Każda organizacja, niezależnie od formy własności i pola działalności, tworzy dokumenty. Zamówienia, protokoły, listy, elektroniczne i papierowe. Wszystkie są częścią ogólnego i kadrowego zarządzania przedsiębiorstwem. Sukces firmy i dobrobyt firmy zależą bezpośrednio od tego, jak dobrze ugruntowany jest ten proces.
Ogólne podstawy organizacji pracy biurowej
Papierkowa robota to proces tworzenia i obiegu wszystkich dokumentów organizacji. W tym ich odbiór, przetwarzanie, oświadczenie o kontroli i wykonaniu. W przedsiębiorstwie działalność tę wykonuje sekretarz, kierownik biura lub cała jednostka kierowana przez wiodącego specjalistę - specjalistę ds. Dokumentów.
Główne etapy pracy biurowej to:
- Tworzenie lub odbiór dokumentów, w tym ich rejestracja.
- Kontrola wykonania dokumentu, jego przekazania do adresowanych urzędników, podpisania, odpowiedzi i innych działań.
- Dokumenty do przechowywania operacyjnego lub archiwalnego. W niektórych przypadkach możliwe jest zniszczenie plików i dokumentów.
Prowadzenie dokumentacji w przedsiębiorstwie można zorganizować na różne sposoby, najczęściej występują następujące typy:
- zdecentralizowane - dokumenty są tworzone, akceptowane i przetwarzane indywidualnie w każdej jednostce. Dotyczy to dużych przedsiębiorstw prowadzących różnorodną działalność;
- scentralizowany - organizacja posiada specjalną jednostkę zajmującą się wyłącznie pracą z dokumentacją. Może to być sekretariat, dział biurowy lub jeden pracownik pełniący te funkcje. Charakterystyczny dla małych i średnich przedsiębiorstw;
- mieszane - obejmuje kombinację dwóch pierwszych typów.
Bez względu na to, jak zorganizowane są formalności - powinno to znaleźć odzwierciedlenie w dokumentach regulacyjnych przedsiębiorstwa.
Prowadzenie dokumentacji i zarządzanie dokumentami w przedsiębiorstwie - konieczność organizacyjna
Sukces finansowy działań firmy zależy bezpośrednio od tego, jak dobrze zorganizowany jest proces przepływu pracy. Kierownicy powinni wybierać kompetentny personel, regularnie zatruwać sekretarki w celu dalszego szkolenia i monitorować zmiany w przepisach.
W każdej organizacji formalności są w rzeczywistości „układem krążenia” przedsiębiorstwa. Dzięki właściwemu podejściu działa on płynnie, dostarczając niezbędne dokumenty odpowiedzialnym urzędnikom, wysyłając listy, usuwając niepotrzebne dokumenty do przechowywania.
Każdy kierownik firmy rozumie, że formalności to system, który musi działać jasno i kompetentnie. W razie potrzeby rozważ różne opcje dla asystentów elektronicznych i odpowiednio przeszkol pracowników do pracy w tych systemach.
Zarządzanie rekordami HR jako podstawa stabilnego funkcjonowania przedsiębiorstwa
W większości dużych przedsiębiorstw są one aktywnie zaangażowane nie tylko ogólnie, ale także w zarządzanie dokumentacją personelu. Oznacza to, że system zawiera dokumenty związane z danymi osobowymi i danymi dotyczącymi pracy pracowników.
Zarządzanie danymi osobowymi charakteryzuje się znacznie bardziej rygorystycznymi przepisami. Większość dokumentów wydawanych jest na standardowych formularzach. Wszystkie sformułowania i uwagi muszą być zgodne z prawem - w szczególności z Kodeksem pracy. Ponadto firma posiada własne akty regulujące stosunki pracy z pracownikami.
Organizacja zarządzania dokumentacją kadrową jest zawsze odrębną jednostką przedsiębiorstwa.Jeśli firma jest mała, może to być jeden pracownik, ale w takim przypadku jego obowiązki muszą być określone w umowie o pracę.
Nazwy jednostek mogą być bardzo różne:
- „Dział zasobów ludzkich”;
- „Obsługa personelu”;
- „Menedżerowie HR”;
- Dział HR.
Regulacja pracy biurowej i przepływu pracy
Struktura pracy biurowej przedsiębiorstwa musi zostać określona w lokalnych przepisach.
Może to być:
- układ zbiorowy pracy;
- instrukcje dotyczące pracy biurowej organizacji;
- opisy stanowisk pracowników bezpośrednio związanych z pracą z dokumentami;
- statut spółki.
Wszelkie dokumenty regulacyjne przedsiębiorstwa dotyczące personelu i ogólnych prac biurowych nie powinny być sprzeczne z obowiązującymi przepisami.
Właściwie zorganizowany personel i ogólna dokumentacja są podstawą stabilnego funkcjonowania przedsiębiorstwa.
