Russische ondernemingen kunnen op grond van wettelijke vereisten verplicht zijn om verschillende soorten rapportage aan overheidsorganen te verstrekken, met name boekhouding. Het opstellen van relevante documenten vereist mogelijk de consolidatie van aanzienlijke hoeveelheden interne middelen. Tegelijkertijd besteden veel bedrijven aandacht aan de vorming van specifieke managementrapportage. De indiening ervan bij overheidsinstanties is optioneel, maar veel bedrijven vormen het, en dit proces vergt mogelijk minder inspanningen van het bedrijf. Waarom is het zinvol om ze toe te passen? Wat is het nut van het juiste type rapportage?
De rol van managementrapportage
Wat is managementrapportage en wat is de rol ervan in de onderneming? Deze term verwijst naar een reeks interne documenten die cijfers bevatten die verschillende aspecten van de bedrijfsactiviteiten van het bedrijf weerspiegelen.
Managementrapportage is, anders dan bijvoorbeeld boekhouding, vrijwillig. Het hoeft niet te worden verzonden naar de federale belastingdienst en andere overheidsinstanties. Zijn rol is om het bedrijfsmanagement of zijn eigenaren betrouwbare informatie te verstrekken over de stand van zaken in de organisatie.
Managementrapportage kan een aanvulling vormen op boekhouding of financiële rapportage in termen van het genereren van gegevens die cruciaal zijn voor het optimaliseren van een bedrijfsmodel en het vergroten van de winstgevendheid van een bedrijf. Het type activiteit dat wordt overwogen, kan ook niet-financiële informatie omvatten, wat belangrijk is voor de juiste interpretatie van de effectiviteit van managementbeslissingen genomen door het management van de onderneming. Het type rapportage dat wordt overwogen, wordt niet gewaardeerd vanwege het feit dat het indrukwekkende cijfers bevat, maar juist het tegenovergestelde - voor de mogelijkheid om fouten in het bedrijfsmodel van de onderneming te detecteren die een succesvolle groei belemmeren.
Managementrapportage is een essentieel onderdeel van de planning. De documenten waaruit het bestaat, bevatten gegevens die van groot belang zijn voor het berekenen van de vooruitzichten voor de implementatie van bepaalde beslissingen over managementniveau. Op zijn beurt, na voltooiing van een of andere fase van de ontwikkeling van het bedrijf, zal het type rapportage dat wordt overwogen ons in staat stellen te analyseren op welke punten het management van het bedrijf anders had moeten handelen en waarmee het is verbonden.
Voordelen van managementrapportage
Wat verschilt fundamenteel van financiële, boekhoudkundige en managementrapportage? Allereerst de methodiek. De eerste twee soorten financiële overzichten omvatten het verzamelen van voornamelijk statistische informatie die de omzet van kapitaal in bepaalde gebieden van bedrijfsprocessen weerspiegelt. Op zijn beurt gaat managementrapportage niet alleen uit van de weerspiegeling van statistieken, maar ook van de interpretatie van de overeenkomstige cijfers. Het management van het bedrijf zal niet alleen bepaalde indicatoren kunnen waarnemen, maar ook kunnen begrijpen wat ze betekenen.
De managementrapportage van de organisatie kan dus de reden tonen voor de hogere winstgevendheid bij de productie van specifieke soorten producten, of, omgekeerd, wat de reden is voor onvoldoende omzet en te hoge kosten voor een bepaald bedrijfssegment. Dankzij de interpretatie van de cijfers in de managementrapportage kan het management van het bedrijf competente beslissingen nemen over noodzakelijke aankopen, het bijwerken van vaste activa, het moderniseren van apparatuur, enz.
Interne managementrapportage kan, mits tijdig opgesteld, tijdig die delen van het bedrijfsproces identificeren waar de efficiëntie van de werknemers van het bedrijf niet hoog genoeg is.
