Onder de hele verscheidenheid van documenten met betrekking tot zakelijke correspondentie een speciale plaats is de verontschuldigingsbrief. Om het correct te kunnen compileren, moet u een duidelijk idee hebben van dit soort papieren.
Documentfunctie
De activiteiten van elke organisatie zijn verbonden met de oplossing van verschillende productie- en andere problemen. Soms zijn er situaties waarin onjuiste acties van één kant tot problemen kunnen leiden voor beide partners. Dergelijke conflicten vereisen onmiddellijke oplossing. In deze gevallen wordt een verontschuldigingsbrief opgesteld.
Het kan eerder worden toegeschreven aan de papieren. zakelijke etiquette. Zo'n bericht heeft twee functies. Ten eerste moet de schuldige zich bij de geadresseerde verontschuldigen voor het ongemak. Ten tweede moet de excuusbrief positief zijn en de wens hebben om goede relaties en wederzijds begrip tussen de partijen te onderhouden. Hiermee moet je proberen scherpe hoeken glad te strijken en het probleem vreedzaam op te lossen. Een verontschuldigingsbrief wordt meestal verzonden in de volgende gevallen:
- De ongekwalificeerde acties van een van de werknemers werden openbaar en leidden tot het ondermijnen van de reputatie van de metgezel.
- Er was een misverstand tussen de werknemers van de twee bedrijven.
- Er is een duidelijke niet-nakoming van contractuele verplichtingen.
- Overmacht.
Elk van deze situaties heeft op zijn eigen manier geleid tot het ontstaan van een conflict dat moet worden geprobeerd te worden opgelost met een oprechte verontschuldiging.
Regels voor registratie
Een officiële excusesbrief moet noodzakelijkerwijs worden opgesteld op een briefhoofd, dat is een A4-blad met de details erop, op een bepaalde manier gerangschikt. Het is geschreven namens het hoofd van de ene onderneming en is gericht aan het hele team van een andere. Natuurlijk, omdat de regisseur zich meestal niet verontschuldigt voor zichzelf, maar voor de acties van zijn ondergeschikten.
Soms wordt een dergelijke brief opgesteld door de verantwoordelijke vertegenwoordiger van het bedrijf en wordt deze aan de klant gericht die onhandig was. zo'n type brief beschouwd als een van de moeilijkste. Woorden moeten zo worden gekozen dat ze in hun oprechtheid willen geloven. De uitkomst van de zaak hangt hier vaak van af. Verkeerde acties moeten altijd in staat zijn om elke gelegenheid te herkennen en proberen te gebruiken om alles te herstellen. De vertegenwoordiger van de tegenpartij moet geloven dat de gemaakte fout in de toekomst niet zal worden herhaald. Een dergelijk beroep is gericht op het minimaliseren van het conflict om in de toekomst goede partnerschappen te behouden.
Document structuur
Om een verontschuldigingsbrief voor te bereiden, hoeft u geen voorbeeld bij de hand te hebben. Het kan onafhankelijk worden samengesteld. Om dit te doen, moeten we er eerst aan herinneren dat dergelijke letters meestal uit drie delen bestaan:
- inleidend (inleidend);
- basic;
- definitief.
Voor het schrijven van tekst is het beter om een speciaal plan te gebruiken waarmee het gemakkelijker wordt om consequent uw gedachten te uiten.
In deze hogere voorziening kunnen verschillende punten worden onderscheiden:
- Allereerst moet u uw waardering uitspreken voor het feit dat de partner over de situatie heeft gerapporteerd.
- Spreek vervolgens uw spijt uit dat alles zo is gebeurd.
- De volgende zijn onmiddellijk excuses.
- Hierna moeten we proberen uit te leggen waarom een dergelijk misverstand is ontstaan.
- Helemaal aan het einde moet u de ontvanger verzekeren van oprechte dankbaarheid en hoop uitspreken voor de hervatting van eerdere relaties. Bovendien is het de moeite waard om het belang van teamwerk afzonderlijk te benadrukken.
