Chacun de nous a écrit des lettres et des notes au moins plusieurs fois dans sa vie. Où que nous soyons et quoi que nous fassions, notre correspondance commerciale a lieu dans n'importe quel domaine, ce qui doit être effectué afin de découvrir certains points, de clarifier des informations, de poser une question, etc. Si auparavant ce phénomène était plus courant dans les applications papier et dans l'envoi de lettres aux supérieurs (ainsi qu'aux partenaires commerciaux), cette catégorie s'est aujourd'hui répandue plus largement dans notre environnement.
Vous devez savoir comment gérer correctement votre correspondance, même si vous venez de passer commande dans un magasin en ligne et que vous souhaitez communiquer avec son représentant.
Dans cet article, nous décrivons certains des principaux points qui constituent la communication d’entreprise. Nous ferons attention aux nuances à prendre en compte lors des échanges de lettres avec nos partenaires; ce qui ne peut pas être négligé si vous ne voulez pas paraître à l'interlocuteur incompétent et impoli, et souvenez-vous également des règles à respecter en toute situation.
Le cas échéant
De toute évidence, la correspondance commerciale est le plus souvent utilisée dans le processus de travail. Si vous travaillez dans une entreprise, vous aurez certainement besoin de composer ce type de correspondance. Puisque nous parlons de problèmes commerciaux, il est facile de comprendre que le style d’écriture doit être approprié - aussi formel et officiel que possible.
L’impression supplémentaire à propos des employés de l’entreprise, où la lettre est envoyée, sur vous et votre entreprise dépend de votre capacité à établir la correspondance commerciale. Par conséquent, le processus d’écriture du texte et sa conception doivent être abordés de manière aussi responsable que possible.
Tout d'abord, si vous recherchez une correspondance commerciale, nous vous recommandons de vous familiariser avec nos instructions. Comme indiqué plus haut, nous y présenterons quelques points théoriques ainsi que des questions pratiques. À la fin de l'article, nous allons essayer de donner quelques exemples de tournants typiques du style d'écriture formel. Finalement, en utilisant la base de cet article, vous pouvez créer de manière indépendante des textes de haute qualité pour une communication ultérieure avec les sous-traitants.
Types de correspondance
Immédiatement, en ce qui concerne la correspondance commerciale, je voudrais attirer l’attention sur ses types. Ainsi, vous pouvez sélectionner une lettre de demande et, en conséquence, lettre de réponse; une lettre caractère informatif (le plus souvent envoyé au client); une note de remerciement (en remerciement pour le service fourni), une lettre de notification, un rappel, un avertissement; lettre de recommandation; garantie et lettre de motivation. En fait, ce ne sont que les types les plus couramment utilisés qui constituent la correspondance commerciale réelle et électronique. Nous nous rencontrerons donc plus souvent avec eux.
La structure
Il est logique que pour une organisation plus pratique lors de la rédaction d'une lettre, il serait utile que nous travaillions avec sa structure ou son plan particulier. Cela vous permettra de diviser la tâche en plusieurs étapes plus faciles à réaliser. Par exemple, réfléchissez à la ligne de votre lettre de manière à couvrir les sujets que vous devez définir aussi précisément que possible. Par exemple, si vous écrivez une question sur le prix d’un produit particulier, essayez d’indiquer brièvement le motif: pourquoi écrivez-vous à la société (parce que vous voulez acheter ou commander tel ou tel produit); clarifiez l'objectif principal (pour savoir combien il vous en coûtera pour commander 10 unités de produits avec certaines options).Enfin, précisez sous quelle forme vous souhaitez recevoir le calcul et demandez si un rabais est appliqué sur un tel volume de production.
Bien sûr, ces informations sont déjà évidentes: vous devez simplement analyser de manière logique ce que vous voulez écrire. De plus, nous ne devons pas oublier la conception et les exigences. Nous vous en dirons plus à ce sujet plus tard.
Exigences d'écriture
Ainsi, les règles de la correspondance commerciale stipulent que toutes les lettres doivent être d’abord courtes. C'est la règle principale qu'il sera lu. D'accord, nous n'aimons pas tous quand nous sommes chargés avec une grande quantité d'informations. Si cette lettre est de nature commerciale, elle ne devrait pas être énorme - dans ce cas, elle peut simplement être ignorée. Si vous ne pouvez pas réduire les informations immédiatement, faites-le après avoir rédigé le premier brouillon de votre lettre.
Deuxièmement, votre partenaire (participant à la correspondance) doit comprendre les enjeux. C'est-à-dire que la lettre devrait être informative et compréhensible. Il est nécessaire d'y inclure les informations que vous souhaitez transmettre de manière à éviter des questions supplémentaires et à ne pas perdre de temps à clarifier les détails.