Management rapportage inhoud
Wat kan worden opgenomen in de documenten waaruit het soort rapportage bestaat? Het feit is dat informatiebronnen van het overeenkomstige type kunnen worden weergegeven in het kader van een groot aantal variëteiten. In de regel worden bepaalde documenten aangepast voor specifieke managers. Rapportage wordt management genoemd, voornamelijk omdat het specifiek voor managers is bedoeld.
de managementstructuur moderne organisaties presenteren in de regel de standpunten van de directeur-generaal, evenals zijn plaatsvervangers. Dit kunnen zijn: plaatsvervanger voor productie, voor verkoop, of bijvoorbeeld voor financiële zaken. In het eerste geval kan interne managementrapportage gegevens bevatten met betrekking tot:
- de kosten van producten of diensten (met betrekking tot specifieke variëteiten van producten);
- kenmerken van onderhanden werk, productie van goederen en diensten met betrekking tot bestellingen van specifieke klanten;
- de hoeveelheid productie die naar het magazijn gaat;
- voorraden grondstoffen, materialen of componenten die betrokken zijn bij het vrijgeven van goederen.
Als rapportage moet worden verstrekt aan de adjunct-directeur verkoop, kan de structuur ervan omvatten:
- informatie over de verkoopstructuur met betrekking tot specifieke soorten goederen en diensten, met specifieke klanten;
- gegevens over de dynamiek van verzending van producten;
- informatie over aandelen in voorraad;
- gegevens over de hoeveelheid kosten voor de verkoop van goederen of voor levering aan de consument;
- geplande indicatoren betreffende de ontvangst van goederen in het magazijn;
- informatie over vorderingen op verkochte posities.
Als de rapportage moet worden ingediend bij de adjunct-directeur Financiën, kan deze bevatten:
- informatie over de uitvoering van het ondernemingsbudget;
- informatie over de kosten verbonden aan economische activiteiten;
- cijfers die de kosten van goederen of diensten weergeven;
- winst- en verliesgegevens;
Ook kan de rapportage informatie bevatten over de vorderingen en eigen schulden van de onderneming op leningen en andere verplichtingen.
Management rapportage frequentie
Hoe vaak moet managementrapportage plaatsvinden? Het is wenselijk dat informatie die de aangegeven activiteitsgebieden van de onderneming weergeeft, niet langer dan een week verouderd is. In sommige gevallen kunnen sleutelindicatoren worden gedefinieerd bij een bepaalde onderneming die vaker moeten worden bijgewerkt. Evenzo kan het management secundaire indicatoren vaststellen, waarvan de voorbereiding niet veel tijd kan kosten, en daarom kan dergelijke informatie veel minder vaak worden verstrekt.
Rapportage aan aandeelhouders
Deskundigen op het gebied van bedrijfsbeheer adviseren om speciale aandacht te besteden aan het opstellen van rapporten voor aandeelhouders van de onderneming. Wat is de specificiteit van de relevante communicatie?
Het belangrijkste kenmerk hier is dat de aandeelhouders van het bedrijf niet rechtstreeks mogen deelnemen aan het management van het bedrijf. Het komt vaak voor dat het enige interessegebied voor hen de nettowinstcijfers is. Gedetailleerde managementbeslissingen in de rapporten die aan de aandeelhouders van het bedrijf worden verstrekt, zijn in sommige gevallen ongepast. Aangezien de eigenaren van het bedrijf echter degenen zijn die belangrijke beslissingen nemen met betrekking tot de aanstelling van topmanagers, is het mogelijk om in de rapporten informatie weer te geven die de effectiviteit van het werk van de algemeen directeur en zijn afgevaardigden karakteriseert.
Hoe ziet rapportage eruit?
Wat zijn de vormen van managementrapportage? We hebben hierboven opgemerkt dat, in tegenstelling tot financiële en boekhoudkundige documenten, de overeenkomstige papiersoort in feite informeel is. Vormen van managementrapportage zijn niet bij wet geregeld. Daarom kunnen ze door de organisatie worden ontwikkeld op basis van de meest geschikte structuur, bijvoorbeeld afhankelijk van de geadresseerde van de rapporten.
