De economische activiteiten van organisaties omvatten veel acties, operaties, soorten communicatie en andere aspecten van de dagelijkse routine. Het management en de medewerkers van de organisatie worden dagelijks geconfronteerd met de noodzaak om verschillende problemen aan te pakken en managementbeslissingen te nemen. Sommige gevallen kunnen niet worden opgelost op de werkplek, comfortabel zittend in een bureaustoel achter de computer. Er is behoefte aan reizen en zakenreizen, onderhandelingen in andere steden en zelfs landen. Dit artikel bespreekt in detail de kwestie van de noodzaak van een zakenreis, de doelen en voorbeelden ervan, het ontwerp volgens de huidige wetgeving, de documentatie-eisen en ook de kenmerken van reizen naar Rusland en naar het buitenland. Ook wordt in dit artikel de vraag behandeld wie op reis kan worden gestuurd en wat als een zakenreis moet worden beschouwd.
Bedrijfs reisconcept
Dit concept heeft een duidelijke definitie die is vastgelegd in het arbeidsrecht. Volgens de Arbeidswet van de Russische Federatie is een zakenreis een richting voor een werknemer op een reis met een specifieke taak. Tegelijkertijd ligt de bestemming tamelijk ver van de belangrijkste werkplek, de reis heeft een duidelijk geformuleerd doel, dat in de documenten is voorgeschreven, en de timing van de implementatie is beperkt. Registratie van begeleidende documenten, rapportage aan het einde van de reis, garanties voor de werknemer worden geregeld door arbeids- en belastingwetten. Mogelijke missiedoelen worden ook beschreven, waarvan voorbeelden hieronder worden gegeven.
Waarom heeft u zakenreizen nodig?
Wanneer een werknemer op zakenreis gaat, bepaalt het management voor hem een duidelijke taak die hij in zijn proces moet vervullen. De taak kan betrekking hebben op verschillende bedrijfsonderdelen van de organisatie. Voorbeelden van reisdoelen zijn onder meer:
- het afsluiten van contractuele relaties betreffende leveringen of verkopen met tegenpartijen;
- onderhandelingen over samenwerking;
- beslechting van geschillen, conflicten en andere kwesties met betrekking tot de juridische kant van de activiteit;
- aankoop van apparatuur, grondstoffen en benodigdheden;
- zakelijke conferenties, deelname aan vergaderingen en tentoonstellingen met betrekking tot de richting van het bedrijf;
- promotie van goederen in nieuwe markten, uitbreiding van het klantenbestand;
- deelname aan onderzoeksprojecten met betrekking tot de activiteiten van het bedrijf;
- personeelsontwikkeling;
- onderzoek van verkoopmarkten, concurrerende organisaties en andere marketingvraagstukken;
- het opzetten van hardware, software en het werken met andere technische problemen in dochterondernemingen of divisies;
- uitvoeren van controles van het filiaalnetwerk en eenheden.
Wat niet als een zakenreis kan worden beschouwd
Niet elke werknemersreis kan als een zakenreis worden beschouwd. Een reis maken is illegaal in de volgende situaties:
- het ontbreken van officiële registratie van een werknemer in de organisatie, geen arbeidsovereenkomst gesloten, geen vermelding in het werkboek;
- het arbeidscontract van de werknemer bepaalt het reizende karakter van het werk;
- de werknemer is een freelance medewerker die geen vaste vaste werkplek heeft.
Soorten reizen en hun timing
Bedrijfsopdrachtenreizen kunnen worden ingedeeld volgens verschillende kenmerken. Dus, op territoriale basis, worden reizen gemaakt over het grondgebied van de Russische Federatie en naar buitenlandse staten.Door de voorwaarden van de reis worden korte en lange termijn onderscheiden. De samenstelling van de reizigers - groep en single. Er kunnen ook geplande en ongeplande reizen zijn.
Tot op heden heeft de wetgeving geen duidelijke richtlijnen met betrekking tot de timing van de reis. Er zijn geen minimale of maximale beperkingen. Het leiderschap van de organisatie bepaalt onafhankelijk de complexiteit van de taak en de tijd die nodig is om deze te voltooien. Beperkingen bestonden al eerder. Men geloofde dat de maximale duur van de reis niet langer kon zijn dan veertig dagen. In de bouw bereikte de maximale uitschakeldrempel een jaar.
Wettelijke vereisten en regelgeving
Voor reizen die als zakelijk worden uitgegeven, worden bepaalde eisen gesteld door de wetgeving. De reizen van de arbeidswetgeving van de Russische Federatie en de belastingwetgeving van de Russische Federatie zijn gereguleerd. De arbeidswetgeving definieert de voorschriften voor deze werkprocessen in de artikelen 166, 167, 168. Ze beschrijven een aantal kwesties die kunnen optreden tijdens de uitvoering van deze procedure: wat kan worden beschouwd als een zakenreis, garanties voor de werknemer, evenals vragen over vergoeding van onkosten voor de reis.
