De balanced scorecard is een gespecialiseerd managementsysteem waarmee het bedrijf zijn plannen voor de toekomst nauwkeurig kan formuleren, een strategie kan ontwikkelen en deze vervolgens naar de realiteit kan vertalen.
Waar is dit systeem voor?
Met behulp van een dergelijk systeem wordt feedback verkregen tussen verschillende interne bedrijfsprocessen, evenals externe indicatoren, die nodig is om de strategische efficiëntie te vergroten en uiteindelijk passende resultaten te bereiken. Wanneer het systeem van evenwichtige indicatoren volledig is geïmplementeerd, wordt strategische planning vanuit een standaard theoretische oefening een van de belangrijkste gebieden van de onderneming. Zo neemt de efficiëntie van het bedrijf toe en neemt de stabiliteit van het werk toe.
Hoe is ze?
Volgens de ontwikkelaars zelf biedt het balanced scorecard-systeem ondersteuning voor traditionele financiële indicatoren, maar het is de moeite waard om te begrijpen dat deze alleen het verloop van toekomstige gebeurtenissen weerspiegelen en ook een adequate beschrijving bieden voor bedrijven uit de tijd van industriële productie, voor wie investeert in langetermijnprogramma's of bij het verbeteren van de relaties met consumenten was verre van zo belangrijk als het nu is. Tegelijkertijd zijn dergelijke indicatoren absoluut irrelevant als het gaat om het beheren van de activiteiten van bedrijven vanaf het moment van informatietechnologie, die toekomstige resultaten proberen te bereiken door te investeren in het gemak van klanten, werknemers, leveranciers, innovaties, technologieën en een breed scala aan bedrijfsprocessen.
Het is om deze reden dat een evenwichtige scorekaart werd voorgesteld, waarmee het mogelijk zou zijn om de financiële indicatoren aan te vullen met informatie die de klanttevredenheid, interne bedrijfsprocessen en de mogelijkheid van bedrijfsontwikkeling weerspiegelt.
Wat zijn de functies?
Deze technologie biedt de belangrijkste factoren van het werk van het bedrijf, waaronder klantenservice, evenals financiële en operationele efficiëntie, in de vorm van een hele reeks verschillende kenmerken. Het bedrijf kan deze kenmerken registreren en vervolgens analyseren om te begrijpen of strategische doelen echt worden bereikt in het proces. Een volledig geïmplementeerd systeem vertegenwoordigt een consistente evaluatie van de werkzaamheden van het bedrijf op elk niveau. Uiteindelijk verwerkt elke individuele medewerker van het bedrijf een persoonlijke BSC (balanced scorecard), terwijl hij probeert zijn eigen persoonlijke doelen te bereiken. In dit geval is de werknemer gebaseerd op indicatoren die verband houden met de bedrijfsstrategie.
De basis
BSC (balanced scorecard) voorziet in de overweging van het bedrijf vanuit het oogpunt van vier perspectieven, evenals de ontwikkeling van kwantitatieve parameters, gegevensverzameling en de daaropvolgende analyse in overeenstemming met elk perspectief.
Ontwikkeling en training perspectief
Dit perspectief omvat de grondige training van specialisten, evenals de teelt van bedrijfscultuur, niet alleen op persoonlijk niveau, maar ook op bedrijfsniveau. In een bedrijf waar echt geschoolde mensen werken, worden werknemers uiteindelijk de belangrijkste bron.
In moderne omstandigheden, waarin snelle technologische veranderingen plaatsvinden, moeten werknemers die zich bezighouden met mentaal werk voortdurend verbeteren. Overheidsorganisaties hebben vaak niet de mogelijkheid om technisch geschoolde werknemers aan te werven en tegelijkertijd ook de opleiding van bestaande werknemers te verminderen. Dit is het belangrijkste teken van het lekken van intellectuele kracht van het bedrijf en het moet zonder meer in de kortst mogelijke tijd worden gestopt.
