Podczas działalności dowolnego przedsiębiorstwa pojawia się duża liczba dokumentów, które muszą być przechowywane przez określony czas. W naszym artykule chcemy porozmawiać o tym, jak odbywa się operacyjne przechowywanie dokumentów i ich niszczenie.
Co to jest pamięć online?
Absolutnie wszystkie dokumenty utworzone lub otrzymane w ramach przedsiębiorstwa podlegają jasnej systematyzacji i dokładnemu przetworzeniu. Aby w przyszłości móc z nich ponownie korzystać, należy odpowiednio zorganizować ich bezpieczeństwo, zapewniając szybki dostęp do dowolnego z nich. W rzeczywistości operacyjnym przechowywaniem dokumentów jest przechowywanie papierów w organizacji lub jednostce strukturalnej, dopóki nie zostaną zniszczone lub przeniesione do archiwum organizacji.
Okresy przechowywania dokumentów
W każdej organizacji istnieje wiele artykułów w zależności od stopnia ich wartości. Niektóre mają wielką wartość ekonomiczną lub naukową, inne zawierają informacje niezbędne do rozwiązania określonych problemów, po których tracą swoje znaczenie. Dlatego niektóre dokumenty muszą być odpowiednio usystematyzowane i przechowywane, a inne po prostu zniszczone, zgodnie z pewnymi zasadami.
Operacyjne przechowywanie dokumentów o wartości naukowej lub praktycznej ma swoje własne ramy czasowe. Zależą od stopnia ważności ich treści.
Okres ważności może być następujący:
- Stałe
- Tymczasowe (ponad dziesięć lat).
- Tymczasowe (nie więcej niż dziesięć lat).
Należy zauważyć, że forma dokumentów w żaden sposób nie wpływa na okresy przechowywania dokumentów (tabela przechowywania jest podana przez nas w artykule). Nie jest tajemnicą, że obecnie większość informacji przetwarzana jest elektronicznie. Warunki zależą przede wszystkim od treści samego dokumentu.
Wymagania dotyczące przechowywania
Istnieją pewne wymagania dotyczące operacyjnego przechowywania dokumentów. Na przykład zakończone przypadki tymczasowego lub trwałego przechowywania powinny pozostać w jednostkach organizacyjnych przez kilka kolejnych lat. Po tym okresie są one umieszczane w archiwum przedsiębiorstwa.
Tak długo, jak papiery są w użyciu, potrzebują odpowiedniego projektu i konserwacji. Operacyjne przechowywanie dokumentów oznacza ich tworzenie zgodnie z określonymi grupami, a także specyfiką nomenklatury przyjętą przez organizację.
Aby zapewnić szybkie wyszukiwanie dowolnych dokumentów, konieczne jest wypełnienie nazw folderów w jak największym stopniu informacyjnym. Z reguły z reguły stosuje się foldery, na których okładce powinna znajdować się kieszeń na wymienne nazwy nomenklatur.
Podczas przechowywania online na okładkach znajdują się następujące informacje:
- Tymczasowy okres rozpoczęcia i zakończenia użytkowania.
- Całkowita liczba czystych arkuszy w folderze.
- Wskazanie okresu przydatności takich papierów wartościowych.
- Imię i nazwisko artysta, jego kontaktowy numer telefonu.
- Mogą być również obecne dodatkowe napisy („do zatwierdzenia”, „do podpisu” itp.)
Przechowywanie prądu odbywa się w specjalnie wyposażonych szafkach (metalowych) lub w oddzielnym pomieszczeniu, do którego dostęp jest zamknięty. Tymczasowa emisja papierów wartościowych powinna odbywać się wyłącznie na polecenie kierownictwa departamentu, którego dotyczą dokumenty. Pod koniec dnia folder powinien wrócić na swoje miejsce - bezpieczną szafkę.
Pod koniec okresu przechowywania dokumentów dokumenty mają status „zakończone”. I dopiero po tym zaczyna się procedura przygotowania ich do przeniesienia do archiwum.
