Podróże służbowe to wyjazdy służbowe, na które wybierają się różni pracownicy organizacji. Podczas takich podróży rozwiązane są ważne problemy dla firmy, na przykład sprawdzana jest praca oddziału, podpisywana jest umowa z nowymi kontrahentami lub niektóre towary są kupowane od dostawcy. Pracownik firmy podróżujący tą podróżą może liczyć na liczne wydatki. W przypadku posiłków i zakwaterowania na podróż służbową przyznaje się dietę dzienną, której wysokość może się znacznie różnić w zależności od organizacji. Norma jest ustalona w wewnętrznej dokumentacji lokalnej poprzez wydanie zamówienia przez szefa firmy.
Cel płatności
Kwota diety podczas podróży służbowych jest ustalana indywidualnie w każdym przypadku, ponieważ uwzględnia ilość pieniędzy wydanych przez pracownika podczas podróży. Dodatek na utrzymanie jest pokrywany z budżetu pracownika podczas pobytu w innym mieście lub kraju. Wszystkie wydatki są kompensowane na podstawie wymogów prawnych. Przez cały czas podróży służbowej pracownik zachowuje wynagrodzenie i miejsce zajmowane w firmie.
W prawie wszystkich firmach diety na jednodniowe wyjazdy służbowe nie są wypłacane, podczas których pracownik nie przebywa w innym regionie przez noc. Na dietę wykorzystuje się następujące cele:
- wybór i opłacenie miejsca zamieszkania pracownika;
- odżywianie pracowników w placówkach gastronomicznych, a także rekompensata kosztów zakupu różnych produktów w sklepach;
- podróż do innego regionu lub kraju, a także wydatki na poruszanie się po mieście różnymi środkami transportu publicznego;
- przeprowadzanie różnych wydarzeń na podstawie zlecenia kierownictwa;
- inne ważne koszty, ale muszą być konieczne i odpowiednie, w przeciwnym razie kierownictwo firmy może odmówić przekazania środków.
Dieta za podróż służbową w Rosji jest ustalana indywidualnie dla każdego pracownika. Ale jednocześnie maksymalne płatności mogą być rejestrowane na poziomie lokalnym.
Kiedy są na liście?
Każda firma indywidualnie określa, kiedy diety należy przekazać pracownikowi organizacji. Można do tego użyć dwóch opcji:
- przelew środków z góry, w tym przypadku zwykle wypłacana jest stała kwota, którą pracownik może zarządzać w podróży, ale w razie potrzeby po podróży służbowej może poprosić o dodatkowe środki;
- płatność diet po podróży, podczas której pracownik musi wydać własne środki, a następnie sporządzić raport zawierający informacje o wszystkich wydatkach, na podstawie których wydatki są kompensowane.
Najczęściej używana jest druga opcja, dlatego prawie każdy pracownik firmy musi sporządzić specjalny raport po podróży.
Jakie dokumenty przygotowuje pracownik?
Po podróży pracownik firmy może liczyć na rekompensatę za poniesione koszty. To, co diety na podróż służbową jest rekompensowane, zależy od wydatków obywatela. Aby otrzymać pieniądze, pracownik przygotowuje następujące dokumenty:
- bezpośredni raport, który zawiera informacje o tym, ile obywatel wydał podczas podróży;
- dzierżawa, jeżeli obywatel korzystał z prywatnego mieszkania na życie podczas podróży;
- paragon hotelowy;
- dokumenty potwierdzające koszty podróży, w tym czeki, rachunki za pościel w pociągu, karty pokładowe na samolot lub inne podobne dokumenty;
- dowód korzystania z usług taksówkowych świadczonych na podstawie różnych rachunków, czeków lub biletów, a jeśli obywatel korzysta z transportu osobistego, przekazuje czekom otrzymanym na stacjach benzynowych pracodawcy;
- dokumenty potwierdzające inne rodzaje wydatków.
Na podstawie takiego raportu i innych dokumentów księgowy spółki oblicza dietę, dlatego wydatki poniesione przez pracownika są kompensowane.
Jak ustala się wypłatę?
Każda firma samodzielnie określa wielkość tych płatności, biorąc pod uwagę cel podróży, możliwości finansowe organizacji, a także inne indywidualne czynniki. W takim przypadku brane są pod uwagę normy zapisane w wewnętrznej dokumentacji firmy.
Aby zatwierdzić dietę w podróż służbową, w firmie powstaje specjalne stanowisko. Jest podpisany przez szefa firmy. Dodatkowo wydawane jest zamówienie na diety w podróży służbowej. W takim przypadku brane są pod uwagę normy, na podstawie których środki są przekazywane z tych płatności do różnych funduszy.
Kiedy wypłacane są płatności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i składki na różne fundusze?