Troisièmement, la lettre doit être faite aussi respectueuse que possible envers votre associé ou employé de l’entreprise qui la lira. Il est vrai que plus vous montrez de respect pour votre interlocuteur, plus il aura de chances de répondre correctement à votre demande et, au final, d’obtenir l’effet souhaité.
Correspondance en anglais
Dans certains cas, les négociations doivent se dérouler en anglais (ou dans une langue autre que le russe). C'est normal, surtout s'il existe une relation avec des contreparties étrangères. Il est à noter que les règles de la correspondance commerciale s'appliquent à toutes les langues: seuls les virages stylistiques peuvent différer. Votre tâche consiste à choisir la solution la mieux adaptée à la situation dans laquelle vous et votre partenaire (interlocuteur).
La correspondance professionnelle en anglais nécessite bien entendu une connaissance suffisante de la correspondance. Par conséquent, si cela ne vous concerne pas, nous vous recommandons de contacter des traducteurs professionnels. Il est important que la traduction soit effectuée par une personne qui possède un discours spécialisé, qui est compris dans la langue de la correspondance commerciale.
Un exemple Entrée
Dans toute conversation, la façon dont vous commencez est très importante. À cet égard étiquette d'affaires La correspondance n’est pas différente de la communication en direct: la première chose à faire est de saluer l’interlocuteur et de l’introduire dans la conversation. Le message d'accueil peut être le «bonjour» standard, mais l'introduction doit être plus individuelle. Par exemple, vous pouvez indiquer le but bref de votre lettre («Nous vous contactons afin de clarifier certaines informations sur votre produit. Tout d’abord, nous nous intéressons au coût du modèle« A1 »). Une autre option: «Dans la continuité de notre conversation téléphonique sur le modèle A1, je vous écris pour vous poser une question sur le coût de ce produit»). Vous pouvez aussi simplement décrire votre situation: «Je vous écris pour la raison qu'en 2010, votre partenaire a contacté notre société et vous propose de commencer une coopération dans ce domaine en votre nom."
Déclaration de matériel
De plus, après avoir écrit une introduction dans votre lettre, vous devriez préciser pourquoi vous écrivez. Par exemple, après avoir posé une question sur le prix d'un produit, spécifiez ce qui vous intéresse. Vous pouvez écrire ceci: "Nous aimerions commander le Nième nombre d'unités de produits livrables à l'adresse X." Dans le cas de la poursuite de la conversation téléphonique, vous pouvez indiquer votre demande - pourquoi avez-vous écrit à la personne après lui avoir parlé au téléphone (par exemple, pour confirmer votre intention de finaliser la transaction): "À savoir: nous sommes intéressés par le produit N, à condition qu'il soit livré avec option X ". Si vous prenez en compte la troisième version, vous pouvez également commencer à développer le thème de votre désir de coopérer avec la société.Décrivez que c'est dans votre intérêt et que le partenaire recevra un avantage concret de son interaction s'il y consent: "Vous serez intéressé de savoir que le cours de notre entreprise a changé, après quoi il est devenu encore plus proche des intérêts de votre entreprise."
Offre
Toute correspondance commerciale (les exemples que nous citons a aussi nécessairement cette propriété) nécessite une séquence logique. Si, au début, vous avez écrit sur les raisons pour lesquelles vous écrivez, vous devriez développer et développer cette idée. Indiquez plus largement ce que vous souhaitez de l'interlocuteur - peut-être lui donnez-lui une perspective des avantages qu'il y a à accepter de travailler avec vous. En toute logique, cette partie devrait être le «sommet» de votre lettre, l’aboutissement d’un genre. Si, au départ, vous avez abordé en douceur ce qui vous intéresse en premier lieu, dans cette partie, vous devez "révéler les cartes". Toute la correspondance commerciale (les exemples de lettres ci-dessus ne font pas exception) doit être construite sur une courbe aussi régulière que possible. Ensuite, le lecteur de vos lignes comprendra votre humeur et, par conséquent, il sera plus facile pour lui de communiquer avec vous. Ne faites pas de sauts raides, ne passez pas d’un sujet à l’autre.
Comme le montrent les exemples, si vous devez discuter, par exemple, de deux problèmes non liés, vous pouvez effectuer une division en parties de l’article en les divisant en paragraphes. Ceci est pratique pour le lecteur, qui verra visuellement le moment où vous passez d'une question à une autre. il en va de même pour vous, car dans ce cas, vous écrivez comme si nous parlions de deux lettres différentes.
Si nous parlons de nos exemples, vous devriez écrire: "De plus, nous aimerions commander à nouveau des produits N, sur lesquels nous avons eu une interaction un mois plus tôt." Ou: "À un prix adapté à nos conditions, nous souhaitons établir une coopération permanente avec vous dans ce domaine, en élargissant le canal de vente à X-Y mille unités." Enfin, vous pouvez: "Si votre intérêt à travailler avec nous est toujours valable, merci de nous le faire savoir."
