Dokumenter om personell: typer, sammensetning, lagring

I løpet av virksomheten til enhver bedrift vises det et stort antall forretningsdokumenter. Blant denne massen skiller personelldokumenter seg ut i et eget kompleks. I artikkelen vår ønsker vi å snakke om hvilke typer av dem som eksisterer, hvordan de er lagret.

Ansattes forhold

Riktig organisert arbeidsflyt hos bedriften er nøkkelen til suksessen til sine aktiviteter. Derfor trenger forretningsdokumenter alltid å være påpasselig oppmerksomhet, og derfor formatert og lagret på riktig måte.

Det er verdt å minne om at arbeidsforholdet mellom arbeidsgiveren og de ansatte alltid er regulert av den russiske føderasjonens arbeidskode. Det er på bakgrunn av artiklene hans at organisasjonen på riktig måte skal organisere oppsigelse, mottak og overføring av ansatte. Alle papirene der stadiene i arbeidsaktiviteten til arbeiderne er angitt, dette er dokumentene på personellet (personell, personell).

Oppgaven med disse papirene er å utføre og sikre arbeidsforhold mellom ansatte og arbeidsgiver på riktig måte. Det skal bemerkes at personaldokumentasjon er en av de viktigste aspektene ved personaltjenesten i enhver bedrift. Korrektheten og aktualiteten til papirene bør være under kontroll av hodet.

Det meste av dokumentasjonen er obligatorisk og er gitt av den russiske føderasjonens arbeidskode, instruksjoner om vedlikehold av arbeidsbøker, pensjonslovgivning og andre forskrifter.

Typer dokumenter på personell

Dokumenter om personell kan deles inn i følgende typer:

1. Papirer som er relatert til bemanningen i bedriften.
2. Dokumenter som bekrefter markedsføring av ansatte.
3. Dokumenter som bekrefter implementeringen av arbeidsdisiplin.
4. Dokumenter relatert til oppsigelse.

Som vi ser, inkluderer personelldokumentene mange papirer som regulerer forholdet mellom arbeidsgivere og ansatte. Alle av dem regulerer visse problemer knyttet til personell i bedriften.

Dokumenter for primærpersonell er delt inn i to typer:

1. I regnskapspersonell.
2. Om bokføring av arbeidstid og beregninger relatert til godtgjørelse.

Dokumenter om personell inkluderer: bestillinger, arbeidsavtaler, vitnemål, attester, arbeidsbøker, personlige filer, kort, attester for sertifisering av ansatte, personlig fullmakt.

Dokumentlagring

De siste årene har det dessverre vært en trend med mangelfull oppmerksomhet på sikkerheten til forretningsdokumenter. I følge resultatene fra inspeksjoner av den statlige arkivtjenesten ble det trukket konklusjoner som antydet at lagring av dokumenter på personell under normale forhold bare observeres i 20% av de verifiserte foretakene.

Selv om hvert selskap må overholde reglene som er nedfelt i loven. Den rette holdningen til forretningsdokumenter er direkte relatert til behovet for å hjelpe organisasjoner med pensjonsforsikringsorganer og andre offentlige etater. Brudd på dokumenthåndtering kan føre til uønskede konsekvenser, og har også en bot.

Dokumenter om personell (typer verdipapirer er gitt av oss i artikkelen) vitner om arbeidserfaringen til mennesker, og er også grunnlaget for utnevnelsen av pensjoner og andre utbetalinger til innbyggerne. I tilfelle arbeidsgiveren gjør feil som undervurderer inntekten til den ansatte, kan en person utfordre dette faktum i retten.

I tillegg er det verdt å forstå at lagring av dokumenter på personell er nødvendig, siden det kun er på grunnlag av dette mulig å gjenopprette historisk informasjon som fant sted. Det er ikke forgjeves at for personellpapirer er de lengste lagringsperioder fastsatt ved lov.

Det er unødvendig å si at dokumenter ikke kan gå tapt, og dessuten må de oppbevares under forsvarlige forhold. Leder og leder av personalavdelingen i enhver organisasjon er pålagt å gi alle betingelser som er nødvendige for nåværende og arkivlagring.

De viktigste kravene til innholdet i verdipapirer inkluderer:

1. Tilgjengelighet av et eget rom for nåværende lagring.
2. Kasser eller skap med papirer bør låses med en nøkkel.
3. Dokumenter bør begrenses.
4. For arkivet må du velge et eget rom og kontrollere tilgangen til det.

Lagringstid

Vilkårene for lagring av dokumenter på personell er de lengste sammenlignet med andre forretningsdokumenter. Dokumenter med lang holdbarhet inkluderer:

1. Alle administrative papirer - ordre, ordre, forordninger.
2. Lister over ansatte.
3. Ansattes regnskapskort.
4. Personlige forhold.
5. Personlige kontoer til ansatte.
6. Antrekk og timelister.
7. Ansettelseskontrakter og avtaler.
8. Protokoll fra møtet.
9. Lister over personer som går av med pensjon ved en fortrinnsrett.
10. Bøker regnskapsmottak og oppsigelse av ansatte.

