Het proces van het vormen van een personeelsreserve in moderne omstandigheden is een zeer belangrijke procedure, waarmee niet alleen het probleem van het vervangen van een werknemer tijdens zijn afwezigheid snel kan worden opgelost, maar ook een nieuwe goed kan worden opgeleid, die geschikt kan zijn om een gekwalificeerde functie te bekleden. Laten we het proces van vorming van een personeelsreserve in meer detail bekijken.
Het concept
Onder de personeelsreserve moet een lijst worden begrepen van mensen die in staat zijn om de functies en taken van specialisten in een bepaalde positie van een hogere rang te vervullen vanwege hun capaciteiten, kennis en vaardigheden.
Om in de reserve te komen, moet de werknemer beschikken over een hoge kennis en ambities met het oog op professionele vooruitgang. Een dergelijke promotie moet worden opgevat als een leidinggevende functie, waarbij de kandidaat uit de reserve moet voldoen aan bepaalde vereisten en kenmerken.
Waarde personeelsreserve
De aanstelling van een personeelsreserve is vastgelegd in de wetgeving op federaal niveau. Dus, bijvoorbeeld, het bevel van de regering van de Russische Federatie "Over de goedkeuring van het federale programma" Training en herscholing van de reserve van leidinggevend personeel "" verwijst naar de noodzaak om gekwalificeerde managers op te leiden voor alle gebieden, met name staatsorganen, die verband houdt met de sociaal-economische veranderingen die plaatsvinden in de staat. Na de goedkeuring van dit document werden nog enkele wetsvoorstellen toegevoegd die het proces van het creëren van personeelsreserves in staatsstructuren en -organen bepaalden en aanvulden. Dergelijke orders zijn ontwikkeld door vele ministeries (Ministerie van Binnenlandse Zaken, Ministerie van Landbouw, Ministerie van Transport, Roskomnadzor, enz.)
De waarde van de personeelsreserve is ook dubbelzinnig voor specifieke organisaties die van plan zijn om lang te werken en groeivooruitzichten hebben, zorgen voor het verminderen van personeelsrisico's, vooral in leidinggevende functies.
Personeelsreserve doelstellingen
De doelstellingen van het creëren van een reserve zijn als volgt:
- snelle oplossing van problemen in verband met het vertrek van sleutelmanagers;
- aanzienlijke besparingen in financiële en tijdkosten voor het zoeken, selecteren en opleiden van personeel;
- professionele groei van medewerkers;
- toenemende loyaliteit en motivatie van werknemers om te werken (inclusief het gebrek aan angst bij de “reservisten” voor de moeilijkheid om hun aanstaande taken en plotseling toegewezen taken te vervullen);
- de vorming van werknemers die hun eigen waarde voor de werkgever begrijpen;
- specialisten opleiden voor toekomstige veranderingen in de organisatie;
- de mogelijkheid om uw personeel te "polijsten", dat voldoet aan de vereisten van uw organisatie;
- vermindering van personeelsverloop;
- behoud van veelbelovend personeel in het bedrijf.
Het vormen van een personeelsreserve is vrij ingewikkeld. Het vereist de betrokkenheid van niet alleen het hoofd van het bedrijf en de personeelsdienst, maar ook andere specialisten (advocaten, psychologen, de vakbond, enz.). In dit verband worden de kwesties van de personeelsreserve in de regel gezamenlijk opgelost met behulp van een speciale instantie (of commissie).
Hoofdtaken
De vorming van een personeelsreserve is gericht op het oplossen van de volgende problemen:
- identificatie van bestaand potentieel onder werknemers;
- de mogelijkheid om openstaande vacatures te bezetten;
- continuïteit van het productieproces en de effectiviteit ervan.
Belangrijke documenten
De samenstelling van een dergelijke bepaling over de vorming van een personeelsreserve moet de volgende secties omvatten:
- doelen en doelstellingen van de personeelsreserve;
- principes van creatie;
- een lijst van posten waarvoor de personeelsreserve is gevormd;
- formatie volgorde;
- selectiecriteria voor kandidaten;
- trainingsprogramma;
- criteria voor aftrek van de reserve;
- reserve werkefficiëntieanalyse.