De belastingwetgeving beschrijft informatie over hoe reiskosten in de boekhouding moeten worden weergegeven, wat kan worden afgeschreven van welke bedragen aan sociale verzekeringsfondsen van burgers worden betaald. Er zijn ook afzonderlijke resoluties met de meest volledige informatie over wijzigingen van wetgevingshandelingen, innovaties in de boekhouding en het waarborgen van de vereisten van regelgevende instanties. U vindt al deze informatie in de volgende documenten: Besluiten nr. 749, 729, 812, 64.
Wat is gegarandeerd voor de werknemer
Garanties aan de medewerker zijn niet afhankelijk van het doel van de reis; er kunnen genoeg voorbeelden zijn. Maar bij een van hen heeft de werkgever een aantal verplichtingen tegenover de werknemer. De werknemer die op zakenreis wordt gestuurd, krijgt de volgende garanties:
- behoud van positie, werkplek, gemiddeld dagloon;
- betaling van vrije dagen doorgebracht op zakenreis met dubbele tariefstelling;
- vergoeding van kosten die kunnen ontstaan tijdens een zakenreis naar Rusland en naar het buitenland, inclusief de afgifte van een buitenlands paspoort, het verkrijgen van een visum, douanerechten en andere vergoedingen.
Al deze garanties zijn vastgelegd in de arbeidswetgeving en zijn onderworpen aan verplichte nakoming door de werkgever.
Wie op zakenreis gaat
De keuze van de werknemer die op reis wordt gestuurd, hangt af van de doelstellingen van de reis, voorbeelden van de baan, de duur en de ernst van de verwachte omstandigheden. Verschillende redenen voor reizen vereisen specifieke kennis en vaardigheden van een werknemer.
De uitvoering van het leveringscontract moet dus worden toevertrouwd aan een persoon die verstandig is in zakelijke onderhandelingen en diplomatie. Dit kan een specialist zijn wiens taakverantwoordelijkheden zijn: aankopen doen, een budget plannen en berekenen voor zakelijke relaties met leveranciers, of een persoon die zijn positie correct kan uitleggen en optimale voorwaarden in een leveringscontract kan bereiken.
Als het doel van de reis is om apparatuur of software in te stellen, is er voor de verzonden medewerker onvoldoende kennis van kantoorwerk en het gebruikelijke menselijke charisma. Een ambtenaar met een technische achtergrond wordt op zo'n reis gestuurd. Dezelfde situatie bij het uitvoeren van veldaudits en audits. Een accountant of econoom moet op zo'n reis worden gestuurd.
Wie het verboden is om op zakenreis te sturen
Naast de menselijke factor, vragen over de kwalificaties en persoonlijke vaardigheden van kandidaten, is er nog een aspect bij het kiezen van een werknemer voor een zakenreis. Er zijn wettelijke vereisten voor categorieën burgers die onder geen enkele omstandigheid kunnen worden gedetacheerd. Deze omvatten de volgende groepen personen:
- minderjarige werknemers, stagiaires, stagiairs;
- zwangere vrouwen;
- werknemers van het bedrijf die werken onder een studentenovereenkomst (behalve voor zakenreizen met het oog op training);
- leden van verkiezingscampagnes, kandidaten voor een politieke functie;
- mensen wiens mogelijkheden worden beperkt door de ziekte.
Er zijn ook groepen mensen die alleen op zakenreis kunnen worden verzonden na schriftelijke toestemming:
- vrouwen met jonge kinderen (tot drie jaar oud);
- alleenstaande ouder die een kind opvoedt tot vijf jaar oud;
- voogden van kinderen jonger dan de leeftijd;
- Een werknemer in wiens gezin er een afhankelijke is die constante zorg nodig heeft.
Reisvergunning
Om rekening te houden met een zakenreis in de belasting-, boekhoud- en managementboekhouding, is het noodzakelijk om deze goed te regelen. Allereerst wordt een missieopdracht opgesteld, datums en datums worden vastgelegd. De kandidaat voor de reis moet zich vertrouwd maken met het opgestelde document en schriftelijk toestemming of weigering geven.
Als het antwoord ja is, geeft de manager een opdracht om de specialist op zakenreis te sturen. De werknemer krijgt een zakenreiscertificaat en een opdracht toegewezen. Aan het einde van de reis moet de gedetacheerde werknemer een rapport over het verrichte werk en een voorschotrapport met bevestigende cheques, ontvangstbewijzen en tickets verstrekken.
Sinds 2016 is de wetgeving gewijzigd volgens welke de uitgifte van een certificaat en officiële opdracht niet langer verplicht was. In plaats daarvan gebruiken ze een memo. Maar veel organisaties blijven voor interne boekhoudkundige doeleinden deze documenten opstellen.
Bij het gebruik van persoonlijk of zakelijk autotransport zijn een servicebiljet en een vrachtbrief vereist, evenals een volmacht en andere documenten die de legitimiteit van het gebruik van een bepaalde auto bevestigen.
Informatie in de documenten
Een servicebiljet wordt in vrije vorm opgesteld, maar er zijn een aantal gegevens die verplicht moeten worden vermeld: een gedateerde periode van zakenreizen, informatie over het gebruikte transport, doelen voor de werknemer en de resultaten van de implementatie.
