Assistant du PDG - la personne dont tout leader digne a besoin. Lors de la gestion de l'entreprise, il est important de confier la moitié du travail à une personne disposant des connaissances, des compétences et des compétences appropriées. C’est pourquoi le premier et le plus important vecteur de la direction d’activité est celui de l’assistant du directeur général.
Approbation des instructions
La législation du travail de la Russie est à la base de toute description de poste. Un tel poste d’assistant du directeur général ne fait pas exception. Les obligations attribuées à la «main droite» de la tête doivent être établies conformément au Code du travail de la Fédération de Russie, ainsi qu’à d’autres actes juridiques réglementaires.
L'instruction compilée est approuvée par le ou les responsables de l'organisation. Sa signature signifie la légalité du document adopté, ainsi que l'acceptation de toutes ses dispositions. De plus, le responsable a le droit d’apporter des modifications, de compléter les droits ou de ne pas signer du tout un autographe avec un refus motivé et l’indication de carences importantes.
Dispositions générales: sur quoi guide l'assistant?
Il est impossible de surestimer le rôle joué par l’assistant du directeur général dans les activités de la société. La description de poste de cette catégorie de personnes doit nécessairement contenir des dispositions générales permettant au salarié de se familiariser avec le cadre réglementaire régissant ses activités, ainsi qu'avec les documents qui déterminent la nature de son travail.
L'assistant du directeur général est l'exécutant technique des instructions et décisions du responsable de l'organisation. Accepté et rejeté sur ordre du responsable concerné. En règle générale, les exigences suivantes lui sont imposées:
- enseignement supérieur;
- la présence ou l'absence d'expérience professionnelle (sa durée est déterminée par le responsable);
- exigences pour l'expérience de travail dans la spécialité.
Si vous voulez essayer vous-même dans cette position, alors préparez-vous au fait qu'une soumission directe et rigoureuse au patron est la principale règle de travail à laquelle adhère tout assistant du directeur général. Les descriptions de travail indiquent également des cas d'absence d'un assistant sur le lieu de travail. À ce moment, ses fonctions sont assumées par le chef adjoint, qui est entièrement responsable de leur mise en œuvre.
Réglementation légale
Les fonctions du directeur général adjoint reposent sur les actes juridiques réglementaires suivants:
- Documents qui réglementent ses activités dans leur ensemble ou réglementent un type d’activité similaire.
- Des recommandations méthodologiques et d’autres documents ont été créés afin de rationaliser un domaine d’activité particulier.
- Charte d'une entreprise / organisation / entreprise.
- Horaires de travail.
- Ordres et ordres émis par le chef immédiat de l'organisation.
- La description de travail déterminée par le chef.
L’assistant du directeur général doit naviguer rapidement, clairement et correctement dans le cadre réglementaire qui régit l’ensemble de ses activités, ainsi que dans le travail des subordonnés de l’assistant des fonctionnaires. Il est important de noter qu'il est nécessaire d'étudier non seulement la législation fédérale et régionale, mais également les documents réglementaires locaux.
Que faut-il savoir?
La position de «main droite» du responsable de l'entreprise implique une solide connaissance de la structure et de la gestion de l'organisation, ainsi que de toutes les unités existantes. Une compétence importante dans le travail est la capacité de rédiger correctement le document approprié - un ordre, un ordre, un décret, etc. Autrement dit, sans les bases du travail de bureau, l’assistant du directeur général ne sera pas en mesure de s’acquitter pleinement de sa tâche.
Les personnes qui postulent à un poste doivent posséder les bases de l'éthique, connaître les règles de la communication d'entreprise et connaître les normes générales du code du travail et du droit administratif. Et sans les compétences nécessaires pour travailler avec des ordinateurs électroniques, cela ne suffit pas non plus.
Fonctions assistantes
La section de base suivante de la description de poste est la liste des fonctions que le directeur général adjoint chargé des questions générales doit exécuter:
- L'organisation correcte et claire du support technique pour les activités administratives et administratives du responsable de l'entreprise.
- Maintenir et organiser la paperasse, surveiller les activités des autres employés, expliquer aux employés des problèmes incompréhensibles dans ce domaine.
- Développement ou participation à des activités visant à rationaliser le flux de travail de l'entreprise.
- Accueil des visiteurs.
Exemple d'emploi
La caractéristique de l’assistant du directeur général est constituée à la fois des fonctions officielles présentées et du niveau de leur performance. Elle se présente comme suit:
- Acceptation de la correspondance reçue par la société au nom de la tête, son transfert et son utilisation conformément à la décision de la tête.
- Tenue des dossiers conformément aux lois fédérales et utilisation efficace de la technologie informatique; l'application des compétences de base dans la collecte et le traitement de l'information.
- Acceptation des documents et des applications, en les envoyant pour signature au responsable de l'organisation.
- Préparation de documents pour le travail de la tête.
- Organisation de conversations téléphoniques. En outre, la personne qui occupe ce poste est obligée de communiquer aux employés les informations obtenues à la suite des négociations, en le condamnant sous la forme requise.
- Rédiger des lettres, des demandes de renseignements ainsi que d'autres types de documents, préparer des réponses aux demandes au nom du responsable.
- Organisation des activités pour la préparation des réunions, des réunions, des procès-verbaux et de leur conception ultérieure sous la forme appropriée.
- Surveiller le travail des employés de l'entreprise.
- Organisation du lieu de travail du responsable en fonction des besoins, fourniture d’articles de papeterie, création de conditions propices à un travail réussi et efficace.
- Imprimerie et matériel de travail.
Il est important de noter que la liste présentée des tâches officielles de l'employé n'est pas exhaustive. Le responsable, à sa discrétion, peut modifier chaque élément si les amendements ne sont pas en contradiction avec la législation de la Fédération de Russie.
PDG adjoint
En termes généraux, les droits de l'assistant du directeur général sont présentés dans la liste suivante:
- le droit de se familiariser avec les projets de décision du responsable relatifs aux activités de l'assistant;
- le droit de prendre en compte les propositions faites par le chef et liées à l'exercice des activités officielles de l'assistant;
- le droit à l'information, dont la réception est nécessaire pour mener à bien des activités de main-d'œuvre à l'avenir;
- le droit d'exiger de la direction des actions facilitant l'exécution de la description de poste.
Assistant Responsabilité Légale
En règle générale, le dernier paragraphe de toute description de poste contient les dispositions relatives aux mesures de responsabilité à l'encontre du salarié. Ainsi, la responsabilité est fournie pour les types d’actions suivants:
- Mauvaise exécution ou refus d'accomplir des tâches officielles.
- Violations du droit pénal, administratif, du travail et civil.
- Causer des dommages aux biens de l'organisation.
La responsabilité légale peut être attribuée à une personne avec ou sans la participation des forces de l’ordre. En règle générale, la nature et l’ampleur du préjudice causé jouent un rôle important dans la détermination de la mesure de la responsabilité. Si l'employé a gâché la chose de l'organisation, alors la collecte a lieu dans responsabilité disciplinaire. Si le dommage est de nature interpersonnelle, sans la participation des autorités d’enquête, on ne peut pas faire
Approbation des instructions
Description de l'emploi Assistant Gene. Directeur est approuvé non seulement par la signature du responsable, mais également par la signature de la personne qui se lance dans l’exercice de ses fonctions directes. Cet acte réglementaire est local et ne s'applique donc qu'au territoire d'une organisation donnée. Si la description de poste contient des incohérences par rapport à la législation fédérale ou régionale, l’employé a le droit de refuser de se conformer à la disposition approuvée illégalement.