Bepaalde indicatoren moeten uiteindelijk volledig aan het managementteam worden getoond op welke plaats het nodig zal zijn om de middelen te concentreren voor gedetailleerde training van werknemers, zodat zij het maximale mogelijke voordeel opleveren. In elk geval is ontwikkeling en training de belangrijkste basis voor het succes van elk echt vooruitstrevend bedrijf.
Bedrijfsprocesperspectief
Dit perspectief houdt, zoals de naam al aangeeft, rechtstreeks verband met interne bedrijfsprocessen. Vanuit dit oogpunt van de strategie biedt een gebalanceerde scorekaart managers de mogelijkheid om te bepalen hoe efficiënt het bedrijf werkt en of de services en producten voldoen aan de behoeften van potentiële klanten. Dergelijke indicatoren moeten zo zorgvuldig mogelijk worden ontwikkeld, alleen voor die mensen die bedrijfsprocessen echt goed voorstellen, dat wil zeggen dat zelfs de meest professionele consultants van buitenaf dergelijke werkzaamheden niet zouden moeten uitvoeren.
Klant perspectief
Evenwichtig systeem prestatie-indicatoren in termen van klantperspectief, houdt het rekening met het toenemende belang van het richten op een bepaalde klant, evenals klanttevredenheid. De belangrijkste parameter in dit geval is dat als klanten niet tevreden blijven, ze gewoon op zoek gaan naar andere leveranciers.
Lage efficiëntie in deze richting is een duidelijk teken dat het bedrijf in de toekomst met achteruitgang zal worden geconfronteerd, zelfs als het algemene financiële beeld op dit moment op een constant hoog niveau blijft. Om tevredenheidsindicatoren te ontwikkelen, zal het noodzakelijk zijn om zorgvuldig de soorten processen en klanten te analyseren waarvoor het nodig zal zijn om bepaalde soorten diensten en producten aan te bieden.
Financiële vooruitzichten
De mensen die het balanced scorecard-systeem hebben ontwikkeld, ontkenden niet dat traditionele financiële gegevens ook konden worden gebruikt. Tijdige en tegelijkertijd voldoende duidelijke informatie verstrekken, zal altijd belangrijk genoeg blijven, daarom moeten managers zoveel mogelijk proberen dit te doen.
In de overgrote meerderheid van de gevallen wordt echter veel meer aandacht besteed aan de verwerking en ondersteuning van financiële gegevens dan echt nodig is. Bij het implementeren van een bedrijfsdatabase kan en moet een aanzienlijk deel van het werk niet alleen worden gecentraliseerd, maar ook geautomatiseerd, en u moet begrijpen dat een speciale weddenschap op financiële indicatoren leidt tot een onevenwichtige situatie met betrekking tot andere vooruitzichten. Het is om deze reden dat het nodig kan zijn om rekening te houden met aanvullende financiële gegevens, waaronder risicobeoordeling en gegevens die resultaten en kosten vergelijken.
Op metingen gebaseerd beheer
De balanced scorecard van de organisatie is gebaseerd op sleutelconcepten die zijn ontwikkeld in eerdere managementpraktijken, zoals volledig kwaliteitsbeheer, waaronder:
- kwaliteit gedefinieerd door de klant;
- continue verbetering;
- empowerment van bepaalde werknemers;
- vooral, op basis van controlemetingen en het gebruik van feedback.
Dubbele lusfeedback
In de traditionele industriële sfeer was alles onderhevig aan begrippen als "afwezigheid van defecten" en "kwaliteitscontrole". Om een echt hoge efficiëntie te waarborgen bij het beschermen van klanten tegen producten van lage kwaliteit, moeten serieuze maatregelen worden genomen met betrekking tot verificatie en testen op de productielijn.
Het grootste probleem bij deze benadering is dat de echte oorzaak van het huwelijk nooit kan worden ontdekt, terwijl in het proces van afwijzing altijd een zekere inefficiëntie zal blijven bestaan. In het bijzonder werd opgemerkt dat in elke afzonderlijke productiefase bepaalde kleine afwijkingen kunnen voorkomen, waarvan de redenen moeten worden bepaald en vastgesteld.