Misschien is het voor de adjunct-directeur van financiën comfortabeler om met tabellarische documenten om te gaan en de eigenaar van het bedrijf met schema's die duidelijk laten zien hoe winst verandert afhankelijk van verschillende factoren. In sommige gevallen kunnen de rapportageformulieren in kwestie erg lijken op die welke zijn verzameld bij het verzamelen van financiële of boekhoudkundige indicatoren
Meldingsprocedure
Hoe kunnen dergelijke documenten worden gevormd? Rapportage in kwestie omvat de oplossing van twee groepen taken.
Ten eerste is het de verzameling van de nodige nummers. Hun bron is waarschijnlijk bestanden die zijn gegenereerd door de boekhoud- en productieafdelingen van het bedrijf in de loop van de lopende activiteiten. Als een bepaald volume goederen bijvoorbeeld naar een magazijn is verzonden, worden de bijbehorende gegevens meestal vastgelegd in het CRM-systeem van het bedrijf. De gegevens over andere bedrijfsactiviteiten die binnen de onderneming worden uitgevoerd, worden op dezelfde manier weergegeven.
Ten tweede is dit een interpretatie van indicatoren verzameld op verschillende productielocaties of gepresenteerd in boekhoudkundige cijfers. Een analyse van managementrapportage is vereist. De implementatie ervan zal opnieuw afhangen van waar precies de relevante documenten moeten worden overgedragen. Bovendien is in sommige gevallen minder detail wenselijk, en in andere gevallen meer detail over de indicatoren. Evenzo kan een lange interpretatie van de resultaten worden verwelkomd, of, omgekeerd, is extreme beknoptheid vereist.
In sommige gevallen is de interpretatie van de cijfers misschien helemaal niet nodig, bijvoorbeeld als het gaat om rapportage aan een ervaren CFO. Waarschijnlijk interpreteert hij de resultaten beter dan welke andere manager dan ook, en hij zal voldoende zuivere cijfers hebben.
Rapportage-algoritme
Overweeg hoe de vorming van managementrapportage in de praktijk kan worden geïmplementeerd. Onder Russische experts is een algoritme populair dat de oplossing van het probleem in kwestie in de volgende fasen veronderstelt.
Allereerst is het noodzakelijk om uit te zoeken wat voor soort informatie de uitspraken vormen die de algemeen directeur, zijn afgevaardigden en eigenaren willen zien, en met welke frequentie. Iemand kan er de voorkeur aan geven om de cijfers wekelijks te leren kennen, voor een ander is het voldoende om de kernindicatoren eenmaal per maand te zien. Het is ook raadzaam voor een toekomstige rapportagecompiler om aan het begin van de interactie met het management te achterhalen welk type gegevens waarschijnlijk prioriteit zal hebben en welk type secundair zal zijn.
De volgende stap is communicatie met de accountant om het algoritme te bepalen waarin een persoon die betrokken is bij het oplossen van het betreffende probleem, de benodigde nummers zal vragen. De rapportagecompiler kan ook communiceren met andere bedrijfsmedewerkers op die gebieden waar indicatoren worden gegenereerd die relevant zijn voor de vereiste documenten. Het bedrijf moet een managementrapportagesysteem vormen waaraan alle bevoegde werknemers zullen deelnemen.
De volgende stap is het creëren van vormen van documenten waarin enerzijds nummers worden vastgelegd en anderzijds worden geïnterpreteerd. Tegelijkertijd kan de persoon die verantwoordelijk is voor de rapportage worden geconfronteerd met de noodzaak om verschillende vormen van documenten te maken die zijn aangepast voor een bepaalde geadresseerde - de algemeen directeur, zijn plaatsvervangers en eigenaars.
