Żadne nowoczesne przedsiębiorstwo nie może działać bez dokumentów. Dlatego kompetentna organizacja przepływu pracy jest jednym z czynników wpływających na ogólną wydajność przedsiębiorstwa. Co obejmuje ta koncepcja? Jakie są rodzaje i system przepływu pracy? Rozważymy to wszystko w artykule.
Przepływ pracy i formalności
Na pierwszy rzut oka są to identyczne koncepcje. Ale jeśli przyjrzysz się uważnie, zobaczysz różnicę. Dokumentacja obejmuje trzy etapy:
- Stworzenie dokumentu o fakcie działalności gospodarczej - dokumentacja.
- Organizacja rozliczania papierów wartościowych i ich przemieszczania w całej organizacji i poza nią jest obiegiem dokumentów.
- Przechowywanie dokumentów - archiwizacja.
Obieg dokumentów jest jednym z etapów pracy biurowej. Wewnątrz tego procesu wyróżnia się również etapy lub przepływy:
- Dokumentacja przychodząca do firmy pochodzi z zewnątrz.
- Wychodzące - wysyłane przez firmę do kontrahentów.
- Dokumentacja wewnętrzna jest tworzona w organizacji i wykorzystywana do działań zarządczych.
Właściwa organizacja procesu pozwala kontrolować ruch dokumentu na wszystkich jego etapach, od momentu utworzenia do odbioru. Dzięki temu w każdej chwili można dowiedzieć się, gdzie jest papier i jaki rodzaj pracy jest z nim wykonywany.
Kroki przetwarzania dokumentów
Każdy dokument przychodzący do przedsiębiorstwa przechodzi określone etapy. Długość ścieżki zależy od kolejności ustalonej w organizacji. Cała korespondencja przychodząca może początkowo trafiać do stołu do szefa, a dopiero potem do wykonawców. Jest to dłuższy sposób, nie jest tak często używany.
Krótszym sposobem jest sytuacja, w której sekretarz zajmuje się dystrybucją departamentów. Ta opcja jest używana częściej. Jego zaleta jest oczywista: dokumenty szybciej docierają do wykonawcy.
Każdy przychodzący dokument przechodzi procedurę rejestracji. Odbywa się to w specjalnym magazynie. Podana jest data odbioru oraz wstępnie przypisany numer seryjny.
Szczególnie ważne dokumenty można monitorować. Ostatnim etapem przetwarzania jest wysłanie dokumentu do archiwum.
Zasady organizacji przepływu pracy
Organizacja przepływu pracy ma na celu skrócenie czasu poświęcanego na dokumenty. Aby osiągnąć ten cel, opracowano pewne zasady:
- Scentralizowany odbiór, przetwarzanie wstępne i wysyłka. W małych organizacjach zaangażowany jest w to sekretarz; w dużej firmie cały dział może wykonywać zadania.
- Zmniejszenie punktów przejścia dokumentu, eliminując możliwość jego zwrotu.
- Opracowanie schematów i przepisów dotyczących przepływu pracy.
- Rejestracja dokumentów.
- Wprowadzenie wstępnego etapu rozpatrywania dokumentów.
Zgodność z tymi zasadami eliminuje stratę czasu na powielanie działań, tworzy jednolite obciążenie dla osób pracujących z papierami.
Co to jest obieg dokumentów?
Dlatego zwykle wywołuje się dokumenty o podobnym celu lub typie, które mają jeden cel do naśladowania.
Przepływ charakteryzuje się strukturą, częstotliwością i gęstością. W organizacji handlowej, która codziennie wysyła towary do dużej liczby sklepów detalicznych, przepływ dokumentów będzie miał jednolitą strukturę, codzienność i wysoką gęstość. Jeśli firma zajmuje się produkcją drogiego sprzętu przemysłowego, wówczas jego przepływ będzie miał różne cechy.
Elektroniczne zarządzanie dokumentami
Fakt, że w klasycznym obiegu dokumentów występuje materialne medium dokumentu, stwarza szereg poważnych problemów. Dokumenty należy jakoś przenieść z jednej organizacji do drugiej. W tym celu wykorzystuje się kurierów lub pocztę. Wymaga to kosztów finansowych i czasowych, a ponadto możliwe są nieudane dostawy i błędy spowodowane czynnikami ludzkimi. Przepływ dokumentów jest poważnym wydatkiem finansowym i czasowym.
Dokumenty trzeba gdzieś przechowywać. Jeśli organizacja jest duża, do przechowywania potrzebne są duże obszary. W okolicznościach siły wyższej śmierć dokumentów jest możliwa bez możliwości późniejszego przywrócenia. I to jest dalekie od wszystkich problemów.
Elektroniczne zarządzanie dokumentami to system, który staje się coraz bardziej popularny, ponieważ pozbawiony jest powyższych wad. Do przesyłania danych wykorzystywane są nowoczesne bezpieczne systemy, co zapewnia szybką i dokładną dostawę, skraca czas wymiany dokumentów i zapewnia niezawodne przechowywanie. 
Organizacje rządowe, takie jak urząd skarbowy lub fundusz emerytalny, szybko doceniły korzyści płynące z udostępniania informacji drogą elektroniczną, dlatego starają się zmusić jak najwięcej organizacji do zgłoszenia.
Przejrzysty przepływ pracy to możliwość szybkiego znalezienia niezbędnych informacji i wysłania ich na adres w jak najkrótszym czasie.
