Geen moderne onderneming kan zonder documenten werken. Daarom is de competente organisatie van de workflow een van de factoren die de algehele prestaties van de onderneming beïnvloeden. Wat houdt dit concept in? Wat zijn de typen en het systeem van workflow? We zullen dit allemaal in het artikel bespreken.
Workflow en papierwerk
Op het eerste gezicht zijn dit identieke concepten. Maar als je goed kijkt, zie je het verschil. Papierwerk bestaat uit drie fasen:
- Creatie van een document over het feit van economische activiteit - documentatie.
- De organisatie van de boekhouding van effecten en hun beweging door de hele organisatie en daarbuiten is een documentstroom.
- Documentopslag - archiveren.
Documentstroom is een van de fasen van kantoorwerk. Binnen dit proces worden ook fasen of stromen onderscheiden:
- Inkomende documentatie is wat van buitenaf naar de onderneming komt.
- Uitgaand - dat het bedrijf naar tegenpartijen verzendt.
- Interne documentatie is wat binnen de organisatie wordt gecreëerd en wordt gebruikt voor managementactiviteiten.
Door de juiste organisatie van het proces kunt u de beweging van het document in alle fasen regelen, vanaf het moment van creatie tot ontvangst van opslag. Dit maakt het mogelijk om op elk moment te weten waar het papier is, wat voor soort werk ermee wordt gedaan.
Documentverwerkingsstappen
Elk inkomend document bij de onderneming doorloopt bepaalde fasen. De lengte van het pad is afhankelijk van de volgorde die in de organisatie is vastgelegd. Alle binnenkomende correspondentie kan in eerste instantie naar de tafel naar het hoofd gaan, en pas daarna naar de artiesten. Dit is een langere manier, het wordt niet zo vaak gebruikt.
Een kortere manier is wanneer de secretaris zich bezighoudt met de verdeling van afdelingen. Deze optie wordt vaker gebruikt. Het voordeel is duidelijk: documenten komen sneller bij de aannemer.
Elk inkomend document doorloopt de registratieprocedure. Dit gebeurt in een speciaal tijdschrift. De datum van ontvangst wordt vermeld, evenals het vooraf toegewezen serienummer.
Vooral belangrijke documenten kunnen worden gemonitord. De laatste fase van verwerking is het verzenden van het document naar archiefopslag.
Werkstroom organisatieprincipes
Organisatie van de workflow is bedoeld om de tijd die aan documenten wordt besteed te verminderen. Om dit doel te bereiken, zijn bepaalde principes ontwikkeld:
- Gecentraliseerde ontvangst, voorverwerking en verzending. In kleine organisaties houdt de secretaresse zich hiermee bezig; in een groot bedrijf kan een hele afdeling taken uitvoeren.
- Vermindering van doorgangspunten van het document, waardoor de mogelijkheid van terugkeer wordt vermeden.
- Ontwikkeling van workflowschema's en voorschriften.
- Registratie van papieren.
- Introductie van de voorbereidende fase van het overwegen van documenten.
Naleving van deze regels elimineert het verlies van tijd aan dubbele acties, zorgt voor een uniforme belasting van mensen die met papieren werken.
Wat is documentstroom?
Het is dus gebruikelijk om documenten op te roepen die qua doel of type vergelijkbaar zijn en één doel hebben om te volgen.
De stroom wordt gekenmerkt door structuur, frequentie en dichtheid. In een handelsorganisatie die elke dag goederen naar een groot aantal winkels verzendt, zal de documentstroom een uniforme structuur, dagelijkheid en hoge dichtheid hebben. Als het bedrijf bezig is met de productie van dure industriële apparatuur, dan zal de stroom met verschillende kenmerken zijn.
Elektronisch documentbeheer
Het feit dat er in de klassieke documentcirculatie een materieel medium van het document is, levert een aantal ernstige problemen op. Papers moeten op de een of andere manier worden overgedragen van de ene organisatie naar de andere. Hiervoor worden koeriers of post gebruikt. Dit vereist financiële en tijdskosten, daarnaast zijn leveringsfouten en fouten door menselijke factoren mogelijk. Documentstroom is een serieuze financiële en tijdrovende uitgave.
Papieren moeten ergens worden opgeslagen. Als de organisatie groot is, zijn grote gebieden vereist voor opslag. In geval van overmacht is het overlijden van documenten mogelijk zonder de mogelijkheid tot latere restauratie. En dit is verre van alle problemen.
Elektronisch documentbeheer is een systeem dat steeds populairder wordt, omdat het de bovengenoemde nadelen mist. Moderne veilige systemen worden gebruikt voor gegevensoverdracht, dit zorgt voor een snelle en nauwkeurige levering, vermindert de documentuitwisselingstijd en zorgt voor betrouwbare opslag. 
Overheidsorganisaties, zoals de belastingdienst of het pensioenfonds, waardeerden al snel de voordelen van het elektronisch delen van informatie, dus proberen ze zoveel mogelijk organisaties te laten rapporteren.
Een duidelijke workflow is de mogelijkheid om snel de nodige informatie te vinden en deze met de minste tijd naar het adres te sturen.