De volgende stappen zullen betrekking hebben op praktische rapportage.Als de onderneming klein is, kan de persoon die betrokken is bij het oplossen van het probleem in principe proberen de benodigde nummers zelf te verzamelen. Maar het is waarschijnlijk dat hij de hulp van collega's nodig heeft. In dit geval kunnen de praktische fasen met betrekking tot het verzamelen van informatie worden voorafgegaan door enkele vergaderingen waarop de persoon andere werknemers zal vertellen wat de basisprincipes zijn van managementrapportage, voor welk doel relevante documenten worden gegenereerd en waarom dit belangrijk is voor het bedrijf. Het oplossen van dit probleem kan het management van het bedrijf vergemakkelijken door de publicatie van lokale rechtshandelingen waarbij individuele werknemers worden verplicht het werk van de persoon die verantwoordelijk is voor rapportage te promoten.
Soorten melden
Rekening houdend met de belangrijkste principes van managementrapportage, kunnen we individuele varianten van de overeenkomstige modellen bestuderen voor het weergeven van cijfers die de activiteiten van de onderneming weergeven.
Het eerste type rapportage in kwestie is het beheersaldo. Wat zijn de functies?
De managementbalans is in principe vergelijkbaar met de boekhoudkundige balans. Het fundamentele verschil ligt in het functionele doel. Het managementsaldo is niet alleen bedoeld om de cijfers weer te geven, maar ook om ze te interpreteren in termen van de effectiviteit van het bedrijfsmodel van de organisatie, de stand van zaken met betrekking tot de activa van de organisatie, de verplichtingen van de onderneming tegenover partners en vice versa.
De cijfers, inclusief boekhoudkundige, bestuurlijke, financiële overzichten, kunnen in principe in dezelfde vormen worden ingevoerd. Hoe de relevante indicatoren zullen worden geïnterpreteerd, kan echter het bepalen van documenten in een volledig originele structuur vooraf bepalen. Het maakt uit wie de gebruikers van managementrapportage zijn - we hebben het hierboven gehad.
Het evenwicht dat we overwegen, omvat het opnemen van informatie die van belang kan zijn voor zowel de directeur als een plaatsvervanger, evenals de eigenaar van het bedrijf. In die zin kan het een redelijk universeel document zijn.
Welke andere soorten managementrapportage zijn er? Onder hen - de winst- en verliesrekening. Bovendien wordt het traditioneel aanvaard om naar boekhoudkundige bronnen te verwijzen. Winst- en verliesrekening - een document dat ondernemingen moeten indienen in de vorm van officiële rapportage aan regelgevende instanties. Het kan echter ook worden gebruikt als bron bij de vorming van managementrapportage. Dit komt vooral door de zeer handige structuur van dit document.
De winst- en verliesrekening van de organisatie registreert de financiële resultaten van de activiteiten van de onderneming voor een specifieke periode. Het geeft cijfers weer met betrekking tot opbrengsten, kosten en financiële resultaten met een cumulatief totaal. De structuur van het document van het type in kwestie weerspiegelt: inkomstenbronnen, kostenposten, winstgevendheid van de onderneming. Maar zoals we hierboven hebben gedefinieerd, management boekhouding en rapportage omvat niet zozeer het oplossen van problemen met betrekking tot het verzamelen van getallen als het interpreteren van verschillende indicatoren. Daarom zal het betreffende document waarschijnlijk vergezeld moeten gaan van aanvullende bronnen, die de nodige toelichtingen bevatten betreffende de cijfers die de inkomsten, uitgaven en winsten van de onderneming weergeven.
Een ander belangrijk document is een kasstroomoverzicht. Deze bron weerspiegelt de financiële inkomsten van het bedrijf in samenhang met de bronnen, evenals de betalingen van het bedrijf met betrekking tot de belangrijkste uitgavengebieden - ook met betrekking tot een specifieke periode. Het kasstroomoverzicht kan laten zien hoe het in de onderneming gaat met betrekking tot de huidige productieresultaten op het gebied van liquiditeit. Met dit document kunt u de kredietwaardigheid van het bedrijf evalueren. De bron in kwestie kan nuttig zijn voor zowel het management van het bedrijf als de eigenaren.
We hebben de belangrijkste soorten managementrapportage overwogen - winst-en-verliesrekening, balans en een document waarin gegevens over kasstromen worden vastgelegd, kunnen uiteraard worden aangevuld met andere bronnen. Ze kunnen beide vergelijkbaar zijn met degene die we hebben bestudeerd, en zijn gebaseerd op fundamenteel verschillende benaderingen van compilatie.