Alle kosten die de werknemer tijdens de reis maakt, moeten in het onkostenrapport worden vermeld. Deze vereiste is van toepassing op absoluut alle soorten uitgaven, inclusief huisvesting, transport, brandstof, voedsel en andere uitgaven. Om de kosten van huisvesting te bevestigen, moet u de boekhoudafdeling aan het einde van de reis een cheque, ontvangstbewijs of ontvangstbewijs verstrekken met informatie over de verhuurder, de kosten en de huurperiode van het pand.
Een managementorder moet dienovereenkomstig worden uitgegeven. Bij kantoorwerk is er een uniforme vorm nr. T-9, maar de organisatie is niet verplicht deze uitsluitend te gebruiken. In het boekhoudbeleid van een bepaalde organisatie kan een eigen documentvorm worden vastgelegd. U kunt ook van de gelegenheid gebruik maken om een bestelling in vrije vorm op te stellen. De belangrijkste voorwaarde is de inhoud van de volgende gegevens:
- namen en gegevens van de organisatie die de werknemer op reis heeft gestuurd;
- werknemersinformatie;
- datums van het opstellen van de bestelling;
- begin- en einddatum van de zakenreisperiode;
- taken voor de werknemer, het doel van de reis.
Voorbeeld van een zakenreis
Hoe meer verantwoordelijkheid de taak, hoe meer niveaus het bevat. Hoe meer een bedrijf in een bedrijf investeert, hoe meer resultaten het wil behalen. Niet alle kleine details die de manager wil weten, worden in de bestelling vermeld. Sommigen van hen kunnen mondeling worden besproken tijdens vergaderingen en tijdens briefing van de afgelegde. Maar hoogstwaarschijnlijk zal de werknemer op basis van de reis voor alle punten moeten rapporteren, zelfs voor degenen die niet officieel zijn geregistreerd, maar mondeling zijn aangekondigd. Voor de duidelijkheid geven we hieronder een voorbeeld van een opdracht.
Neem bijvoorbeeld het doel - "Een leveringscontract afsluiten, reclame maken voor producten." Voor het gemak van reflectie gebruiken we het type document dat wordt gegenereerd door het 1C-programma.U kunt het vinden in personeelsadministratie, formulier nr. T-10a. Dit formulier bevat 11 kolommen om in te vullen: structurele eenheid, specialistische functie, land, stad en organisatie waarnaar de werknemer is gestuurd, begin- en einddatum van de zakenreis, het aantal kalenderdagen in totaal en exclusief reistijd, betalerorganisatie, reden, inhoud taken en een kort verslag over de uitvoering ervan. Het document wordt ondertekend door het hoofd van de structurele eenheid, het hoofd van de organisatie en de werknemer zelf.
De bestelling vult de reisinformatie als volgt in:
- Achternaam, voornaam, patroniem van de werknemer en zijn personeelsnummer: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (personeelsnummer in een apart venster, volgens personeelsgegevens).
- Onderverdeling: Afdeling marketing en reclame.
- Functie (specialiteit, beroep): toonaangevende marketeer.
- Plaats van zakenreis (land, stad, organisatie): Rusland, stad Moskou, LLC "Bedrijf".
- Voor een periode van 14 kalenderdagen van 14 januari 2018 tot 27 januari 2018.
- Met het oog op: reclamecampagne, het sluiten van een leveringscontract.
- Zakenreis ten koste van het geld: LLC "Realizer".
- Basis (document, nummer en datum): opdracht nr. 3 van 13/01/2018
Aan het einde van de bestelling staan de handtekeningen van het hoofd en de medewerker. De handtekening van de werknemer staat tegenover het opschrift dat hij bekend is met de bestelling.
Subtiel ontwerp
Als een werknemer om een of andere reden geen ondersteunende documenten over uitgaven (cheques, ontvangsten) heeft verstrekt, vergoedt de organisatie hem deze kosten niet. Daarom is het tijdens het zakenreisproces zo belangrijk om de rapportage niet te vergeten. Zelfs een reis in een taxi of bus moet worden bevestigd door een ticket of ontvangstbewijs van de bestuurder.
Een belangrijk punt is ook een indicatie van de structurele eenheid van de organisatie en het doel van de reis. Afhankelijk van de gespecificeerde gegevens zullen verdere afboekingen van kosten in de boekhouding en fiscale boekhouding plaatsvinden. Dus als het doel van de reis was om de machines te repareren, zullen bij het uitvoeren van boekhoudkundige berekeningen de kosten worden afgeschreven om de gerepareerde apparatuur af te schrijven. Als het doel was om een contract te sluiten, vindt de afschrijving plaats als algemene bedrijfskosten.
En het laatste moment - een zakenreis met een onvervuld doel. In de meeste gevallen worden de kosten van een dergelijke reis niet erkend door de belastingdienst en verminderen ze de belastinggrondslag niet. Tijdens de hoorzitting kunt u proberen uw onschuld te verdedigen, maar in de meeste gevallen blijft de wet aan de zijde van de Federale Belastingdienst.