Deze bepaling kan ook informatie bevatten over steekproeven van documenten die moeten worden uitgegeven tijdens het werken met de reserve.
Soorten personeelsreserve
Kandidaten moeten volledig voldoen aan de vereisten voor de positie waarvoor ze in reserve worden geplaatst. Dit omvat echter degenen die veel potentieel hebben voor verdere professionele vooruitgang, maar die minder ervaring hebben of onvoldoende voorbereid zijn. In de regel worden voor elke functie 2 kandidaten geselecteerd.
Per type activiteit worden een ontwikkelingsreserve en een functionerende reserve toegewezen. Met andere woorden, de reservist kan een keuze maken tussen twee loopbaanrichtingen - professioneel en leidinggevend.
Op het moment van benoeming wordt een groep kandidaten die momenteel wordt genomineerd voor een hogere functie en een groep kandidaten voor de komende één tot drie jaar gevormd in de personeelsreserve.
Personeelsreserve kan intern en extern zijn. Het creëren van een interne is een meer bestudeerd proces dat minder financiële kosten vereist. Een dergelijke reserve wordt in de praktijk vaker gebruikt.
Externe reserve omvat de betrokkenheid van kandidaten van buitenaf.
principes
Het personeelsreservebeheer van het bedrijf is gebaseerd op bepaalde principes. Overweeg de basisprincipes van de vorming van personeelsreserve:
- het relevantiebeginsel - betekent dat de noodzaak om een positie in te vullen vandaag geldig moet zijn;
- compliance-principe - betekent dat de kandidaat moet voldoen aan de vereisten voor de functie;
- het principe van prospectiviteit van de kandidaat.
Hoe wordt gevormd
Het huidige systeem van vorming van de personeelsreserve is een zorgvuldige taak om veelbelovende werknemers (of hun werving) te identificeren als de meest geschikte en om te voldoen aan de vereisten van leiderschapsposities.
Het systeem heeft bepaalde regels. De volgorde van formatie is als volgt:
- een orgaan vormen dat zich met deze kwesties bezighoudt;
- interne voorschriften ontwikkelen, dat wil zeggen een document waarin alle procedures voor het vormen van een reserve moeten worden weergegeven;
- mechanismen creëren voor de implementatie van de ontwikkelde regels.
De juiste creatie van een dergelijk systeem is de sleutel tot het succes van het optimaliseren van het aantal werknemers in een bedrijf.
Gefaseerd formatieschema
Overweeg de stadia van de vorming van de personeelsreserve, die een bepaalde reeks fasen suggereren:
- analyse van de huidige situatie:
- beoordeling van de behoefte aan nieuwe managers of specialisten voor de komende 1-3 jaar;
- het opstellen van een lijst met posten van de nieuwe reserve;
- het bepalen van de beschikbaarheid van bestaande specialisten om te vervangen;
- specificatie van de lijst van specialisten;
- analyse van het effect van de eerder gecreëerde reserve.
De selectie van de nodige kandidaten voor opname in de reserve vindt plaats in de volgende fasen:
- analyse van gegevens uit vragenlijsten door werknemers;
- het afnemen van een interview;
- monitoring van het gedrag van werknemers in hun relaties met andere collega's;
- beoordeling van prestatie-indicatoren die zijn arbeidsactiviteit kenmerken, evenals de resultaten van zijn specifieke taken;
- certificering van een medewerker;
- identificatie van de overeenstemming van de geïdentificeerde kwaliteiten met de vereisten van de positie;
- vergelijking van resultaten voor verschillende kandidaten;
- het samenstellen van een lijst van de nieuwe reserve met een lijst van kandidaten voor de functie.
Deze lijst heeft zijn eigen kenmerken:
- één persoon tegelijk kan in verschillende secties verschijnen: voor de nabije en verre toekomst, evenals voor verschillende opties voor posities;
- het verzamelen van de maximale hoeveelheid informatie over de kandidaat, bijvoorbeeld persoonlijke gegevens, certificeringsresultaten, mogelijke beoordelingen, beoordelingen van collega's, enz.
