Le rapport préalable - formulaire AO-1 - le document principal pour confirmer les fonds dépensés versés plus tôt par des personnes responsables. Le montant indiqué dans le rapport est émis aux fins suivantes:
- frais de déplacement;
- les dépenses liées aux besoins opérationnels et opérationnels;
- remboursement des frais de voyage engagés par l'employé.
Paiement anticipé
Le paiement anticipé est émis sur la base de la directive du directeur de l’organisation, indiquant la liste des employés à qui les fonds sont affectés, le calendrier, les objectifs et le montant. L'argent est donné aux voyageurs d'affaires sur la base d'un ordre de les envoyer en voyage.
Le formulaire se remplit personne responsable. Les pièces justificatives des dépenses sont soumises. Le comptable vérifie que le rapport de dépenses est complet, fixe les documents de dépense sous la forme AO-1 et envoie le formulaire pour signature au responsable.
Le reste du montant est retourné au caissier de l'entreprise. En cas de non-retour, les fonds sont déduits du salaire de l’employé, Article 137 Code du travail de la Fédération de Russie (déduction des salaires pour payer des dettes à l’employeur).
Règles pour remplir un document d'avance
Le rapport de dépenses est un document bilatéral. Sur la couverture sont indiqués le nom de l'organisation, le numéro du formulaire, la date d'achèvement. Les initiales de l'employé, du département, du département (le cas échéant), du lieu de travail de l'employé, du matricule, du poste sont entrées.
Le but du montant doit correspondre à celui de la commande de traitement des fonds.
La partie gauche du formulaire contient des informations sur le solde du paiement anticipé et le montant réellement dépensé. Ligne 1A pour les devises étrangères. La réflexion des fonds sous la forme AO-1 et le remboursement de la dette en monnaie étrangère ont lieu au taux de change de la Banque centrale de la Fédération de Russie à la date de signature du rapport de dépenses.
Le verso du formulaire répertorie les consommables: lettres de voiture, documents de voyage et recettes commerciales actes et autres papiers. Indiquez le numéro, la date, le nom, le montant en roubles et la devise étrangère (le cas échéant).
La ligne du bas est la signature de la personne responsable.
Modèle d'écriture
Le formulaire AO-1 est rempli à la fois par l’employé de l’organisation qui a reçu les fonds et par le comptable.
À quoi ressemble un rapport de dépenses? Un échantillon du remplissage effectué par un employé de l'entreprise est présenté sur la photo ci-dessus. L'employé au recto du document indique le nom de l'entreprise, les initiales, le poste, l'effectif, le but du paiement anticipé (frais d'accueil ou de visite) et la date du rapport.
D'un autre côté, l'employé remplit les lignes suivantes:
- paragraphe 1 - numéro de série du document certifiant les coûts;
- colonne 2 - date d'établissement du document de dépense: date à laquelle l'achat a eu lieu, le voyage;
- colonne 3 - le numéro du chèque, de la lettre de voiture ou de l'acte confirmant les coûts;
- paragraphe 4 - le type de gaspillage de fonds: frais de bureau, tarif;
- lignes 5 et 6 - montant en roubles et en devises selon le rapport.
Le montant total est indiqué à la ligne «Total», paragraphes 5 ou 6.
Le formulaire rempli avec les consommables est soumis au service de la comptabilité.
Quoi d'autre est inclus dans le rapport de dépenses? Un échantillon du comptable remplissant la société est présenté sur la photo ci-dessus. Le comptable signe le reçu du formulaire AO-1 de l'employé. Le document doit porter la date à laquelle le formulaire a été soumis. Le reçu est remis à la personne responsable.
Après avoir vérifié l'exactitude du document et dépensé les montants, le comptable remplit les lignes suivantes:
- Colonnes 7 et 8 - fonds en roubles et en devises acceptées pour la comptabilité.
- Clause 9 - numéros de compte des comptes débités des montants dépensés.
Le titre du formulaire est rempli. Le rapport de dépenses contient des informations sur l’émission des fonds: numéro, date du document par lequel les montants ont été émis.Les informations concernant le solde ou les dépenses excessives de l'avance précédente sont supprimées.
Dans la colonne "Comptabilité" du titre du formulaire, vous trouverez des informations sur le débit et le crédit. Les informations sont extraites de la ligne 9 au verso du formulaire.
Vérifie l'exactitude des calculs arithmétiques, des écritures. Le formulaire est soumis à la signature du directeur de la société.
Après l'approbation du formulaire, le montant émis est radié et le règlement final avec l'employé.
Le reste de l’avance est retourné à la caisse de la société sur le bon de commande. Les fonds surutilisés sont payés par la société pour bon de caisse en espèces.
Si l'employé n'a pas restitué le reste du montant conformément au document précédent, une nouvelle avance ne peut être émise.
Date limite de rapport
Au retour d'un voyage d'affaires, l'employé soumet un rapport de dépenses. La date limite pour soumettre un document est de trois jours. 10 jours - s'il y avait un voyage à l'étranger. En cas de non présentation du formulaire, une violation est enregistrée pour discipline de trésorerie.
Si le service des impôts constate que l'ordre n'a pas été suivi, les inspecteurs peuvent essayer de sanctionner l'organisation en vertu de l'article 15.1 du Code des infractions administratives pour infractions administratives. Bien que la loi ne prévoit pas de responsabilité.
Le contrôle des fonds alloués est la tâche de l'entreprise.
Documents en langue étrangère
Si, à son arrivée d'un voyage d'affaires à l'étranger, un employé soumet des documents prouvant la dépense de fonds en langue étrangère, il est nécessaire d'effectuer une traduction interlinéaire.
La clause 9 du règlement de conformité comptable stipule que les titres en langue étrangère doivent être traduits. La traduction de documents primaires peut être effectuée par tout employé connaissant une langue étrangère. Seuls les chiffres sont indiqués avec précision. Les informations restantes ne peuvent pas être écrites textuellement.
Un rapport préalable avec une traduction est certifié par le chef comptable de l'organisation ou une autre personne autorisée.
Le formulaire de rapport est rempli en un exemplaire. Au moins trois personnes participent à la préparation du formulaire: une personne responsable, un comptable, un administrateur.