Daty przechowywania przychodzących dokumentów
W każdej organizacji przychodzące dokumenty gromadzą się w trakcie działania. Mają także trwałość. Zasadniczo korespondencja przychodząca odnosi się do całej dokumentacji, która dociera do przedsiębiorstwa. Okresy przechowywania takich dokumentów zależą od zawartości. Dokumenty przychodzące zaleca się przechowywać przez co najmniej trzy lata. Ważniejsze litery mogą jednak trwać dłużej (na przykład ponad pięć lat). Czas trwania zależy od stopnia ważności informacji w artykułach. Dlatego klasyfikacja takich dokumentów musi uwzględniać znaczenie informacji. Na przykład listy od władz powinny być wyróżnione w jednym folderze, a korespondencja z partnerami biznesowymi w innym. Takie dokumenty powinny być przechowywane przez co najmniej pięć lat.
Wychodzące okresy przechowywania
Dokumenty wychodzące, jak każdy inny w przedsiębiorstwie, podlegają przechowywaniu. Ponadto, podobnie jak w przypadku dokumentów przychodzących, mają określone warunki, które zależą od stopnia ich ważności.
Wskazane jest usystematyzowanie dokumentów i wskazanie okresów przechowywania w każdym folderze. Logicznie, dokumenty wychodzące powinny być podzielone na osobne tablice: korespondencja z dostawcami, klientami, klientami, organizacjami rządowymi, przedsiębiorstwami użyteczności publicznej itp. Najważniejsze dokumenty powinny być przechowywane w pamięci operacyjnej przez co najmniej pięć lat, a prostsze - do trzech lat. Szczególnie ważne litery można przechowywać przez dziesięć lat. Podstawę tak długiego użytkowania należy ustalić w specjalnej instrukcji dotyczącej pracy biurowej w przedsiębiorstwie.
Dzienniki dokumentów
Dziennik rejestracji dokumentów jest dostępny w każdym przedsiębiorstwie. Co więcej, co do zasady, jeśli organizacja jest aktywna, przydzielane są osobne dzienniki rejestracyjne dla przychodzących i wychodzących papierów wartościowych. O wiele wygodniej jest usystematyzować całą korespondencję. Czasopisma są kupowane i zmieniane co roku. Oczywiście obecnie wielu woli prowadzić podobny dziennik w formie elektronicznej. Musi jednak istnieć papierowa kopia.
Zapotrzebowanie na dokumenty jest rejestrowane w dziennikach, numery są im przypisywane, a także daty. Taka rejestracja papierów wartościowych pozwala, w razie potrzeby, znaleźć odpowiedni dokument. Magazyny są przechowywane przez trzy lata. Pod koniec tego okresu cała dokumentacja związana z przychodzącą i wychodzącą korespondencją jest niszczona podczas sporządzania aktu.
Badanie dokumentu
Jak powiedzieliśmy wcześniej, czas użytkowania i przechowywania dokumentów w żadnym wypadku nie zależy od formy (papierowej lub elektronicznej), ważna jest tylko treść dokumentów. Aby określić jego znaczenie, wyznacza się egzamin. Jego zadaniem jest ustalenie, które dokumenty są ważne dla produkcji, nauki, stanu itp. W przypadku dokumentów wybranych do przechowywania operacyjnego konieczne jest określenie okresu, w którym mogą być potrzebne. Dlatego określenie czasu przechowywania jest kolejnym zadaniem ustalonym przed badaniem. Wszystkie dokumenty przed wysłaniem do oceny eksperckiej w ramach przygotowań do przeniesienia do archiwum są przekształcane w sprawy nomenklatury przez niektóre wydziały strukturalne lub służbę zarządzania biurem.
Badanie wartości można przeprowadzić w samych przedsiębiorstwach, archiwach organizacji oraz archiwach państwowych.
Ogólnie rzecz biorąc, jeśli mówimy o poważnych dokumentach zarządczych, daty ich przechowywania są z góry określone w momencie ich utworzenia. Głównymi odniesieniami i pomocami regulacyjnymi wpływającymi na okresy przechowywania są listy dokumentów wskazujących okresy przechowywania. Są one wykorzystywane w eksperckiej ocenie papierów wartościowych w archiwach miejskich, państwowych i przedsiębiorstwach. A wartość, jak powiedzieliśmy, wyraża się w okresie trwałości.
Lista dokumentów z okresami przechowywania jest systematyczną listą kategorii i rodzajów papierów wartościowych, zawierającą informacje regulacyjne dotyczące czasu ich przechowywania.
Listy zawierają okresy przechowywania standardowych dokumentów, które są dostępne w dowolnej organizacji. Jednak określone dokumenty odzwierciedlające niektóre funkcje przedsiębiorstwa mogą odnosić się do list departamentów.