Als deze redenen kunnen worden opgelost, dan is er in dit geval een manier om het aantal defecte producten te verminderen en, dienovereenkomstig, bijna onbeperkte vooruitzichten voor verbetering van de kwaliteit te ontdekken. Voor dergelijke vooruitgang worden ze verenigd door een gebalanceerde scorekaart, waarvan een voorbeeld te zien is in veel moderne bedrijven, die een feedbackketen hebben.
Waarom is dit nodig?
Informatie zal door managers verder worden uitgewerkt om de oorzaken van afwijkingen van processen te bepalen waarin vaak fouten voorkomen. En daarna worden passende maatregelen genomen om de set van deze processen te veranderen. Op dezelfde manier als in het systeem van volledige controle zorgt de ontwikkeling van een gebalanceerde scorekaart voor feedback tussen verschillende interne bedrijfsprocessen en externe resultaten. Maar daarnaast biedt het ook een extra feedbackring, die de resultaten van de gebruikte bedrijfsstrategieën combineert. De introductie van een gebalanceerde scorekaart vormt dus een feedbackring met dubbele lus.
Resulterende indicatoren
Het is onmogelijk om iets op te lossen dat niet kan worden gemeten, en daarom moeten indicatoren worden ontwikkeld op basis van de prioriteiten van het strategisch plan, dat sleutelfactoren voor bedrijfsontwikkeling bevat, evenals criteria voor het kiezen van de meest interessante kenmerken voor managers. Daarna is het proces van het verzamelen van informatie dat deze kenmerken beschrijft zorgvuldig ontworpen en ze zijn gereduceerd tot een numerieke vorm voor opslag, weergave en verdere analyse.
Personen die in dit geval beslissingen nemen, evalueren de uiteindelijke waarden van verschillende gemeten processen en strategieën en bewaken de resultaten om een goed bedrijfsbeheer te bereiken en geven feedback.
Daarom ligt de waarde van de parameters in dit geval in het feit dat ze een basis vertegenwoordigen die bepaalt:
- Strategische feedback die besluitvormers de huidige status van de organisatie laat zien in overeenstemming met verschillende perspectieven.
- Diagnostische feedback van verschillende processen om wijzigingen te beheren.
- Temporele tendensen van verandering in werkefficiëntie in overeenstemming met de maat voor controle-indicatoren.
- Feedback tussen meettechnologieën, evenals de keuze van gecontroleerde parameters.
- Kwantitatieve invoerparameters voor verschillende modellerings- en voorspellingsmethoden die zullen worden gebruikt in beslissingsondersteunende systemen.
Actueel beheer
In dit geval is de belangrijkste taak van het nemen van metingen om managers in staat te stellen het werk van hun eigen bedrijf duidelijker weer te geven in overeenstemming met verschillende vooruitzichten en, dienovereenkomstig, om betere en langetermijnoplossingen te bereiken.
Modern zakendoen hangt direct af van hoe de meetprocessen en analyse van prestaties worden uitgevoerd.Metingen in dit geval zijn gebaseerd op de gebruikte strategie van het bedrijf en zouden kritische informatie moeten verschaffen over belangrijke processen, outputparameters en eindresultaten. De informatie die nodig is om de efficiëntie van het werk te evalueren en te verhogen, kan erg verschillen, inclusief informatie over:
- klanten;
- de effectiviteit van het verlenen van diensten of de verkoop van producten;
- de markt;
- operaties;
- concurrentievergelijkingen;
- werknemers;
- leveranciers;
- financiën en uitgaven.
De analyse, die een uitgebalanceerd systeem van indicatoren van Norton en Kaplen omvat, omvat het gebruik van informatie voor het bepalen van langetermijnschattingen, trends, oorzaken en effecten die niet kunnen worden bepaald zonder het gebruik ervan. Gegevens en analyse zijn een belangrijk hulpmiddel voor het bereiken van een breed scala aan bedrijfsdoelstellingen, waaronder ook het evalueren van resultaten, planning, het verbeteren van activiteiten, het vergelijken van bedrijfsprestaties met concurrerende bedrijven of met optimale prestaties op dit gebied.