Vi har gitt langt fra hele listen over papirene som er lagret i 75 år. Følgende dokumenter er unntak:

1. Lov om industriulykker - 45 år.
2. Tariffark - 25 år.
3. Protokoll fra kommisjonens møter om betaling av kvoter for lang tjeneste - 15 år.

I løpet av den angitte tiden må selskapet sikre sikkerheten til verdipapirer på den måten som er foreskrevet i loven.

Utarbeidelse av dokumenter

Arkivet til dokumenter om personell i bedriften skal være i et eget rom, som ikke er tilgjengelig for uautoriserte personer. Tilfeller som er fullstendig forberedt og behørig forberedt blir overført til den. Det er verdt å merke seg at utarbeidelsen av papirer begynner i fasen av opprettelsen.

Personalavdelingen er ansvarlig for korrekt utførelse av dokumenter på personell. For brukervennlighet blir hele papirmassen de ordnet av personalansvarlige som følger:

1. Tilfeller utarbeides for hver type dokument: for bestillinger, personlige filer, protokoller, etc. Overskrifter som gjenspeiler nomenklaturen er angitt i mapper.
2. Alle tilfeller er tilordnet kontonummer, og en beholdning er vedlagt.
3. Fortrolig sikker strømlagring er tilgjengelig: i et trygt eller i et låst skap.
4. Alle saksark arkiveres og nummereres. Og stedet for firmware er forseglet med forseglingen til foretaket og sertifisert av underskrifter fra de ansvarlige personene.
5. I hvert tilfelle må interne varelager absolutt være til stede.
6. På omslagene til de ferdige dokumentene er alle detaljer angitt: lagringsperioder, navn, datoer.

Dannelse av en personlig fil

Den personlige filen inneholder alle de dokumentene som inneholder informasjon om den ansatte i bedriften og hans arbeidsaktivitet. I prinsippet bør personlige filer settes inn for alle ansatte i organisasjonen. Men som regel utsteder personaloffiserer dem for øyeblikket bare for ledende spesialister og sjefen. Organisasjonen har rett til uavhengig å bestemme hva slags papir de skal få på arbeiderne. Derfor kan sammensetningen av dokumenter i en personlig fil avvike fra forskjellige virksomheter. Men generelt bør det inneholde følgende artikler:

1. Inventar av saksdokumenter.
2. Sammendrag og selvbiografi.
3. Profil.
4. Kopier av papirer om tilgjengeligheten til utdanning.
5. Kopier av spesifikasjoner.
6. Kopier av ordren på godkjenning av stillingen.
7. Arbeidsavtale.
8. All slags hjelp.
9. Kopier av ordre om utnevnelse, avskjed og flytting.

Den interne beholdningen skal inneholde informasjon om serienumrene til hvert dokument i filen. Et slikt dokument er signert av personen som komponerte det.

I saken må det være et spørreskjema som inneholder mye informasjon angående arbeidstakers biografi, utdanning, sivilstand. For å fylle det ut riktig bruker de ansatte en arbeidsbok, militær ID og pass, vitnemål.

Personellregnskapsdokumenter

Personaljournaler føres av en personalsjef. På grunnlag av primære verdipapirer gjennomføres operasjonell regnskapsføring av endringer og bevegelser i antall ansatte i foretaket. Regnskapsdokumentene inkluderer: ordrer, kort, bemanning, lønn og mange andre dokumenter.

Ved ansettelse tildeles hver ansatt et personnummer, som deretter blir oppført i alle papirer for personalregnskap og lønn. Selv om en person blir flyttet til en ny stilling eller ved oppsigelse, forblir hans personalnummer hos ham og blir ikke tildelt en annen person.

Personellbestillinger

Bestillinger av dokumenter på personell er en av de viktigste papirene i personalsaker. De er gruppert i separate saker og har samtidig sin egen nummerering. Inne i mappen systematiseres i kronologisk rekkefølge.

Noen ordrer opprettes i et enhetlig skjema, og fyller bare de nødvendige kolonnene i fremtiden. Alt resten er trukket opp etter behov, men samtidig må alle dokumenter oppfylle visse krav.

Organisering av dokumenter på personell, inkludert ordre, gjennomføres på grunnlag av vilkårene for lagring. Det er logisk å inngi dem i saker som har samme frister. Så for eksempel bør pålegg om opptak og oppsigelse bevares i 75 år, noe som betyr at de må holdes atskilt fra de årlige dokumentene som gjelder permisjonen og lagres i bare fem år.