Archiwa dokumentów
Archiwum dokumentów w organizacji nie może istnieć samodzielnie. Dokumenty przechowywane są w nim przez pewien czas, po czym należy je przenieść do archiwów miejskich lub państwowych. Prawo federalne wyraźnie określa okres przechowywania wielu papierów wartościowych. Na przykład dokumenty dotyczące personelu, dokumenty notarialne, książki biznesowe muszą być przechowywane przez 75 lat, dokumentacja naukowa - piętnaście lat.
W przypadku likwidacji organizacji z jakiegokolwiek powodu archiwum dokumentów o ustalonym okresie trwałości, a także dokumenty pracownicze, należy przenieść do archiwum miejskiego (państwowego). Przedsiębiorstwa niepaństwowe w celu przekazania dokumentów muszą najpierw zawrzeć umowę z Funduszem Archiwalnym Federacji Rosyjskiej. Jeśli nie zostanie zawarta na czas, archiwum powinno zabrać do przechowywania tylko papier na personel przedsiębiorstwa. Miejsce zapisania pozostałych dokumentów powinien wybrać przewodniczący komisji likwidacyjnej.
Jak niszczyć dokumenty?
Dokumenty archiwalne przechowywane w przedsiębiorstwie można wyeliminować, jeśli upłynęły ich okresy przechowywania. Zniszczenie dokumentów może zostać powierzone organizacji zewnętrznej lub możesz wykonać je samodzielnie. Istnieją jednolite zasady, według których ten proces jest przeprowadzany. Warto pamiętać, że można zniszczyć tylko te dokumenty, które wygasły okresy przechowywania, które straciły swoje praktyczne znaczenie. Możliwe jest podejmowanie jakichkolwiek działań w odniesieniu do papierów wartościowych wyłącznie za zgodą eksperta.
Zniszczeniu dokumentów towarzyszy wykonanie czynu.
Sporządzenie aktu
Dokumenty mogą zostać włączone do aktu zniszczenia, jeżeli okres przechowywania upłynął 1 stycznia roku, w którym dokument został sporządzony. Oznacza to, że jeśli przypadek z 2014 r. I okres przechowywania wynosi pięć lat, można go włączyć do ustawy dopiero w 2020 r.
Aby uniknąć dalszych nieporozumień, wszystkie sprawy muszą zostać w pełni sprawdzone, upewniając się, że wszystkie dokumenty w nich straciły na wartości. Jednak w praktyce często robią inaczej. Jeśli dokumenty leżą na półce od pięciu lat i nigdy nie zostały przez nich dotknięte, reguły są zaniedbywane. Po prostu przeglądają selektywnie skrzynki, aby upewnić się, że tak naprawdę nie są już potrzebne.
Akt musi zawierać informacje dostępne na okładce spraw. Taka żmudna praca wyda się niepotrzebna osobom, które nie rozumieją zawiłości pracy archiwalnej. Ale w rzeczywistości tak nie jest.
Akt z pewnością musi zostać podpisany przez osobę, która przeprowadziła ekspertyzę. Ponadto w dokumencie odnotowano, że działania zostały uzgodnione z komitetem ekspertów organizacji. Ostatecznie ustawa musi zostać zatwierdzona przez kierownika przedsiębiorstwa.
Dopiero po przestrzeganiu wszystkich procedur organizacja może zniszczyć przypadki wymienione w ustawie.
Jak niszczyć dokumenty biznesowe?
Istnieje kilka sposobów niszczenia dokumentów. Jeśli pozwala na to terytorium przedsiębiorstwa, możesz sam spalić papier, przestrzegając bezpieczeństwa przeciwpożarowego. Ponadto możesz korzystać z dokumentów niszczarki. Ale jest to dość długi proces, ta metoda jest odpowiednia dla małych objętości. W takich przypadkach akt sporządza się w dowolnej formie, w której odnotowuje się fakt zniszczenia.
Duże ilości przypadków przeznaczonych do zniszczenia, zwykle przedsiębiorstwa przekazują do unieszkodliwienia lub recyklingu wyspecjalizowanym organizacjom, które się tym zajmują.
Fakt przeniesienia musi być odnotowany w certyfikacie odbioru. Dokument wskazuje datę, wagę i liczbę przypadków. Eksperci zalecają obecność pracownika firmy przy niszczeniu dokumentów w celu zachowania poufności.