Un échantillon de correspondance sur deux est basé sur ce principe, il n’ya donc rien de mal à cela. Au contraire, la mise en surbrillance des en-têtes facilite la navigation car elle supprime le «texte solide» et en fait une sorte «d'ancrage», à laquelle vous pouvez vous attacher visuellement.
Partie finale
Enfin, vous devriez terminer la lettre de la même manière que vous l'avez commencée. Si vous écrivez merci, écrivez que vous êtes heureux de coopérer avec la société que vous décrivez; s’il s’agit d’une offre commerciale, vous devez exprimer votre gratitude pour l’attention portée à votre lettre et espérer une interaction plus approfondie avec cette personne. Vous devez comprendre que la façon dont vous terminez votre lettre détermine en grande partie l'opinion finale sur vous et votre entreprise. Toute correspondance commerciale (des exemples de lettres le prouvent constamment) est basée sur la courtoisie - souvenez-vous toujours de remercier votre interlocuteur, d'exprimer votre espoir, de le féliciter ou de laisser votre recommandation. Vous devez choisir la fin de votre texte de manière à correspondre pleinement au problème décrit dans la lettre.
Exemples: "Nous espérons vous garder comme partenaire constant dans l’espoir d’une coopération stable dans nos activités futures." Ou "Nous vous remercions sincèrement de votre attention et espérons que nous pourrons développer une coopération avec vous à l'avenir." Ou "Merci pour votre attention. J'espère que nous pourrons continuer à garantir vos intérêts sur le marché du N à l'avenir."
Etiquette et Alphabétisation
En aucun cas, n'oubliez pas de courtoisie. Comme déjà mentionné ci-dessus, il est important si vous êtes intéressé par la correspondance commerciale. Des phrases telles que «heureux de coopérer», «merci de votre attention», «je m'excuse pour votre inquiétude», «nous serons heureux de vous voir», «ne nous ferez-vous pas de l'entreprise» et d'autres. Les deux derniers, en passant, concernent davantage les invitations à des célébrations d’entreprise que la rédaction d’affaires.
Toujours, en signe de respect, ajoutez aux expressions «s'il vous plaît», «merci», «gentiment», etc., le cas échéant.
La littératie humaine est tout aussi importante dans le processus d’écriture de lettres commerciales. Plus précisément, si vous faites au moins une erreur élémentaire dans le processus de création d'une lettre, nous pouvons dire que l'interlocuteur formera sur vous une opinion complètement différente de celle à laquelle vous vous attendez. Par conséquent, essayez d’écrire le plus efficacement possible et vérifiez le tout plusieurs fois. Si vous ne savez pas comment localiser les erreurs et les corriger vous-même, utilisez les services d'un correcteur ou de services spécialisés. C'est très simple, mais cela vous permet d'être confiant dans votre texte.
Pratique et entraînement
Comme indiqué ci-dessus, le réseau contient de nombreux exemples de lettres commerciales toutes faites sur n'importe quel sujet. Nous ne les avons pas insérés ici dans leur ensemble, car cet article ne dispose tout simplement pas de suffisamment d'espace pour accueillir une telle quantité d'informations. En échange, nous avons décidé de simplement énoncer quelques règles et principes de base, que vous avez eu l’occasion de vous familiariser ci-dessus. Bien entendu, ceci est loin de toutes les démarches à entreprendre pour étudier la rédaction en entreprise. En fait, le rôle pratique joue le rôle le plus important dans ce domaine.
Si vous étudiez, par exemple, 5 à 10 exemples de lettres toutes faites, lisez également notre article et extrayez quelques règles, vous pourrez bientôt écrire des lettres comme vous le souhaitez. En fait, cela suffit pour créer une lettre dans le cadre de la correspondance commerciale.
Exemples prêts
Comme nous l’avons déjà mentionné plus haut, il existe un grand nombre d’exemples clés en main, il est donc tentant pour les étudiants et les spécialistes novices d’utiliser le savoir-faire prêt à l'emploi de quelqu'un d'autre pour réaliser leur propre projet. Je tiens à dire que ce n'est pas recommandé dans la pratique, pendant la formation - s'il vous plaît.
Lors de l’étude de ce qui est écrit dans d’autres lettres, vous pouvez naviguer plus facilement dans ce que vous avez besoin de clarifier dans votre correspondance. C’est normal, car c’est la nature humaine d’apprendre directement de l’expérience.
Certes, si vous êtes chargé de rédiger une lettre professionnelle complète, essayez d’abord de passer en revue les exemples et de choisir celui qui convient le mieux à votre tâche. Ensuite, vous devez l’adapter autant que possible à la situation que vous avez élaborée conformément au concept général, mais en même temps, réécrivez-le afin d’établir votre propre style de présentation et d’écriture. Après tout, vous pourrez peut-être mieux transmettre les informations et rendre la communication plus productive et efficace.
Apprendre et pratiquer! Et vous pouvez créer vos propres lettres dans un délai assez court!