Hvis bedriften er stor og dokumentflyten er ganske anstendig, kan forskjellige typer papirer utarbeides som en egen sak (for eksempel feriebestillinger - en mappe, bestillinger på forretningsreiser - en annen). Dette vil forenkle arbeidet med dokumenter. I tillegg blir hvert enkelt tilfelle registrert i nomenklaturen til organisasjonen. Hvis bestillingen har et vedlegg, blir den også arkivert. Men når det gjelder begrunnelsen for ordrene - rapporter, uttalelser, handlinger, lagres de separat.

Som praksis viser, blir ordrene og begrunnelsen for dem holdt sammen i det gjeldende papirarbeidet, men som forberedelse til arkivlagring begynner de å bli omorganisert, lagt ut i forskjellige mapper. Uttalelser holdes for eksempel opptil 75 år, men de er en del av den personlige filen.

Alle andre baser har lagringsperioder på opptil fem år, så de blir dannet til en egen virksomhet.

Bestill lagring

For å bestemme holdbarheten for ordrer, må du bruke standardlisten med dokumenter. Det blir periodisk gjennomgått og oppdatert. For øyeblikket er listen samlet i 2010 relevant. Ifølge ham skal grunnene til ordre lagres i omtrent fem år, og før de fleste av ordrene blir lagret i opptil 75 år (på utførelse av oppgaver, forretningsreiser, skifte navn, ferier og attesteringer).

I tillegg kan du navigere i lagringsperiodene i henhold til avdelingslister som er utarbeidet for organisasjoner av visse aktivitetsfelt. Reglene gir for undersøkelse av verdien av verdipapirer.

Langtidsoppbevaringspapirer må overføres til personaldokumentarkivet. En oversikt blir samlet på dem, hvoretter de blir overført til langtidslagring.

Tilfeller hvis lagringsperioder har gått, kan ødelegges.

Hvordan ødelegge dokumenter?

Arkiverte papirer fra bedriften kan ødelegges (hvis lagringsperioden er utløpt) uavhengig av hverandre, eller du kan søke hjelp fra spesielle organisasjoner som håndterer dette problemet.Uansett hvordan du organiserer prosessen, må det absolutt utarbeides en ødeleggelsesakt.

Papirer kan brennes på egen hånd, hvis det er et trygt sted for dette, eller du kan ødelegge dem ved hjelp av et spesielt apparat. I slike tilfeller er handlingen skrevet i enhver form. Men store mengder saker er lettere å levere inn for avhending. Men i dette tilfellet må alle handlinger være ledsaget av papirer. I akseptloven er det nødvendig å fikse antall saker og deres vekt. Det er bedre hvis den ansatte i organisasjonen personlig vil være til stede ved ødeleggelse av papirer for å opprettholde konfidensialitet.

Statsarkiv

I hver region i Russland er det et statlig arkiv med dokumenter om personell. Hovedmålet med hans aktivitet er å sikre pålitelig lagring av papirer på personell i alle virksomheter. I tillegg svarer arkivet på henvendelser fra bedrifter og innbyggere om spørsmål knyttet til personalpapirer. Denne retningen av aktiviteten hans er veldig nødvendig og relevant, fordi når organisasjonen er lukket, har folk rett og slett ingen steder å gå for å få nødvendig informasjon.

Av denne grunn står arkiv overfor oppgaven med å bevare alle papirene. For øyeblikket blir ikke bare private, men også budsjettorganisasjoner veldig ofte avviklet og lukket. I dette tilfellet må de overføre dokumenter på personell for lagring til statsarkivet. Følgende papirer må oppbevares i det i 75 år: bestillinger, forliksark, dokumenter om flytting og avskjed, personlige filer osv.

Det er verdt å merke seg at saker må være forberedt før overføringen i henhold til alle regler. Kommunale arkiver leverer sine tjenester under forutgående godkjenning av innsending av dokumenter.

Utarbeidelse av papirer for overføring inkluderer korrekt utførelse av alle saker, en ekspertvurdering av verdipapirer, samt sammenstilling av varelager.

Må jeg betale penger for lagring? Statlige og budsjettbedrifter betaler ikke for arkivtjenester. Likviderte foretak med en ikke-statlig eierform overfører korrekt utførte saker bare hvis det er en avtale.

Saker overføres med forbehold om godkjenning og koordinering med arkivets ekspertgjennomgangskommisjon. Aksept og overføring av verdipapirer utføres av ansatte ved institusjonen i nærvær av organisasjonen som er avviklet. Denne prosessen er ganske lang og omhyggelig, siden statusen til dokumenter sjekkes ved å se dem visuelt. På slutten trekkes en tilsvarende handling ut.

I stedet for et etterord

Dokumenter om personell er en spesiell kategori av papirer som er tilgjengelig hos enhver bedrift. Deres betydning er at de ikke mister relevansen på veldig lang tid. Selv etter lang tid kan det oppstå en situasjon der du må vende deg mot dem igjen. Det er ikke for ingenting at nettopp disse papirene er utarbeidet med spesiell forsiktighet og lagret i mange år, ikke bare hos bedrifter, men også i statlige arkiver.