- aanbevelingen doen voor het permanente educatieprogramma.
De aldus verkregen lijst wordt goedgekeurd door het hoofd van de organisatie.
Verder werk is als volgt gestructureerd:
- van tijd tot tijd de selectie van kandidaten herzien;
- aanvulling van de lijst indien nodig;
- uitsluiting van de lijst van werknemers die niet langer aan de vereisten voldoen;
- aanpassing van programma's voor personeelsontwikkeling;
- analyse van de effectiviteit van het gebruik van het register, prognoses en wijzigingen.
Personeel beoordelingsproces
De belangrijkste soorten personeelsbeoordelingen:
- systematisch, dat wordt uitgevoerd door alle tekenen van evaluatie (proces, frequentie, criteria, meetmethoden) duidelijk te definiëren;
- unsystematic.
De belangrijkste beoordelingsprocedures zijn:
- voorbereiding van de beoordeling - omvat het verzamelen van voorlopige informatie;
- het direct beoordelen van de werknemer door expertgroepen te creëren die het kennisniveau, vaardigheden, capaciteiten en resultaten van de arbeid van de werknemer evalueren;
- fase van de beoordeling, inclusief een vergadering van de commissie in de volgende volgorde: uitnodiging van de werknemer en zijn manager, overweging van materialen, luisteren naar gesprekspartners, bespreking van de resultaten, het opstellen van een conclusie, het opstellen van een protocol;
- besluitvormingsfase, waarna een conclusie wordt gevormd rekening houdend met de conclusies en voorstellen van de commissie; in dezelfde fase worden aanbevelingen gedaan over de noodzaak om een werknemer naar een hogere positie te bevorderen.
Hoe wordt de competitie gehouden
Los daarvan moeten we het hebben over een wedstrijd in de personeelsreserve. De procedure voor deze procedure wordt ook duidelijk geregeld door de interne documenten van het bedrijf. Om een dergelijke procedure uit te voeren, worden speciale aanbestedingscommissies gevormd in de organisatie:
- om een wedstrijd te houden voor het vervullen van een vacature;
- om een reserve formatie wedstrijd te houden.
De aanbestedingsprocedure kan alleen worden gestart als er minstens twee gegadigden zijn voor de personeelsreserve. Anders wordt de competitie als mislukt beschouwd.
De belangrijkste fasen van de competitie:
- het indienen van een memo door het hoofd van de eenheid bij de voorzitter van het aanbestedingscomité;
- voorbereiding van alle nodige documenten voor de wedstrijd;
- 20 dagen voor de wedstrijd wordt er een aankondiging over gepubliceerd;
- documenten worden ontvangen van aanvragers;
- de notulen van de vergadering van de wedstrijdcommissie worden opgesteld;
- het uitvoeren van een concurrentietest door deelnemers te testen en een competitieve opdracht uit te geven;
- beoordeling van kandidaten in de competitie;
- selectie van deelnemer is gemaakt;
- alle nodige documenten worden opgesteld voor goedkeuring.
Kenmerken van het staatsapparaat
Om de ontwikkeling van het ambtenarenapparaat te vergemakkelijken en om de procedure voor de vorming en het effectieve gebruik van de reserve van leidinggevend personeel te verbeteren, wordt onder de president van de Russische Federatie een Commissie gevormd over aangelegenheden van openbare dienst en de reserve van leidinggevend personeel.
De planning en vorming van de personeelsreserve van de overheidsdienst duurt meestal een tot drie jaar. De tijd doorgebracht in de personeelsreserve van individuele specialisten is ook een gemiddelde van drie jaar, maar met langetermijnplannen voor de organisatie kan dit vijf jaar zijn.
Ongeacht de timing van de implementatie van het "reserve" -project en de financiële mogelijkheden van de organisatie, moet het werken met de personeelsreserve in open vorm worden uitgevoerd onder geïnteresseerde partijen (informatie moet beschikbaar zijn voor werknemers), deze omgeving moet concurrerend zijn (meerdere kandidaten moeten worden geselecteerd voor een leiderschapspositie).