Przy obliczaniu diety, pracodawcy muszą wziąć pod uwagę, ile nie muszą płacić podatku dochodowego od osób fizycznych i innych składek na rzecz organizacji rządowych. Dlatego jeśli kierownictwo firmy nie chce, aby płatności były opodatkowane, brane są pod uwagę następujące ograniczenia:
- jeśli planujesz podróż w Rosji, maksymalne płatności powinny wynosić 700 rubli. w jeden dzień;
- jeśli pracownik zostanie wysłany do innego stanu, wówczas zostanie mu wypłacone maksymalnie 2,5 tysiąca rubli. na dzień.
Jeśli pracownik wydaje więcej środków, wówczas podatek dochodowy od osób fizycznych jest wypłacany z różnicy, a niezbędna kwota środków przekazywana jest do funduszy państwowych. Chociaż prawo nie zawiera wymagań dotyczących minimalnej płatności, każda organizacja musi wziąć pod uwagę faktyczną kwotę środków, których pracownik będzie potrzebował na wykonanie zadania w innym mieście lub państwie. Dlatego nadmierne obniżenie diety w podróży służbowej do Rosji może prowadzić do niezadowolenia pracowników firmy.
Uwzględniany jest również czas trwania podróży, ponieważ jeśli wystarczy jeden dzień do wykonania zadania, pracodawca może zrekompensować tylko koszty podróży wskazane w raporcie. Niektóre organizacje po prostu przenoszą na pracownika 50% ustalonej normy.
Ogólne zasady przesyłania środków
Przy obliczaniu kwoty diety na podróż służbową w Rosji pracodawcy muszą wziąć pod uwagę kilka ważnych zasad. Należą do nich:
- Dieta jest wypłacana tylko pod warunkiem, że podróż wynika z potrzeb produkcyjnych i nie działa jako inicjatywa bezpośredniego pracownika;
- w podróży służbowej szef wydaje zamówienie zawierające wszystkie warunki i wymagania dotyczące podróży służbowej;
- pracownik może wystąpić o zaliczkę wydaną na podstawie warunku wypłaty gotówki;
- wyznaczony pracownik, który otrzymał fundusze od pracodawcy, musi wykonywać określone zadania, na które powstaje przydział pracy;
- w ciągu trzech dni po podróży pracownik składa specjalny raport z wyprzedzeniem, do którego dołączone są inne dokumenty potwierdzające poniesione wydatki;
- raport jest sprawdzany przez księgowego lub ekonomistę firmy, po czym dokument jest zatwierdzany przez kierownika;
- Kwota płatności jest obliczana z uwzględnieniem daty wyjazdu i przyjazdu.
Jeżeli na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika ustalono, że wydał on mniej niż wydano z góry w formie dziennej diety na podróż służbową, musi on zwrócić różnicę w kasie firmy.
Czy diety są opłacane za jednodniową wycieczkę?
Często, aby rozwiązać różne problemy, trzeba spędzić nie więcej niż jeden dzień, więc powstaje pytanie, czy diety są wypłacane w takich warunkach. Podróż w ciągu 1 dnia na podstawie TC wymaga przeniesienia diety. Taka podróż odbywa się w standardowy sposób, dlatego karta czasu pracy wskazuje, że pracownik nie był obecny w głównym miejscu pracy. Następnego dnia pracownik firmy generuje raport z podróży, na podstawie którego otrzymuje wynagrodzenie od szefa firmy.
Wiele firm nie płaci diety za jednodniowe wyjazdy służbowe, chyba że wewnętrzna dokumentacja lokalna stanowi inaczej.
Co zrobić, gdy wyjazd do pracy kończy się wcześnie?
Często pracownicy otrzymują gotówkę z góry, ale jednocześnie wracają do domu przed czasem, ponieważ szybko wypełniają zadania postawione przez szefa. W takim przypadku są oni zobowiązani do prawidłowego przygotowania raportu z wydatków.
Księgowy firmy na podstawie otrzymanej dokumentacji dokonuje przeliczenia. Różnica pozostała u pracownika jest zwracana kasjerowi firmy.
Jak opłacana jest praca weekendowa?
Dodatek na pokrycie kosztów podróży służbowej jest wypłacany za każdy dzień kalendarzowy podróży, ale tylko wtedy, gdy pracownik poradzi sobie z obowiązkami nie tylko w dni powszednie, ale także w weekendy.
Jeśli obywatel zostanie wysłany do innego miasta w celu monitorowania pracy nowego oddziału przez kilka tygodni, wówczas nie otrzymuje dziennej diety na weekend.