Uitdagingen melden
Dus hebben we bestudeerd wat managementrapportage is, hoe het verschilt van boekhouding of financieel, we hebben de procedure voor de oprichting ervan leren kennen. Het zal ook nuttig zijn om de mogelijke moeilijkheden te overwegen die gepaard gaan met de compilatie.
Volgens experts op het gebied van bedrijfsmanagement is het belangrijkste probleemkenmerk van het betreffende rapportageproces het gebrek aan loyaliteit aan het relevante document van de werknemers van het bedrijf, en in sommige gevallen ook topmanagers en eigenaren. Medewerkers van het bedrijf - accountants, medewerkers van productielocaties - zien managementrapportage niet altijd als een document dat tijd moet krijgen, wat logisch is om energie te spenderen. Ondernemingen zijn, zoals u weet, al verplicht om officiële documenten in te dienen bij overheidsinstanties, waarvan het opstellen geen gemakkelijke taak is.
Een soortgelijke positie, wanneer managementrapportage niet als aandacht wordt gezien, kan ook worden ingenomen door topmanagers en eigenaren, zoals we hierboven hebben opgemerkt. Veel van de leiders, volgens deskundigen, verwijzen naar de betreffende documenten als een verscheidenheid van de methode van misleidend beheer, vooral als u de aandacht moet afleiden van niet de meest opvallende productie-indicatoren.
Hoe een soortgelijk probleem op te lossen? Analisten adviseren om te beginnen met het niveau van leiderschap. Het zal in de eerste plaats gerechtvaardigd zijn om belangenbeheerders in de eerste plaats te helpen bij het opstellen van managementrapporten, zodat zij op hun beurt de nodige lokale rechtshandelingen vormen, volgens welke andere werknemers zullen moeten helpen bij het opstellen van de relevante documenten.
Een ander probleem dat de oplossing van het probleem in kwestie kenmerkt, is de noodzaak om voortdurend nieuwe benaderingen te ontwikkelen voor de interpretatie van de cijfers in de rapportage. Dit kan voornamelijk te wijten zijn aan veranderingen in de productiestructuur van het bedrijf. In het geval van boekhouding en financiële verslaggeving is, zoals bekend, geen interpretatie van de cijfers vereist. Daarom wordt het mogelijk om gestandaardiseerde formulieren te gebruiken waarin de bijbehorende indicatoren worden vastgelegd.
De managementrapportage van de organisatie lost op zijn beurt verschillende andere problemen op. Het is in de eerste plaats nodig door het bedrijf zelf, en niet door overheidsinstanties, zoals bij boekhoudkundige en financiële indicatoren. Als de interpretatie van de cijfers in de managementrapportage voor een bepaalde productiestructuur in een bepaalde periode een positieve rol speelde, is het niet gegarandeerd dat dit even nuttig zal zijn, mits de kenmerken van bepaalde bedrijfsprocessen zijn veranderd. Hoogstwaarschijnlijk zal de samensteller van de rapportagedocumenten de interpretatiebenaderingen moeten verbeteren naarmate het bedrijf verandert op het gebied van productieactiviteiten. Dit kan veel tijd vergen - zowel zijn persoonlijke als collega's, tot wie hij zich kan wenden voor advies, mening of enkele hulpindicatoren die de resultaten van het bedrijf weergeven, om te begrijpen hoe de aanpak van de interpretatie van getallen kan worden verbeterd.
Dit probleem kan opnieuw worden opgelost door middel van periodieke communicatie met collega's in de vorm van vergaderingen, waarbij de huidige productie-indicatoren in overweging worden genomen en maatregelen worden ontwikkeld om deze te verbeteren, onder meer door de introductie van nieuwe rapportagemethoden, zoals management.In de context van positieve benaderingen voor het optimaliseren van productie-indicatoren, is het waarschijnlijker dat deze positief worden ervaren door werknemers van het bedrijf.
