 / 103 du 15.04.2015).Veuillez fournir un nouvel équipement correspondant aux paramètres mis hors service. Veuillez informer par écrit de la mise en œuvre. Je joins à la note le rapport de la division informatique sur les diagnostics et ses résultats.
Chef de département L. A. Kudryavtsev "
En conclusion
Généralement, rédiger un mémo ne pose pas de problème. Ce document inter-États est un moyen de communication assez familier entre les différents niveaux de gouvernement. Seule la «confusion» entre mémos et mémos peut créer des barrières conditionnelles (l'article indique en quoi elles diffèrent).
Dans certaines entreprises, la rédaction des mémos s'effectue exclusivement selon le modèle introduit et approuvé (dans ce cas, il est préférable de se procurer des formulaires spéciaux), dans d’autres, il est plus que gratuit.
Lors de la compilation de ce document, il convient de suivre les mêmes règles que pour les autres documents: police et espacement selon GOST, date et signature pour la validité de la note.
En général, un mémo est une boîte à outils très pratique, facile à maîtriser et, utilisé correctement, il existe un travail bien coordonné et clair d’une équipe d’organisations. Cela aide à maintenir un lien global entre les départements et renforce également la structure qu'ils constituent.