Niuanse zagranicznej podróży
Pracownicy mogą udać się w podróż służbową nie tylko do Rosji, ale nawet do innego kraju. Funkcje takiej podróży obejmują:
- stawka dzienna za podróż służbową do innego kraju wynosi zwykle 2,5 tysiąca rubli;
- fundusze są wypłacane w rublach tylko za te dni, kiedy obywatel przebywa na terytorium Federacji Rosyjskiej;
- przy przekraczaniu granicy diety są wypłacane w walucie kraju, w którym wysyłany jest pracownik firmy;
- jeśli pracownik jest tego samego dnia w Federacji Rosyjskiej i w innym państwie, wówczas płatność jest dzielona na dwie części, z których jedna jest wyrażona w rublach, a druga jest przekazywana w walucie.
Każda firma ma prawo w swojej dokumentacji wewnętrznej ustalić inną procedurę, na podstawie której wypłacana jest dieta za podróż służbową.
Co powinienem zrobić, jeśli pracownik kupi walutę w innym kraju?
W przypadku podróży służbowych diety dzienne pozwalają pracownikom płacić za zakwaterowanie i wyżywienie, a także zrekompensować inne obowiązkowe wydatki. Jeśli obywatel zostanie wysłany do innego kraju, wówczas pracodawca może mu wydać fundusze, zarówno w rublach, jak i w obcej walucie.
Jeśli pieniądze są podane w rublach, pracownik po przybyciu do obcego kraju musi samodzielnie uzyskać niezbędną ilość waluty. Jednocześnie musi przekazać pracodawcy dokument potwierdzający złożony na wyciągu bankowym. Wskazuje, ile waluty zostało zakupione po zakończeniu procesu i według jakiej stawki dokonano zakupu.
Dodatek na pokrycie kosztów podróży zagranicznych jest brany pod uwagę według stawki ustalonej przez bank w dniu przedłożenia raportu podróży służbowej kierownictwu firmy.
Co powinienem zrobić, jeśli pracownik powróci i odejdzie tego samego dnia?
Często zdarzają się sytuacje, w których pracownik, który wrócił z podróży służbowej, wyjeżdża tego samego dnia na kolejną podróż służbową. Ta sytuacja w żaden sposób nie narusza wymogów prawa. W aktach normatywnych nie ma instrukcji dotyczących zasad wykonania. Dlatego pracodawca może zastosować dwie metody:
- Dla każdej podróży przygotowywane są dwa zestawy dokumentów. Dlatego pracodawca wydaje dwa zamówienia, a także tworzy dwa certyfikaty i zadania. Dieta jest wypłacana dwukrotnie, a dzień, w którym dwie podróże przecinają się, jest płacony podwójnie.
- Łączy dwie wycieczki.Ten proces jest stosowany, jeśli wiadomo z góry, że jeden pracownik zostanie wysłany na dwie podróże jednocześnie. Dlatego dokumenty są kompilowane natychmiast, na podstawie których pierwsza podróż jest przedłużana. Zgodnie z prawem nie ma ograniczeń dotyczących czasu trwania podróży, więc organizacja może przedłużyć ją nieograniczoną liczbę razy.
Wybór zależy wyłącznie od decyzji bezpośredniego zarządzania firmą.
Księgowość
Wiele firm nie płaci jednego dnia za podróż służbową, ale zgodnie z prawem każda firma musi poprawnie zorganizować podróż służbową. W tym celu szef nie tylko wydaje zlecenie i sporządza zlecenie, ale także wprowadza niezbędne informacje do dokumentów księgowych.
Do dziennej diety na utrzymanie wykorzystuje się następujące pozycje:
- D71 K50.2 - emisja środków z kantora wymiany walut spółki;
- D71 K50.1 - wydawanie gotówki w rublach, jeśli planujesz podróż przez terytorium Rosji;
- D20, 23, 25, 26, 44 K71 - przyjęcie raportu pracownika do księgowości;
- D91 K71 - odpis na koszty różnicy kursowej przy zakupie waluty;
- D50 K71 - zwrot pozostałej kwoty przez pracownika, jeśli nie wydał on wszystkich otrzymanych zaliczek;
- D71 K50 - wydanie przekroczenia, jeżeli pracownik nie miał wystarczającej ilości wcześniej otrzymanych środków;
- D70 K68 - naliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych, jeżeli pracownik wydał więcej niż kwota ustanowiona przez prawo.
Jeśli pracownik spędził w podróży służbowej więcej niż 700 rubli. lub 2,5 tysiąca rubli., podatek dochodowy od osób fizycznych jest płacony z różnicy. Zapłata podatku jest rejestrowana w raportach 2-PIT i 6-PIT.
Wniosek
Podróżom służbowym koniecznie musi towarzyszyć przekazanie diet na pracownika. Służą do zapłaty za pokój i wyżywienie. Ich wielkość zależy od tego, czy zadania są wykonywane przez pracownika w kraju, czy też jest on wysyłany do innego stanu.
Środki można przelać z góry lub po podróży. Jeśli kwota nie przekracza norm ustanowionych przez prawo, nie musisz wstrzymywać płatności podatku dochodowego od osób fizycznych.