Wat moet door elke organisatie worden gedaan, ongeacht de specifieke kenmerken en activiteitenlijnen? Natuurlijk - houd een administratie bij. Documentstroom is wat er in elke instelling is, daarom is het duidelijk waar het vandaan komt en waarom zo'n beroep als bediende belangrijk is.
Belangrijke positie
Velen zeggen dat het geen zin heeft om een bediende in te huren als het personeel al een secretaresse of zelfs meerdere secretaresses heeft. Deze aanpak is absoluut verkeerd, omdat de taken van deze twee totaal verschillende beroepen verschillende taken omvatten: de secretaresse moet de manager helpen het schema te volgen, oproepen te beantwoorden, koffie te brengen, kleine taken uit te voeren, en de taken van de bediende omvatten controle over alle documentatie van de organisatie.
Complexe documentaire controle
De verantwoordelijke bediende moet niet alleen de circulatie van documenten in de organisatie controleren, hij is ook de belangrijkste supervisor van het archief. De taken van de bediende omvatten de volgende functies:
- beheer zakelijke correspondentie management link;
- vorming van een gestructureerde documentatiebasis;
- toezicht op de uitvoering van de bepalingen die in een bepaald document zijn gespecificeerd.
Verantwoording van correspondentie (zowel inkomend als uitgaand) leidt ook tot de taken van de bediende.
Verschil in verantwoordelijkheden in kleine en grote bedrijven
Zoals uit de praktijk blijkt, geldt dat hoe groter de organisatie, hoe meer personeel er zullen werken. In kleine organisaties, waar er simpelweg geen manier is om een bediende in te huren, maar u kunt niet zonder zijn diensten, trekken ze een persoon aan die de functie van secretaris-bediende zal bekleden. Verantwoordelijkheden van de secretaris zoals reeds duidelijk is, is dit een mengeling van de taken van deze twee posten. Eén persoon slaagt erin om alles aan te kunnen, omdat de workflow bij kleine ondernemingen niet zo rijk en gevarieerd is als die van megabedrijven.
Specifieke vereisten die aan een potentiële werknemer kunnen worden gepresenteerd
De verantwoordelijkheden van de bediende zijn afhankelijk van de specifieke kenmerken van de organisatie. Internationale organisaties of bedrijven met buitenlandse partners kunnen bijvoorbeeld van hun griffiers eisen dat ze correspondentie vertalen, bijvoorbeeld uit het Engels en vice versa.
Een persoon met werkervaring wordt vaker in een dergelijke positie gebracht, omdat hier een hoog niveau van doorzettingsvermogen moet zijn en een echt nauwgezet persoon moet zijn, die al enkele jaren werkt. Jongeren die net zijn afgestudeerd aan onderwijsinstellingen op dit gebied en die geen ervaring hebben, moeten proberen de potentiële toekomstige werkgever te imponeren met hun wens om te werken, dan is er misschien een kans om een dergelijke positie te krijgen, zelfs in een grote, veelbelovende organisatie.
U moet de bijzonderheden van het bedrijf begrijpen, met de documentatie waarvan u moet werken. Voldoende diepgaande kennis van het wettelijk kader dat de onderneming stuurt, is ook een groot pluspunt voor een potentiële werknemer.
Je moet voorbereid zijn op het feit dat je niet alleen de structuur van het bedrijf moet bestuderen, maar ook een echte specialist op het gebied van arbeidsbeschermingsregels en -normen moet worden en ook niet moet vergeten zakelijke etiquette communicatie.
Wat organisaties niet kunnen doen zonder griffiers
De functie van bediende bestaat altijd in scholen en kleuterscholen van grote steden.Dit komt omdat u zonder een persoon die in staat is alle documentatie bij te houden en, indien nodig, onmiddellijk een van de opgeslagen documenten verstrekt, dit niet kunt doen.
De taken van de bediende op school verschillen enigszins van de taken van de bediende, bijvoorbeeld in een handelsorganisatie. Hier wordt gewerkt met de documenten van elke student. Aan het einde van de rapportageperiode moet informatie worden verstrekt over de verrichte werkzaamheden. Het is beter als een persoon die in dergelijke organisaties werkt gemakkelijk een gemeenschappelijke taal kan vinden met zowel kinderen als hun ouders, omdat problemen in documentbeheer, de aanwezigheid van discrepanties die moeten worden opgehelderd, een vrij algemeen fenomeen zijn.
Elke grote kleuterschool heeft ook een eigen bediende. Functieverantwoordelijkheden hier zijn vergelijkbaar met die met werknemers van dit profiel op scholen. Dit komt door de enkele focus van de activiteiten van dergelijke publieke of private organisaties. Dergelijke instellingen willen ook dat een verantwoordelijke en gekwalificeerde bediende met hen samenwerkt. De verantwoordelijkheden in de kleuterschool voor deze specialist blijven hetzelfde: werk met de documentenbasis en archieven.
Enkele persoonlijke eigenschappen die een goede bediende moet hebben
- Een persoon die een luxe bediende wil worden, moet een heel goed geheugen hebben. Emotionaliteit is een vijand die moet worden bestreden en niet toegestaan, zodat stemmingswisselingen op de een of andere manier de productiviteit van het werk kunnen beïnvloeden.
- Tolerantie is een echte schat die een klerk zou moeten hebben. Zijn taakverantwoordelijkheden worden aangevuld door de functie om veel mensen “op de vingers” de betekenis van vele documenten en het belang van elk individueel “blad” uit te leggen, zonder welke het onrealistisch zou zijn om enige wens te realiseren.
- Zelfbeheersing is net zo belangrijk als tolerantie. In dit gebied zijn er vaak situaties die een onvoorbereid persoon uit zichzelf kunnen leiden. Je moet jezelf constant beheersen.
- Zakelijke communicatievaardigheden helpen u snel vloeiende problemen op te lossen met mensen die in dezelfde organisatie werken of door zakelijke contacten met het bedrijf zijn verbonden.
- Organisatie op manisch niveau. Inderdaad, een goede klerk stelt nooit dingen uit en documenten voor later, omdat hij begrijpt dat dit kan leiden tot fouten of complete chaos, die in geen geval mag worden toegestaan om met documenten te werken.