De resultaten van professionele activiteiten zijn een zeer belangrijk selectiecriterium, omdat het niet alleen de effectiviteit van de kandidaat kan beoordelen, maar ook de voordelen van het inschrijven in de reserve kan beoordelen. Een dergelijke immateriële aanmoediging van een specialist als opname in de personeelsreserve zal als een goed voorbeeld voor andere werknemers dienen en hen motiveren tot hoge arbeidsresultaten.
Deze reeks vereisten is niet uitputtend en kan worden gevormd afhankelijk van de behoeften van de organisatie op dit moment en in de toekomst, op het niveau van personeelsverloop, evenals op sociale, leeftijd en andere kenmerken van het personeel. Het is belangrijk om te begrijpen dat een te strakke selectie werknemers kan discrimineren.
Om de personeelsreserve te beheren, worden meestal speciale interne regelgevende en lokale wetten uitgegeven. Bijvoorbeeld een bepaling over de vorming van een personeelsreserve of een bepaling over het werken met een personeelsreserve. In een vroeg stadium van de uitvoering van dit project is een soortgelijk document bedoeld om te consolideren:
- procedure voor reservevorming;
- taken die worden opgelost door een reserve aan te maken;
- taken en verantwoordelijkheden van reserve vormingsambtenaren;
- volgorde en werksysteem;
- aanvulling van de reserve en wijzigingen in de samenstelling;
- rapportagesysteem voor personeelswerk en de procedure voor het onderhouden van deze rapportage
Een dergelijk document zal het belang van werk, de ernst van de bedoelingen van het management en de attente houding ten opzichte van werknemers benadrukken.
Samen met de regeling voor de vorming van de personeelsreserve wordt een lijst met posten van de personeelsreserve van de rijksdienst opgesteld, die onder meer het aantal kandidaten voor de reservepositie bepaalt. In de meeste organisaties zijn er programma's voor de ontwikkeling van een personeelsreserve, het behoud van personeel en reservelijsten in het geval van vacatures. Er moet aan worden herinnerd dat werknemers die in de personeelsreserve zijn ingeschreven, dit niet alleen moeten weten, maar ook duidelijk hun vooruitzichten en vereisten moeten presenteren die aan hen zullen worden gepresenteerd in geval van een echte promotie.
De opleiding van "reservisten" kan de vorm aannemen van een geavanceerde opleiding, het volgen van een tweede hogere opleiding, het volgen van cursussen of stages. Een goede toevoeging zijn ervaringsuitwisselingsbijeenkomsten, waar werknemers hun kennis en indrukken delen.
Tegelijkertijd is het noodzakelijk om aandacht te besteden aan het feit dat wachten op retouren van gereserveerde en opgeleide specialisten voor een bepaalde functie zinloos is als het werken met de personeelsreserve niet gerelateerd is aan de strategie van de organisatie, niet wordt ondersteund door de hele bedrijfscultuur, als tussentijdse tests en personeelsverloopanalyses niet worden uitgevoerd onder werknemers lage loyaliteit, gebrek aan bereidheid om te leren. Maar als alles anders is, zal de personeelsreserve zeker een goede motiverende factor worden voor zowel werknemers als de organisatie zelf.
In overeenstemming met de huidige wetgeving wordt een permanent werk met een reserve voorzien, met als doel een waardige verschuiving voor te bereiden op leidende werknemers en de continuïteit van generaties te waarborgen. Vormen en methoden van werken met de reserve worden bepaald door het hoofd van de organisatie of haar structurele eenheid en de vereisten van de functie.
conclusie
Het creëren van een personeelsreserve in het bedrijf heeft dus tot doel het bestaande managementteam en specialisten te updaten ten koste van zowel onze eigen als aangetrokken medewerkers. Het betreden van dit reservaat vereist dat de kandidaat over speciale kwaliteiten, kennis, ervaring, vaardigheden beschikt en veronderstelt ook de mogelijkheid van zijn training en bijscholing tot het vereiste niveau. De lijst met posten en vereisten daarvoor in de organisatie worden individueel bepaald.