Algemene en HR-administratie is een organisatorische noodzaak

Elke organisatie, ongeacht de eigendomsvorm en het werkveld, maakt documenten. Bestellingen, protocollen, brieven, elektronisch en papier. Ze maken allemaal deel uit van het algemene en personeelsbeheer van de onderneming. Het succes van het bedrijf en de welvaart van het bedrijf hangen rechtstreeks af van hoe goed ingeburgerd dit proces is.

Algemene basisprincipes van organisatorisch werk

Papierwerk is een proces van creatie en verspreiding van alle documenten van een organisatie. Inclusief hun ontvangst, verwerking, verklaring over controle en uitvoering. In de onderneming wordt deze activiteit uitgevoerd door een secretaresse, een officemanager of een hele eenheid onder leiding van een toonaangevende specialist - een documentenspecialist.

De belangrijkste fasen van kantoorwerk zijn:

1. Maken of ontvangen van documenten, inclusief hun registratie.
2. Controle over de uitvoering van het document, de overdracht ervan aan de geadresseerde ambtenaren, ondertekening, reactie en andere acties.
3. Papierwerk voor operationele of archiefopslag. In sommige gevallen is de vernietiging van bestanden en papieren mogelijk.

Het bijhouden van registers bij de onderneming kan op verschillende manieren worden georganiseerd, de volgende typen komen het meest voor:

• gedecentraliseerd - documenten worden in elke eenheid afzonderlijk aangemaakt, geaccepteerd en verwerkt. Dit geldt voor grote ondernemingen met uiteenlopende activiteiten;
• gecentraliseerd - de organisatie heeft een speciale eenheid die zich uitsluitend bezighoudt met documentatie. Dit kan het secretariaat, de kantoorafdeling of een medewerker zijn die deze functies uitvoert. Kenmerkend voor kleine en middelgrote ondernemingen;
• gemengd - bevat een combinatie van de eerste twee typen.

Hoe georganiseerd het papierwerk ook is, dit moet tot uiting komen in de wettelijke documenten van de onderneming.

Bijhouden van documenten en documentbeheer bij de onderneming - organisatorische noodzaak

Het financiële succes van de activiteiten van het bedrijf hangt rechtstreeks af van hoe goed georganiseerd het workflowproces is. Managers moeten competent personeel selecteren, secretaresses regelmatig vergiftigen voor verdere training en wijzigingen in de wetgeving volgen.

In elke organisatie is papierwerk in feite het 'circulatiesysteem' van de onderneming. Met een competente aanpak werkt het soepel, levert het de benodigde papieren aan verantwoordelijke ambtenaren, verzendt het brieven, verwijdert het onnodige documenten voor opslag.

Elke bedrijfsmanager begrijpt dat papierwerk een systeem is dat duidelijk en competent moet handelen. Overweeg indien nodig verschillende opties voor elektronische assistenten en leid dienovereenkomstig personeel op om in deze systemen te werken.

HR-records management als basis voor een stabiele werking van de onderneming

Bij de meeste grote ondernemingen houden ze zich niet alleen actief bezig met het algemeen, maar ook met personeelsbeheer. Dat wil zeggen, een systeem dat documenten bevat met betrekking tot de persoonlijke en arbeidsgegevens van werknemers.

Personeelsadministratie wordt gekenmerkt door veel strengere regelgeving. De meeste documenten worden uitgegeven op standaardformulieren. Alle formuleringen en opmerkingen moeten in overeenstemming zijn met de wet - in het bijzonder de arbeidswetgeving. Bovendien heeft het bedrijf zijn eigen wetten die werkrelaties met werknemers reguleren.

De organisatie van personeelsadministratie is altijd een afzonderlijke eenheid van de onderneming.Als het bedrijf klein is, kan het één werknemer zijn, maar in dit geval moeten zijn taken worden gespecificeerd in de arbeidsovereenkomst.

De namen van de eenheden kunnen erg verschillen:

• "Human Resources Department";
• "Personeelsdienst";
• "HR-managers";
• HR-afdeling.

Regulering van kantoorwerk en workflow

De structuur van het administratieve werk van een onderneming moet worden vastgelegd in lokale voorschriften.

Het kan zijn:

• collectieve arbeidsovereenkomst;
• instructies voor het administratieve werk van de organisatie
• functiebeschrijvingen van werknemers die rechtstreeks verband houden met het werken met documenten;
• bedrijf charter.

Regelgevende documenten van de onderneming met betrekking tot personeel en algemene kantoorwerkzaamheden mogen niet in tegenspraak zijn met de huidige wetgeving.

Goed georganiseerd personeel en algemeen papierwerk vormen de basis van de stabiele werking van de onderneming.